セミナーのリマインドメールで参加率を上げる。すぐに使える文例もご紹介

「せっかくセミナーに集客できたのに、欠席者が多い…」このお悩みは、セミナーのリマインドメールで解決できます。

この記事では、セミナーのリマインドメールの工夫や記載すべき内容、文例をご紹介します。文例は、ウェビナーの文例とオフラインセミナーの文例、両方をご用意いたしました。

セミナーのリマインドメールとは

セミナーのリマインドメールとは、セミナー開催前に、セミナー日時が近づいていることをお知らせするメールです。

申込者は、申込日から開催日までが長ければ長いほど、セミナーに申し込んだことを忘れてしまいます。セミナーのリマインドメールを送信して、申込者にセミナーの開催日時やお申し込みをした事実を思い出していただきましょう。

セミナーのリマインド方法は、メール以外にも電話があります。しかし、効率性の観点から、電話よりもメールがおすすめです。

セミナーのリマインドメールの４つの工夫

この章では、リマインドメールで参加率を上げる２つの工夫と、リマインドメール配信タスクを効率化する２つの工夫をご紹介します。

リマインドメールはセミナー前日と当日の２回送る

リマインドメールは、セミナーの前日と当日の２通お送りしましょう。１通だけだと、申込者が見逃してしまう可能性が高いからです。

参考までに私たちは、セミナーのリマインドメールを前日と当日の朝９時にお送りしています。朝９時にお送りしている理由は、メールの開封率が高い時間帯だからです。

リマインドメールの差出人名をセミナー名にする

私たちの検証の結果、リマインドメールの差出人名を「セミナータイトル」にすると開封率が高まることがわかっています。リマインドメールの差出人名を「マケフリセミナー運営事務局」から「セミナー名」に変更しただけで、平均開封率が10％ほど上昇しました。

セミナー申込者は、主催企業名やセミナー運営担当者名よりも、自分が申し込んだセミナーのタイトルを覚えているためだと思われます。

セミナーの欠席連絡はフォームで受け付ける

私たちは欠席連絡用のフォームで欠席連絡を受け付けています。

欠席連絡をフォームで受け付けるメリットは２つです。

• 申込者側：欠席連絡の手間が省ける
• 主催者側：キャンセル連絡対応の手間が省ける

欠席連絡受付フォームのURLは、「申し込み受付完了メール」「リマインドメール」に挿入しています。

リマインドメールをお送りするタイミングは、欠席連絡を多くいただくタイミングでもあります。欠席連絡をメールで受け付け、運営側も１件１件返信するのは大変です。欠席連絡をフォームで受け付ければ、欠席対応が楽になります。

ちなみに、私たちは「欠席連絡がしやすくなると参加率が下がるのではないか」と懸念していましたが、杞憂でした。当社のデータでは、欠席連絡をフォームで受け付けたことによる参加率の低下はありません。

リマインドメールを予約配信する

セミナーのリマインドメールはできれば予約配信しましょう。「配信予定日に担当者がお送りする」運用だと、配信タスク忘れや、担当者の休暇による配信漏れの可能性があるためです。

リマインドメールの予約配信は、イベント管理ツールやウェビナー配信ツール、マーケティングオートメーションなどのツールを使えば可能です。これらのツールは申込者の管理機能も備えており、開催日ごとのリマインドメールの予約配信もかんたんです。

参考までに、私たちはマーケティングオートメーション『Kairos3』でリマインドメールをお送りしています。Kairos3はZoomと連携しているため、予約配信できることに加えて、ウェビナー参加用URLも自動で挿入されます。

セミナーのリマインドメールに記載する情報と文例

この章では、セミナーのリマインドメールに記入すべき情報と、オフラインセミナーとウェビナーの文例をご紹介します。

セミナーのリマインドメールに記載する情報

セミナーのリマインドメールには、以下の情報を記入しましょう。

上記のように、オフラインセミナーとウェビナーで、リマインドメールに記載すべき内容は少し変わります。

オフラインセミナーは自社の会議室や貸し会議室などで実施するため、会場へのアクセスや当日の持ち物を記載します。ウェビナーの場合は、参加用URLやパスワードなどを記載しましょう。

ウェビナー用のセミナーリマインドメールの文例

そのままコピペして使える、ウェビナー用のリマインドメールの文例をご紹介します。適宜編集の上、ご利用ください。

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
◯◯株式会社　セミナー事務局です。

先日は、弊社の【◯◯セミナー】へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
間もなくセミナー開催日となりましたので、リマインドのメールをさせていただきました。

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セミナー詳細
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【◯◯セミナー】
主催：◯◯株式会社
日時：20◯◯年◯月◯日（◯） 〇時〇分〜〇時〇分
◯◯ログインURL：
ログインID：
パスワード：
※〜〜〜〜〜〜〜（ウェビナー受講の際の注意事項）
※〜〜〜〜〜〜〜（欠席の場合のご案内）

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◯◯株式会社 セミナー事務局
会社HPのURL
メールアドレス
電話番号
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オフラインセミナー用のセミナーリマインドメールの文例

そのままコピペして使える、オフラインセミナー用のセミナーリマインドメールの文例をご紹介します。適宜編集の上、ご利用ください。

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
◯◯株式会社　セミナー事務局です。

先日は、弊社の【◯◯セミナー】へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
間もなくセミナー開催日となりましたので、リマインドのメールをさせていただきました。
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セミナー詳細
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【◯◯セミナー】
主催：◯◯株式会社
日時：20◯◯年◯月◯日（◯） 〇時〇分〜〇時〇分
場所：◯◯株式会社 セミナールーム
東京都◯◯区◯◯ 　◯◯ビル
持ち物：筆記用具、お名刺、◯◯

※〜〜〜〜〜〜〜（欠席の場合のご案内）

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アクセス
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「◯◯」駅から徒歩◯◯分、または「△△」駅から徒歩◯◯分

〜〜〜〜〜〜〜〜（詳しい立地を説明）
<◯◯駅からお越しの方>
◯◯駅1番出口　徒歩◯分
<△△駅からお越しの方>
△△駅2番出口 徒歩◯◯分
それでは、当日はお気をつけてお越しくださいませ。

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お問い合わせ先
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◯◯株式会社 セミナー事務局
会社HPのURL
メールアドレス
電話番号
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