当社のウェビナー運営の流れをすべて公開|真似するだけでウェビナーが効率よく、少人数で実施できるまとめ

ウェビナーをやってみたいが、運営方法がわからない。まずは他社の運営方法を真似してみたいが、情報があまり出回っていない

みなさまは、このようなお困りごとを抱えてはいないでしょうか。

当社では、既存のセミナーをウェビナーに対応させました。今でこそ、毎週数回のウェビナーを実施していますが、もともとはウェビナー運営がとても大変でした。申込者管理や出欠確認、受講者のフォローなど、ウェビナー運営においてやるべきことは山積みです。

当社では、いくつかのツールをうまく組み合わせることで、運営が劇的に楽になりました。この記事では、当社が培ったウェビナー運営ノウハウを、余すことなくみなさまに共有いたします。

この記事を読んで、真似するだけで、効率のよいウェビナー運営を少人数で実施できるはずです。みなさまのお役に立てれば幸いです。

ウェビナー運営に必要なツールや担当者について

具体的なウェビナー運営手順に入る前に、ウェビナー運営に必要なツールや、運営人数を共有します。

当社のウェビナー運営では、主に2つのツールを利用しています。

Zoomは、オンラインのミーティングや、ウェビナーを実施できるツールです。Zoomは、お客さまにウェビナーお届けするために利用します。

マーケティングオートメーションとは、見込み客の情報を管理し、見込み客とのコミュニケーションによって成約の見込み度を高めて営業プロセスに引き渡すための仕組みであり、この仕組みを効率的に実現するためのデジタルツールです。

参考:マーケティングオートメーションについてくわしくは

マーケティングオートメーションについては、「マーケティングオートメーションとは?一番わかりやすい入門編」でまとめました。あわせてごらんください。

マーケティングオートメーションは、ウェビナー運営を効率化するために利用します。当社では、毎週数回のウェビナー運営を、たった2名で実施しています。しかもその2名は、ウェビナー運営の専任担当者ではなく、他の業務も並行して実施しています。なぜ、たった2名でウェビナーの運営ができるかといえば、マーケティングオートメーションのおかげです。

マーケティングオートメーションを使えば、ウェビナー運営に必要なフォームの作成や、受講票の発行、リマインドメールの配信を効率的に実施できます。ウェビナー専任担当者を設けたり、ウェビナーのために人を雇うよりも安上がりなため、検討をおすすめします。

たとえば、当社が利用しているマーケティングオートメーション「Kairos3」は、月額6,000円からスタートできます。ざっと見積もっても、マーケティングオートメーションがあることで、毎月のウェビナー運営が十数時間短縮できています。時給3,000円の担当者を1人ウェビナー担当につけたときと比較すると、マーケティングオートメーションを利用すると月々数万円以上コストカットできます。

ウェビナー運営に必要な運営人数についてもご紹介しておきます。先ほどもご紹介しましたが、ウェビナーを運営している担当者は、講師をのぞいて主に2名です。ときに、ウェビナー運営担当者が講師として登壇することもあります。先ほども言いましたが、ウェビナー運営をしている2名は、他の業務をやりつつウェビナーも運営しています。そのため、業務の割り振りかたによっては、1名〜2名体制でウェビナー運営をすることも可能でしょう。

上記の前提を押さえた上で、以降の内容にお進みください。

ウェビナーの運営:ウェビナー実施前編

この章では、ウェビナー前日までの運営についてご紹介します。なお、この章の業務は基本的にウェビナー運営担当者2名体制でこなしています。

ウェビナー集客のためのフォーム作成・更新

ウェビナー集客は、ウェビナー申し込みフォームを公開するところから始まります。ウェビナー申し込みフォームを作成するには、大きく分けて以下の4つの選択肢があります。

  1. Web制作会社に依頼する(外注)
  2. フォーム作成用のツールを利用する
  3. マーケティングオートメーションを利用する
  4. 自力でフォームを作成する

当社は、マーケティングオートメーション「Kairos3」を利用してフォームを作成しています。マーケティングオートメーションを利用すれば、フォームの作成だけでなく、その後のセミナー運営まで効率化できるためおすすめです。

フォームについてくわしくは、「入力フォームとは?今さら聞けないWeb用語をどこよりも詳しく解説します」の記事をごらんください。

ウェビナー参加用URLの発行

ウェビナー参加用のURLは、前もって発行しておきましょう。ウェビナー参加者は、ここで発行したURLをクリックすることで、ウェビナーを受講します。当社は、Zoomのウェビナープランを利用しているため、Zoomでウェビナー参加用URLを発行しています。

Zoomでウェビナーを実施する際の、おすすめの設定については、「Zoomでウェビナーを実施する際の、おすすめの設定を公開します」の記事にまとまっていますので、合わせてごらんください。

配布用ウェビナー資料の用意

当社では、ウェビナー終了後、アンケートにお答えいただいたお客さま限定で、ウェビナーの資料を配布しています。

ウェビナー資料の配布は、アンケート回収率を高めるための工夫です。通常、受講者にとってアンケートに回答するのは手間であり、なかなか回答していただけません。しかし、ウェビナー資料という特典があれば、アンケート回収率は9割を超えます。

パワーポイントのプレゼン資料をPDF化して、配布用の資料を用意しておきましょう。

ウェビナーの受講票の発行

ウェビナーにお申し込みいただいたら、受講票(お申し込みのお礼メール)を発行します。受講票は、「申し込みを受け付けました」という合図の役割を果たします。

受講票を発行しないと、申込者から「ちゃんと申し込めていますか?」「抽選漏れしたのでしょうか?」といったお問い合わせが来てしまいます。

ウェビナーの受講票には、以下の内容を記載します。

受講票は、申込者を不安にしないためにも、申し込みがあったその日のうちに発行しましょう。私たちのおすすめは、セミナー申し込みフォームの自動返信メールに受講票を設定してしまうことです。自動返信メールならば、申込者は申し込んだ直後に受講票を受け取れます。

受講票を自動返信メールに設定しておけば、「受講票を手動で発行する」というウェビナー運営の手間もなくなります。つまり、自動返信メールに受講票を設定しておけば、受講票発行業務を完全に自動化できるのです。

受講票の文例や、自動化のための細かい設定については、「セミナー申込お礼メールの文例と、自動化でセミナーを楽々運営する方法」でご紹介しています。

受講票発行の自動化も、マーケティングオートメーション「Kairos3」を利用しています。

受講票発行の自動化には「競合企業からの参加を受け付けてしまう」という注意点があります。結論から言うと、競合他社の混入は大きな問題にはなりませんが、一応触れておきます。

受講票を自動返信メールで対応していると、競合が申し込んできた場合も、受講票が発行されてしまいます。どんなに申し込みフォームに注意書きをしていたとしても、競合他社の混入は100%防ぐことはできません。

ただ、「競合他社様のご参加はお断りしている」とウェビナー登録フォームにしっかりと注意書きをしておけば、競合他社がウェビナーに申し込んでくることは非常に稀です。私たちの肌感覚では、だいたい100〜200社に1社程度、競合他社が混入しています。

仮に競合他社がお申し込みしてきたとしても、受講票発行後にお断りメールをお送りすることで、この問題は解決できます。

それでも競合他社がウェビナールームに入室したときは、ウェビナールームから強制退室させることも可能です。お断りメールと強制退室を駆使すると、競合の混入は、ほぼ0にできます。

ウェビナーのリマインドメールの発行

リマインドメールとは、「もうすぐウェビナー当日ですよ」と申込者にお知らせするメールです。リマインドメールを発行する目的は、無断欠席を減らすことです。

ウェビナーの集客期間が開けば開くほど、申込者はウェビナーに申し込んだことを忘れていきます。申込者がウェビナーに申し込んだことを忘れてしまうと、無断欠席に繋がります。そのため、リマインドメールを送って、「もうすぐウェビナーの日だ」ということを申込者に思い出していただきます。

当社は、リマインドメールを前日の朝と当日の朝に送っています。ぜひご参考ください。

当日のウェビナー運営がスムーズになる、リマインドメールと受講票の工夫
リマインドメールと受講票には、ウェビナールームに入室して欲しい時間を明記しましょう。リマインドメールや受講票で「お時間になったらご入室ください」と書くと、ウェビナー開始の1、2分前になっても、なかなか受講者が現れないことがあります。私たちはリマインドメールや受講票で、5分前にはご入室いただくようアナウンスしています。また、ウェビナー申込者と参加者が同一人物であると一目でわかるよう、リマインドメールや受講票には「申し込み時と同じ名前、メールアドレスでご入室ください」と記載しましょう。そうすることで、会社名やイニシャルで入室される参加者を減らせます。

参考:「ウェビナー参加用URL・ID・パスワード」を送付する方法は、受講票とリマインドメールの2種類ある

「ウェビナー参加用URL・ID・パスワード」を送付する方法は、

  • 受講票(申込時に配布)
  • リマインドメール(開催直前に配布)

の2通りがあります。

受講票とリマインドメールのそれぞれのメリット・デメリットを下記にまとめました。

ウェビナー運営の効率化の観点で考えるなら、「受講票」でウェビナー参加用URL・ID・パスワードを送付する方法がおすすめです。参加者の申込み直後に参加用URLを送付すれば、開催直前の「URLが届いていない」というお問い合わせが減るためです。

しかし、受講票で参加用URLをお送りする場合、

  • 競合企業に参加用URLが渡ってしまうリスク
  • 過去の参加者が勝手に参加するリスク

が発生します。

これらのリスクを避けたい場合は「リマインドメール」でウェビナー参加用URL・ID・パスワードを送付する方法がおすすめです。

私たちは、競合企業の参加リスクよりも運営の効率化を優先し、「受講票」でウェビナー参加用URL・ID・パスワードを送付しています。

ちなみに、受講票でお送りする、かつ、ウェビナーを定期開催する場合、ウェビナー参加用URL・ID・パスワードを毎回同じものにする必要があります。Kairos3の受講票(自動返信メール)では、開催日別にURLを出し分けられないためです。

通常ウェビナールームを作ると、IDとパスワードは、ウェビナールームごとに異なるものが生成されます。

そのため、IDとパスワードを毎回同じものにするには、Zoom上で以下の設定が必要です。

  1. 「ウェビナーをスケジュール」を選択
  2. 定例開催ウェビナーのチェックボックスにチェック
  3. 具体的な実施間隔や曜日、終了日を設定

なお、定例開催のウェビナーであっても、1セミナーごとに日時変更が可能です。たとえば、火曜の午後に設定していたウェビナーを、来週だけは水曜日の午前に変更したい場合は、来週の予定だけ変更することができます。

定例開催ウェビナーの日付変更をする方法は、下記の通りです。

  1. 設定済みの定例開催ウェビナーの「このウェビナーを編集」を選択
  2. 「このウェビナーのみ」を選択
  3. 開催日時を変更したい日付に変更

私たちは、受講者に、ウェビナー参加用URLとして、ウェビナールームの検索ページ(https://us02web.zoom.us/join)を送っています。ウェビナールームの検索ページに、IDとパスワードを入力すると、受講者はウェビナーに参加できます。

欠席連絡対応

ときに、ウェビナー申込者から欠席連絡をいただくことがあります。欠席連絡をいただく主なタイミングは、リマインドメール配信時です。私たちはウェビナーを定期開催しているため、欠席者には別日程のウェビナーをご案内しています。

私たちの経験上、欠席連絡をしてくださる半数以上の申込者は、別日程のウェビナーに再度お申し込みしてくださります。

セミナー企画・運営ノウハウを網羅的にまとめました
自社でセミナーを企画し、商談につなげていきたい担当者さまに向けて、セミナーの企画・運営ノウハウを網羅的にまとめました。こちらから無料ダウンロードいただけます。「セミナーをやっているけれど、商談に繋がっていない」という担当者さまにもオススメです。みなさまの業務にお役立てください。

ウェビナーの運営:ウェビナー当日編

この章では、ウェビナー当日の運営をご紹介します。なお、この章の内容は基本的に講師1名とウェビナー運営担当者1名の体制で進めます。

ウェビナールームの開設

ウェビナールームを開設すると、受講者がウェビナールームに入室できるようになります。ウェビナールームは、少なくとも20分以上前に開設するようにしましょう。

ウェビナールームの開設があまりにギリギリになると、「ウェビナールームに入室できない」といったクレームを受けてしまう可能性があるからです。また、時間に余裕を持たなければ、映像や音声のテストを実施できません。

当社の運営では、ウェビナー開始20分前になったらウェビナールームを開設しています。

映像や音声の確認

ウェビナーでは、音声トラブルや映像トラブルがつきものです。講師が音声と映像のかんたんなテストを実施し、ウェビナー運営担当者が映像や音声の質をフィードバックしましょう。講師と運営担当者のやりとりは、Zoomのチャット機能を用いて行います。

映像や音声が乱れる場合、原因は講師または受講者のどちらかにあります(稀にツールの問題、というケースもあります)。

講師側の原因で映像や音が乱れる場合は、主に以下の2つを確認します。

  1. マイクの設定
  2. 講師側の上り速度の確認

マイクは、無線(Bluetooth)よりも、有線(USB)の方が音質が安定します。加えて、有線のマイクは、無線のマイクと違い、充電が切れる心配もありません。有線のマイクを準備できるなら、有線のマイクを使いましょう。

また、講師の通信速度のせいで音や映像が乱れることもあります。通信には、上りと下りの2種類があります。上りはアップロード速度で、下りはダウンロード速度です。講師は、映像や声を受講者に届ける側のため、上り(アップロード)速度を確認します。

一方で、受講者の通信環境を確認する際は、下り(ダウンロード)速度を確認します。

通信速度は、Googleの検索ボックスに「speedtest」と入力するだけで、かんたんに調べられます。

なお、これは私たちの肌感覚ですが、Zoomでウェビナーを実施する際は、上り下りともに5Mbps程度あれば問題ないと感じます。快適にウェビナーを実施するためには、30Mbps程度あるとよいでしょう。通信速度は、無線(Wi-Fi)接続よりも、有線接続の方が速くなるため、通信環境が悪いとお悩みのウェビナー担当者さまは、有線接続も検討してみましょう。

講師と運営担当者の権限の確認

ウェビナー開始前に、講師と運営担当者の権限を確認しておきましょう。基本的には、どのウェビナーツールでも、ウェビナールームを立ち上げた人間がそのウェビナーのホストになります。

ホストは、そのウェビナールームにおいて、もっとも強力な権限を持ちます。たとえば、ホストは受講者のマイクを強制的にミュートさせたり、ウェビナーから退出させたりできます。

ウェビナー中に、投票を実施したい場合、特に権限には注意が必要です。ウェビナーツールによっては、ホスト権限を持っていないと、ウェビナー中に投票を実施できないものがあります。Zoomでは、投票機能を利用したり、投票結果を閲覧したりするためには、ホスト権限が必要です。

そのため、あらかじめ講師にホスト権限を付与しておきます。講師がホスト権限を持っていれば、講師のタイミングで投票を実施できます。

受講者の認証・出欠確認

受講者がウェビナールームに入室してきたら、認証や出欠確認を行います。

Zoomのウェビナープランでは、ウェビナー参加時に受講者のお名前とメールアドレスを取得できます。

お名前とメールアドレスを取得するためには、Zoom内での設定が必要です。設定方法は下記の通りです。

  1. ウェビナーをスケジュール、もしくは、既存のウェビナーの「このウェビナーを編集」を選択
  2. 「登録」の項目にある「必須」のチェックボックスにチェック
  3. 「招待状」タブの「承認」の右上にある「編集」をクリック
  4. 「質問」タブの「姓」にチェック

頂戴したウェビナー参加者のお名前と、申込時のお名前を突き合わせ、認証を行います。申込者リストにないお名前の参加者が混入している場合、チャットにて本人確認を行います。

認証できた参加者は、マーケティングオートメーションKairos3上で、出席者として記録します。Kairos3における出欠管理は非常にかんたんです。Kairos3のウェビナー管理画面にて、出席ボタンを押すだけです。

参加者数があまりに多く、手動で出席ボタンをクリックする作業が煩雑になる場合、CSVファイルから、参加者を一括でKairos3に登録することも可能です。

Zoomは、ウェビナー出席者一覧をCSVファイルでインポートできます。CSVファイルのインポート方法は下記の通りです。

  1. 左サイドバーから「レポート」を選択
  2. 1番下のウェビナーを選択
  3. 「参加者レポート」にチェック
  4. 該当のウェビナーを検索・選択
  5. レポートの詳細設定を選択
  6. 「CSVレポートの作成」を選択

ちなみに、「レポートの作成」では、

  • サマリー情報はレポートの上部に含まれます
  • 参加ステータスごとに参加者リストをソートする

にチェックをしなくても、問題なくウェビナー出席者一覧をCSVファイルでインポートできます。

Zoomからインポートした参加者のCSVファイルをKairos3にアップロードするだけで、出席登録は完了します。

これからご紹介するCSVファイルのアップロード方法は、当社のマーケティングオートメーション「Kairos3」を使う前提です。他のツールをお使いの場合、ツールのマニュアルを参考に実施してください。

Kairos3上での、CSVファイルのアップロード方法は下記の通りです。

  1. オフラインキャンペーンから該当のセミナーを選択
  2. 「参加者の登録」タブの「CSV」を選択
  3. サンプルCSVフォーマットをダウンロード
  4. 参加者のメールアドレスをサンプルCSVフォーマットにコピーアンドペースト
  5. アップロード形式「差分モード」、アップロード後の状態「出席」を選択
  6. 「ファイル選択」から、参加者のアドレスをコピーアンドペーストしたCSVファイルを選択
  7. 「ファイルを送信する」を選択

受講者の中には、ウェビナー申込フォームへの登録時と、Zoomに参加するための本人情報入力時のメールドレスが違う方もいらっしゃいます。ウェビナー申込フォームへの登録時と、Zoomに参加するための本人情報入力時のメールドレスが違う受講者は、Kairos3上のセミナー管理画面に<名前未登録>の形で追加されます。

<名前未登録>になってしまったメールアドレスは、誰のものなのか判断ができません。そのため、<名前未登録>の方の本人確認を実施する必要があります。

<名前未登録>の方の本人確認の方法は、下記の通りです。

  1. Zoomからインポートした参加者のCSVファイルにて、該当メールアドレスの方がZoom入室時に入力したお名前を確認
  2. Kairos3のセミナー管理画面に、CSVファイルで確認したお名前と同じお名前がないか確認
  3. 同じお名前があれば、<名前未登録>のステータスを「無視」に変更
  4. 事前登録があったリード情報のステータスを「出席」に変更。

<名前未登録>のステータスを「無視」にする理由は、事前登録があるリードのリード情報や行動履歴を引き継ぐためです。

ウェビナー中のトラブル対応

ウェビナー中、受講者から「音声が聞こえなくなった」「当日の資料はいただけますか」といったご質問やご相談をいただくことがあります。

このようなウェビナー中のご質問やご相談には、ウェビナー運営担当者がチャットで受け答えします。ウェビナー運営担当者は、ウェビナー画面にずっと張り付いている必要はありませんが、チャットのポップアップには注意しておく必要があります。

ウェビナー運営のトラブルについてまとめました
ウェビナーには、開催中以外にも、さまざまなトラブルが想定されます。「ウェビナー運営でよくある失敗と対策とは?|「不安」のないウェビナー運営のために知っておきたいこと」では、私たちの経験を交えながら、ウェビナー運営で想定される失敗やトラブルと、それらを未然に防ぐ対策をご紹介します。

アンケートフォームURLの送付

ウェビナーが終わったら、ウェビナールームを閉じる前に、ZoomのチャットでアンケートフォームのURLを送付します。

以前の私たちは、ウェビナー終了後に「メールにて」アンケートを依頼していました。しかし、何度かウェビナー運営を繰り返すうちに、ウェビナー終了と同時に、ウェビナーツール上でアンケート依頼をした方が、アンケート回収率が高まることがわかりました。

アンケートの依頼は、ウェビナールームを「閉じる前」に、ウェビナーツール上で実施しましょう。

ただし、まれに「アンケート回答前にルームが閉じてしまって回答できなかった」という受講者がいらっしゃいます。そのため当社は、お礼メールにもアンケートフォームのURLを添付しています。

ちなみに、アンケートフォームは、Kairos3で作成しています。アンケートフォームは、テンプレートを活用すれば、ものの数分で出来上がります。

自動返信メールにてウェビナー資料の送付

私たちは、アンケート回収率を高める工夫として、アンケートに回答していただいた受講者にウェビナー資料を配布しています。

アンケート回答者への資料送付は自動化しましょう。アンケート回答者を1人ずつ確認して資料を送付すると、手間やミスが発生するためです。

自動化のカギは、アンケートフォームの自動返信メールです。アンケートフォームの自動返信メールにウェビナー資料を添付しておけば、たった一度設定するだけで、すべてのアンケート回答者に自動で資料をお渡しできます。

もし自動返信メールにファイルを添付する機能がなければ、「Box」などのファイル共有ツールで発行したURLを、自動返信メールの本文に記載しておきましょう。ただし、セキュリティ上の理由でファイル共有ツールを利用できない受講者もいる、という点は念頭に置いておいてください。

ウェビナーの運営:ウェビナー終了後編

ウェビナー終了後の運営は、ウェビナー運営担当者だけでなく、営業部門も巻き込んで実施します。

受講者フォローのお電話

ウェビナー終了後は、お電話にて個別相談を行います。個別相談では、ウェビナー内容に関する受講者のお悩みを解決したり、こちらが聞きたい内容をヒアリングしたりします。

ただし、ウェビナーでは、お電話をしても着電せず、フォローが空振りに終わってしまうことも多々あります。そのため私たちは、お電話でのフォローは必須ではない、と考えています。

その代わり、ウェビナー後のアンケート項目に工夫を加える必要があります。詳しくは、「ウェビナー後のフォローの課題は「アンケートの工夫」で解決!アンケートの回収率を上げる方法もご紹介」でご紹介しています。

お礼メールの送付

ウェビナー終了後は、ウェビナー参加者に対しお礼メールを送付しましょう。丁寧なお礼メールによって、受講者をファンにする効果が期待できます。

ちなみに当社では、お礼メールを事前に配信予約しています。お礼メールを配信予約すれば、「ウェビナー後にバタバタしてしまってお礼メールを送り忘れてしまった」といった事態を防げます。

お礼メールの内容については、「セミナー参加者へのお礼メールの4つの工夫|参加者の反応をよくするために【文例付き】」でまとめています。あわせてごらんください。

商談に繋がりそうな受講者を、営業(インサイドセールス)へ引き渡す

アンケートの結果や、ヒアリングできた内容から、商談に繋がりそうな受講者を選別(リードクオリフィケーション)します。商談に繋がりそうな受講者を選別できたら、営業(インサイドセールス)へ引き渡します。

会社によっては、すべてのセミナー受講者を営業へ引き渡しているかもしれません。しかし、すべての受講者を営業に引き渡す運用はおすすめしません。なぜなら、営業提案が空振りする可能性が高まるからです。

ウェビナー受講者のフォローが空振りにばかり終わると、いずれ営業担当者は「ウェビナーで集めてくる見込み客は、いつも空振りばかりだ。ウェビナー受講者のフォローは後回しにしよう」と考えるようになります。そうなってしまうと、せっかく引き渡した見込み客をフォローしてもらえないばかりか、マーケティングと営業の仲も悪くなってしまいます。

そのため、見込みのある受講者のみを、営業に引き渡すようにしましょう。当社では、見込み客を営業チームに引き渡す際は、マーケティングチームと営業チームの両者の合意を取っています。

両チームの合意のもとで引き渡しを行えば、営業担当者は責任を持ってウェビナー参加者をフォローしてくれるでしょう。

ウェビナーの結果を共有

見込み客の引き渡しが済んだら、最後にウェビナーの結果を社内のコミュニケーションツールを使って共有します。当社では、Slackを使って、その日のウェビナーの結果を、誰でも見られる形で共有しています。

ウェビナーの結果を他部署に共有することで、「ウェビナーからこれだけのリードが取れているんだな」と他部署の社員に認識していただけます。ウェビナーの効果を認識していただけていれば、他部署もウェビナーの実施に協力的になってくれるでしょう。

さいごに

この記事では、当社のウェビナー運営のすべてを公開しました。この記事通りにウェビナーを実施すれば、少ない人数で、効率よくウェビナーを運営できるはずです。ぜひ、お試しください。

本日ご紹介した、マーケティングオートメーション「Kairos3」については、以下のリンクから詳細をごらんいただけます。

マーケティングオートメーション(MA)・営業支援(SFA)ツール「Kairos3」

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※この記事は、2020年9月11日に更新しました。