Zoom「ウェビナーオプション」の、おすすめ設定を公開します

Zoomの「ウェビナーオプション」を使うなら、始めにいくつかの押さえておきたい主要な設定があります。主要な設定を押さえておけば、受講者が参加しやすいウェビナーにできます。

私たちマケフリ編集部は、2020年3月から10か月間で、170回近くのウェビナーを実施してきました。この記事では、私たちがウェビナー運営で試行錯誤しながら知り得た、Zoomのおすすめ設定をご紹介します。

Zoomの「ウェビナーオプション」を使って、「トラブルなくウェビナーを実施したい」「お客さまが参加しやすいウェビナーを作りたい」というウェビナーご担当者さまのお役に立てば幸いです。

※この記事は、2021年1月7日に更新しました。

Zoom「ウェビナーオプション」の有無で生じる違い

Zoomの「ウェビナーオプション」を契約すると、通常プランでは使えない特有の機能が使用可能になります。この章では、「ウェビナーオプション」を契約している場合とそうでない場合での、機能の違いをご紹介します。

「『ウェビナーオプション』を契約しているが、機能があまり把握できていない」というご担当者さまは、ぜひごらんください。

参加者のプライバシーを保護できる「ウェビナーオプション」特有の機能

Zoomの「ミーティング」は、社外の不特定多数の参加者を招待するウェビナー向けに作られてはいません。たとえば、社内ミーティングは参加者がお互いの名前を把握し、出欠状況がわかる状態が望ましいですが、ウェビナーでは個人情報保護の観点から、参加者の名前が公開された状態は望ましくありません。

Zoom「ウェビナーオプション」を利用すれば、不特定多数の受講者が参加しやすい状態を作れます。

  • 受講者の認証がスムーズになる
  • 受講者のカメラ・マイクがOFFになっており、受講者は意図せず音声や顔を見られることがない
  • 受講者同士ではお互いの名前が表示されず、個人情報が保護される
  • 「挙手」機能で受講者への個別対応が可能となる
  • 受講者は、「Q&A」機能や「チャット」機能で質問できる

参考:「パネリスト」機能を使えば、参加者にウェビナーの管理権限を与えられる

Zoomの「ウェビナーオプション」では、「主催者」と「参加者」だけでなく「パネリスト」という特殊な参加形式を設定できます。

「パネリスト」を設置しないウェビナーでは、基本的に参加者はウェビナーを聴講するのみとなります。「パネリスト」機能は、パネルディスカッションやワークショップなどの、主催者と参加者が双方向にコミュニケーションを取るウェビナーで活躍します。

「ウェビナーオプション」を利用せずにウェビナーを実施する場合は
ウェビナーオプションなしの「プロアカウント」でのおすすめ設定については、「Zoomプロアカウントでウェビナーを実施する設定まとめ(ウェビナーオプションなし)」でご紹介しています。ウェビナーオプションなしの「プロアカウント」での設定方法を知りたいご担当者さまはご参考ください。

Zoom「ウェビナーオプション」でのおすすめ設定

ウェビナー開催日時が決まったら、Zoom上でウェビナーを作成しましょう。

画面左側「ウェビナー」タブを選択し、「ウェビナーをスケジュールする」をクリックすると、これから作成するウェビナーの設定ができます。

ウェビナー開催までに、いつ何を準備するべき?
ウェビナーを開催するには、集客ページの作成やリハーサルなど、さまざまな準備が必要です。「ウェビナー準備のスケジュールの組み方と、やるべき8つの項目をご紹介」では、ウェビナー開催前の準備を、実際に私たちが組んだスケジュールとともにご紹介しました。あわせてごらんください。

登録

ウェビナースケジュール画面にある「登録」は必須に設定しておきましょう。登録を必須にしておくと、以下3つのメリットがあります。

  • 参加者の本人確認ができ、ウェビナー登録者以外がウェビナーに参加するのを防げる
  • ウェビナー後に申込者の出欠状況をCSVレポートで把握でき、ウェビナーのフォローがしやすくなる
  • 記事後半に紹介する「メール設定」機能によって登録者へメールを送れる

「登録」とは、ウェビナーに参加する前に、受講者のメールアドレスや名前の登録を必須にするオプションです。「登録」を必須にすると、ウェビナーに参加する前に、以下のような画面が表示されます。

質疑応答

ウェビナーの項目では、デフォルトで「質疑応答」にチェックが入っています。

質疑応答にチェックを入れると、ウェビナー画面にて、「Q&A」のタブが表示されます。

質疑応答は、受講者がウェビナー中に、主催者に質問を投稿できる機能です。受講者が「Q&A」に質問を投稿すると、主催者からの回答を他の受講者も確認できます。質疑応答の公開は、質問者以外の受講者にとっても役立つため、私たちはウェビナー中の質問を「Q&A」にて受け付けています。

いただいた質問への回答方法は2種類あります。ウェビナー登壇者が音声で回答する「ライブで回答」と、文字で回答を入力する「回答を入力」です。

自動承認

ウェビナーをスケジュールすると、遷移先の画面で、以下のような画面が表示されます。

招待状のタブの中に、「承認」という項目があるので、自動承認に設定しておきましょう。デフォルトは「自動承認」になっています。

承認とは、登録があった受講者が、主催者の許可なしに入室できるかどうかの設定です。手動承認に設定すると、ウェビナー主催者が承認しない限り、ウェビナー登録者はウェビナーに参加できません。

手動承認は、ウェビナー運営の手間が増えるため、おすすめしません。どうしても名前確認やメールアドレス確認が取れた受講者のみを受け入れたい、という場合は、手動承認にしましょう。

投票

ウェビナー作成画面から「投票」を作成すると、ウェビナー中に投票機能を使えるようになります。投票用の質問内容は、ウェビナーごとに「投票/アンケート」タブから編集できます。

なお、「投票」の項目自体は、ウェビナー開催前に作成しておく必要があります。ウェビナー中に項目は作成できませんので、ご注意ください。

アンケート

ウェビナー後にアンケートを取得したい担当者さまは、「投票/アンケート」タブの中にある、「アンケート」を活用しましょう。

ウェビナー後のアンケートをオンにすると、ウェビナー後に自動遷移するURLを設定でき、チャットでアンケートフォームを受講者に送付しなくてもよくなります。

ちなみに私たちは、Zoomのアンケート機能は利用せず、マーケティングオートメーションで作成したアンケートフォームを利用しています。ウェビナー終了直後に、チャット欄にて参加者のみなさまへアンケートフォームのURLをお送りし、アンケートへのご協力を呼びかけています。

回収率が上がるアンケートの作り方
ウェビナー後にお客さまとスムーズにコミュニケーションを取る方法としてアンケートがあります。詳しくは、「ウェビナー後のフォローの課題は「アンケートの工夫」で解決!アンケートの回収率を上げる方法もご紹介」にてご紹介しております。あわせてごらんください。

同じ条件のウェビナーを定期開催する方法

Zoomで同じ条件のウェビナーを定期開催する方法は2つあります。

テンプレートを活用する

一度設定したウェビナーは、テンプレートとして保存できます。「ウェビナーをスケジュールする」から作成し保存したウェビナーには、ページ下部に「このウェビナーをテンプレートとして保存」ボタンが出現しますので、そこからテンプレート化できます。

テンプレート化したウェビナーは、「ウェビナーをスケジュールする」から新規ウェビナーを開催するときに、「テンプレートを使用」欄から選べるようになります。

定例開催ウェビナーを作成する

作成するウェビナーを「定例開催ウェビナー」にすれば、同一のウェビナーを一定期間内、繰り返し開催するよう設定できます。

  1. 「ウェビナーをスケジュールする」を選択
  2. 「定例開催ウェビナー」のチェックボックスにチェック
  3. 具体的な実施間隔や曜日、終了日を設定

なお、定例開催のウェビナーであっても、1開催ごとに日時変更が可能です。たとえば、「火曜日の午後」に設定していた定期開催のウェビナーを、来週だけは「水曜日の午前」に変更したい場合は、来週の予定だけ変更することができます。

ちなみに私たちは、開催曜日や開催時間が毎週異なるウェビナーを実施していますが、「定例開催ウェビナーを作成する」を使っています。テンプレートから作成するより、定例開催ウェビナーを作成した方が、作業にかかる時間や手間が削減できるからです。

定例開催ウェビナーの日付を変更する方法は、下記の通りです。

  1. 設定済みの定例開催ウェビナーの「このウェビナーを編集」を選択
  2. 「このウェビナーのみ」を選択
  3. 開催日時を変更

特定の場面で効果を発揮する機能

Zoomには、前章までにお伝えしきれなかった、特定の場面で使える機能があります。ぜひ、自社のウェビナーのスタイルに合わせてご活用ください。

メールを自動送信したい場合に使える「メール設定」機能

「メール設定」機能を使えば、リマインドメールや参加者へのフォローメールを、ウェビナー登録者へ自動で送信できます。該当のウェビナーの「メール設定」のタブから、各種メールの送信内容や送信タイミングを設定します。

Zoomのメール設定機能には、注意点もあります。

  • 送信対象者は事前にウェビナー登録をした受講者のみ
  • 指定できる送信タイミングは「◯日後」のみで、送信時間を指定できない
  • HTML形式のメールには対応していない

ツールを使わずに手動でセミナーフォローのメールを送っている場合は、Zoomの「メール設定」機能によって運営業務を削減できます。

ウェビナーの参加者情報を取得したい場合に使える「レポート」機能

「レポート」機能では、ウェビナー登録者の登録名やメールアドレス、Q&Aの内容をCSVファイルでダウンロードできます。登録者レポートや参加者レポートを利用したい場合には、「登録」を必須にしておく必要があります。

私たちは、マーケティングオートメーションを使ってウェビナーの参加者情報を管理しています。ウェビナー終了後は、出力した「参加者レポート」から申込者の出欠状況を把握し、マーケティングオートメーションに紐づけて記録しています。

参考:「参加者レポート」のダウンロード手順

ウェビナー設定時に「登録」を必須にしておきます。

ウェビナー終了後、「レポート」タブから「ウェビナー」を選択します。

「ステップ1:レポートのタイプを選択」にて「参加者レポート」を選択します。

「ステップ2:ウェビナーを選択」で該当のウェビナーを選択します。

「ステップ3:レポートの作成」で、ダウンロードするレポートの形式を選択します。

  • 「サマリー情報はレポートの上部に含まれます。」:ウェビナーのホスト情報がCSVファイルの上部にまとめて表示されます。
  • 「参加ステータスごとに参加者リストをソートする」:定期開催ウェビナーの「参加者レポート」では、これまでの登録者一覧が表示されます。「参加ステータスごとに参加者リストをソートする」にチェックを入れると、過去に開催したウェビナーの登録者と該当ウェビナーの参加者を分けて表示できます。

最後に「CSVレポートを作成」をクリックします。

背景を映したくない場合に使える「イメージバーチャル背景」機能

イメージバーチャル背景とは、話し手だけをくり抜き、背景を画像に差し替える機能です。「イメージバーチャル背景」は「設定」タブの中にあります。

ウェビナーは、自宅で登壇することもあるでしょう。イメージバーチャル背景を使えば、背景に自宅を映さずに済みます。

上記の設定をオンにすると、「イメージバーチャル背景」という機能を利用できます。ただし、イメージバーチャル背景を利用するには、PCがZoomの要求するスペック条件を満たしている必要があります。PCのスペックが足りないと、話し手のくり抜きがうまくいかず、背景が画像に置き換えられないためご注意ください。

参考:PCのスペックが足りなくても背景を変えたい場合に使えるアプリ

PCのスペックが足りない場合でも、「Snap Camera」というアプリを使えば背景を変えられます。「Snap Camera」では、背景を加工するだけでなく、人物の写りを補正することもできます。

  1. 「Snap Camera」をインストールし、起動
  2. Zoomのアプリを開き、設定の中で「ビデオ」タブを選択
  3. 「カメラ」から「Snap Camera」を選択

「Snap Camera」には多様な背景画像やエフェクトがあります。検索ワードとしては、会議室やオフィスのような背景が見つかる「Meeting room」などがおすすめです。

ウェビナーをZoom以外のツールで同時配信したい場合に使える「ライブストリーム配信」

「ライブストリーム配信」とは、Zoomでのウェビナー中に、ライブ配信ができる機能です。Zoomでウェビナーを実施しながら、Zoom以外の配信サービスでウェビナーを同時配信したい場合に活用できます。

ライブ配信に使えるツールは、下記の3つです。

ウェビナー中に画面下部右の「…」をクリックし、配信ツールを選んで配信します。

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