ウェビナー案内メールの書き方がわかる!テンプレート付き初めてガイド

開催予定のウェビナーを周知し、ウェビナー参加者を増やすための施策、ウェビナー案内メール。ウェビナー案内メールの作成は、コツさえ掴めばかんたんです。

この記事では、ウェビナー案内メールの作成手順と具体的な内容、集客率をあげるための工夫をご紹介します。

ウェビナー案内メールのテンプレート|マケフリ編集部の事例

早速ですが、私たちが普段送っているウェビナー案内メールの文例をご紹介します。この文例をコピペし、必要な情報を加筆修正していただければ、すぐに使えます。

件名:メールマーケティングを基礎から無料で学べるセミナーのご案内

ご担当者さま
お世話になっております。〇〇の西野です。
本日は、弊社開催のセミナーにぜひご参加いただきたく、ご連絡させていただきました。
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セミナー名:事例から学ぶ メールマーケティングの成功法則セミナー
日時:20〇〇年〇月〇日(〇曜)11:00〜12:00
開催場所:オンライン
参加費:無料
講師:〇〇先生
株式会社〇〇でのマーケティング業務を経て、〇〇コンサルティングの立ち上げメンバーとして、常に最先端のマーケティング現場に携わられています。メールマーケティングの〜〜。
参加方法:Zoomにてご参加いただけます。
お申し込み後、別途参加URLをお送りいたします。参加者のみなさまの顔出しはございませんので、ご安心ください。
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本セミナーの目次
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「自分にもできるだろうか」「営業担当者でもメールマーケティングはできるのか」という不安をお持ちのご担当者さまは、ぜひご参加ください。
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お申し込みはこちらから。
▼http://~~

このウェビナー案内メールのテンプレートさえ持ち帰っていただければ、みなさまはウェビナー案内メールの基本を抑えたも同然です。さらに、これからお伝えする「効果を高める小ワザ」や「ウェビナー案内メールの構成要素」について知っておけば、ウェビナー案内メールの成果がより高まります。

ここからの章では、

  • ウェビナー案内メールの効果を高めたいご担当者さま
  • ウェビナー案内メールについて、もう少し掘り下げて知りたいご担当者さま
  • テンプレートを自社に合うようにカスタマイズしたいご担当者さま

に向けて情報をお伝えします。

参考:実際のウェビナー案内メールを見てみる
私たちは月に4回、マーケティングのノウハウのご提供をメインにしたメルマガをお送りしながら、ウェビナーへの誘導を行っています。無料でご登録いただけますので、実際のメールを参考にしたいご担当者さまは、以下のリンクからお申し込みください。
マケフリメルマガに登録する

ウェビナー案内メールのメリット

ウェビナー案内メールのメリットは、なんといっても始めやすさです。

広告でセミナーに集客すると、1申込を獲得するだけでも数万円かかることもあります。メールでのウェビナーでの誘導は、ハウスリストがあれば無料で始められます。

ハウスリストがなく、集客にもお金をかけられないなら
セミナー集客サイトにウェビナー情報を掲載すれば、掲載内容に興味を持ってくださるお客さまがウェビナーに登録してくださいます。セミナー集客サイトの中には、無料で利用できるサービスもあります。別記事「本当に集客ができた、セミナー集客サイト7選。私たちの集客実績もご紹介」では、私たちが実際に使っているセミナー集客サイトの特徴や、掲載時の工夫についてくわしくご紹介しています。

また、LogMeIn社の調査によると、調査対象のウェビナーでもっとも多かった申し込み経路は「メールからの申し込み」です。

ウェビナー案内メールは、低コストかつ成果が出やすい、おすすめのウェビナー集客施策です。

ウェビナー案内メールの構成要素

ウェビナー案内メールの書き方は業種業態によってさまざまです。この章では、私たちがお送りしているウェビナー案内メールに沿って、おすすめの構成をご紹介します。

ウェビナー案内メールに最低限必要な要素は以下です。

ウェビナー案内メールの構成要素:件名

件名は、読者が「このメールは自分にとって開く価値があるか判断する」箇所です。読者がすぐにウェビナー概要がわかるように、件名はシンプルなものがおすすめです。

私たちは下記のように、「日時+ウェビナー名」の件名をよく活用しています。

  • 9/28(火)開催【〇〇】セミナーのご案内

参考:件名の作り方発展編

ウェビナー案内メールの作成に慣れてきたら、件名の全体のバランスを見ながら、「日時+ウェビナー名」以外のタイトルにも挑戦しましょう。たとえば、このような要素は件名として使いやすいです。

  • セミナーに参加すると得られる学び
  • 所要時間
  • 登壇者
  • 価格

「セミナーに参加すると得られる学び」は、「ターゲットが知りたい内容」を掘り下げると見つかります。セミナー内容を、営業担当者やサポートに見せ、お客さまの関心に近そうなトピックをピックアップしてもらうのがおすすめです。営業担当者やサポートは、お客さまともっとも近い業務担当者であるため、お客さまの課題をよく知っているはずです。

また、ウェビナーが無料であったり、講師が著名人であったりすれば、それらの情報を入れ込むだけで魅力的な件名になるかもしれません。

どの価値を押し出すか決めたら、短く整理して件名を作りましょう。

  • 例)
  • 〇〇の秘訣がわかる無料セミナーのご案内
  • 人気講師〇〇が語る|[セミナー名]のご案内
  • 90分だけで丸わかり![セミナー名]のご案内

タイトルを1から作る場合は、メルマガの件名の作り方をまとめた別記事「メルマガタイトル(件名)の作り方〜5ステップで作る開封されるタイトル」もぜひご参照ください。

ウェビナー案内メールの構成要素2:イントロ

イントロはこだわりすぎず、シンプルな挨拶に留めましょう。

例)

〇〇会社
〇〇さま(会社名・個人名差し込み)
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

本日は、これからDXに取り組みたいとお考えのみなさまへ、営業DXを始める具体的なプロセスや方法が学べるセミナーのご紹介です。
(セミナーバナーがあるなら、貼っておく)
当社、代表取締役の〇〇が登壇いたします。
お申し込み・ウェビナー詳細は下記リンクからご覧いただけます
http

よくあるミスとして、「イントロに要素を盛り込みすぎてしまうこと」が挙げられます。

たとえば、ウェビナーに参加する価値、開催に至るまでの苦労話、いかに著名な講師が登壇するかなど、書き手はセミナーの価値をもりもりに書いてしまうことがあります。

しかしイントロが長すぎると、読者はイントロだけでお腹いっぱいになってしまい、ウェビナー詳細をみる前に離脱してしまうでしょう。

件名でセミナーに興味を持ってくださった読者には、イントロで興味づけるよりも早くウェビナーの要件を見ていだたき、ご自身で判断してもらいましょう。

イントロには、忘れずにウェビナー申し込みへのリンクを設置しましょう。

メールを開いて一番初めに見える部分を「ファーストビュー」と呼びます。このファーストビューにリンクが入ることで、メールを最後まで読まない読者もリンクを認識してくださいます。

メルマガのファーストビューについて知りたいなら
メールマーケティングにおいて、ファーストビューは重要な要素です。別記事「メルマガファーストビューとは?クリック率やCV率が向上する工夫をご紹介」では、ファーストビューがもたらす効果やクリック率などを高める工夫を紹介しています。

ウェビナー案内メールの構成要素3:ウェビナー情報

ウェビナー情報は箇条書きにし、読みやすさを意識しましょう。

  • テーマ:セミナー名
  • 開催日時:20××年 ×月××日(×)14:00〜15:00
  • 開催方法:Zoomによるウェビナー
  • 費用:無料
  • 主催者:〇〇株式会社
  • セミナー詳細・お申込み:
  • https://~~
  • こんな方におすすめ

さらに情報を足したい場合は、

  • 過去の参加者の声
  • メイントピック(ウェビナーの目次)

なども入れると、参加するビジョンが湧きやすくなります。

Zoomの入室方法や細かいセミナーの注意事項は、申し込み確認メールやリマインドメールに記載しましょう。

ウェビナー案内メールの構成要素4:フッター

フッターには、セミナー申し込み用のリンクと、その他必要な要素を入れ込みましょう。

必要な要素は以下です。

ウェビナー案内メールの送り方

この章では、ウェビナー案内メールの成果を高める送り方についてご紹介します。

ウェビナー案内メールの送り方1:一斉配信かセグメント配信かを決める

ウェビナー案内メールの配信方法は、大きく分けて2つあります。顧客リストに一斉配信する方法と、セグメント配信する方法です。

セグメント配信とは、顧客の属性や行動の段階を分類(セグメンテーション)して作ったリストにメールを配信する方法です。

一斉配信とセグメントにはそれぞれのメリット、デメリットがあります。

私たちのおすすめは一斉配信です。単純に配信の母数が多くなり、より多くの集客を見込めるからです。セミナーに興味がない読者に嫌がられる可能性がある一方で、メールの内容によっては興味を持っていただけるかもしれません。

また、セグメント配信は作成コストがかかります。セグメントをした分だけ、作るメルマガの数も増えるからです。

ウェビナー案内メール送り方2:配信スケジュールを決める

私たちは、適切なウェビナー案内メールの通数は、1セミナーにつき最大で3通ほどだと考えています。通数を増やせば、反応する人数が増えます。

しかし一方で、メールの通数が増えると、「うっとうしい」と感じる読者が増え、メルマガの解約率が高まる危険性があります。セミナーの開催頻度が多い場合は、毎回3通送ると送りすぎになる可能性があるので通数に注意しましょう。

1通目のウェビナー案内メールは、ウェビナー開催1、2週間前には送っておきましょう。調査によると、ウェビナーは開催1週間前に申込者が急増します。私たちは、1週間前までにウェビナーに登録していただけるよう、2週間前にはウェビナー案内メールをお送りしています。

2通目は、ウェビナー開催の3日ほど前にお送りしましょう。1通目を配信した段階で「ウェビナー案内来たけど、まだ先だから決めなくてもいいか」と判断した読者にも来ていただくのが目的です。

2通目のウェビナー案内メールには「間もなく開催である」旨を伝え、スケジュールを確認していただけるように誘導しましょう。

3通目の配信タイミングは「開催の直前」です。前日や当日の朝に送るのが効果的です。同社の調査によると、ウェビナー参加者の17%はウェビナー当日に参加を申し込んでいます。

直前の案内メールには、「具体的な日程」と、「ギリギリの申し込みも受け付ける」旨を記載しましょう。

集客数だけを追わず、お客さまの心情に配慮しよう

集客数だけを追うなら、可能な限りたくさんのメールを送って情報を露出させた方が効果があります。しかし、それではお客さまの心は離れてしまいます。

同じ集客メールが何度も届くと、読者に「しつこい」と思われてしまうでしょう。

もし、2通、3通と同じウェビナーに集客するメールを送りたいなら、「ノウハウ+ウェビナー誘導」という形式で案内メールを送るのがおすすめです。くわしくは、記事後半の「参考:ウェビナー案内メールの成果が出ないときは」をごらんください。

ウェビナー案内メールで集客を成功させる3つの工夫

この章では、ウェビナー案内をメールで成功させるための工夫を3つご紹介します。

開封されやすい時間に送ろう

メールとセミナーには、それぞれ「開封されやすい」時間帯や、「申し込みやすい」時間帯があります。

多くのビジネスパーソンは午前中にメールボックスを確認します。またマケフリ編集部で調査したデータによれば、9時、13時、16時が開封率が高い時間帯です。開封率の高い時間帯に招待メールを送れば、受信トレイの上部にメールが表示され、開催を認知していただきやきやすくなります。

また、調査によれば、ウェビナー(オンラインセミナー)参加者の36%は、午前8時から午前10時の間にウェビナーに申し込んでいます。この数字は他の時間帯と比べて高い数字です。

集客数を伸ばす5つの取り組み
私たちマケフリ編集部が、ウェビナーの集客数を伸ばすために実施した取り組みをご紹介する記事です。この記事でご紹介した取り組み以外も書かれています。よろしければごらんください。「実際に試して効果があった、ウェビナーの集客数を伸ばす5つの取り組み

CTAには、「ボタン」と「アンカーテキスト」両方をつけよう

CTAとは、クリックしていただきたい、次のアクションに誘導する仕掛けを指す用語です。ウェビナー案内メールでは、「ウェビナーの申込フォーム」や「LP」への誘導がCTAに該当します。

ウェビナー案内メールのCTAは、ボタンとアンカーテキストを両方設定するのがおすすめです。

自社で試してみたところ、ボタンとテキストでの誘導は、テキストのみの誘導よりも1.9倍クリックされました。

メールのKPIを高めたいご担当者さまへ

私たちが実際に試してわかった、メールのKPIの高め方を、「開封率やクリック率が高まる メルマガKPI改善のテクニック9選」にまとめました。開封率やクリック率を高め、成果に繋げたいご担当者さまにおすすめのeBookです。

アンカーテキストの内容を具体的に書こう

アンカーテキストには、セミナー名など具体的な情報を盛り込みましょう。読者は、どこに飛ぶかわからないリンクを踏むことを躊躇します。

  • お申し込みはこちら
  • 〜。こちらのセミナーでは〜

と、遷移先について具体的に書かれていないリンクはおすすめできません。私たちは以下のようにリンクを記載しています。

参考:ウェビナー案内メールの成果が出ないときは

ウェビナー案内メールを送っているうちに、だんだんと成果が出なくなった、思ったより集客が振るわない、などの悩みに当たるかもしれません。

そんな時は、ウェビナー案内メールを「ノウハウ紹介+ウェビナー案内」という構成にしてみましょう。ノウハウ紹介も含めたメールなら、ウェビナー自体に関心を持っていない読者にも、ウェビナー情報をお届けできます。また、「ノウハウ紹介+ウェビナー案内」のメールは、メールそのものに価値があるため、複数通送っても読者にとってありがたい情報発信になります。

参考までに、私たちが過去に「ノウハウ紹介+ウェビナー案内」の形でお送りしたウェビナー集客メールの文面をご紹介いたします。

メルマガバックナンバー「ウェビナーにたくさん集客できなくても大丈夫!解決策と事例をご紹介」を読む

私たちは、ウェビナーを5種類開催しており、メルマガからウェビナーに誘導しています。メルマガでお伝えするノウハウは、誘導するウェビナーに合わせて選んでいます。

マガジン化したウェビナー案内メールは、ウェビナー資料の一部を抜粋するだけでかんたんに完成します。ウェビナー内容を細かく切り分けて、ネタを再利用しましょう。

メールマーケティングのネタ切れを防ぎたいなら
メルマガのご担当者によく聞くのが「メルマガのネタがなくて続かない」といったお悩みです。別記事「4ステップでメルマガのネタ切れを防ぐ|読者に感謝される、メルマガのネタの見つけ方」では、自社に転がるメルマガのネタを見つけるフレームワークをご紹介しています。