ウェビナー後のフォローの課題は「アンケートの工夫」で解決!アンケートの回収率を上げる方法もご紹介

ウェビナーは、参加者を集めることが目的ではありません。ウェビナー実施後に、ウェビナー参加者を顧客化することが目的です。ウェビナー参加者を顧客化するためには、ウェビナー後のフォローが欠かせません。

ウェビナー主催者は、ウェビナー参加者の、

  • ウェビナーで紹介したサービスへの興味関心度合い
  • 来場の背景や抱えている課題

をフォローを通じてヒアリングすることで、「顧客になってくださるかどうか」を判断します。

しかし、ウェビナーは、集合型セミナー(オフラインセミナー)とくらべて、開催後のフォローが非常に難しいのが実情です。集合型セミナーならば、セミナー会場で講師や担当者が参加者に話しかければすぐに個別のフォローを実施できますが、ウェビナーでは、お電話やメールにてご連絡を差し上げる必要があります。しかし、ほとんどのお電話は繋がらず、メールも、ご返信はいただけません。

この記事では、ウェビナー後のフォローの課題や、フォローの課題を解決するアンケートの工夫、さらにウェビナー後のアンケート回収率を飛躍的に上げる方法をご紹介します。

ウェビナー後のフォローの課題

ウェビナー後のフォローは、集合型セミナーとくらべて、非常に難しいのが実情です。

集合型セミナーでは、セミナー会場で講師や担当者がお客さまに話しかけるだけで会話が発生するため、フォローしやすい特性があります。ウェビナーは、ツールの制約上、その場でお客さまに個別で話しかけることが難しいため、ウェビナー終了後に個別に電話やメールで連絡を差し上げる必要があります。

ウェビナーのフォローには、メールよりも電話のほうが適しています。メールは文章で伝える一方通行のコミュニケーションになる上に、即時性がありません。電話は即時性がある上に双方向の会話が生まれやすいため、ウェビナーのフォローでは、メールよりも電話が適していると言えます。

しかしながら、ウェビナー直後にお電話を差し上げても、お電話が通じないことがほとんどです。特にBtoB事業を営む事業者を対象としたウェビナーに顕著です。その理由をご説明します。

BtoB事業者を対象としたウェビナー参加者のほとんどは、ウェビナーお申し込みフォームの「お電話番号」の項目に、会社の電話番号を入力します。しかし、2020年4月現在、感染症の拡大防止を目的とした自宅待機要請の影響で、ウェビナーに自宅から受講される参加者も少なくありません。すると、申込みフォームに入力してくださった会社の番号にお電話をしても、自宅で受講する参加者に繋がらず、フォローを実施できないのです。

BtoCの事業者を対象としたウェビナーであっても、参加者はウェビナー直後に電話がかかってくると売り込みを警戒するため、あまり通話に応じていただけません。

しかし、お電話が通じないからといって、メールで「ウェビナーの内容について、なにかご質問はございませんか?」とフォローしたとしても、返信をいただけることはごく稀です。「質問をしたい」というモチベーションより、「メールを書く」ことの面倒さが優ってしまうためです。

このようなウェビナー後のフォローについての課題が、これまで150回以上ウェビナーを実施してきた私たちの経験から明らかになっています。

私たちが定期開催している「商談に繋がる 自社セミナーの作り方講座」の参加者の方の多くも、ウェビナー後のフォローについて、同様の課題意識を持っていらっしゃいます。

ウェビナーから商談に繋げるには、ウェビナー後のフォローの課題を解決しなければなりません。

ウェビナー後のフォローを解決する鍵はアンケートにある

ウェビナー後のフォローの課題は、ウェビナー後に実施するアンケートで解決できます。この章では、ウェビナー後のアンケートがフォローの課題を解決する理由と、アンケート項目の例をご紹介します。

なぜアンケートでウェビナー後のフォローの課題を解決できるのか

そもそも、ウェビナー後にフォローのお電話をする目的は、「ウェビナー参加者を商談に繋げるために確かめたい情報を取得するため」です。お電話以外の方法で、ヒアリングしたい情報を得られるのならば、電話は必須ではありません。

そして、電話やメール以外の方法として、アンケートがあります。ウェビナー参加者にヒアリングしたい情報を、ウェビナー後のアンケートで把握できれば、ウェビナー受講者全員にお電話をかける必要はなくなります。

複数のスタッフが、ウェビナー参加者全員にお電話でヒアリングするよりも、アンケートで情報を収集する方が遥かにお手軽です。さらに、後述する工夫を実施すれば、ほとんどの参加者はアンケートに回答してくださります。

次の章にて、私たちが実際に設けているアンケート項目と、そのねらいについてご紹介します。

ウェビナー後のフォローに繋がるアンケート項目

ウェビナー後のアンケートでは、「ウェビナー参加者のうち、誰に、どのようなフォローが必要なのか」を明らかにしましょう。

私たちは、ウェビナー後のアンケートに、以下の項目を設けています。

1、当社製品「〇〇」について、当てはまるものをチェックしてください。
 とくに興味はない
 製品資料が欲しい
 無料のデモが見たい
 詳しい話を聞きたい
2、上記のように回答した理由を教えてください

上記のようなアンケート項目を設けておけば、購買意欲のある参加者を見逃さないばかりか、ウェビナー主催者側から、次にどのようなフォローをすべきかまで明らかになります。

ありがちなアンケート項目は、

1、当社製品「〇〇」にご興味はございますか?
 はい
 いいえ

といったアンケート項目です。

上記のように「はい/いいえ」のみを尋ねても、「どのくらい興味があるのか」「次にどのようなフォローを実施すべきなのか」は、なかなか見えてきません。具体的なフォロー方法まで見据えて、アンケートの項目を作成しましょう。

さらに私たちは、以下のようなアンケート項目も設けています。

1、セミナーを通じて、課題は解決されましたか
2、上記のように回答した理由を教えてください

不思議に思われるかもしれませんが、ウェビナー「だけ」で課題がすっかり解決された参加者は、その後の商談に進みづらいことがわかっています。

ウェビナーを通じて、これから取り組むべき課題がより明確になり、さらにその課題を自社サービスで解決可能な参加者こそが、ウェビナー後に商談に繋がる可能性が高い参加者です。

私たちは他にも、

セミナーご受講に至った背景や、受講の目的を教えてください

といったアンケート項目を設けています。このアンケート項目からは、商談材料になり得る、来場者の「現状」と「これからどうなりたいか」を見て取れます。

商談に繋がるアンケートを作成するために
見込み客が成約にいたるかどうかを見極める「BANT」という指標があります。BANTの概要や、BANTを明らかにするポイントを「営業のBANTとは?一番わかりやすい入門編」にてご説明しています。よりよいアンケート作成のヒントとして、あわせてごらんください。
セミナー企画・運営ノウハウを網羅的にまとめました
自社でセミナーを企画し、商談につなげていきたい担当者さまに向けて、セミナーの企画・運営ノウハウを網羅的にまとめました。こちらから無料ダウンロードいただけます。「セミナーをやっているけれど、商談に繋がっていない」という担当者さまにもオススメです。みなさまの業務にお役立てください。

ウェビナー後のアンケートの回収率を上げるには、Win-Winで考える

ウェビナー後のアンケートは、Webのフォームを用いて実施します。ウェビナーとWebのフォームは、どちらもインターネットを介して実施でき、技術的な相性がよいためです。

しかし、Webのアンケートフォームをただお送りしても、ほとんどのウェビナー参加者はアンケートに回答してくださりません。なぜなら、ウェビナー参加者には、わざわざアンケートに回答するメリットがないためです。

そこで、ウェビナー後のアンケート回収率を上げる、たった1つの工夫をご紹介します。

その工夫とは、ウェビナー中に、

「アンケートにご回答くださった方には、本日のウェビナーの資料をお渡しします」

とアナウンスすることです。たったこれだけで、アンケートの回収率が飛躍的にアップします。

「アンケートに答えてくださった方に資料をお送りする」という運用にすれば、アンケートに答えていただきたいウェビナー主催者と、資料が欲しいウェビナー受講者とで、Win-Winの関係を構築できるためです。

受講者がアンケートに回答するメリットを感じれば、多少アンケート項目が増えたとしてもご回答いただけます。

参考までに、入力フォームの平均項目数は約5.8項目で、その項目数におけるフォーム通過率(すべての必須項目に回答し、送信ボタンを押すユーザの割合)は25%前後であるという調査データがあります。さらに、項目数が増えるほど、フォーム通過率は低下することがわかっています。

私たちがウェビナー後に実施するアンケートには、8つの項目があります。自由記入欄も設けており、1クリックで回答終了、といったアンケートではありません。にもかかわらず、ウェビナー後のアンケート回答率は9割以上にのぼります。

入力フォームにまつわる調査レポートをまとめました
アンケートに限らず、あらゆる入力フォームの調査レポートを「入力フォームに関する調査レポートまとめ|適切な項目数や離脱の原因を徹底解明しました」でまとめています。あわせてごらんください。

アンケート回答者へのウェビナー資料送付は自動化する

多くのウェビナー担当者は、「アンケートに回答してくださった方にのみウェビナーの資料をお送りする」と聞くと、「運営が非常にたいへんになりそうだ」と感じます。

たしかに、手動でアンケート回答者を抽出し、手動で資料をお送りするとなると、セミナー資料の送付漏れや誤送信のリスクが発生し、ウェビナー後の運営は煩雑になります。

しかし、「アンケート回答者にのみウェビナー資料を送付する」という業務は、自動化できます。

セミナー資料の送付を自動化する方法は、Webアンケートフォーム回答者への自動返信メールに、ウェビナー資料ダウンロード用のURLを記載しておくことです。

セミナー資料の送付を自動化すれば、ウェビナー受講者へ、Webアンケートフォームを一斉に送信するだけで、アンケート回答者にのみ資料をお送りできます。

まとめ:ウェビナー後のフォローのポイント

ウェビナー後のフォローのポイントをまとめます。フォローのポイントは、以下の3点です。

  1. 必要な情報を、お電話ではなくアンケートでヒアリングする
  2. アンケートの回収率を上げるため、回答者にはウェビナー資料を送付する
  3. ウェビナー資料の送付は、アンケートフォームの自動返信メールにて行う

この3つのポイントを踏まえてウェビナー後のフォローを実施すれば、

  • ウェビナー後に、スタッフ総出で繋がらない電話をかける必要がない
  • 必要な情報をヒアリングでき、誰にどのようなフォローをすべきかが明確になる
  • ウェビナー資料の送付漏れや運用コストは発生しない
  • 参加者も、資料をもらえて嬉しい

と、最小限の労力で、最大限のフォローを実施できます。