商談が増える!ウェビナーのフォローアップ方法|参加者・欠席者へのフォローメール例文付き

ウェビナーから商談を生み出すには、ウェビナー後のフォローが欠かせません。ただし、フォローの方法によっては、労力に見合うほどの成果が出ない事態に陥ることもあります。

ウェビナー参加者の中には、ウェビナーのテーマには関心を寄せている一方で、商材には興味を持っていないお客さまも多くいらっしゃいます。商材に興味のないお客さまにいくらお電話をかけても、聞いていただけないのは仕方のないことです。

そこでこの記事では、「商談につながるフォローアップ方法」を当社の事例を交えてご紹介します。

買いたい人が、こんなに見つかる。マーケティング・営業活動をあつく支援するMAツール【Kairos3 Marketing】

ウェビナー申込者全数に対するフォローアップ方法

ウェビナー終了後は、お申し込みいただいたお客さま全員にご連絡をしましょう。

この章では、出席者フォローメールと欠席者フォローメールについてくわしくご紹介します。

出席者へのフォローメール(お礼メール)

ウェビナー出席者全員に、出席者フォローメール(お礼メール)を送ることで、今は購買意欲の低いお客さまとも、将来的には商談につながる可能性があります。

お礼メールでは、次にとっていただきたい行動を促すようにしましょう。

具体的には、お礼メールには下記の2つの内容を記載します。

  • 参加のお礼
  • 自社商材のページや、別に開催しているセミナーへの誘導文

お礼メールは講師の名前で送信するとよいでしょう。なぜなら、会社名よりも、講師の名前で送信した方が開封率が高い傾向があるからです。

実際に、当社では1.2倍ほど開封率が高くなりました。

講師の名前の方が、参加者目線で親近感が沸くため、会社名よりも開封していただけるのでは、と私たちは推測しています。

以下に、すぐ真似できるお礼メールのテンプレートをご紹介します。

〇〇様

お世話になっております。
本日講師を務めました、〇〇です。

本日はセミナーにご参加いただきありがとうございました。
もしもアンケートに回答をされていない場合、下記URLより、アンケートにお答えいただけます。
アンケートにご回答いただいた方限定で、〜〜(特典)をお送りいたします。
◯アンケートフォームURL:〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
セミナーのお知らせ
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
「〇〇セミナー」では、〜〜について詳しくご説明します。
詳しくは以下URLをご覧下さい。
URL:〜〜〜〜〜〜〜〜

それでは、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

追伸:
セミナーの報告書作成用に、セミナー内容をまとめたものを署名の下に記載しております。
宜しければご活用ください。

【報告書用テンプレート】
セミナー名:
〜〜〜
主催者:
〜〜〜
講師:
〜〜〜
セミナー内容:
〜〜〜

欠席者へのフォローメール

欠席者は、当日セミナーを欠席したとはいえ、一度は興味を持ってセミナーにお申し込みくださった方です。そのため、セミナーを定期開催している場合、セミナーの次回日程を案内することで、再度申し込みしていただける可能性があります。

セミナーを定期開催していない場合は、下記の内容を記載するとよいでしょう。

  • 開催中の別セミナーのご案内
  • 今後開催予定のセミナーの告知
  • 開催したテーマに近い資料のご案内(記事、eBookなど)

下記は、当社の欠席者フォローメールのテンプレートです。

〇〇様

お世話になります。
〇〇会社 セミナー事務局です。

先日は、弊社の無料セミナーにお申込みをいただき、誠にありがとうございました。
ご参加予定でしたセミナーは次回開催日も決定しております。
よろしければ、次回日程でのご参加を検討いただけますと幸いです。

▼お申込みはこちらから▼(10秒で登録できます)
URL:〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

こちらのメールへの返信でも、ご予約可能でございます。
ご不明な点やご質問等ございましたら、ご連絡くださいませ。
それでは、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

商談につながるウェビナーフォローの第一歩はアンケート

前章でお話しした、全数に対するフォロー方法だけでは商談を効率的には生み出せません。

商談を効率的に生み出すためには、参加者の自社商材への見込み度に合わせたフォローをすることが大切です。

自社商材への見込み度を測るのにおすすめな方法は、アンケートです。

当社では、アンケートに参加者の見込み度を測るために下記の項目を設置し、お客さまの回答に合わせて、「誰が」「どのように」アプローチするかを決めています。

当社のアンケートのフォロー方法は下記の通りです。

アンケートで自社商材に「特に興味なし」と回答されたお客さまに対して、全くフォローしないのは機会損失に繋がりかねません。

いずれ自社商材への興味関心が高まり、購入を検討してくれるケースもあるからです。

見込みの低いお客さまには、ノウハウをお伝えするメルマガで定期的に接点を持っておきましょう。定期的に接点を持っておくことで、興味関心が高まったときにいち早く救い上げられます。

メルマガについてより学びたいなら
お客さまとの定期的な接点作りにおすすめなメルマガですが、ただ送って終わりだと意味がありません。メルマガを送付するなら、開封率やクリック率など、効果測定をしつつ成果につなげていくことが大切です。メルマガで成果を出すためにおすすめの記事をまとめましたので、ぜひごらんください。

アンケートをもとにしたフォローアップ方法

アンケートで見込みがあると判断したお客さまをフォローする方法は、大きく分けて「電話」と「メール」の2つです。

電話とメールは、お客さまの自社商材への見込み度に合わせて使い分けます。見込みが高いお客さまには電話、見込みはそこまで高くないが接触したいお客さまにはメールで対応します。

この章ではお客さまのフォローアップ方法をご紹介します。

個別フォローアップ方法1:電話

個別のフォローアップ方法の1つ目は、電話です。

お客さまと直接お話ができる電話は、アンケートではわからない自社商材に対する温度感の把握や、会社の施策状況のヒアリングに役立ちます。

一方で、お客さまによっては商品を売り込まれると思い、警戒されてしまうケースもあります。

そのため電話は、見込みが高いと判断できるお客さまのみにしましょう。

当社の場合、「製品への興味度が高い」と判断したお客さまに対して、アポイントを取るために即日電話をしています。

お客さまからヒアリングする内容は以下の通りです。

  • 自社商材を導入を検討している背景
  • 施策状況
  • 自社商材の競合ツールの導入の有無

次に、「製品への興味度が中程度」と判断したお客さまには、セミナー当日、もしくは翌日までに電話をしています。

そのときのヒアリング内容は以下の通りです。

  • 資料が届いているかの確認
  • 資料を閲覧されたかの確認
  • ウェビナー参加のきっかけ

個別のフォローアップ方法2:メール

個別のフォローアップ方法の2つ目は、メールです。

メールは、テンプレート化することでお客さまに少ない労力でアプローチできます。しかし、電話とくらべて、お客さまにその場でヒアリングできるものではないため、どうしても得られる情報の質が下がってしまいます。

そのためメールは、「電話するほど見込みは高くないが、アプローチはしておきたい参加者」に接触する際におすすめの方法です。

たとえば、下記のようなケースでメールを使います。

  • お役立ち資料の送付
  • ウェビナー内や、アンケートでいただいた質問への回答
  • 他セミナーやイベントなどのご案内
ウェビナーフォローのやり方に正解はない
この記事では、当社の経験をもとに、効率的なフォローに重点を置いてノウハウをお伝えしています。しかし、営業の商談数が減っていたり、営業のリソースが豊富で全数対応できたりする場合は、お客さまのお悩みから商談化のヒントを探るために全数架電するのもおすすめです。ウェビナーのフォロー方法は、営業とウェビナー担当者の連携で柔軟に決めましょう。くわしくは「営業とマーケの溝を埋めた「5分間」。連携をスムーズにした、わたしたちの取り組み」でまとめています。あわせてごらんください。

参考:ツールを活用して、お客さまの興味関心に合わせたフォローをする

参加者の興味関心に合わせたフォローをすることで、商談化率の向上につながります。

そのために、お客さまの興味関心を測ることができる、マーケティングオートメーション(MA)の利用がおすすめです。MAは、お客さまのWeb上の行動履歴が確認できるため、お客さまの閲覧したページから興味関心の内容が推測できます。

たとえば、自社商材の料金ページを複数回閲覧しているお客さまの場合、おそらく自社商材の導入に向けてコスト計算をしていると推測できるので、ROI(投資対効果)を示してあげるとよいでしょう。

※この記事は、2022年11月15日に更新しました。