当社のウェビナー運営の流れをすべて公開|真似するだけでウェビナーが効率よく、少人数で実施できるまとめ

「ウェビナーをやってみたいが、運営方法がわからない。まずは、他社の運営方法を真似してみたいが、情報があまり出回っていない」

みなさまは、このようなお困りごとを抱えてはいないでしょうか。

当社では、既存のセミナーをウェビナーに対応させました。今でこそ、毎週数回のウェビナーを実施していますが、もともとはウェビナー運営がとても大変でした。申込者管理や出欠確認、受講者のフォローなど、ウェビナー運営においてやるべきことは山積みです。

当社では、いくつかのツールをうまく組み合わせることで、運営が劇的に楽になりました。この記事では、当社が培ったウェビナー運営ノウハウを、余すことなくみなさまに共有いたします。

この記事を読んで、真似するだけで、効率のよいウェビナー運営を少人数で実施できるはずです。みなさまのお役に立てれば幸いです。

ウェビナー運営に必要なツールや担当者について

具体的なウェビナー運営手順に入る前に、ウェビナー運営に必要なツールや、運営人数を共有します。

当社のウェビナー運営では、主に2つのツールを利用しています。

Zoomは、オンラインのミーティングや、ウェビナーを実施できるツールです。Zoomは、お客さまにウェビナーお届けするために利用します。

マーケティングオートメーションとは、見込み客の情報を管理し、見込み客とのコミュニケーションによって成約の見込み度を高めて営業プロセスに引き渡すための仕組みであり、この仕組みを効率的に実現するためのデジタルツールです。

マーケティングオートメーションについてくわしくは
マーケティングオートメーションについては、「マーケティングオートメーションとは?一番わかりやすい入門編」でまとめました。あわせてごらんください。

マーケティングオートメーションは、ウェビナー運営を効率化するために利用します。当社では、毎週数回のウェビナー運営を、たった2名で実施しています。しかもその2名は、ウェビナー運営の専任担当者ではなく、他の業務も並行して実施しています。なぜ、たった2名でウェビナーの運営ができるかといえば、マーケティングオートメーションのおかげです。

マーケティングオートメーションを使えば、ウェビナー運営に必要なフォームの作成や、受講票の発行、リマインドメールの配信を効率的に実施できます。ウェビナー専任担当者を設けたり、ウェビナーのために人を雇うよりも安上がりなため、検討をおすすめします。

たとえば、当社が利用しているマーケティングオートメーション「Kairos3」は、月額6,000円からスタートできます。ざっと見積もっても、マーケティングオートメーションがあることで、毎月のウェビナー運営が十数時間短縮できています。時給3,000円の担当者を1人ウェビナー担当につけたときと比較すると、マーケティングオートメーションを利用すると月々数万円以上コストカットできます。

ウェビナー運営に必要な運営人数についてもご紹介しておきます。先ほどもご紹介しましたが、ウェビナーを運営している担当者は、講師をのぞいて主に2名です。ときに、ウェビナー運営担当者が講師として登壇することもあります。

先ほども言いましたが、ウェビナー運営をしている2名は、他の業務をやりつつウェビナーも運営しています。そのため、業務の割り振りかたによっては、1名〜2名体制でウェビナー運営をすることも可能でしょう。

上記の前提を押さえた上で、以降の内容にお進みください。

ウェビナーの運営:ウェビナー実施前編

この章では、ウェビナー前日までの運営についてご紹介します。なお、この章は基本的にウェビナー運営担当者2名体制で進めます。

ウェビナー集客のためのフォーム作成・更新

ウェビナー集客は、ウェビナー申し込みフォームを公開するところから始まります。ウェビナー申し込みフォームを作成するには、大きく分けて以下の4つの選択肢があります。

  1. Web制作会社に依頼する(外注)
  2. フォーム作成用のツールを利用する
  3. マーケティングオートメーションを利用する
  4. 自力でフォームを作成する

当社は、マーケティングオートメーション「Kairos3」を利用してフォームを作成しています。マーケティングオートメーションを利用すれば、フォームの作成だけでなく、その後のセミナー運営まで効率化できるためおすすめです。

フォームについてくわしくは、「入力フォームとは?今さら聞けないWeb用語をどこよりも詳しく解説します」の記事をごらんください。

ウェビナー参加用URLの発行

ウェビナー参加用のURLは、前もって発行しておきましょう。ウェビナー参加者は、ここで発行したURLをクリックすることで、ウェビナーを受講します。当社は、Zoomのウェビナープランを利用しているため、Zoomでウェビナー参加用URLを発行しています。

Zoomでウェビナーを実施する際の、おすすめの設定については、「Zoomでウェビナーを実施する際の、おすすめの設定を公開します」の記事にまとまっていますので、合わせてごらんください。

配布用ウェビナー資料の格納

当社では、ウェビナー終了後、アンケートにお答えいただいたお客さま限定で、ウェビナーの資料を配布しています。

ウェビナー資料の配布は、アンケート回収率を高めるための工夫です。「ウェビナーではアンケートを実施しないし、資料を配布する予定もない」というウェビナー担当者さまは、この手順をスキップできます。

私たちは、ウェビナー資料の格納、配布にboxというサービスを利用しています。boxは、ドラッグ&ドロップでかんたんに資料共有用のURLを発行できるサービスです。ウェビナー資料を共有するだけなら、無料のプランでも十分です。

ウェビナーの受講票の発行

ウェビナーのお申し込みが入ったら、受講票(お申し込みのお礼メール)を発行します。受講票は、「申し込みを受け付けました」という合図の役割を果たします。

受講票を発行しないと、申込者から「ちゃんと申し込めていますか?」「抽選漏れしたのでしょうか?」といったお問い合わせが来てしまいます。

ウェビナーの受講票には、以下の内容を記載します。

上記の「申込お礼メールに必要な情報」には、ウェビナー参加用URLという項目がありません。実は、ウェビナー参加用のURLは、受講票ではお渡ししません。ウェビナー参加URLは、リマインドメールでお渡しします。くわしくは、「ウェビナー前日にリマインドメールを発行」の節でご紹介します。

受講票は、申込者を不安にしないためにも、申し込みがあったその日のうちに発行しましょう。私たちのおすすめは、自動返信メールに受講票を設定してしまうことです。自動返信メールならば、申込者は申し込んだ直後に受講票を受け取れます。

また、受講票を自動返信メールに設定しておけば、「受講票を手動で発行する」というウェビナー運営の手間もなくなります。つまり、自動返信メールに受講票を設定しておけば、受講票発行業務を完全に自動化できるのです。

受講票の文例や、自動化のための細かい設定については、「セミナー申込お礼メールの文例と、自動化でセミナーを楽々運営する方法」でご紹介しています。

受講票発行の自動化も、マーケティングオートメーション「Kairos3」を利用しています。


受講票発行の自動化には「競合がウェビナーに申し込んできた場合、受講票発行前に弾けない」という注意点もあります。結論から言うと、競合他社の混入は大きな問題にはなりませんが、一応触れておきます。

受講票を自動返信メールで対応していると、競合が申し込んできた場合も、受講票が発行されてしまいます。どんなに申し込みフォームに注意書きをしていたとしても、競合他社の混入は100%防ぐことはできません。

ただ、「競合他社様のご参加はお断りしている」とウェビナー登録フォームにしっかりと注意書きをしておけば、競合他社がウェビナーに申し込んでくることは非常に稀です。私たちの肌感覚では、だいたい100〜200社に1社程度、競合他社が混入しています。

仮に競合他社がお申し込みしてきたとしても、受講票発行後にお断りメールをお送りすることで、この問題は解決できます。

ウェビナー前日にリマインドメールを発行

リマインドメールとは、「明日がウェビナー当日ですよ」と申込者にお知らせするメールです。リマインドメールを発行する理由は、主に2つです。

1つは、無断欠席を減らすことです。

ウェビナーの集客期間が開けば開くほど、申込者はウェビナーに申し込んだことを忘れていきます。申込者が、ウェビナーに申し込んだことを忘れてしまうと、無断欠席に繋がります。そのため、リマインドメールを送って、「明日はウェビナーの日だ」ということを申込者に思い出していただきます。

もう1つは、ウェビナー参加URLを送付することです。

先ほど、ウェビナー参加用のURLは、受講票では送らず、リマインドメールで送ると言いました。ウェビナー参加用URLを受講票ではなく、リマインドメールで送る理由は、ウェビナー参加URLの転送を防ぐためです。ウェビナーは、参加用URLさえ手に入れてしまえば、本人でなくても参加できてしまいます。

もちろん、ウェビナーツールには、本人確認をするための機能も備わっていますが、誤魔化すこともできます。たとえば、パスワード認証を利用しても、パスワードごと転送してしまえば、申込者以外がウェビナーを受講できてしまいます。

ウェビナー運営側としては、きちんと申込者にご受講いただきたいのですが、申込者以外に参加されてしまう可能性も拭いきれません。そのため、ウェビナー参加URLをウェビナー前日にお送りすることで、なるべくウェビナー参加URLの転送を防いでいます。

欠席連絡対応

ときに、ウェビナー申込者から欠席連絡をいただくことがあります。欠席連絡をいただく主なタイミングは、リマインドメール配信時です。欠席連絡をいただいたら、別日程のウェビナーに誘導しましょう。

私たちの経験上、欠席連絡をしてくださる半数以上の申込者は、別日程のウェビナーに再度お申し込みくださいます。

セミナー企画・運営ノウハウを網羅的にまとめました
自社でセミナーを企画し、商談につなげていきたい担当者さまに向けて、セミナーの企画・運営ノウハウを網羅的にまとめました。こちらから無料ダウンロードいただけます。「セミナーをやっているけれど、商談に繋がっていない」という担当者さまにもオススメです。みなさまの業務にお役立てください。

ウェビナーの運営:ウェビナー当日編

この章では、ウェビナー当日の運営をご紹介します。なお、この章の内容は基本的に講師1名とウェビナー運営担当者1名の体制で進めます。

ウェビナー実施前編までは、運営担当者2名体制で進めていましたが、当日は運営担当者1名でも問題なく実施できます。むしろ、当日にウェビナー担当者2名体制で進めてしまうと、ウェビナー担当者同士のコミュニケーションコストが発生し、運営が煩雑になってしまいます。

ウェビナールームの開設

ウェビナールームを開設すると、受講者がウェビナールームに入室できるようになります。ウェビナールームは、少なくとも20分以上前に開設するようにしましょう。

なぜなら、ウェビナールームの開設があまりにギリギリになると、「ウェビナールームに入室できない」といったクレームを受けてしまう可能性があるからです。また、時間に余裕を持たなければ、映像や音声のテストを実施できません。

当社の運営では、ウェビナー開始20分前になったらウェビナールームを開設しています。

映像や音声の確認

ウェビナーでは、音声トラブルや映像トラブルがつきものですので、入念に確認しましょう。講師が実際のウェビナーの流れで、冒頭部分をプレゼンテーションし、ウェビナー運営担当者が映像や音声の質をフィードバックします。講師と運営担当者のやりとりは、Zoomのチャット機能を用いて行います。

映像や音声が乱れる場合、原因は講師または受講者のどちらかにあります。(稀にツールの問題、というケースもあります。)

講師側の原因で映像や音が乱れる場合は、主に以下の2つを確認します。

  1. マイクの設定
  2. 講師側の上り速度の確認

マイクは、無線(Bluetooth)よりも、有線(USB)の方がノイズや乱れが少ない傾向があります。有線のマイクは、パソコン特有のノイズを拾わず、音がクリアになります。講師の声にノイズが入る場合は、有線のマイクに切り替えてみましょう。

また、講師の通信速度のせいで音や映像が乱れることもあります。通信には、上りと下りの2種類があります。上りはアップロード速度で、下りはダウンロード速度です。講師は、映像や声を受講者に届ける側のため、上り(アップロード)速度を確認します。

一方で、受講者の通信環境を確認する際は、下り(ダウンロード)速度を確認します。

通信速度は、Googleの検索ボックスに「speedtest」と入力するだけで、かんたんに調べられます。

なお、これは私たちの肌感覚ですが、Zoomでウェビナーを実施する際は、上り下りともに15Mbps程度あれば問題ないと感じます。快適にウェビナーを実施するためには、30Mbps程度あるとよいでしょう。通信速度は、無線(Wi-Fi)接続よりも、有線接続の方が速くなるため、通信環境が悪いとお悩みのウェビナー担当者さまは、有線接続も検討してみましょう。

講師と運営担当者の権限の確認

ウェビナー開始前に、講師と運営担当者の権限を確認しておきましょう。基本的には、どのウェビナーツールでも、ウェビナールームを立ち上げた人間がそのウェビナーのホストになります。

ホストは、そのウェビナールームにおいて、もっとも強力な権限を持ちます。たとえば、ホストは受講者のマイクを強制的にミュートさせたり、ウェビナーから退出させたりできます。

ウェビナー中に、アンケートを取得したい場合、特に権限には注意が必要です。ウェビナーツールによっては、ホスト権限を持っていないと、ウェビナー中にアンケートを実施できないものがあります。Zoomでは、アンケート(投票)機能を利用したり、結果を閲覧したりするためには、ホスト権限が必要です。

そのため、あらかじめ講師にホスト権限を付与しておきます。講師がホスト権限を持っていれば、講師のタイミングでアンケートを実施できます

受講者の認証・出欠確認

受講者がウェビナールームに入室してきたら、認証や出欠確認を行います。

Zoomのウェビナープランでは、ウェビナー参加時に受講者のお名前とメールアドレスを取得できます。頂戴したウェビナー参加者のお名前と、申込時のお名前を突き合わせ、認証を行います。申込者リストにないお名前の参加者が混入している場合、チャットにて本人確認を行います。

認証できた参加者は、マーケティングオートメーションKairos3上で、出席者として記録します。Kairos3における出欠管理は非常にかんたんです。Kairos3のウェビナー管理画面にて、出席ボタンを押すだけです。

参加者数があまりに多く、手動で出席ボタンをクリックする作業が煩雑になる場合、CSVファイルから、参加者を一括でKairos3に登録することも可能です。Zoomは、ウェビナー出席者一覧をCSVファイルでインポートできます。Zoomからインポートした参加者のCSVファイルをKairos3にアップロードするだけで、出席登録は完了します。

ウェビナー中のトラブル対応

ウェビナー中、受講者から「音声が聞こえなくなった」「当日の資料はいただけますか」といったご質問やご相談をいただくことがあります。

このようなウェビナー中のご質問やご相談には、ウェビナー運営担当者がチャットで受け答えします。ウェビナー運営担当者は、ウェビナー画面にずっと張り付いている必要はありませんが、チャットのポップアップには注意しておく必要があります。

アンケート回答URLの送付

ウェビナーが終わったら、ウェビナールームを閉じる前に、チャットでアンケート回答用のURLを配布します。

アンケート回答用のフォームは、マーケティングオートメーションKairos3で作成します。アンケート回答用フォームは、テンプレートを活用すれば、ものの数分で出来上がります。

以前は、セミナー終了後に「メールにて」アンケート回答用フォームのURLを配布していました。しかし、何度かウェビナー運営を繰り返すうちに、セミナー終了直後にアンケート回答用URLを配布した方が、アンケート回収率が高まることがわかりました。

そこで私たちは、ウェビナールームを「閉じる前」に、ウェビナーツール上でアンケートを配布してしまうことをおすすめします。

自動返信メールにてウェビナー資料の送付

私たちは、アンケート回収率を高める工夫として、アンケートに回答していただいた受講者に対し、ウェビナー資料を配布しています。

通常、受講者にとってアンケートに回答するのは手間であり、なかなか回答していただけません。しかし、ウェビナー資料という特典があれば、アンケート回収率は9割を超えます。

アンケートに回答していただいた受講者を一人ずつ確認して、資料送付するのは大変すぎるため、私たちはウェビナー資料の送付も自動化しています。

アンケート回答用フォームの自動返信メールに、先ほど格納したboxの共有用URLを貼り付けておけば、自動でウェビナー資料を送付できます。

ウェビナーの運営:ウェビナー終了後編

ウェビナー終了後の運営は、ウェビナー運営担当者だけでなく、営業部門も巻き込んで実施します。

受講者フォローのお電話

ウェビナー終了後は、お電話にて個別相談を行います。個別相談では、ウェビナー内容に関する受講者のお悩みを解決したり、こちらが聞きたい内容をヒアリングしたりします。受講者フォローは、「商談に繋がる受講者かどうか」を判断するために、可能な限り実施しましょう。

ただし、ウェビナーでは、お電話をしても着電せず、フォローが空振りに終わってしまうことも多々あります。そのため、私たちはお電話でのフォローは必須ではない、と考えています。

その代わり、ウェビナー後のアンケート項目に工夫を加える必要があります。詳しくは、「ウェビナー後のフォローの課題は「アンケートの工夫」で解決!アンケートの回収率を上げる方法もご紹介
でご紹介しています。

お礼メールの送付

ウェビナー終了後は、ウェビナー参加者に対しお礼メールを送付しましょう。丁寧なお礼メールによって、受講者をファンにする効果が期待できます。

実際に私たちのお礼メールには、受講者のみなさまからの「非常にためになる内容をありがとうございました。」「御社のファンになりました。引き続き、他のセミナーも参加させていただきたいです。」「ツールに関して興味があるため、詳しくお話を伺いたいです。」といった返信が付きます。

お礼メールは、テンプレート化して、Kairos3に保存してあります。ウェビナー管理画面のフォローアップから、出席者だけにお礼メールを送付しています。お礼メールの送付は数クリックだけで済むので、ものの数分で終わります。

ウェビナー参加者へのお礼メールについては、「セミナー参加者へのお礼メールの4つの工夫|参加者の反応をよくするために【文例付き】」でまとめています。

商談に繋がりそうな受講者を、営業(インサイドセールス)へ引き渡す

アンケートの結果や、ヒアリングできた内容から、商談に繋がりそうな受講者を選別(リードクオリフィケーション)します。商談に繋がりそうな受講者を選別できたら、営業(インサイドセールス)へ引き渡します。

会社によっては、すべてのセミナー受講者を営業へ引き渡しているかもしれません。しかし、すべての受講者を営業に引き渡す運用はおすすめしません。なぜなら、営業提案が空振りする可能性が高まるからです。

ウェビナー受講者のフォローが空振りにばかり終わると、いずれ営業担当者は「ウェビナーで集めてくる見込み客は、いつも空振りばかりだ。ウェビナー受講者のフォローは後回しにしよう」と考えるようになります。そうなってしまうと、せっかく引き渡した見込み客をフォローしてもらえないばかりか、マーケティングと営業の仲も悪くなってしまいます。

そのため、見込みのある受講者のみを、営業に引き渡すようにしましょう。当社では、見込み客を営業チームに引き渡す際は、マーケティングチームと営業チームの両者の合意を取っています。

両チームの合意のもとで引き渡しを行えば、営業担当者は責任を持ってウェビナー参加者をフォローしてくれるでしょう。

ウェビナーの結果を共有

見込み客の引き渡しが済んだら、最後にウェビナーの結果を社内のコミュニケーションツールを使って共有します。当社では、Slackを使って、その日のウェビナーの結果を、誰でも見られる形で共有しています。

ウェビナーの結果を全社的に共有することで、「ウェビナーからこれだけのリードが取れているんだな」と全社員に認識していただけます。ウェビナーの効果を認識していただけていれば、同僚もウェビナーの実施に協力的になってくれるでしょう。

さいごに

この記事では、当社のウェビナー運営のすべてを公開しました。この記事通りにウェビナーを実施すれば、少ない人数で、効率よくウェビナーを運営できるはずです。ぜひ、お試しください。

本日ご紹介した、マーケティングオートメーション「Kairos3」については、以下のリンクから詳細をごらんいただけます。

マーケティングオートメーション(MA)・営業支援(SFA)ツール「Kairos3」