ウェビナー開催準備の11ステップ|手順や注意点ご紹介

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「これからウェビナーを開催することになったが、何から始めるべきかわからない」
「ウェビナー当日に向けた準備の手順や注意点が知りたい」

初めてのウェビナー開催前、準備に漏れがないか不安だったり、ツールの使い方を理解しなくてはいけなかったりと心配事が多くありますよね。

この記事では、私たちの450回以上のウェビナー開催の経験をもとに、ウェビナー開催のための準備を11ステップに分けてご紹介します。

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ウェビナー開催準備の11ステップ

ウェビナーの準備には、大きく分けて下記の11ステップあります。

1.「目的」と「テーマ」の決定
2.配信形式・開催日時の決定
3.ウェビナーツールの選定
4.配信機器の選定
5.スライドの作成
6.登録フォームの作成
7.集客開始
8.リマインドメールの送信
9.運営体制の決定
10.アンケートの作成・フォロー方法の決定
11.リハーサル

「1.「目的」と「テーマ」の決定」は、ウェビナーの企画やフォロープロセスを作成するために最も重要なステップです。

「目的」と「テーマ」をはじめに明確に決めていれば、それ以降、集客開始までの順番は前後しても大きな影響はありません。

参考までに、私たちの場合のスケジュール感は以下のとおりです。

次の章からは、各ステップでの注意点や具体的な準備事項をお伝えします。

ウェビナーの準備1:「目的」と「テーマ」の決定

ウェビナーの準備で最初に実施すべきは、「目的」と「テーマ」の決定です。

多くのBtoBウェビナーの目的は、「認知拡大」と「顧客獲得」のどちらかに分類できます。

  • 認知拡大:自社商材の認知を拡大し、自社商材に関わる知識を学んでいただく
  • 顧客獲得:自社商材に興味を持っていただき、商談につなげる

まずは、自社の解決したい課題によって目的を決めましょう。

目的が決まったら「テーマ」を決めます。

顧客獲得セミナーの場合、テーマは「自社商材」で問題ありません。一方で、認知拡大セミナーの場合は、テーマが自社商材だとうまくいきません。

その理由は、自社商材をテーマにすると、自社商材を知らない、興味がないお客さまは、そもそもセミナーに参加しようと思わないからです。

当社のセミナーテーマ例を参考に紹介します。

私たちは「マーケティングオートメーション(MA)」というITツールを提供しているため、顧客獲得セミナーでは、MA(自社商材そのもの)をテーマとしています。

一方認知拡大セミナーではメールマーケティングやウェビナー開催など、MAに関連した施策をテーマとしています。

ウェビナーを成功に導く企画の作り方
ウェビナーの企画は、①目的とテーマの決定、②ターゲット設定、③内容と構成の決定の流れで進めます。
この流れで企画を進める方法は、マケフリ記事「セミナーを成功に導く企画の作り方|企画書テンプレート付き」をごらんください。当記事から、そのまま使える企画書もダウンロードいただけます。

ウェビナーの準備2:配信形式・開催日時の決定

次に、ウェビナー配信形式や開催日時を決めます。

配信形式を決める

ウェビナーの主な配信形式は、「ライブ配信」と「録画配信」の2つあります。

  • ライブ配信:リアルタイムで講師が登壇して配信する
  • 録画配信:事前に録画しておいたウェビナー映像を配信する
ライブ配信と録画配信ウェビナーの比較

それぞれの配信形式のメリットとデメリットを天秤にかけて、どちらの配信形式が自社に合うかどうか見極めて実施する必要があります。

私たちは新ウェビナーを作成するとき、定期開催をするなら、初めのうちは「ライブ配信」で実施しています。ライブ配信は、参加者とのコミュニケーションが取りやすく、ウェビナーの改善につなげやすいからです。

ウェビナーが改善され、ある程度内容が固まったら、ライブ配信を録画して録画配信用の動画を作り、「録画配信」も混ぜながらウェビナーを開催するのがおすすめです。

「録画配信」に切り替えると、講師の登壇が不要となる分、開催日程を自由に選びやすくなるというメリットがあります。

録画配信、具体的にはどう実施する?
「録画配信」の実施手順や、ライブ配信と録画配信のくわしいメリット、デメリットは、マケフリ記事「ウェビナーをかんたんに録画配信する手順と、思わぬ落とし穴」で紹介しています。
自社に合う配信形式の決定や録画配信の際にお役立てください。

開催日時を決める

開催日時は、集客しやすい時間帯と曜日を設定しましょう。

参加者の業種などによって参加しやすい時間帯や曜日は異なるため、ウェビナーのターゲットが参加しやすい日時に開催することが大切です。

Blogging X社の調査と私たちの経験から、BtoBセミナーの場合は「火・水・木曜日」の「10〜11時台もしくは13〜15時台」に集客しやすい傾向があります。

ウェビナーは定期開催がおすすめ
私たちはウェビナーを「定期開催」しています。
定期開催すると、お客さまがウェビナーテーマに興味を持ったタイミングで参加でき、また、お客さまからいただくフィードバックからウェビナーを改善しやすいためです。
ウェビナーを毎回1から企画する必要がなくなるので、運営コストの削減もできます。
定期開催をおすすめするその他の理由は、マケフリ記事「初開催のウェビナー、満足度が低くて心が折れた」そんな方にこそお伝えしたい「定期開催」のすすめ」をごらんください。

ウェビナーの準備3:ウェビナーツールの選定

ウェビナーをミスなく手間を減らして運営するために、ウェビナーツールは欠かせません。早めに選定作業に入りましょう。

私たちは「Zoom Webinars」を利用しています。Zoom Webinarsを使うと、スムーズな画面・動画の共有や、参加者の顔・名前が映らないように設定することでプライバシー保護ができます。

Zoom Webinarsの主な機能

上記の機能のくわしい説明や設定方法は、マケフリ記事「Zoomウェビナーの開催方法とは?おすすめ設定を公開します」をごらんください。

ウェビナーの準備4:配信機器の選定

次に、ウェビナー開催に必須の機器と、整えたい通信環境についてご紹介します。

配信に適した機器を選定する

ウェビナー開催に必須の機器は以下の3つです。

ウェビナーに必須の3つの機器

1つ目は「PC」です。

ウェビナー運営には、インターネットに接続できるPCが必要です。私たちはノートPCで運営しています。

2つ目は「マイク」です。

音質にこだわりがなければ、PCの内蔵マイクで充分です。さらに高音質を目指すのであれば、外付けマイクを購入しましょう。

私たちは「有線」かつ「単一指向性タイプ」のマイクを使用しています。

有線マイクには、他の電波が干渉しにくいのでノイズが入りにくく、また、音声が途切れにくいというメリットがあります。

単一指向性タイプのマイクには、正面からの音のみを拾うため周囲の環境音が入りにくいメリットがあります。

3つ目は「カメラ」です。

ウェビナーで使用するカメラは、PCの内蔵カメラで充分です。

高画質な映像を届けたい場合や、使用中のPCにカメラが備え付けられていない場合は、別途Webカメラを購入しましょう。カメラを選ぶときは「フレームレート」と「画角」の2つを確認します。

  • フレームレート:映像の滑らかさに影響します。プレゼン資料や講師の表情を高品質で届けるためには、フレームレートが15fpsぐらいのカメラを用意しましょう。
  • 画角: ビデオに収まる範囲を左右します。ウェビナーの場合、画角は75度から90度のものを用意しましょう。
「ウェビナー配信に必要な機器」と「Zoomの便利機能」
ここまで紹介した機器の他に、あると便利な機器や、ウェビナー配信をサポートするZoomの便利な機能については、マケフリ記事「ウェビナー配信に最低限必要なもの|Zoomを使った事例も紹介」でお伝えしています。
ぜひウェビナー開催前にごらんください。

通信環境を整える

お客さまにウェビナーを快適に視聴いただくために、通信環境の整備は欠かせません。

通信には「上り(送信 / アップロード)」と「下り(受信 / ダウンロード)」の2種類があります。

ウェビナーの配信に求められる通信速度は「上り」です。肌感覚ですが、快適なウェビナー開催には「最低10Mbps以上」は必要だと感じています。

「Mbps」とは?
1秒間に送受信可能なデータ量を示す単位です。bpsは「bits per second=ビット/秒」の略語です。
たとえば「10Mbps」は、1秒間に10メガビットのデータを送受信できることを示します。

通信速度は、Googleで「Speedtest」と検索し「速度テストを実行」をクリックすれば調べられます。ウェビナー前に1度チェックしましょう。

ウェビナーの準備5:スライドの作成

ウェビナースライドの作成は早めに着手し、リハーサルの前までには完成させましょう。

作成のポイントは以下の3つです。

スライド作成の3つのポイント

これら3つのポイントを意識することで、見やすく要点が伝わるスライドが作成できます。

定期開催ウェビナーの場合、ウェビナーを何度か開催したら、適宜アンケートで回答された感想やお悩みをもとにスライドを修正しましょう。

わかりやすいスライド作成のための工夫を凝縮
具体的なスライド作成のノウハウは、マケフリ記事「褒められるウェビナースライド作成ノウハウ12選|図解つきで解説」でご紹介しています。
事例つきで解説していますので、ぜひご参照ください。

また、ウェビナースライドには「待機画面」をつけましょう。待機画面とは、お客さまがウェビナールームに入室した際に表示しておくスライドのことです。

当社の待機画面

待機画面を表示すると、参加者に正しいセミナールームにログインしている安心感を与えられ、また、ウェビナー受講時の注意事項を事前に周知できるというメリットがあります。

待機画面のレイアウトの注意点と活用方法
待機画面に書くべき内容や、レイアウトの注意点は、マケフリ記事「ウェビナー開始前スライドの作り方|すぐに使えるテンプレート付き手引書」でご紹介します。
すぐに使える待機画面のテンプレートもダウンロードできますので、ぜひごらんください。

ウェビナーの準備6:登録フォームの作成

集客を始める前に、参加者向けの登録フォーム(入力フォーム)を作成します。登録フォームは、申込用とキャンセル用の2種類を作っておくと安心です。

申込用の登録フォームは、自社のWebサイトの他、後述するLPセミナー集客サイトで公開し、ウェビナー申込者の登録のために使います。

キャンセル用の登録フォームは、申込の受付メールなどにリンクを添付します。特に定期開催ウェビナーを予定している場合、キャンセル用の登録フォームは、参加者の日程変更の登録にも活用できます。

登録フォームは、ウェビナー運営の効率化に大きく貢献します。

もし登録フォームを使用せず、メールや電話などで申し込みを受け付けた場合、担当者が申込者一人ひとりを手作業で参加者リストに加え、管理しなければいけません。手作業での管理では、時間がかかる上に、担当者の入力忘れによる受付漏れが発生する恐れがあります。

私たちは、Kairos3 Marketingというマーケティングオートメーション(MA)ツールを使って登録フォームを作成しています。

Kairos3 Marketingでフォームを作成すると、お客さまがフォームに登録してくださった時点で、ウェビナー申込者としてお客さま情報がKairos3 Marketingに反映されるので、管理が楽になります。

フォーム作成ツールには、マーケティングオートメーションの他にも、無料で使えるGoogleフォームなどのツールがあります。

フォームへの登録者数を増やすためのポイントをまとめました
フォームへの登録者数を増やす3つのポイントは、①フォームの項目数はなるべく少なく、②入力中にエラーやアクシデントが出ない工夫、③セキュリティの確保です。
それぞれの理由のくわしい説明やその他のポイントは、マケフリ記事「入力フォームに関する調査レポートまとめ|適切な項目数や離脱の原因を徹底解明しました」をごらんください。

フォーム登録をしてくださったウェビナー申込者には、必ず受付メールを発行しましょう。

受付メールについては、この後改めてご紹介します。

「ウェビナーを滞りなく進めたい」とお考えのご担当者さまへ
ウェビナー運営には思わぬ落とし穴がたくさんあります。初めての運営でも、できればミスなく成功させたいですよね。
私たちもウェビナーを開催する中で、たくさんの失敗をしました。
当社ウェビナー「集客できる。商談につながる。自社セミナーの作り方講座」では、私たちの失敗・成功経験から得た、ウェビナー運営で押さえておきたいポイントをお伝えします。
以下バナーよりぜひウェビナー詳細をごらんください。

ウェビナーの準備7:集客開始

登録フォームが作成できたら、集客を開始します。私たちの場合、集客期間は大体2週間です。

この章では、私たちが実際に行っている、集客方法や集客のための準備をお伝えします。

ウェビナー紹介ページ(LP)を作成する

ウェビナー紹介ページ(LP)は、セミナーの魅力をお伝えしてお申し込みを促すためのページです。

LPの一例として、私たちが開催するウェビナー「集客できる。商談につながる。自社セミナーの作り方講座」の紹介ページをご参照ください。下記のリンクからLPをごらんいただけます。
https://k3.kairosmarketing.net/form/seminarrecipe

LPには、ウェビナーの概要やお客さまの声などを記載し、ページを見たお客さまが申し込みたくなるような文言を盛り込みましょう。

私たちは、LPに下記の内容を記載しています。

  • ウェビナー概要
  • 参加したお客さまの声
  • 視聴に必要な環境
  • その他注意点

LPが完成したら、LPのURLを、この後ご紹介する「セミナー集客サイト」や「ウェビナー案内メール」に貼り、さらなる集客につなげましょう。

非デザイナーでもすぐに実行できるLPの作り方は、マケフリ記事「非デザイナー向け|セミナーランディングページのかんたんな作り方」をごらんください。

ウェビナータイトルの工夫で集客数がアップする?
ウェビナーのタイトルには、キャッチーなものを付けなくてはいけないと悩むかもしれません。
しかし、必ずしもキャッチーさは必要なく、私たちはウェビナー内容をお客さまに正しく伝え、期待値をコントロールしたり、ウェビナーを魅力的に見せたりすることを意識しています。
マケフリ記事「集客できるウェビナータイトルの作り方|3ステップでご紹介」ではタイトルの作り方をご紹介します。

 

ウェビナー受付メールを作成/送信する

ウェビナー受付メールとは、フォームからウェビナーにお申し込みいただいた直後に送るメールのことです。

申し込みへのお礼の気持ちを伝えるとともに、申込者がきちんとウェビナーに登録できたことをお知らせする役割があります。

私たちは、Kairos3 Marketingで、申込フォーム登録者への自動返信メールに、受付メールを設定しています。

受付メールのコピペして使える文例や、受付メールを自動化して楽に送信する方法は、マケフリ記事「知っておきたいセミナー受付メールの基本と例文〜自動化する方法もご紹介〜」をごらんください。

ウェビナー案内メールで集客する

ウェビナー案内メールとは、開催予定のウェビナーを周知し、参加者を増やすためのメールです。

もし社内にお客さまリストが少しでもあるなら、ウェビナー案内メールを送ることをおすすめします。

調査データによると、メールは、お金をかけずにもっとも集客できる経路だからです。

ウェビナー案内メールのテンプレートや案内メールで集客を成功させるコツは、マケフリ記事「ウェビナー案内メールの書き方がわかる!テンプレート付き初めてガイド」をごらんください。

メルマガで継続的に集客する
無料でできる集客には「メルマガ」を活用する方法もあります。
ウェビナーテーマに関するお役立ち情報をメルマガで継続的にお届けし、メルマガの内容に興味を持っていただいた状態で登録フォームへ誘導すると、ウェビナーへ来ていただきやすくなります。
「メルマガの役割」や「読んでもらえるメルマガの傾向」はマケフリ記事「メルマガとは?「うっとうしい」から脱却し、読まれるためのヒント」でご紹介しています。

 

外部のセミナー集客サイトを活用する

社内のリスト外からの集客には、無料で集客できる外部サイトの活用がおすすめです。

セミナー集客サイトは、自社開催ウェビナーと同じようなテーマのセミナー掲載が多いものを選びましょう。セミナー集客サイトの特徴はサイトごとにさまざまなので、自社の業種やセミナーのテーマによって、集客しやすいサイトは異なるからです。

私たちは、7つのサイトにウェビナーを掲載していて、合計で月20〜30名お申し込みいただいています。

以下の図は、私たちが利用しているセミナー集客サイトの一覧です。各サイトでの集客数は、あくまでマケフリ編集部での集客実績であることをご了承ください。

マケフリ記事「本当に集客できたセミナー集客サイト7選。私たちの集客実績もご紹介」では、「各集客サイトの詳細」や「掲載時の手間を減らす工夫」をご紹介しています。

ウェビナー集客数が増える7つの工夫
お金をかけずに集客数をアップさせるその他の工夫は、マケフリ記事「ウェビナー集客を増やす7つの工夫|試して効果があった方法まとめ」をごらんください。

ウェビナーの準備8:リマインドメールの送信

リマインドメールとは、お客さまにウェビナーに忘れず出席していただくために送信するメールです。

私たちは、リマインドメールを「1週間前の午前9時」「前日の午前9時」「当日の午前9時」「ウェビナー30分前」の計4通お送りしています。

リマインドメールには、以下の項目を記載しましょう。

リマインドメールに記載する項目例

セミナー管理ツールやマーケティングオートメーションを使えば、メール本文への氏名や開催日時の自動挿入が可能なので、短時間でリマインドメールを作成・自動送信できます。

リマインドメールの文例やリマインドメールでセミナー参加率を上げる工夫は、マケフリ記事「セミナーのリマインドメールで参加率を上げる。すぐに使える文例もご紹介」でまとめています。

ウェビナーの準備9:運営体制の決定

当日ばたつかないために、運営体制はリハーサルの前までに決めておきましょう。私たちは、講師の他に運営担当者を定めています。

ウェビナー当日、講師はプレゼンのみに集中し、運営担当者は講師の補助や、参加者からいただく「音声が乱れている」などのチャットへの対応など、プレゼン以外の業務をします。

ご参考までに、私たちの場合の運営担当者の当日の役割は以下のとおりです。

当社のウェビナー運営担当者の役割

運営担当者は、ウェビナー参加者が20から30人程度であれば1人で充分です。

また、ウェビナー開催ツールによっては、運営者が持てる権限が複数あります。たとえば、Zoom Webinarsで参加者が持てる権限の違いは以下のとおりです。

Zoom Webinarsで参加者が持てる権限の違い

私たちは、講師を「ホスト」、運営担当者を「共同ホスト」に設定しています。誰がどの権限を持つのがよいか、ツールを実際に動かしながら確認しましょう。

ウェビナーツールの設定
ウェビナーツールは、使う機能と参加者に与える権限をリハーサルの前までに確認し、設定しましょう。
私たちが使っているZoom Webinarsのおすすめの設定方法は、マケフリ記事「Zoomウェビナーの開催方法とは?おすすめ設定を公開します」にくわしくまとめています。

ウェビナーの準備10:アンケートの作成・フォロー方法の決定

ウェビナー後のアンケートは、商談につながるお客さまを見極めるために重要です。

アンケートは、項目を工夫すると参加者の興味度が測りやすく、多くのウェビナー参加者に回答していただけるためです。

参加者の興味度が把握できると、営業からのフォローが必要か不要か、また、必要であればどのような情報を提供すべきか見極めやすくなります。

また、アンケートの回答から参加者の課題や興味がある内容がわかり、今後のウェビナー改善に活かすことができます。

アンケート作成とあわせて、ウェビナー終了後のフォロー手順や方法の確認もしましょう。

実際に私たちがウェビナー後のフォローやアンケートに施した工夫を公開
ウェビナーは、オフラインのセミナーよりもフォローが難しいです。ウェビナー後のフォローの課題を解決するアンケートの工夫、ウェビナー後のアンケート回収率を飛躍的に上げる方法は、マケフリ記事「商談につながるウェビナーアンケート項目|回収率を上げる工夫もご紹介」にてくわしくまとめました。

ウェビナーの準備11:リハーサル

ここまで準備ができたら、最後にリハーサルをして本番に臨みます。

まだウェビナーを開催したことのない講師やセミナー担当者にとって、初めてのウェビナーは緊張するものです。

ウェビナーのリハーサル時間を充分に確保するために、1週間前にはリハーサルをできるようにしておくと安心です。

ウェビナーのリハーサルでは、主に以下の4点を確認します。

  • 画角
  • ウェビナーツールや機器の使い方
  • 主催者と参加者の画面の見え方
  • 運営者の役割

1つ目は「画角」です。

ウェビナーは、カメラの画角によっては講師の身振り手振りが見えづらくなってしまいます。ウェビナー時に講師がカメラにどこまで映るのか、確認しておきましょう。

2つ目は「ウェビナーツールや機器の使い方」です。

ウェビナーツールや機器は、扱いに慣れていないと、参加者に不利益を及ぼしかねません。

リハーサルで本番同様の使い方や使用する機能を念入りに確認します。

3つ目は「主催者と参加者の画面の見え方」です。

ツールを当日と全く同じ設定にして、主催者と参加者それぞれの画面でどのように見えているかの確認が必要です。

講師の顔は見えているか、反対に、参加者の顔や氏名は互いに見えていないか、また、ウェビナー資料は適切に画面共有されるかなどを確認しましょう。

4つ目は「運営者の役割」です。

講師と運営者で当日の連携がスムーズに取れるよう、当日の各担当者の役割どおりにリハーサルをします。

ウェビナーのリハーサルは、上記の4点を中心に、余裕があれば他部署の人に見ていただき、レビューをもらいましょう。ウェビナーの内容を知らない他部署の人であれば、わかりにくい言い回しがなかったかどうかなど、多角的な視点での意見がもらえるからです。

ウェビナー登壇のための練習法やコツを知りたいなら
多人数を相手に情報をわかりやすく伝えるには、練習が必要です。ウェビナーの練習のヒントは、マケフリ記事「プレゼン練習法まとめ | プレゼンを成功に導く3つの練習方法と7つのチェックリスト」にもまとめています。
また、緊張を和らげる講師のコツについては「ウェビナー講師のコツ14選|緊張しない伝え方のコツを教えます」でご紹介しています。あわせてごらんください。

以上でウェビナーの準備は終了です。

本番の具体的な運営方法とウェビナー後に実施すべきことについてはマケフリ記事「Zoomウェビナー運営マニュアル|準備からフォローまでをわかりやすく解説」をごらんください。

ウェビナー事前準備の項目を「A4両面2枚」にまとめました
お役立ち資料「ウェビナー「開催前」26のチェックリスト」には、ウェビナー企画を完了している担当者さまに向けて「事前準備の抜け漏れをなくすためにこれだけは押さえたい」26項目をまとめました。
「ウェビナーを滞りなく進めたい」とお考えのご担当者さま、準備チェックシートとしてぜひ以下よりお手元に置いてご活用ください。
お役立ち資料の紹介
セミナー企画・運営・フォローのノウハウを網羅的にまとめました
自社でセミナーを企画し、商談につなげていきたい担当者さまに向けて、セミナーの企画・運営・フォローのノウハウを1冊にまとめました。
参加者を顧客に変える 自社セミナーの作り方ガイド」から無料ダウンロードいただけます。
「セミナーをやっているけれど、商談に繋がっていない」という担当者さまにもおすすめです。みなさまの業務にお役立てください。

※この記事は、2023年1月20日に更新しました。