営業アポ取りのコツと例文|成功するためのポイント解説

アウトバウンド営業では、「アポ取り」が自社商品やサービスをPRするための最初のステップです。

ただ、新規のアポイントを取る場合、何十件電話をかけても断られてしまうこともあります。断られてばかりでは、モチベーションも下がりますよね。

営業のアポ取りにはコツがあります。少しの工夫でアポが取れる確率が上がるなら、試してみたいと思いませんか。電話やメールでのアポを取るコツをまとめました。

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アポ取り|事前準備のコツ

前提として、ほとんどの新規顧客は「買いたい」と思っていません。

購買意欲のない相手からアポを取るには、相手の悩みに合った解決策を提案し、自社や自社製品に興味を持ってもらう必要があります。初めから自社製品の宣伝や売り込みなどの営業をするのはおすすめできません。

相手に合わせた提案をするには、事前準備が大切です。

情報収集をする

アポ取りの電話をかける前に、相手先のホームページなどを見て、情報収集をしておきましょう。調べることは以下の通りです。

事業内容、社員数、活動エリア、ビジネスモデル、市場ニーズ、競合相手など

過去に取引した企業であれば、当時の担当者に取引実績や失注理由も確認しておくとよいでしょう。

事前に情報収集ができれば、お客さまの事業規模を参考に、相手にあった提案内容を考えられます。たとえば同業他社や、同じビジネスモデルの企業の導入事例を資料として用意しておくことで、下記のような提案や質問で相手の興味を惹くこともできます。

「御社のようなビジネスモデルでは〜〜〜という課題があると聞いています。もし同じようなお悩みを抱えているのであれば〜〜という施策が効果的です」

「御社と同じ〜〜業界のお客さまに活用いただいているケースが多くございます。導入されている〜〜業界のお客さまからは〜〜な課題をよく聞くのですが、御社にも共通する部分はございませんか」

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SFAとは、顧客情報や会社情報、商談内容を記録し、営業プロセスを「見える化」できるツールです。くわしくは下記をごらんください。
SFAとはメリットや機能、MA・CRMとの違い|基礎知識を解説
Kairos3 Sales「今日やることがひと目でわかる」SFA/CRMツール

トークスクリプトを作成する

トークスクリプトとは、営業活動において「お客さまと何をどのように話すか」をあらかじめ決めたマニュアル(台本)のことです。

アポ取りは商談と異なり、トークスクリプトを元に、ある程度決まった流れでお客さまと話すことができます。トークスクリプトはお客さまごとに用意するのではなく、営業メンバーが共有して使えるものが1つあれば構いません。

トークスクリプトには、下記の内容をまとめておきましょう。

会話がトークスクリプトから逸れて慌てないためにも、相手の回答に対して次にどのような質問をするか、複数のパターンを作成しておくと安心です。

トークスクリプトの例(受付)

トークスクリプトを元に電話をすると、営業メンバー内で営業トークの基準ができます。パターンごとに終話まで設定できるので、相手の検討状況に応じたアポ取りのゴールもわかりやすくなるでしょう。

アポ取りのゴールの例
・個別商談のアポ取り
・製品説明会の案内(予約)
・セミナーへの案内(予約)
・資料送付

トークスクリプトは営業経験豊富な社員に作ってもらうのがよいでしょう。経験豊富な営業担当者であれば、アポ取りの成功パターンや失敗パターンを熟知しているからです。

また、トークスクリプトはGoogleドキュメントなどの共有ファイルで作っておくと、営業メンバー全員が、いつでも自身の経験をもとにアップデートできます。

電話のアポ取りのコツ1|受付編

法人営業であれば、アポを取るときにお客さまの携帯電話や直通電話ではなく、企業の受付に電話をかけることもあるでしょう。

アポ取りの電話で受付を通過するコツは2つです。

  • お客さまとの接点を伝えること
  • お客さまに繋いでもらいたい理由まで一息に伝えること

この章では、アポ取りの電話で受付を通過するためのコツについて、お客さまとの接点がある場合とない場合の2つに分けて紹介します。

お客さまと事前接点のある場合

お客さまとの接点とは、資料請求やイベント参加など、お客さまから自社へのアクションのことです。過去にやりとりのあった相手だと分かれば、受付からお客さまに繋いでもらいやすくなります。

また、「セミナーアンケートの内容について」など具体的な内容であれば、本人にしかわからない用件なので、受付では断りづらいでしょう。

お客さまとの接点を伝えるときは、具体的なセミナー名や資料名、接点のあった日付を伝えると、受付から引き継ぐ際に、お客さま自身も接点を思い出しやすくなります。

次に、繋いでもらいたい理由まで一気に伝えるのは、営業電話の雰囲気を少なくするためです。様子を伺うように遠慮がちに話すといかにも売り込み営業らしく聞こえてしまいます。自信を持って話しましょう。

お客さまと事前接点のない場合

お客さまと事前接点がない場合も、気をつけることは同様です。挨拶の後、用件まで一気に伝えましょう。必要以上にかしこまるのではなく、「〜〜社の〜〜です」と日頃から取引があるかのような雰囲気を電話の向こうに届けましょう。

NG例:
「初めてご連絡させていただいたのですが…」
「弊社の製品をぜひご紹介したく…」

上記の例のように話すと、売り込みの電話という雰囲気が強くなり、警戒されやすくなります。

電話のアポ取りのコツ2|担当者編

お客さまの警戒心を解く

好印象を持っていただくためには、声の印象が大切です。

電話越しでも声のトーンから表情は伝わります。笑顔で明るいトーンを意識し、ゆっくり、はきはきと話しましょう。

お客さまは忙しい中、電話に応対してくださっています。短めに話を伝えるのがベストです。

留守電に繋がった場合は用件を伝言に残しておきます。用件がわかれば、再度連絡をした際にお客さまに電話口に出ていただきやすくなります。伝言内容は、受付と同様、「請求された資料の内容について確認したい」や「アンケートの回答について伺いたい」のように、少し具体的な内容がよいでしょう。

電話の序盤はYESセットを活用する

YESセットとは、行動や信念、態度などを一貫させたいという人間の心理的傾向を元にした交渉術です。

お客さまが質問に対して何度も「YES」と答えた場合、YESセットの効果により、次の本命の質問に対しても「YES」と答えやすくなります。

アポ取り電話の序盤では、アイスブレイクの意味もこめて、相手が「YES」と答えやすいようなシンプルな問いかけをし、オープンクエスチョンは避けましょう。

例1:「お客さまは〜〜に興味があって、弊社のセミナーに参加されたという認識だと私共考えておりますが、いかがでしょうか?」

上記は相手の興味関心を伺うときの例文です。ここでの興味とは、自社製品やサービスではなく、相手との接点であるセミナーのテーマや解決できる課題など一般的な内容に留めておきます。

例2:「先日請求された〜〜資料について、みなさまから資料改善を目的としたご意見を頂戴しております。まだ資料には軽く目を通したくらいですよね?」

上記の場合、「資料はすべてごらんいただけましたか」と質問すると、NOと返されやすいので注意が必要です。「読んだと答えたら営業されそう」と警戒心が働くため、ヒアリングもしづらくなります。

例3:「先日のアンケートで〜〜が課題と伺っておりましたが、御社ではすでに〜〜については取り組んでいるという感じでしょうか?」

たとえば、セミナー参加を接点に持つ相手であれば、アンケートで回答された内容をなぞるように質問すると、相手も自分が回答したことなので、話しやすくなります。

YESセットを使うときの注意点は、確実に同意できる軽い話題を選ぶことです。ただし、YESを引き出すための雑談ばかりするのではなく、少しずつ本命の内容に質問を近づけていくことが大切です。

お客さまに役立つ情報を提供する

売り込みの電話だと思われないためにも、自社の製品やサービスを積極的に宣伝するトークは避けましょう。先方にメリットがあることを全面に出して伝えたほうが相手も前向きに考えやすくなります。

たとえば、「弊社では、〜〜についての調査をしております。〇〇さまの業界に役立つレポートをお送りしたいのですが、お受け取りくださいますでしょうか?」のように、話を聞くメリットを感じるトークであれば、相手も「少し話を聞いてみようかな」と検討してくれます。

アポやその先の商談に繋げるためには、情報提供するだけでなく、それをきっかけに提供した情報に対する関心度、現在行っている施策、その施策に対する評価や満足度などをヒアリングすることも大切です。

ヒアリングの結果、相手が現状に不満を感じていれば、提案の時間をいただく(アポ取り)のきっかけになります。

メールを送るきっかけを作る

ヒアリングが進んだら、情報提供のためにメールを送ってよいか確認を取っておきましょう。

事前に了承を得ていれば、後ほどメールを送ったとき、開封されずに削除されてしまう可能性は下がります。アポ取りが失敗に終わっても、メルマガなどでその後の定期接触に繋げるきっかけになるでしょう。

私たちの場合、たとえばお客さまの課題解決の参考になる記事をピックアップして送ることを提案し、了承をいただいています。

もし製品の活用法に興味を持っていただけそうであれば、同じ業種の成功事例を送る提案をすることもあります。

日程調整時には選択肢を提示する

日程調整の際は日時の選択肢を提示しましょう。オープンクエスチョンで日程調整を進めようとすると「またそのうち機会があれば」と断る口実を作られてしまいます。

「もしよろしければ月曜日の16:00からはいかがでしょうか。わたくし、毎週この時間が空いているんです。よろしければ仮日程として、予約させていただいてもよろしいでしょうか」

「たとえば夕方であれば、火曜日の16:00からと水曜日の16:00から、どちらがよろしいでしょうか。ご都合のよい日程を予約させていただきますよ」

また、商談に関係しそうな他の担当者をあらかじめ巻き込んでおくことも大切です。アポ当日は、他の関係者の出席も可能なことを伝え、同席する方についても確認しておきましょう。

「説明会ですが、御社の中でご興味があるみなさまをお誘い合わせの上、ご参加いただいても構いません。もちろんお客さま、お一人でのご参加も承ります」

「この日程で仮予約いたしますが、もしご同席されるみなさまの都合がつかなければ、ご連絡いただければ再度調整いたします」

クロージングまで印象良くする

アポが取れても取れなくても、気持ちのよい電話を最後まで心がけましょう。終話の際は、お話できたことのお礼を伝えます。

アポが取れなかった理由は、タイミングが悪かっただけの可能性もあります。再度連絡をするときのためにも、好印象を残すことが大切です。

アポ前日には確認の電話、またはメールを送る
事前確認を怠ると些細なミスやトラブルが起きやすくなります。相手が日時を勘違いしている、担当者1人との面談と思っていたところ上司も同席する、などトラブルの種類は様々です。
日時の間違いや面談内容の勘違いなどは、事前確認をしておくだけで避けられるトラブルです。アポの前日には必ず先方に確認しましょう。Zoomなどを使ったオンライン面談の場合は、ミーティング用の招待リンクを事前確認の際に送っておくことも重要です。

参考:アポが取れた後に先方に伝えること

アポが取れた後は、面談当日に向けて確認すべきことをお客さまに伝えます。

下記は一例です。

  • 日時、場所
  • オンライン面談の場合の使用ツール、先方のツール導入が必要か否か
  • 当日の担当者

たとえばZoomを使ったオンライン面談を予定している場合は、「商談用のZoomURLをメールで後ほど送るのでご確認いただきたい」などとお伝えしておくとよいでしょう。また、アポ取りと商談担当が別の者であれば、その情報も伝えておくと当日にお客さまが慌てずに済みます。

アポが取れたあとのほうが情報収集がうまくいく
アポが取れるということは、先方も会社の提案に興味があるということです。そのため、会社の課題などのヒアリングは、アポが取れた後のほうが相手がなめらかに答えてくれる場合があります。
アポ取りの電話をかけるときは、初めに自社で開催している説明会や相談会を提案し、アポを取ることを第一にお話しするのも有効な手段の一つです。

メールのアポ取りのコツ

アポ取りのメールを作るときに気をつけることは3点です。

  • 件名をわかりやすくする
  • 冒頭に要件を書く
  • アポイントまでの導線をわかりやすくする

件名をわかりやすくする

メールは、開いて読んでもらえないと意味がありません。毎日大量に受信するメールに埋もれないようにするためには「パッと見て内容を理解できる」件名を作り、相手に読むべきだと判断してもらうことが大切です。

件名をわかりやすくするには、下記の2つの工夫を取り入れましょう。

  • 30文字以内に短くまとめる
  • キーワードを前半に配置する

50サンプル付き!メルマガタイトル(件名)を3分で作るコツ」では、上記の工夫の他にも、過去に私たちが配信したメルマガの件名を元に、開いてもらえる件名の作り方の工夫を紹介しています。

冒頭に要件を書く

せっかく開封されても、冒頭で興味が持てなければ、そのメールは最後まで読まれずに削除されてしまいます。

メールを開封して初めに表示される部分(ファーストビュー)は、相手が「そのメールを読むかどうか」を判断する重要な要素です。ファーストビューには、メールを送った理由や、メールを読むことでどのようなメリットがあるか記載しましょう。

相手が興味を持ちそうな参考資料を添付するときは、冒頭に添付ファイルの説明や紹介リンクを貼っておくとクリックされやすくなります。

アポイントまでの導線をわかりやすくする

アポ取りメールでは、面談日程確定までの導線をわかりやすく表記しましょう。

具体的には、営業トークの下部に面談日程の候補日と予約の仕方を記載することです。

NG例:
「ぜひ面談の機会をいただければ幸いです」
「ご検討、よろしくお願いいたします」

上記のように、具体的な選択肢や行動を示さないでおくと、相手も次にどのような行動を取ればいいのか判断できません。

OK例:
「ぜひ面談させていただきたく、以下の日程のうちお会いできる日をご返信ください」
「次の予約フォームから、お会いできる日程をご選択ください」

ポイントは複数の日程を提示しておくことです。また、アポイントの予約方法はメールへの返信、電話、予約フォームへの登録などが考えられますが、お客さまの手間が少ないフォーム登録がおすすめです。

日程調整に使えるツール「Kairos3 Timing」のご紹介
「Kairos3 Timing」は日程調整、カレンダー登録、オンライン会議URLの発行を自動で行う日程調整ツールです。事前に面談候補日を設定したカレンダーのURLを調整相手に送り、相手が日時を選択するだけで、自分のカレンダーにミーティング日程が登録されます。
社内や社外との日程調整の手間を軽減するツール「Kairos3 Timing」、ご興味のある方はぜひお試しください。
Kairos3 Timingの詳細を見る

ここまでの3つのポイントをふまえたアポ取りメールの例です。

件名:〇〇の課題を解決しませんか?◆◆◆に関するご紹介

〇〇会社
〇〇ご担当者様

お世話になっております。
〜〜株式会社 営業担当の●●と申します。

ホームページにて貴社のお取り組みや事業内容を拝見し、僭越ながら弊社のサービスがお役に立つのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
私どもの製品の特徴としましては、〜〜の機能が揃っており、リーズナブルな価格帯からスモールスタートできる点や、万全のサポート体制を評価いただくことが多い傾向でございます。

例えば、貴社と同じ業界であるA社様、B社様にもご活用いただいております。
活用事例として下記にまとめておりますので、ぜひご覧ください。
【活用イメージ】
URL:〜〜〜

ご興味がございましたらぜひ一度、15分で構いませんのでお話しする機会を頂戴し、弊社製品のご説明のほか、希望の状況に合わせたご提案をさせていただけないでしょうか。
お電話やオンライン通話でお話しできればと存じます。

勝手ながら、以下の中でご都合のよい日時をご教示いただけますと幸いです。
【お話させていただく日時】
・◯月◯日(◯) ◯時〜◯時
・◯月◯日(◯) ◯時〜◯時
・◯月◯日(◯) ◯時〜◯時

下記のURLから日程調整フォームをご覧いただけます。
ご希望の日時をフォーム内でご登録いただくだけで、面談の予約が完了いたします。
登録フォームURL:〜〜〜

ご不明点やご確認されたい点などございましたら、このメールの返信にてご遠慮なくお申し付けください。
お力になれるかどうかだけでもお聞かせいただけると大変嬉しいです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。

署名

営業メールの効果を高める7つの秘訣
アポ取りに関わらず、営業メールは「送って終わり」の施策ではありません。お客さまとの良好な関係を築き、今後の営業活動に繋げるためには、様々な工夫があります。営業メールについてくわしくは下記の記事をごらんください。
・「シチュエーション別テンプレ付き|営業メールの作り方と効果を高める7つの工夫

アポ取りに失敗する理由

アポ取りは失敗することの多い営業活動です。失敗するのが当たり前だと思い、失敗の理由から学ぶことで成功に繋げましょう。

アポ取りに失敗する主な理由は以下の通りです。

売り込みの気配が強い

相手の興味、関心とは関係なく自社製品の売り込みばかりをしてしまうと、相手から「どうせ営業だ」と思われ、本題に入る前に電話を切られてしまいます。

売り込みのための電話ではなく、有益な情報を届ける意識を持つことが大切です。

話が長くまとまりがない

まとまりのない話は要点を掴みづらく退屈しやすくなります。

以下のような電話をしていた場合は、一度話す内容を見直してみましょう。

  • 前置きが長く、本題に入るまでに時間がかかる
  • 相手の興味に関係なく、複数製品の紹介へと話題が移り変わる

相手が何を聞きたいのか想定し、相手の課題や要望に合わせて提案できるような流れが理想です。アポ取りの電話は一方的なプレゼンではなく、会話の場であることを意識しましょう。

次のアクションを決めずに電話を終える

アポ取りの目的は面談の予約を取ることです。

具体的な日時を決めないまま、「ご検討よろしくお願いします」と言って電話を切ってしまうと、相手もその後どうするべきかわかりません。多くの場合はそのまま失注に繋がります。

「面談日の確認」や「いつまでに返事をもらう」という次のアクションを決めることが重要です。

失注案件も管理しよう
次のアクションが決まらず失注した場合も、失注の記録は取りましょう。失注内容を記録しておけば、次回は失注理由を踏まえて再度アプローチできます。
また、失注顧客へメルマガなどで情報提供し、接点を持ち続けることで、次に購入意欲が高まったタイミングをキャッチすることもできます。
失注顧客の中から案件を掘り起こすテクニックについては下記の記事をごらんください。
「休眠顧客の掘り起こしに成功したメール文例と、4つのテクニック」

成約につなげるアポ取りを実現するには

目標から逆算して行動数を決めよう

アウトバウンド営業はアポを取れなければ商談が始まりません。そのため、売上目標から逆算してどれだけアポ取りをすればよいか、行動数を事前に決めておきましょう。

たとえばひと月の目標成約数が10件、成約率が50%、商談化率が30%、アポ獲得率が5%とすると、必要な架電数は1200件です。2人の営業担当者が対応する場合、一人600件が目安のため、1日の目標架電数は30件になります。

ロープレで鍛えよう

スポーツと同じように、営業も練習をすればスキルアップが見込めます。

アポ取りがうまくいかない、成約率がなかなか上がらないという悩みがあれば、ぜひ営業担当者同士でロープレをして鍛えましょう。

新人教育や営業のスキルアップに使える営業ロープレ
営業ロープレとは、営業担当役と顧客役に分かれて、実際の商談を想定し実演(ロールプレイング)することを指します。短期間で営業スキルを向上させるために有効な練習法です。初めてのアポ取りで緊張する方や、アポ取りに苦手意識のある方は、ぜひ下記の記事を参考にお試しください。
営業ロープレの基本|商談で結果が出る進め方をくわしく解説

営業リストの質を改善し、タイミングを見極めよう

営業リストの情報は常に更新しましょう。相手先のサイトURLや担当者名、電話番号、メールアドレスに変更や追加があった場合は、リストを修正します。

また、アポ取りの電話の結果、相手の検討材料となる情報が得られた場合や失注した場合、それぞれ情報をリストに追加することでリストの質を上げることができます。

たとえば失注理由が、「現在使用中のツールの契約期間が1年後までなので、次のツール見直しの時期まで時間がある」などの場合、次の選定時期をリストに加えておくことで、次回電話をするタイミングがわかります。

MAで電話のタイミングを見極めよう
営業電話のタイミングを見極めるには、マーケティングオートメーション(MA)が役立ちます。MAはお客さまのWeb閲覧履歴やメール開封などの行動履歴をもとに、お客さまが自社商材への興味度が高まったタイミングで自動で知らせてくれるからです。
さらに、SFAと連携させることで、「商談担当者」と「リード育成やアポ取りの担当者」が分かれていても、お客さま情報を一括で管理できます。くわしくは下記の記事をごらんください。
MA導入が営業活動にもたらすとは|導入事例付きでご紹介
MAとSFA連携のメリットと活用例|事例つきでご紹介