シチュエーション別テンプレ付き|営業メールの作り方と効果を高める7つの工夫

営業メールは「送って終わり」の施策ではありません。お客さまとの良好な関係を築き、今後の営業活動を進めやすくするための手段の1つです。

営業メールでお客さまから好印象を持っていただき、話を聞いてみようと思っていただくには、お客さまとの関係値や検討段階を加味した丁寧な文章を作るのが一番です。

本記事では、シチュエーション別の営業メールの例文7パターンと、営業メールを読んでいただくための7つの工夫をご紹介します。

営業メールの例文

この章では、営業メールの例文を7つご紹介します。

営業メールの例文には、シチュエーションごとにおおよそ決まった「型」があります。しかし、テンプレート通りの文面で営業メールを送っても、毎日何通もの営業メールを受信するお客さまの印象には残りづらくなってしまいます。そこで、今回の例文では、訪問におけるアイスブレイクのように、営業メールを受け取ったお客さまとの心理的な距離を縮めることを意識した文章を適宜入れて作成しました。

ただし、お客さまのタイプやお客さまとの関係性によって適切なテンションは異なります。ぜひカスタマイズしてお使いください。

新規顧客開拓

・想定する場面:一度も面識のないお客さまや、過去に展示会などで名刺交換をしたが商談に至っていないお客さまへ送るメール。
・目的:会社名や氏名、サービス内容を認知していただくこと

件名:【新規顧客獲得のご提案】〇〇ツールのご紹介
差出人名:鈴木太郎|株式会社XYZ

ABC株式会社
マーケティング部 田中様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社XYZの鈴木と申します。
昨年、△△展示会のITツールのブースで名刺交換をさせていただいた者です。

最近は寒暖差の激しい毎日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか?

昨年10月の△△展示会以降、私たちのサービスもさらに進化を遂げてまいりました!
昨年はまだご要望に添えなかった部分もあったかと存じますが、
今の「〇〇ツール」であれば、田中さまのお役に立てる部分も多いのではないかと思い、
改めてご連絡させていただいた次第です。

実際に、弊社の「〇〇ツール」をご活用いただき、
新規顧客の獲得に繋がっている実績もございますので、
貴社ビジネスへのお力添えもできましたらと考えております。

もしご興味がございましたら、下記Webサイトでくわしくご紹介しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。

▼「〇〇ツール」製品紹介ページ
〜〜〜〜(URL)

気になることやご不明な点がございましたら、30分程度のお打ち合わせでお伝えさせていただくこともできます!
その際は、お気軽にご連絡くださいませ。

最後まで目を通していただきありがとうございました。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社XYZ
鈴木 太郎(Taro Suzuki)
tarosuzuki@xyz.net

〒123-4567
東京都〜〜〜〜〜ビル 3F
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0000
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既存顧客へのアップセル

・想定する場面:すでにお取引いただいたことのあるお客さまへ送るメール
・目的:現状の取引額以上のプランを提案し、興味を持っていただくこと

件名:【ご提案】「〇〇ツール」の新プラン「◇◇◇」について
差出人名:鈴木太郎|株式会社XYZ

ABC株式会社
マーケティング部 田中様

いつもお世話になっております。
株式会社XYZの鈴木です。
平素より、弊社サービスをご利用いただきありがとうございます!

先日、「〇〇ツール」の操作方法についてお問い合わせいただきましたが、
その後、お困りなくお使いいただけておりますでしょうか?
今後も、ご不明点などございましたらいつでもご連絡くださいませ。

本日は、弊社の新しいプランのご案内でご連絡いたしました。

先日お聞かせいただいた、「営業メンバーの行動管理をしたい」というご要望にお力添えできるのではと考えております。

▼新プラン「◇◇◇」概要資料
〜〜〜〜〜〜〜〜〜(URL)

ご興味がございましたら、次回お打ち合わせにてくわしくお伝えさせていただくことも可能です。
その際はお気軽にお申し付けください。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

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株式会社XYZ
鈴木 太郎(Taro Suzuki)
tarosuzuki@xyz.net

〒123-4567
東京都〜〜〜〜〜ビル 3F
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0000
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失注 / 休眠顧客への再アプローチ

・想定する場面:過去に商談や提案をしたことがあるが失注した顧客や、休眠顧客へ送るメール。
・目的:会社名、氏名、サービス内容を思い出していただき、現在の状況確認をしやすくすること。

件名:その後いかがでしょうか
差出人名:鈴木太郎|株式会社XYZ

ABC株式会社
田中様

ご無沙汰しております。
株式会社XYZ 鈴木です。

先日は、弊社製品「〇〇ツール」をご検討いただき、ありがとうございました!
昨年◯月時点では、お取引のある企業様のサービスを継続的に受けられるとお伺いしておりましたが、
その後のお取り組みのご状況はいかがでしょうか?

以前お話しいただいた「少人数で営業効率をあげて案件数を増やしていきたい」という内容に関して、
ご参考になりそうな資料がございましたので改めてお送りいたします。

▼弊社製品〇〇を活用して3名で商談数を増やしたインタビュー記事
〜〜〜〜〜〜〜〜〜(URL)

▼営業活動のトークスクリプトをまとめたお役立ち資料
〜〜〜〜〜〜〜〜〜(URL)

貴社のお取り組みと、田中様の業務のご参考になれば幸いです。
ご相談やご質問等がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。

また、〇〇様がご希望されていた◇◇オプションについて、
以前より詳しくご紹介している資料もございますので、
ぜひごらんくださいませ。

▼資料請求フォームはこちら
〜〜〜〜〜〜〜〜〜(URL)

それでは、引き続きよろしくお願いいたします。

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株式会社XYZ
鈴木 太郎(Taro Suzuki)
tarosuzuki@xyz.net

〒123-4567
東京都〜〜〜〜〜ビル 3F
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0000
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アポイントの日程調整

・想定する場面:お問い合わせいただいただお客さまへ、アポイントの日程調整をするメール。
・目的:ご都合の良い日時をご返信いただき、アポイントを確定させること。

件名:【日程調整のお願い】お問い合わせありがとうございました
差出人名:鈴木太郎|株式会社XYZ

ABC株式会社
マーケティング部 田中様

お世話になります。
株式会社XYZの鈴木です。

先ほどは弊社へお問い合わせいただきありがとうございました。
つきましては、1時間ほどお時間をいただき、お話しさせていただければと思っております。
田中様のご都合はいかがでしょうか?

【候補日時】
・◯月◯日(曜日)◯:◯◯ ~ ◯:◯◯
・◯月◯日(曜日)◯:◯◯ ~ ◯:◯◯
・◯月◯日(曜日)◯:◯◯ ~ ◯:◯◯

上記日程で差し障りがございましたら、大変お手数ですが、
ご都合のよい日程をお知らせいただければ幸いです。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社XYZ
鈴木 太郎(Taro Suzuki)
tarosuzuki@xyz.net

〒123-4567
東京都〜〜〜〜〜ビル 3F
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0000
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アポイントのリマインド

・想定する場面:すでにアポイントをいただいたお客さまに対して、アポイント直前に日時のリマインドをする。
・目的:アポイントのリマインド

件名:お打ち合わせ日時のご確認
差出人名:鈴木太郎|株式会社XYZ

ABC株式会社
マーケティング部 田中様

お世話になります。
株式会社XYZの鈴木です。

先日は日程を調整いただきありがとうございました。
お打ち合わせが近づいてまいりましたので、ご連絡いたしました。

【お打ち合わせ詳細】
日時:◯月◯日(曜日)◯:◯◯ ~ ◯:◯◯(60分程度)

当日は「Zoom」でのお打ち合わせを予定しております。
Zoom URL:〜〜〜〜〜

日程のご変更やZoomのご利用方法に関してご不明点などございましたら
お気軽にご連絡くださいませ。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社XYZ
鈴木 太郎(Taro Suzuki)
tarosuzuki@xyz.net

〒123-4567
東京都〜〜〜〜〜ビル 3F
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0000
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商談のお礼

・想定する場面:商談をしたお客さまへ、商談直後に後追いで送るメール。
・目的:お礼の気持ちを伝え、今後も連絡を取りやすくすること。

件名:本日はありがとうございました
差出人名:鈴木太郎|株式会社XYZ

ABC株式会社
マーケティング部 田中様

お世話になります。
株式会社XYZの鈴木です。

本日はご提案のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
貴社の営業部署の体制や今年度のご計画について
お聞かせいただきありがとうございます!

「現在の4名体制で契約数を増やしたい」とのお話でしたが、
実際に貴社に近いご状況で弊社の「〇〇ツール」を活用なさっている事例もございます。
もしご希望でしたら、他社さまのお取り組み内容や
その他お役立ち資料のご共有もさせていただきます!

また、ご質問いただいた◼️◼️につきましては、
◯月◯日までに社内で結論を出し、メールにてご回答させていただきます。
社内でのご検討に際して、他にも必要な情報や資料などございましたら、
どうぞお気軽にご連絡くださいませ。

貴社内でのご検討が◯日ごろに終わるとのことでしたので、
その折にはこちらからメールにてご連絡させていただきます。

本日ご覧いただいた資料は、当メールに添付しております。
ご参考にしていただけますと幸いです。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社XYZ
鈴木 太郎(Taro Suzuki)
tarosuzuki@xyz.net

〒123-4567
東京都〜〜〜〜〜ビル 3F
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0000
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検討状況の確認

・想定する場面:提案済みで、回答をいただけていないお客さまへお送りするメール。
・目的:検討状況を把握し、ネックを明確にすること。

件名:その後いかがでしょうか
差出人名:鈴木太郎|株式会社XYZ

ABC株式会社
マーケティング部 田中様

お世話になっております。
株式会社XYZの鈴木です。

先日はご提案のお時間をいただき、ありがとうございました!
4月中に社内でご検討なさるとお聞きしておりましたので、
改めてご連絡させていただきました。

その後、ご検討状況はいかがでしょうか?
もし、新たな疑問点や不明点、社内担当者さまへのご説明などで不安な点がありましたら、
どうぞお気軽にご相談ください。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社XYZ
鈴木 太郎(Taro Suzuki)
tarosuzuki@xyz.net

〒123-4567
東京都〜〜〜〜〜ビル 3F
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0000
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営業メールの効果を高める7つの工夫

この章では、

  • 営業メールを開封されやすくする
  • 営業メールの中身に目を通してもらいやすくする
  • お客さまに行動を起こしてもらいやすくする

ための工夫を、7つお伝えします。

みなさまの業務の中で取り入れやすそうな工夫から、1つずつ実践してみていただければ幸いです。

開封されやすい時間帯に送る

営業メールの第一関門は、「開封」です。

メールが開封されやすい時間帯は、お客さまの業種や働き方によって異なります。自社でメルマガを送っている場合は、メルマガの開封率の高い時間帯を参考にしましょう。ちなみに、BtoB企業である私たちのメルマガ開封率の高い時間帯は、朝9時前後です。

既存のお客さまなど、メールを見ていただきやすい時間帯を把握できている場合は、その時間帯にお送りするのがおすすめです。

自社のお客さまがメールを開封しやすい時間帯がわからない場合は、「迷惑にならない時間帯」を選んで送付しましょう。たとえば、業務時間が平日昼間の企業が多い場合、休日の夜中に送るのは迷惑だと思われかねません。

件名は具体的に書く

営業メールの件名は、用件がわかるように具体的に書きましょう。

今から送る営業メールが、お客さまへの初めてのご連絡になる場合もあります。営業メールの件名は、少なくともお客さまに不信感を与えない件名にしましょう。「気になるな」と営業メールを開封する価値を感じてもらえればなお良しです。

  • × ご訪問の件
  • ◯【面談のお願い】新商品〇〇のご紹介について

差出人名には会社名と氏名を設定する

メールには、差出人情報を明記しましょう。メールの差出人情報がなければ、お客さまは不信感を覚え、メールを開封していただけません。過去に連絡を取り合ったことがある場合には、会社名と氏名であなたのことを思い出していただける可能性もあります。

差出人名は、お使いのメール配信ツールやメーラーで設定できます。

  • メール配信ツールの差出人名欄に、会社名と氏名を記入する。
  • Gmailなどのメーラーで、アカウント名に会社名と氏名を記入する。

読みやすいレイアウトで送ろう

メールを開封してもらえたら、次のステップは、メールの中身を読んでもらうことです。

どれだけお客さまの役に立つ内容を送っても、文字が詰まり過ぎていたり誤字脱字が多過ぎたりすると、読んでいただけません。「読みやすい」営業メールを作るには、内容だけでなくレイアウトにも気を遣いましょう。

ここではまず、レイアウト、つまりメールの見た目についての工夫をお伝えします。

  • 1行あたりの文字数:大体30文字程度。1行あたりの文字数が多くなるときは、改行する。
  • 行間隔:話のまとまりごとに1〜2行の空行を入れる。
  • 文字サイズ:特別な理由がない限り、デフォルトで設定されている文字サイズにしておく。
  • 記号:強調したいところのみ使い、多用しすぎない。
レイアウトにこだわりたい場合に使える「HTMLメール」
HTMLメールを使えば、見出しや色でメールを装飾でき、開封率やクリック率も検知できます。HTMLメールの概要や使い方については「HTMLメールとは?テキストメールとの違いを含め徹底解説」にまとめました。ぜひごらんください。

お客さまの興味に近い情報を書く

新規開拓やアップセル、失注顧客フォローを目的とした営業メールは、読了後にお客さまの製品への興味が高まるように設計しましょう。

マーケティングオートメーションを使っていれば、お客さまのオンライン上の行動履歴を確認できます。開封されたメルマガの内容や閲覧したWebページなどから、お客さまがどの情報に興味を持っているのか、仮説を立てて送る内容を決めていきましょう。

もし上記の情報がわからない場合は、お客さまの業種や会社の規模感から課題を想定し、解決策をいくつか提案する形で送付します。

課題を想定するときは、過去に対応した似た案件の記録やBANT情報を読み返してみましょう。

文章の書き方にお悩みの場合は
誰でも80点以上の文章が書ける ライティングテクニック39選」では、伝えたい内容が伝わる文章を書くためのテクニックを紹介しています。ぜひお役立てください。

お客さまに取っていただきたい行動を明示する

商談のお礼などを除いて、ほとんどの営業メールには、営業メールを読んだ後にお客さまにとっていただきたい行動があります。メールを一読して、お客さまがとるべき行動がわかるように明確に書きましょう。できるだけお客さま側に工数がかからない形で提示できれば、お客さまもアクションをとりやすくなります。

  • アポ調整の場合:日付候補を複数提示する、カレンダーアプリなどですぐに予約できるようにする
  • アクセスしていただきたいページがある場合:何のページなのか明示する
  • 内容を確認して返信してほしい場合:コピペして穴埋めすれば返信できるフォーマットをつけておく など

営業メールでこそ人間味を出す

営業メールのような非対面でのコミュニケーションでこそ、人間味を出しましょう。

知らない営業パーソンからいきなりメールが来たら、警戒するお客さまも少なくありません。訪問でのアイスブレイクのように、営業メールでも人間味を出していくことで、お客さまの興味を引きやすくなることもあります。

また、営業メールはその1通を送って終わりではありません。営業メールを送った後に電話をかけたり、別のメールをお送りしたりして、再度アプローチすることもあるでしょう。文章の雰囲気から営業パーソンの人間味が伺えれば、お客さまとのその後の関係構築に良い方向に働くはずです。

※この記事は、2022年4月21日に更新しました。