ウェビナー運営でよくあるお問い合わせと、コピペで使えるテンプレートをご紹介

ウェビナー運営にはお問い合わせ対応がつきものです。すべてのお問い合わせを予測し避けることは難しくても、お問い合わせ対応の準備を万全にすれば心の余裕ができます。

この記事は、ウェビナーでよくあるお問い合わせと、対応メールのテンプレートをシチュエーション別にご紹介します。想定するシチュエーションは以下の通りです。

私たちは7ヶ月以上にわたって、週に4、5回ウェビナーを開催しています。今回ご紹介するお問い合わせは、どれも実際によくいただくものです。

それぞれのお問い合わせご紹介の後に、私たちが実際に使っているテンプレートを掲載しているので、コピぺしてお使いください。

ウェビナー「開催前」のお問い合わせ(テンプレート付き)

ウェビナーを定期開催している会社さまなら、日程変更のご連絡をよくいただくでしょう。定期開催でなくとも、申し込みキャンセルのメールをいただくことは珍しくありません。この章では、ウェビナー開催前に頻発する、「日程変更・申し込みキャンセルに関するお問い合わせ」と、対応用のテンプレートをご紹介します。

申込日程を変更したい(希望日程が決定済の場合)

まずは、ウェビナーに申し込んだものの、予定が合わなくなってしまい受講キャンセルのお問合せに至るケースのご紹介です。

メールには、変更する内容の詳細も明記しましょう。お伝えする内容が「承りました」だけでは、希望日程で変更してもらえたかわかりづらく、不安に感じられてしまうかもしれません。

(会社名)
(お名前)さま
お世話になります。
△△セミナー事務局の〇〇です。この度はご丁寧にご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
お申し込み日程変更ご希望とのこと、承りました。
【対象セミナー】
〇〇セミナー
△△セミナー
◆◆セミナー
【変更内容】
日時:20 年 月 日( )00:00 ~ 00:00
⬇︎
日時:20 年 月 日( )00:00 ~ 00:00

こちらでセミナー日程変更のお手続きに入らせていただきます。また、セミナー前日と当日にリマインドメールをお届けします。リマインドメールの中にZoomのURLが記載してありますので、ご確認ください。
届かない場合、迷惑メールフォルダやプロモーションフォルダをご確認くださいませ。今後とも引き続きよろしくお願いします。

△△セミナー事務局
〇〇

参考:なぜ複数のウェビナー名を記載しているの?
複数のウェビナーを開催しているなら、ウェビナー名をすべて記載しておきましょう。別ウェビナーのお問い合わせに対応する時に、ウェビナー名をコピペする手間が省けます。詳しくは後ほどご紹介します。

申込日程を変更したい(希望日程が未決定の場合)

ウェビナー日程の変更を希望する申込者の中には、振替日程が未定の方もいらっしゃいます。

振替日程が未定のケースでは、直近のウェビナー日程をご紹介し、フォームからの登録だけではなく、メールへの返信でも申し込みができる旨を伝えましょう。フォームへの再入力の手間が省け、気軽に再申し込みをしていただきやすくなります。

(会社名)
(お名前)さま
お世話になります。
△△セミナー事務局の〇〇です。この度はご丁寧ご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
セミナー日程のご変更をご希望とのこと、承りました。ご希望のセミナーと同内容のセミナーは、
直近の予定ですと以下の通りでございます。
【対象セミナー】
〇〇セミナー
△△セミナー
◆◆セミナー
【日程】
20 年 月 日( )00:00 ~ 00:00
20 年 月 日( )00:00 ~ 00:00
20 年 月 日( )00:00 ~ 00:00
上記の日程でご都合のつく日程ございましたら、
下記URLからフォームにご登録いただくか、
こちらのメールにご返信いただければと思います。
▽URL
http://〜〜
http://〜〜
何卒よろしくお願いいたします。

△△セミナー事務局
〇〇

申し込みをキャンセルしたい

キャンセル希望のメールには、再申し込み可能な旨と、申込フォームのURLを添付して返信しましょう。メールを見たキャンセル者が再び興味を持っていただけることもあります。定期開催をしていない会社さまも、キャンセル者をリスト化しておきましょう。将来近いテーマのウェビナーを開催したときの集客リストになるからです。

(会社名)
(お名前)さま
お世話になります。
△△セミナー事務局の〇〇です。
この度はご連絡をいただき、ありがとうございます。セミナー参加お申し込み取り消しとのこと、承りました。
同内容のセミナーは通年を通して開催しております。
〇〇セミナー
http://〜〜
△△セミナー
http://〜〜
◆◆セミナー
http://〜〜また是非ご参加いただければ幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。

△△セミナー事務局
〇〇

ウェビナー「開催直前〜開催中」のお問い合わせ(テンプレート付き)

続いて、ウェビナー開催直前やウェビナー開催中に頻発するお問い合わせのご紹介です。ウェビナー直前は、「ウェビナーに参加したいがトラブルが起きた」という旨のお問い合わせが増えます。今回ご紹介するお問い合わせは以下の通りです。

申し込み期間は終わってしまったが、参加申し込みをしたい

私たちは、参加申し込みの期限を前日までに設定しています。それゆえ、ウェビナー当日に「今日のウェビナーに参加したい」というお問い合わせをいただきます。

機会損失を防ぐために、できるだけご要望に答える準備をしておきましょう。

ただし、すでにウェビナーが開始しており、時間が経過していた場合は、別日程のご案内も視野に入れます。

〈まだウェビナーが始まっていないか、途中参加をしていただく場合〉
(会社名)
(お名前)さま
お世話になります。
△△セミナー事務局の〇〇と申します。
ご参加をご希望いただきありがとうございます。ウェビナー参加に情報をご登録させていただきたく思っておりますので、
以下の内容を当メールにご返信いただけますでしょうか。

・お名前(フルネーム)
・会社名
・部署名
・お電話番号
・ご勤務地(都道府県)

本日開催のセミナー詳細は以下の通りです。
———————————————
【セミナー名】主催:カイロスマーケティング株式会社
日時:20 年 月 日( )00:00 ~ 00:00
必要な環境:Zoomをインストール可能なコンピューターをご用意ください。
IDとパスワード、お名前とメールアドレスをご入力いただきますようお願いいたします。
———————————————
ウェビナー情報:〜〜
———————————————
ZoomのIDとパスワードは、転送しないようお願いいたします。
もしZoomにログインできなかった場合、「ブラウザで開く」をお選びください。
ブラウザで参加される場合は、 なるべくChromeをご利用ください。
ご不明点がございましたら、このメールのご返信にてお問い合わせください。
それでは、どうぞよろしくお願いいたします。

△△セミナー事務局
〇〇

〈ウェビナー開始から時間が経過しており、別日程をご案内する場合〉
(会社名)
(お名前)さま
お世話になっております。
△△セミナー事務局の〇〇です。大変申し訳ございませんが、当セミナーはアーカイブ配信等を実施しておりません。
そのため、大変お手数ではありますが、次回日程でのご参加をご検討いただければ幸いです。

▼お申込ページ
セミナー情報:〜〜
ご不明点などございましたらお申し付けくださいませ。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

△△セミナー事務局
〇〇

ウェビナーのURLが届いていない

続いてご紹介するお問い合わせは、「ウェビナーのURLが届いていません」というお問い合わせですです。

私たちは、ウェビナーのURLを、ウェビナーの登録通知メールとリマインドメールに記載しています。したがって、参加者がウェビナーURLを確認できていない要因は、運営側の送信ミスか、メールが迷惑メールフォルダに入ってしまったか、参加者の確認ミスかのいずれかです。対応方法には、迷惑メールフォルダ内の確認を依頼する方法もありますが、安心していただくためにもURLをお送りしましょう。

(会社名)
(お名前)さま
お世話になっております。
△△セミナー事務局の〇〇です。
セミナーに関してお問い合わせいただきましてありがとうございます。
URLが届いていないとのことで、大変申し訳ございませんでした。下記のURLよりご入室いただけますと幸いです。
———————————————–
URL:〜〜〜〜〜
———————————————–
何かご不明点などございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
何卒よろしくお願い申し上げます。

△△セミナー事務局
〇〇

ウェビナー「開催後」のお問い合わせ(テンプレート付き)

この章では、ウェビナー終了後のお問合せ、特にアンケートやウェビナー資料にまつわるお問合せ対応についてご紹介します。

ウェビナーのフォローにはアンケートが大活躍
ウェビナーアンケートの効果やおすすめの項目については別記事「ウェビナー後のフォローの課題は「アンケートの工夫」で解決!アンケートの回収率を上げる方法もご紹介」で詳しくご説明しています。ご興味がございましたらあわせてごらんください。

アンケートに回答したい・資料が欲しい

私たちは、アンケートURLをウェビナー終了直前に、Zoomのチャット機能を使ってお送りしています。

ウェビナー終了前にお送りしたURLはウェビナールームを閉じると見られなくなってしまうので、ウェビナー終了後にアンケート回答をご希望の参加者にはメールで対応しています。

(会社名)
(お名前)さま
お世話になっております。
△△セミナー事務局の〇〇です。
本日はセミナーにご参加いただき、誠にありがとうございました。
セミナーアンケートのURLをお送りさせていただきます。
————————————————
URL:〜〜〜〜〜
————————————————
アンケートにご協力いただきました場合には、本日のセミナー資料(ダウンロード版)を共有させていただきます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

△△セミナー事務局
〇〇

アンケートに回答したが資料が届かない

私たちは、アンケート回答者への特典資料をメールで送付しています。しかしまれに、「資料が届いていない」というお問合せをいただきます。

これは、配信したメールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことが原因だと考えられます。いまのところ、「資料が届いていない」という旨のお問合せをなくす手立てがないため、この問合せに対する回答もテンプレート化しています。

(会社名)
(お名前)さま
お世話になっております。
△△セミナー事務局の〇〇でございます。セミナーのご受講とアンケートへのご回答、誠にありがとうございます。
セミナー資料が届いていないとのことで、
大変ご迷惑をおかけいたしました。こちらのメールにセミナー資料を添付しております。
恐れ入りますが、ご確認お願い致します。
今後とも何卒よろしくお願い致します。

△△セミナー事務局
〇〇

当社のウェビナーの流れを丸々ご紹介します
この記事では、私たちが実際に運営しているウェビナーに基づいたテンプレートをご紹介しております。私たちのウェビナー運営の流れは、別記事「当社のウェビナー運営の流れをすべて公開|真似するだけでウェビナーが効率よく、少人数で実施できるまとめ」にてまとめてございます。ぜひごらんください。

ウェビナーのお問い合わせメールに素早く対応する3つのコツ

ウェビナーのお問い合わせ対応メールは、文面を準備するだけでは実際の運用がうまく行きません。この章では、私たちが心がけている、ウェビナーお問い合わせに素早く対応するための3つのコツをご紹介します。対応メールのテンプレートは、3つのコツを踏まえながら活用しましょう。

メールソフトやツールにテンプレートを保存しよう

せっかく作ったメールのテンプレートが、メーラー内やメール配信用のツールに保存されていなければ、わざわざ別データを参照しなくてはなりません。

作成したテンプレートは、すぐに使えるように、メーラー内やメール配信用のツールに保存しておきましょう。

日本ビジネスメール協会の調査によると、2018年もっとも使用率の高いメーラーはG Suiteを含むGmailです。Gmailにももちろんテンプレート保存機能があります。別記事「Gmailを活用して、メールの確認漏れをゼロにしよう|「ラベル機能」や「アーカイブ機能」などの便利な機能をご紹介」の「テンプレートを活用する」にて、Gmailのテンプレート設定方法を詳しくご説明しています。Gmailのテンプレート機能について知りたいご担当者さまは、あわせてご参考ください。

テンプレートの変数を減らそう

変数とは、メールを送る日時や相手によって変わる文字情報のことです。以下がお問い合わせの対応メールに使われる変数の代表的な例です。

ここまでの章でご紹介したテンプレートも、変数を極力減らしています。

どうしても変数を記載したい時は、工夫をして手間を省きましょう。私たちは、複数の選択肢がある変数は、すべてテンプレート内に記載しています。私たちの場合、ウェビナー名や開催時間には複数の選択肢があります。

選択肢をすべて記載すれば、わざわざ別の資料からコピペしたり、手打ちしたりする手間が省けます。

テンプレートをウェビナー運営チームに共有しよう

チーム全体の業務効率化のため、自分が使っているテンプレートは、ウェビナー運営チームに共有しましょう。

テンプレートの共有は、Googleドキュメントがおすすめです。Googleドキュメントは、オンライン上で文章を共有、編集できます。

Googleドキュメントにテンプレートをストックしておけば、誰でもすぐに必要なテンプレートにアクセスできます。その上、テンプレートにない問い合せが来ても、問い合せを受けた担当者は新たなテンプレートを加筆できます。