知っておきたいセミナー受付メールの基本と例文〜自動化する方法もご紹介〜

セミナーを開催するとき、セミナー申込者に対して、申し込み完了をお伝えするセミナー受付メール。

受付メールには、申込者へ無事に申し込みできたことを伝えるほか、当日の会場までのアクセスや持ち物などの詳細情報をお知らせして申込者の疑問点を払拭する効果があります。

受付メールはセミナー申し込みを確認した後すぐに送るのが一般的ですが、定期的なリマインドによってセミナー出席率を上げる効果があることをご存知でしょうか。

この記事では、はじめてセミナーを運営する担当者さまに向けて、セミナー受付メールの例文や私たちが実践している送信スケジュールをご紹介します。

セミナー受付メール送信スケジュール

この章では、セミナー出席率を高めるために私たちが設定しているセミナー受付メールの送信スケジュールを紹介します。

私たちはセミナー申し込み直後に申し込みのお礼をお伝えする受付メールとは別に、リマインドのための受付メールを合計4通送っています。

私たちは無料オンラインセミナー(ウェビナー)の集客を開催日の1ヶ月前から行っています。そのため、セミナー集客開始の早い段階で申し込みした方の場合、予定を忘れてしまったり、別のスケジュールを入れてしまったりすることがあります。そうした方の欠席を防ぐために、1週間前からリマインドメールを送っています。

また、セミナー開始直前にもメールを送ることで、参加用のZoomのURLがメールボックスに埋もれるのを防いでいます。

セミナー受付メールを何通も設定するのは手間?
受付メールは、参加者ごとに送信が必要です。ただし、申し込みを確認して1件ずつ個別にメールを作成するのはとても手間がかかります。そのため私たちは、申し込み情報の差し込み入力や予約配信ができるツールを使用して効率化しています。自動化のために必要なツールや方法については、「セミナー受付メールを自動化する方法」の章でご紹介します。

セミナー受付メールの文例

この章では、セミナー受付メールに必要な情報とセミナーの種類ごとの文例をご紹介します。

セミナー受付メールに記載する内容は、上記の一覧をもとに、主催するセミナー内容によって変更します。また、リマインドのために送る受付メールであれば、申込者や料金についての情報は不要です。

下記に掲載しているテンプレートはそのままコピーして使用可能ですので、適宜編集の上、ぜひご活用ください。

ウェビナー版

件名:受付完了のお知らせ「ウェビナータイトル〜〜」

本文:
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社 セミナー事務局でございます。

この度は【〇〇セミナー】にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
セミナーのお申し込みを、下記の内容で承りました。

会社名   :〇〇
お名前   :〇〇
ご希望日時 :〇月〇日
受講料   :〇〇円(税込み)
お支払い方法:〇〇

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ウェビナー概要
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主催   :〇〇株式会社
セミナー名:〇〇セミナー
開催日時 :〇月〇日 〇時〇分〜〇時〇分
セミナー受講用URL:〜〜〜

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ウェビナー参加にあたってのお願い
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ウェビナーは「〇〇」というサービスを用いて実施いたします。当日は、〇〇をインストール可能なPCをご用意ください。
〇〇の参加方法に関して、詳しくは〜〜をご覧ください。
それでは、当日セミナーでお会いできるのを楽しみにしております。
ウェビナーに関して、ご質問等ございましたら、下記の「お問い合わせ先」へご連絡ください。

━━━━━━━━━━━━━━━━
お問い合わせ先
━━━━━━━━━━━━━━━━
〇〇株式会社セミナー事務局
Mail :
Tel :

セミナー版

件名:受付完了のお知らせ「セミナータイトル〜〜」

本文:
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社 セミナー事務局でございます。

この度は【〇〇セミナー】にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
セミナーのお申し込みを、下記の内容で承りました。

会社名   :〇〇
お名前   :〇〇
ご希望日時 :〇月〇日
受講料   :〇〇円(税込み)
お支払い方法:〇〇

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セミナー詳細とアクセス
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主催   :〇〇株式会社
セミナー名:〇〇セミナー
開催日時 :〇月〇日 〇時〇分〜〇時〇分
開催場所 :〇〇ホール7F セミナールーム
会場住所 :東京都〇〇区〇〇  〇〇ホール 7F
アクセス :JR「〇〇」駅、〇〇出口から徒歩〇〇分
お持ち物 :筆記用具、お名刺

それでは、当日セミナーでお会いできるのを楽しみにしております。
セミナーに関して、ご質問等ございましたら、下記の「お問い合わせ先」へご連絡ください。

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お問い合わせ先
━━━━━━━━━━━━━━━━
〇〇株式会社セミナー事務局
Mail :
Tel :

セミナー参加者へのお礼メールの4つの工夫 | 参加者の反応を良くするために【文例付き】
セミナー「後」にお送りするお礼メールの書き方を文例付きでご紹介した記事です。参加者の印象をよくし、商談や次のステップにつなげるために必要なポイントをお伝えします。
ウェビナー運営担当者のためのメールテンプレート集
自社でウェビナーを運営する担当者さまに向けて、ウェビナーでよくあるお問い合わせに対しての返信メールテンプレートを掲載した資料集です。あわせて、ウェビナーで必要なメールの全体像や、メール送信業務を素早く行う小技をご紹介しています。
あわせてごらんください。

セミナー受付メールを自動化する方法

セミナー受付メールの送信作業を自動化することで、日々のセミナー運営業務が格段に楽になります。

セミナーの企画は一度きりですが、セミナー受付メールの送信などのセミナー運営業務は、セミナーを開催している限り続きます。そのため、セミナー受付メールを手動で1件1件送信していると、集客すればするほど、セミナーの運営が大変になってしまいます。また、手動での送信には、内容の記載ミスや送信漏れがつきものです。

セミナー受付メールを自動化する方法は2つです。

  • メールの自動返信設定・予約配信設定をする。
  • セミナー申込者の登録情報をセミナー受付メールに差し込み入力する。

ここからは、セミナー受付メールを自動化する方法について、くわしくご紹介します。

セミナー受付には申し込みフォームの活用がおすすめ
セミナー運営を効率化するには、セミナー申し込み用の入力フォームの作成をおすすめします。セミナー申し込みは、メールや電話で取りまとめる方法もありますが、確認もれが発生する可能性もあります。確認もれを防ぎ、参加者情報の集計や、受付メールの作成を容易にするためにも入力フォームを活用しましょう。
フォームについて「入力フォームとは?今さら聞けないWeb用語をどこよりもわかりやすく解説します」でご説明しています。あわせてごらんくださいませ。

セミナー受付メールの自動化手順1:メールの自動返信設定・予約配信設定をする

申し込み完了をお伝えする受付メールを自動化するためには、セミナー申し込みフォームを作成し、セミナー受付メールと紐付けて自動返信設定をします。

セミナー受付メールをフォームに連携させることで、セミナー参加希望者がフォームに登録した時点で、即座に受付完了をお知らせするメールが配信されるようになります。

また、リマインドのための受付メールも自動化が可能です。あらかじめ配信スケジュールを決め、一括で予約配信設定することで、運営担当者がその都度メール作成や送信確認をする必要もなくなります。

セミナー受付メールの自動化手順2:セミナー申込者の登録情報を差し込み入力する

ウェビナー受付メールの内容がセミナー日時や会場までのアクセスなどの全体アナウンスであれば、手順1までで自動化は完了します。

ただし、セミナー受付メールには、申込者が、自分が登録した内容を確認する役割もあります。

セミナー申し込みフォームに入力した情報を受付メールに差し込み入力設定できれば、セミナー申込者ごとに送る個別メールの作成を自動化できます。

自動化したセミナー受付メールのイメージがこちらです。

上記は、当社が提供しているマーケティングオートメーション「Kairos3」の実際の画面です。

この記事で紹介した自動化の方法は、セミナー運営を効率化させるツールを活用する必要があります。次の章では、必要なツールについて、ご紹介します。

セミナー受付メールを自動化できるツール

セミナー受付メールを自動化するには、下記3つの機能を備えたツールを利用する必要があります。

この章では、これらの機能を兼ね備えたツールを3つご紹介します。

フォーム作成サービスの主な機能は、その名の通りフォーム作成機能です。フォーム作成サービスには、フォーム作成機能に加えて、自動返信メールを送信でき、さらには自動返信メール内にフォーム入力情報を差し込めるサービスもあります。これらの機能を備えているフォーム作成サービスを利用すれば、セミナー受付メールを自動化できます。入力フォームの作成方法については、「入力フォームとは?」の記事で紹介しています。

イベント管理ツールは、セミナーや展示会などのイベントの出席者を管理することに特化したサービスです。多くのイベント管理ツールは、出席者の管理に加えて、セミナー受付メールを自動化できる機能を備えています。

マーケティングオートメーションは、見込み客獲得から商談にいたるまでのマーケティングプロセスを効率的・効果的に行うことができるツールです。マーケティングオートメーションは、フォーム作成サービスやイベント管理ツールとくらべて機能が豊富です。フォーム作成やフォーム入力情報を反映させた自動返信メールの送信に加えて、見込み客のWeb行動を検知することもできます。

マーケティングオートメーションは、セミナー運営のみならず、効果的なメールマーケティングを実現し、営業案件を創出できるツールです。

マーケティングオートメーションとは?
マーケティングオートメーションの概要や機能、活用事例について、「マーケティングオートメーションとは?わかりやすく解説」でまとめています。また、マーケティングオートメーションの現在がわかる各種調査レポートを「マーケティングオートメーション(MA)の調査レポートまとめ」でまとめています。あわせてごらんください。

※この記事は、2022年4月15日に更新しました。