セミナーのリマインドメールで無断欠席を減らす。すぐに使える文例もご紹介。

「せっかくセミナーに集客できたのに、無断欠席者が多い…」

あなたは、このようなお悩みを抱えていないでしょうか。
セミナーを開催すると、かならずと言っていいほど無断欠席者が出てきます。

無断欠席を減らす方法として、リマインドメールの配信があります。セミナーのリマインドメールとは、セミナー前日までに、セミナー申込者に対して、セミナーの日付や会場、セミナー概要を再度お伝えするメールのことです。

この記事では、セミナーのリマインドメールに記載すべき内容や、リマインドメールの文例をご紹介します。また、集合型セミナーだけでなく、ウェビナーにも応用できるリマインドメールの文例もご紹介します。

セミナーのリマインドメールの概要

セミナーのリマインドメールの概要と、リマインドメールを発行するべき理由をご紹介します。

セミナーのリマインドメールとは

セミナーのリマインドメールとは、セミナー前日までに、セミナーの日付や会場、セミナー概要をお伝えするメールのことです。セミナーのリマインドメールを送信する理由は、無断欠席を減らすためです。

申込者は、申込日から受講日までが長ければ長いほど、セミナーを申し込んだことを忘れてしまい、無断欠席に繋がります。そのため、セミナーのリマインドメールを送信して、申込者に「セミナーの存在」を思い出していただきます。すると、予定を入れてしまった申込者から、欠席の連絡をしていただける場合があります。もちろん、セミナーがあることを思い出して、参加していただける申込者も多くいらっしゃいます。

セミナーのリマインド方法は、メール以外にも、お電話があります。しかし、私たちはリマインドのお電話はあまりオススメしません。お電話だと申込者一人ひとりにお電話する必要があるので、リマインドメールにくらべて、手間がかかるためです。

セミナーのリマインドメールを送信するタイミング

セミナーのリマインドメールを送信するタイミングは、セミナー前日がオススメです。

セミナーのリマインドメールをセミナー開催日の前日よりも前に送信してしまうと、あまり無断欠席の防止には繋がりません。リマインドメールの受信日から開催日までの期間が長ければ長いほど、申込者は、再度セミナーの存在を忘れてしまう可能性があるからです。

逆に、セミナーのリマインドメールを送信するタイミングは、ギリギリすぎてもいけません。たとえば、申込者がセミナー当日の午前中に受信したリマインドメールを見てセミナーを思い出したとしても、急には準備できず、結局欠席してしまいます。

セミナーの集客期間が長くなる場合は、複数回にわけてリマインドメールを送るのもよいでしょう。実際、私たちは、前日だけでなく、1週間前にもリマインドメールを送っています。

セミナーのリマインドメールに記載すべき情報と、セミナータイプごとの具体的な文例

この章では、セミナーのリマインドメールに記入すべき情報と、集合型セミナーとウェビナーの文例をご紹介します。

セミナーのリマインドメールに記載すべき情報

セミナーのリマインドメールには、以下の情報を記入しましょう。

上記のように、集合型セミナーとウェビナーで、セミナーのリマインドメールに記載すべき内容は変わります。ウェビナーとは、ウェブとセミナーを合わせた言葉で、オンラインで実施するセミナーのことです。

集合型セミナーのリマインドメールでは、自社の会議室や貸し会議室などで実施するため、会場へのアクセスや当日の持ち物といった情報を記載します。ウェビナーは、オンラインで実施するため、会場へのアクセスや当日の持ち物といった情報は不要です。

代わりに、ウェビナーのリマインドメールでは、ウェビナーに参加するためのURLなど、受講に必要な情報を記載します。

ウェビナー用のセミナーリマインドメールの文例

そのままコピペして使える、ウェビナー用のセミナーリマインドメールの文例を以下に記載しております。適宜編集の上、ぜひご利用ください。

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
◯◯株式会社 セミナー事務局です。

先日は、弊社の【◯◯セミナー】へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。

間もなくセミナー開催日となりましたので、リマインドのメールをさせていただきました。
(先日の受講票にも記載させていただいた内容ですが、改めて下記に記載させていただきます。)
念のためご確認いただければと存じます。
------------------------------------------------------------------------------------------
セミナー詳細
------------------------------------------------------------------------------------------
【◯◯セミナー】
主催:◯◯株式会社
日時:20◯◯年◯月◯日(◯) 〇時〇分〜〇時〇分
必要な環境:◯◯(ウェビナーツール名)をインストール可能なコンピューターをご用意ください。

アジェンダ:
1、◯◯
2、◯◯
3、◯◯
4、◯◯
5、◯◯
------------------------------------------------------------------------------------------
ウェビナー受講について
------------------------------------------------------------------------------------------
セミナー当日は、◯◯分前までに以下のURLに入り、お待ちいただきますようお願いいたします。

◯◯ログインURL:

ログインID:
パスワード:

※〜〜〜〜〜〜〜(ウェビナー受講の際の注意事項)

万が一ご予定がつかなくなった場合は、下記の「お問い合わせ先」までご連絡ください。
---------------------------------------------------------------
◯◯株式会社 セミナー事務局
会社HPのURL
メールアドレス
電話番号
---------------------------------------------------------------

集合型セミナー用のセミナーリマインドメールの文例

そのままコピペして使える、集合型セミナー用のセミナーリマインドメールの文例を以下に記載しております。適宜編集の上、ぜひご利用ください。

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
◯◯株式会社 セミナー事務局です。

先日は、弊社の【◯◯セミナー】へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。

間もなくセミナー開催日となりましたので、リマインドのメールをさせていただきました。
(先日の受講票にも記載させていただいた内容ですが、改めて下記に記載させていただきます。)
念のためご確認いただければと存じます。

------------------------------------------------------------------------------------------
セミナー詳細
------------------------------------------------------------------------------------------
【◯◯セミナー】
主催:◯◯株式会社
日時:20◯◯年◯月◯日(◯) 〇時〇分〜〇時〇分
場所:◯◯株式会社 セミナールーム
   東京都◯◯区◯◯  ◯◯ビル
持ち物:筆記用具、お名刺、◯◯

アジェンダ:
1、◯◯
2、◯◯
3、◯◯
4、◯◯
5、◯◯

------------------------------------------------------------------------------------------
アクセス
------------------------------------------------------------------------------------------
「◯◯」駅から徒歩◯◯分、または「△△」駅から徒歩◯◯分
〜〜〜〜〜〜〜〜(詳しい立地を説明)

<◯◯駅からお越しの方>
◯◯駅1番出口 徒歩◯分

<△△駅からお越しの方>
△△駅2番出口 徒歩◯◯分
 
それでは、当日はお気をつけてお越しくださいませ。

万が一ご予定がつかなくなった場合は、下記の「お問い合わせ先」までご連絡ください。
---------------------------------------------------------------
お問い合わせ先
---------------------------------------------------------------
◯◯株式会社 セミナー事務局
会社HPのURL
メールアドレス
電話番号
---------------------------------------------------------------

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セミナーのリマインドメールは予約配信しておこう

セミナーのリマインドメールは、一括で、予約配信することを強くオススメします。

リマインドメールを手動で1件1件送信すると、運営の手間がかかるばかりか、送信漏れや内容の記載ミスが発生します。すると、セミナーの集客がうまくいけばいくほど、リマインドメール送信業務が大変になってしまいます。

セミナーのリマインドメールを申込者に一括で予約配信するには、イベント管理ツールやマーケティングオートメーションといったツールを利用することをオススメします。これらのツールを利用すると、セミナー申込フォームの登録者を自動的にセミナー開催日ごとに振り分けでき、開催日ごとの申込者に数クリックでリマインドメールを予約配信できるためです。

イベント管理ツールやマーケティングオートメーションを利用してリマインドメールを送信すると、リマインドメールを配信する手間がほとんどかかりません。

実際に、当社のマーケティングオートメーション「Kairos3」を活用すると、以下のように数クリックでリマインドメールを配信予約できます。