ウェビナー準備のスケジュールの組み方と、やるべき8つの項目をご紹介

ウェビナーは、場所の手配や資料の印刷がいらない分、ツールの理解や機器トラブルの対応など、オフラインセミナーにはない心配事も多くあります。

この記事では、ウェビナー開催前に行うべき準備を、実際に私たちが組んだスケジュールとともにご紹介します。

ウェビナーの概要について知りたい担当者は、「ウェビナー(オンラインセミナー)とは。一番わかりやすい入門編」も合わせてご参考ください。

ウェビナー開催までのスケジュールと、やるべき8つの項目

ウェビナーの準備には、一度行ってしまえば繰り返す必要のない業務と、開催ごとに行うべき業務があります。以下の図は、セミナー開催予定日から各業務の着手開始日を逆算したスケジュール表です。このスケジュール表は、あなたのウェビナー業務を手助けするチェックリストとしてもお使いいただけます。

ウェビナーの準備には、図の通り8つの項目があります。

①コンテンツの用意
②ツールと使用機器の選定
③登録フォーム・集客サイトの作成
④資料の最適化
⑤アンケート作成
⑥集客
⑦リハーサル
⑧ウェビナールーム開設・リマインドメール発行

ウェビナーの準備のうち、1から5は、基本的には1度行うだけで繰り返す必要がない業務です。開催ごとに行うべき業務は、6から8だけです。つまり、ウェビナーの準備は、2度目の開催以降はグッと作業量が減ります。

各業務をなぜこのタイミングで行うかは、これから項目ごとにお話します。

ウェビナー前におさえておきたいポイントをチェックリストにまとめました
「これからウェビナーを開催しようと考えている」、もしくは「ウェビナーを開催しているものの、この運営方法でいいのか不安を抱えている」というお客さまのために、当社のウェビナー経験をもとに、ウェビナー開催前に押さえておきたいポイントを29項目のチェックリストにまとめました。こちらから無料ダウンロードいただけます。みなさまの業務にお役立てください。

 

ウェビナーの準備1:コンテンツを用意する

ウェビナーの準備に取り掛かる前に、ウェビナーのコンテンツを用意しましょう。なぜなら、メルマガなどで実際に集客する段階になっても、ウェビナーのコンテンツが決まっていなければ、何をアピールして集客すればよいかわからないからです。本番の二週間前には、セミナーのコンテンツを用意できている状態が望ましいです。

すでに集合型セミナーを開催している企業さまは、そのセミナー企画をもとにウェビナーを作っていきましょう。

ターゲットを決める

ウェビナーのコンテンツを作成する前に、まず決めるべきことはターゲットです。ウェビナーのコンテンツは、訴求するターゲットによって変わります。たとえば「メールマーケティング」についてのウェビナーでも、BtoBのウェビナー担当者に向けるか、BtoCのウェビナー担当者に向けるかで内容は違うものになるでしょう。

ウェビナーのターゲットは、「こういう人なら来てくれるだろう」という決め方ではなく、「こんな人に来てほしい」と、理想から決めるようにしましょう。

ターゲットの決め方に困ったら
ターゲットは、あなたの会社が持っている価値をお届けしたい、理想の顧客像を見極めて決めます。理想顧客がなかなか決まらないウェビナー担当者は、別記事「ペルソナとは?マーケティングの一番わかりやすい入門編」も合わせてごらんください。

ウェビナーの種類を決める

ウェビナーに限った話ではありませんが、セミナーには5つの種類があります。

ウェビナーは、開催目的と種類にズレなく開催すると、高い効果を見込めます。反対に、開催目的とズレたウェビナーを実施してしまうと、思うようにウェビナーの成果が上がらないでしょう。

たとえばウェビナーで見込み客を獲得したいのに、情報提供型のウェビナーを開催してしまうと、商談は創出できません。

上記の図の目的や特徴とくらべて、あなたのウェビナーの種類を見極めましょう。

セミナーの企画の立て方についてもっと知りたいなら
私たちは、実際に多くのオフラインセミナーやウェビナーを実施しています。その中で培ったセミナーの企画にまつわるノウハウを「セミナー企画がセミナー成功・失敗を分ける!300回自社セミナーを企画・開催してわかったこと」にて詳しくまとめてございます。あわせてごらんください。

ウェビナーの準備2:ツールや使用機器を選定する

ウェビナーは、会場を選定する必要がないぶん、ウェビナー開催ツールと、マイクやイヤホンなどの電子機器を選定する必要があります。

ウェビナー開催ツールは、導入までのプロセスが他社に大きく依存するため、早めに選定作業に入りましょう。マイクやイヤホンなどの電子機器は、補充しなくてはならない可能性もあるので、早めにチェックしましょう。

ウェビナー開催ツールを選定する基準は、大きく4つです。

1つ目は、スムーズな画面、ビデオ、資料共有です。ウェビナーにおいて、画面上での資料共有とビデオ機能は必須です。

2つ目は、受講者の権限管理です。受講者が勝手にビデオや音声をオンにしてしまうと、ウェビナーが円滑に進まないどころか、受講者の個人情報を漏えいさせてしまいます。

3つ目は、受講者の認証機能です。受講者の認証は、受講者のフルネームを把握できるとかんたんです。しかし、ウェビナー中に受講者のフルネームが、他の受講者にも見える状態になってしまうと、個人情報の漏えいに繋がってしまうので、注意が必要です。

4つ目は、使いやすいUIです。ツールの選定では、機能ばかりに目がいきがちですが、使いこなせなければ意味がありません。誰でも運営ができるよう、ウェビナー開催ツールはわかりやすいデザインであることも選定基準です。

私たちは、これらの要件を満たすZoomのウェビナープランを選択しました。

Zoomのウェビナープランは、画面共有はもちろんのこと、受講者に音声や映像をオンにする機能を与えないように設定できます。

また、Zoomのウェビナープランは、受講者の名前が運営側から見えますが、受講者同士は見えないようになっているので、個人情報の漏えいの心配がありません。

ウェビナーの準備3:登録フォーム・集客ページを作成する

ウェビナーなどのイベント開催には集客が欠かせません。集客を実際に始める前に、登録フォーム・集客ページを用意しておくと集客が楽になります。

ウェビナー登録フォームを作成する

ウェビナー登録フォーム(入力フォーム)は、ウェビナー運営の効率化に大きく貢献します。ウェビナー登録フォームがなければ、申し込みをすべて手作業で受け付けることになります。手作業での申し込み受付作業では、自動返信メールで受講票をお送りすることもできず、申し込み者の確認も目視になってしまうため、抜け漏れや送付漏れが発生してしまいます。

登録フォームは、Googleフォームを使えば無料でも作成できます。ただし、その後のウェビナー運営までトータルで考えると、マーケティングオートメーションを利用したほうがよいでしょう。フォームを作る方法や関連用語は、別記事「入力フォームとは?今さら聞けないWeb用語をどこよりもわかりやすく解説します」に詳しくまとめてございます。

フォーム登録をしてくださったウェビナー受講予定者には、必ず受講票(申込みお礼メール)を発行しましょう。

受講票を発行しないと、ウェビナー受講予定者がきちんとウェビナーに登録できたかどうか確認できず、お問い合わせをいただいてしまいます。フォーム作成ツールやマーケティングオートメーションツールを使えば、自動返信メールを設定できるので、受講票を効率的に発行したいウェビナー担当者におすすめです。

ウェビナー集客ページを作成する

すでに集合型セミナーを開催しているセミナー担当者は、既存のセミナー集客サイトを使い回しましょう。

セミナー集客サイトの作り方や、効果的な集客サイトを作るコツを知りたくなったら
セミナー集客サイトでは「読んでいただくこと」「共感していただくこと」「行動していただくこと」を伝えるようにしましょう。セミナー集客サイトに欠かせない3つの工夫について詳しく知りたいセミナー担当者は、「セミナー集客サイトの作り方とセミナー集客ための3つの工夫と5つの要素」もあわせてごらんください。

ウェビナーの集客ページは、実際に集客を始めた時に、誘導先として設置するページです。集客ページにウェビナーの内容や魅力が書かれていなければ、せっかく興味を持ってくださったお客さまが、お申し込みをせずにページを離脱してしまいます。ウェビナーの集客ページでは、ウェビナーに参加すれば、ターゲットの悩みや課題を解決できることをアピールしましょう。

また、ウェビナー集客ページには、

  • オンラインでの開催であること
  • ウェビナー視聴に必要な環境
セミナー企画・運営ノウハウを網羅的にまとめました
自社でセミナーを企画し、商談につなげていきたい担当者さまに向けて、セミナーの企画・運営ノウハウを網羅的にまとめました。こちらから無料ダウンロードいただけます。「セミナーをやっているけれど、商談に繋がっていない」という担当者さまにもオススメです。みなさまの業務にお役立てください。

を明記しましょう。集合型のセミナーだと勘違いしてしまうお客さまを減らすためです。

ウェビナーの準備4:資料をウェビナー用に最適化する

ウェビナーの資料は、集合型セミナーの資料をそのまま使ってはいけません。この章では、セミナー資料をウェビナー用に最適化する方法をご紹介します。

ウェビナー資料の最適化は、少なくともリハーサルの前には完成させ、スライドを動かす練習をしておきましょう。

ウェビナー資料には「待機画面」をつける

待機画面とは、お客さまがウェビナールームに入室した際に表示しておくスライドです。

ウェビナーには、受講者が自身のパソコンでログインしていただき、ご参加いただきます。

ウェビナー名が待機画面に明記されていないと、受講者は正しいセミナールームにログインできたか判断ができず、不安になってしまいます。

待機画面には、会社名やウェビナー名、ウェビナー受講時の注意事項を記載しておきましょう。

ウェビナー資料は動きをつける

集合型セミナーでは、講師から受講者の顔が見えます。そのため、受講者は多少セミナーに飽きたとしても、話を聞かずに違うことをし始めたり、露骨に話を聞かなかったりすることは稀です。セミナー主催者にとって、「受講者にセミナー内容を聞いていただける」ことは、もはや当たり前といえます。

しかしウェビナーではそうはいきません。ウェビナーでは、受講者が内容に飽きてしまい、片手間で受講するとったことは、普通に起こります。

この問題を打破するコツは、「パワーポイントのアニメーション機能などでスライドに動きをつけること」です。

動きのないスライド(いわゆる紙芝居形式)でウェビナーを実施すると、受講者の集中力は十中八九途切れます。以前私たちは、紙芝居形式のウェビナーを実施していました。そこで私たちは、ウェビナー受講者からこんな言葉をいただき、ハッとしました。

「スライドに全部書いてあると、見れば内容がわかるから、講師の話を聞かなくてもよくなってしまいますね」

紙芝居形式で実施している集合型セミナーのアンケートでは、このようなことを言われた経験はありませんでした。

集合型セミナーの受講者は、セミナー中、講師の方を見ます。そのため、動きのないスライドでセミナーを実施しても、「飽きてしまう」ことはありません。

一方、ウェビナー受講者は、基本的に講師を見ず、スライドを見ます。すると講師がスライドについて話し終える前に、受講者はスライドを読み切ってしまい、「もうこのスライドで言いたいことはわかった」と、集中力が途切れてしまうのです。

アニメーションは、1スライドの情報量を小出しにし、受講者の集中力を切らさないようにする工夫です。

ウェビナーの準備5:アンケートを作成する

ウェビナー後のアンケートは、集合型セミナー後のアンケートよりも重要です。なぜなら、ウェビナーは、集合型セミナーと違い、受講者と対面で話せないからです。ウェビナーで1対1で話せる機会を捻出しようとすると、電話でのフォローしかありません。

しかし、フォームに記載いただいた電話番号が会社の番号だと、受講者が会議中であったり、すでに退社していたりと、電話に出ていただけない可能性が高まります。

2020年現在、感染症の拡大防止を目的とした自宅待機要請の影響もあり、会社の番号へのお電話は、より一層通じづらい状況が続いています。これでは人的コストも無駄にかかってしまいます。

それゆえ、ウェビナーでは、アンケートの中身を充実させることで、受講者の興味関心を洗い出し、今後のフォローの方針を決めます。

実際に私たちがウェビナー後のフォローやアンケートに施した工夫を公開します
ウェビナーは、オフラインのセミナーよりもフォローが難しい現状です。ウェビナー後のフォローの課題や、フォローの課題を解決するアンケートの工夫、さらにウェビナー後のアンケート回収率を飛躍的に上げる方法は「ウェビナー後のフォローの課題は「アンケートの工夫」で解決!アンケートの回収率を上げる方法もご紹介」にて詳しくまとめてございます。

ウェビナーの準備6:集客する

ここからは、ウェビナーを開催するごとに行うべき業務をご紹介します。はじめに行う作業は、集客です。メルマガなどで興味を持っていただけたお客さまは、ウェビナー登録フォームや集客ページに誘導します。

セミナー告知・集客サイトを使う

セミナー集客サイトに自社開催ウェビナーの情報を掲載することは、メジャーな集客方法の1つです。セミナー集客サイトには、無料で外部集客ができるサイトも多数あります。

セミナー集客サイトは、自社開催ウェビナーと同じようなテーマのセミナー掲載が多いものを選びましょう。

私たちは、3社くらいにウェビナーを掲載しており、受講者の3割から5割がセミナー集客サイトからの登録者です。

以下の図は、無料で登録できるセミナー集客サイトの一覧です。ご参考ください。

メルマガで集客する

あなたの会社がもしメルマガも発行しているなら、メルマガでウェビナー集客をしない手はありません。なぜなら、ウェビナーは集合型セミナーと違い、遠方にいるお客さまにも気軽にご出席いただけるので、ターゲットにできるメルマガ受信者の幅が広いからです。

メルマガでは、ウェビナーの内容に繋がるノウハウを、継続的にお届けしましょう。たった1通のメルマガで大量に集客できるほど、ウェビナーの集客は甘くありません。ウェビナーの内容にまつわるノウハウを継続的にお届けし、内容に興味を持っていただいた状態でウェビナーへ誘導すると、メルマガ受信者がウェビナーへ来ていただける可能性が高まります。

実際に私たちも、継続的にノウハウを提供しながら、ウェビナー開催時はメルマガで集客しています。

ウェビナーの準備7:リハーサルをする

まだウェビナーを開催したことのないセミナー担当者や登壇者にとって、初めてのウェビナーは緊張するものです。

ウェビナーのリハーサル時間をじゅうぶんに確保するために、1週間前にはリハーサルをできるようにしておきましょう。

ウェビナーは、集合型セミナーと違い、画面を通して受講者に情報をお伝えします。それゆえ、ウェビナーには集合型セミナーとは違った注意点があります。

ウェビナーのリハーサルで確認すべき点は2つです。

1つ目は、画角や視野角です。ウェビナーは、カメラの画角、視野角によっては登壇者の身振り手振りが見えつらくなってしまいます。ウェビナー時に講師がカメラにどこまで映るのか、確認しておきましょう。

2つ目は、話す速度です。ウェビナーはオフラインのセミナー時よりもゆっくり話さなければ、受講者が置いていかれてしまいます。ウェビナーのリハーサルを録音し、自分の声が早すぎないかどうかチェックすることをおすすめします。

ウェビナーのリハーサルは、上記の2点を中心に、余裕があればさまざまな部署の人に見ていただき、レビューをもらいましょう。わかりにくい言い回しがなかったかどうかなど、多角的な視点での意見がもらえるからです。

ウェビナー登壇のための練習法やコツを知りたいなら
多人数を相手に情報をわかりやすく伝えるには、練習が必要です。ウェビナーの練習のヒントは、別記事「プレゼン練習法まとめ | プレゼンを成功に導く3つの練習方法と7つのチェックリスト」にもまとめてございます。あわせてごらんください。

ウェビナーの準備8:ウェビナールームを開設し、リマインドメールを送る

ここからは、いよいよウェビナー前日の業務です。しっかりと準備をこなして、本番に臨みましょう。

ウェビナー運営者を決める

ウェビナーの開催には、登壇者の他に運営者も必要です。

運営者の役割は、主に受講者からいただく「音声が乱れている」などのチャットへの対応や、セミナー受講者の出欠管理です。

運営者は、ウェビナー受講者の人数が20から30人程度であれば1人でじゅうぶんです。登壇者が音声や映像を受講者に届ける速度(上り速度)が遅すぎなければお問い合わせは多くなりません。

ウェビナー開催ツールによっては、「ホスト」「共同ホスト」など、持てる権限がそれぞれ違う役職があります。誰がどの権限を持つべきか、ツールを実際に動かしながら確認しましょう。

ウェビナールームを開設する

ウェビナールームは、受講者に与える権限と、使う機能を吟味して設定しましょう。

たとえば、

  • 受講者のマイクは常にオフにしておくか
  • 投票機能を使って、ウェビナー中にアンケートをとるか
  • ウェビナールームに入る前に「待機室」を用意し、入室を承認制にするか

などです。

私たちが使っているZoomのウェビナープランのおすすめの設定方法は、「Zoomでウェビナーを実施する際の、おすすめ設定を公開します」に詳しくまとめてございます。

Zoomでは、使う機能をカスタマイズしたウェビナーやミーティングを「テンプレート」として保存できます。一度テンプレートを作成すれば、それ以降はテンプレートをコピーするだけですぐにウェビナーを開催できます。

リマインドメールを送る

受講者に対して、前営業日にリマインドメールとともにウェビナールームのURLを送ります。ウェビナー参加用URLを受講票ではなく、リマインドメールで送る理由は、ウェビナー参加URLの転送防止のためです。

リマインドメールには、以下の項目を記載しておきましょう。

  • 開催日時ウェビナールームに入室してほしい時間
  • 受講予定者の会社名と氏名
  • 開催日時
  • 入室してほしい時間(10分前までに、など)
  • 入室時の注意事項

セミナー管理ツールやマーケティングオートメーションツールを使えば、氏名や開催日時の自動挿入が可能なので、リマインドメール発行作業が効率化できます。

ウェビナーのリマインドメールについては、別記事「セミナーのリマインドメールで無断欠席を減らす。すぐに使える文例もご紹介。」にてまとめてございます。

商談に繋がるセミナーの作り方や、ウェビナー運営が1から学ベる無料セミナー

マケフリ編集部では、「商談を生み出すセミナーの企画方法や、ウェビナー運営の要点」を無料セミナーにてお伝えしています。ウェブで受講できるため、会場に足を運ぶ手間もかかりません。概要は、以下の動画をごらんください(音声は流れません)。


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受講者さまからは、

  • 「持ち帰ってすぐに実行できるノウハウが盛りだくさんでした」
  • 「講師の話し方や、ウェビナーの運営方法も参考になりました」
  • 「セミナーの企画から実施までの具体的なイメージが持てました」

といったコメントをたくさんいただいています。ぜひ、ご参加くださいませ。

さいごに

以上で、ウェビナーの準備は終了です。本番の運営については別記事「当社のウェビナー運営の流れをすべて公開|真似するだけでウェビナーが効率よく、少人数で実施できるまとめ」をごらんください。