テレアポ営業のコツ16選｜アポ獲得成功率を上げる電話のかけ方

テレアポ営業、コツを掴んでもっとアポイントにつなげたい
テレアポ営業がなかなかアポイントにつながらずつらい…

１日に何件も電話をかけるテレアポ営業で、このようにお悩みの方は多いのではないでしょうか。

テレアポ営業からアポイントを獲得するには、事前準備から電話、結果記入までの一連の流れでの工夫が欠かせません。

テレアポ営業の明日から実践できる「コツ」や「練習方法」をこの記事ではご紹介します。

テレアポ営業とは？時代遅れ？

テレアポ営業とは、お客さまに電話をして、商談などのアポイントを取ることです。自社からお客さまに働きかける営業の形式「アウトバウンド営業」に分類されます。

ひたすら電話をかけることが時代遅れと言われることもありますが、テレアポ営業は、購買意欲の低いお客さまを商談につなげるのに役立ちます。

テレアポ営業の重要性

テレアポ営業は、新規顧客の獲得のために重要な役割を持ちます。

自社の顧客リストにいるお客さまの多くは自社商材への購買意欲が低く、新規顧客を増やすにはテレアポ営業をはじめとする営業からの働きかけが欠かせません。

テレアポ営業による情報提供やお客さまの状況などのヒアリングを通じて、「自社商材で課題が解決できそう」と感じていただくことで、商談などの次の行動につながります。

テレアポ営業の基本手順

テレアポ営業の基本手順をご紹介します。

初回のテレアポ営業が上手くいかなかったとしても、その結果を記入して顧客リストを更新し、電話やメールで継続的にお客さまに接触することが大切です。

継続的な接触によりお客さまの課題・ニーズや現状がわかると、顧客リストから「買いたい」と思っていただきやすいタイミングがみえてきます。

テレアポ営業のコツ：事前準備編

テレアポ営業のコツを「事前準備」「電話」「結果記入」に分けてお伝えします。まずは、アポにつながる可能性を高める「事前準備」の４つのコツのご紹介です。

事前準備のコツ１：購買見込みの高い顧客リストを作る

１日にテレアポ営業できる数は限られるので、なるべく労力をかけずにアポにつなげるために購買見込みの高い顧客リストを作る必要があります。

１.数
２.質

１つ目は「数」です。まずはテレアポ数を確保しましょう。

テレアポ営業では、アポの打診をお客さまに断られることがほとんどです。電話をかけるほぼ初対面のお客さまの多くは、その時点では、自社商材を「買いたい」と思っていないからです。

そのため、アポイントはなかなか取れないことを前提とした、テレアポ数の確保が必要です。

必要なテレアポ数は、売上目標から逆算して算出します。

たとえばひと月の目標成約数が10件、成約率が50%、商談化率が30%、アポ獲得率が５％とすると、必要なテレアポ数は1200件です。２人の営業担当者が対応する場合、１人あたり月600件が目安のため、１日の目標テレアポ数は30件になります。

２つ目に気をつけるべきポイントは、顧客リストの「質」です。

受注の可能性を高めるために、購買見込みの高いお客さまのリストアップが必要です。弊社が実際に取り組んでいる、顧客リストの作成方法をご紹介します。

弊社では、顧客情報に、氏名、会社名、業種、連絡先などの基本情報の他に、過去に営業がお客さまと接触したことがあれば「事実」「解釈」「次の行動」を記載しています。

• 事実：お客さまとのやり取りの事実
• 解釈：お客さまとのやり取りから営業担当者が感じたこと。お客さまの雰囲気や購買意欲の所管を記載。次回のお客さまとの接触時に活かす
• 次の行動：ヒアリングできたことから、次に取る行動を記載

これらの情報から見える「今、自社商材を必要としているであろうお客さま」をリストアップしています。

これらの情報記入のコツは、記事の後半でくわしくご紹介します。

お客さまの興味や課題をはかるため、上記の他に、お客さまを「いつ」「どのような」ルートで知ったか、という情報も記入すべきです。具体的には、以下のような情報です。

• ◯月◯日の展示会
• ◯月◯日のセミナー
• ◯月◯日に製品資料をダウンロード

私たちは、弊社が開発・販売するMAツール「Kairos3 Marketing」で、お客さまのWeb訪問や資料請求などの行動を見える化しているので、都度記入はしていません。

事前準備のコツ２：トークスクリプトを作成する

トークスクリプトとはテレアポ営業の台本のことです。トークスクリプトは営業メンバーが共有して使えるものが１つあれば問題ありません。

トークスクリプトには、下記のような内容をまとめておきましょう。

• 担当者不在の場合に留守電に残す内容
• 受付対応の台本
• 質問に対しての回答例
• サービスへの興味の度合いのヒアリング内容
• 検討状況のヒアリング内容
• 導入時期や失注理由のヒアリング内容

トークスクリプトを元に電話をすると、営業メンバー内で営業トークの基準ができます。

パターンごとに終話まで設定できるので、相手の検討状況に応じたアポ取りのゴールもわかりやすくなるでしょう。

トークスクリプトは営業の経験豊富な社員に作ってもらうのがおすすめです。経験豊富な営業担当者であれば、成功パターンや失敗パターンを熟知しているからです。

また、トークスクリプトはGoogleドキュメントなどの共有ファイルで作っておくと、営業メンバー全員が、いつでも自身の経験をもとにアップデートできます。

事前準備のコツ３：相手先の情報収集をする

電話をかける前に、相手先のホームページなどを見て、情報収集をしておきましょう。
調べることは以下のとおりです。

事業内容、社員数、活動エリア、ビジネスモデル、市場ニーズ、競合相手など

過去に取引した企業であれば、当時の取引実績や失注理由も確認しておくとよいでしょう。

事前に情報収集ができれば、お客さまの事業を参考に、相手にあった提案内容を考えられます。

たとえば同業他社や、同じビジネスモデルの企業の導入事例を資料として用意しておくことで、下記のような提案や質問で相手の興味を惹くこともできます。

「御社のようなビジネスモデルでは〜〜〜という課題があると聞いています。もし同じようなお悩みを抱えているのであれば〜〜という施策が効果的です」
「御社と同じ〜〜業界のお客さまに活用いただいているケースが多くございます。〜〜業界のお客さまからは〜〜な課題をよく聞くのですが、御社にも共通する部分はございませんか」

事前準備のコツ４：自社商材をしっかり理解する

当たり前のことですが「自社商材の深い理解」は重要です。

自社商材の理解が乏しいと、自信を持って商材をすすめられません。

自信のない営業だとお客さまは不安を感じ、その営業担当者から商材を買おうと思っていただけなくなってしまいます。

逆に、自社商材を深く理解すると、お客さまにとって信頼できる営業担当者になり、格段にアポにつながりやすくなります。

テレアポ営業のコツ：電話編

テレアポ営業でアポイントにつなげる、「電話」の10個のコツをご紹介します。

電話のコツ１：電話数を確保する

先述したように、テレアポ営業は電話数の確保が必須です。売り上げ目標から逆算すると、１日あたりに必要な電話数がわかります。

テレアポ営業は、毎日何十件と電話をかけるので「断られ続けてつらい」「電話をかけるのがこわい」とお悩みの方も多いかもしれません。

先にお伝えしたように、テレアポ営業で断られることは自然なことなので、考えすぎず次の電話に進んでしまいましょう。

電話のコツ２：電話をかける時間を工夫する

お客さまが電話に出やすい時間にテレアポ営業をすると、お互い余裕を持って話すことができます。一般的に電話に出にくいであろう、始業直後や終業前、お昼どきは電話は避けましょう。

電話をかけたら曜日と時間も記入すると、次回テレアポ営業をする際、電話がつながりやすい曜日や時間帯を探ることができます。

電話のコツ３：声色は明るく

テレアポ営業はお互いの顔は見えませんが、声から表情は伝わります。笑顔で明るい声色を意識して、気持ちのよい電話を心がけましょう。

再度連絡をするときのためにも、好印象を残すことが大切です。

電話のコツ４：お客さまの会話のトーン・テンポに合わせる

テレアポ営業先は、ほとんどが初めてお話しするお客さまなので、多くの場合警戒されてしまいます。

そんなお客さまに好印象や親近感をもっていただくために、会話のトーンやテンポ、使う単語はお客さまに合わせるのがおすすめです。

電話のコツ５：受付突破では、営業電話の雰囲気を出さない

法人営業であれば、企業の受付に電話をかけることもあるでしょう。
テレアポ営業で受付を通過するコツは、以下の２つです。

１．本人との接点があればそれを伝える
２．つないでもらいたい理由まで一気に伝える

１つ目は「本人との接点があればそれを伝える」です。

本人との接点とは、資料請求やセミナー参加など、お客さまから自社へのアクションのことです。過去にやりとりのあった相手だと分かれば、受付からお客さまにつないでもらいやすくなります。

また、「セミナーアンケートの内容について」など具体的な内容であれば、本人にしかわからない用件なので、受付では断りづらいでしょう。

本人との接点を伝えるときは、具体的な資料名やセミナー名、接点のあった日付を伝えると、受付から引き継ぐ際に、お客さま自身も接点を思い出しやすくなります。

２つ目の「つないでもらいたい理由まで一気に伝える」理由は、営業電話の雰囲気を薄めるためです。

必要以上にかしこまると、いかにも売り込み営業らしく聞こえてしまいます。「〜〜社の〜〜です」と自信を持って伝えましょう。

上記の例のように話すと、売り込みの電話という雰囲気が強くなり、警戒されやすくなってしまいます。

電話のコツ６：序盤は答えやすい質問を

最初から「何かお困りごとはありませんか？」というようなストレートな質問をすると、テレアポ営業先のほぼ初対面のお客さまは警戒して質問に答えていただけません。

テレアポ営業の序盤は、YES/NOで答えられるかんたんな質問（クローズドクエスチョン）をすると、答えやすい雰囲気を作れます。

一方で、クローズドクエスチョンのみに偏ると、尋問のように感じてしまったり、売り込み感を与えてしまったりします。

徐々にオープンクエスチョンも混ぜてお客さまに話してただく割合を増やし、本命の話題に近づけましょう。

電話のコツ７：要点は短く伝える

テレアポ営業では、短めに話を伝えるのがベストです。また、お客さまが知りたいことは、自社商材の詳細ではなく、自社商材を導入するメリットです。

自社商材の宣伝はせず、お客さまの現状や悩みをもとに、自社商材で解決できることを簡潔に伝えてアポ取りに専念しましょう。

電話のコツ８：お役立ち情報を提供する

「こんな製品があります。このサービスはおすすめ。」と自社商材の宣伝をするのはよくありません。

宣伝は避けて、メリットを伝えると、お客さまに前向きに考えていただきやすくなります。

悩みを解決するノウハウや他社の成功事例など、お客さまの課題解決に役に立つ情報を提供するのがおすすめです。

アポイントやその先の商談につなげるためには、情報提供するだけでなく、それをきっかけに提供した情報に対する関心度、現在行っている施策、その施策に対する評価や満足度などをヒアリングすることも大切です。

ヒアリングの結果、相手が現状に不満を感じていれば、提案の時間をいただく（アポ取り）のきっかけを作れます。

電話のコツ９：次の行動につながるきっかけを作る

会話の途中でさりげなくお役立ち情報送付などの了承を得ておくと、テレアポ営業が失敗に終わっても、その後メルマガなどでの定期接触につながるきっかけになります。

私たちの場合、たとえばマケフリ記事の中から、お客さまの課題の参考になる記事をピックアップして送ることを提案し、了承をいただいています。

もし自社商材の活用法に興味を持っていただけそうであれば、同じ業種の成功事例を送る提案をすることもあります。

メールを送る約束ができたら、終話の際「〜〜会社の〜〜からメールをお送りいたします」と一言伝えています。

テレアポ営業後のメールは開封いただけないことも多いので、事前に会社名や担当名を伝えて、メールの差出人名から思い出していただけるようにするためです。

電話のコツ10：日程調整時は選択肢を提示する

テレアポ営業で日程調整する際は、日時の選択肢を提示しましょう。

日程を提示せず「いつがよろしいですか？」と調整を進めると「またそのうち機会があれば…」とアポイントにつながらなくなってしまいます。

また、商談に関係しそうな他の担当者をあらかじめ巻き込んでおくことも大切です。

アポイント当日は、他の関係者の出席も可能なことを伝え、同席する方についても確認しておきましょう。

「説明会ですが、御社の中でご興味がある皆様をお誘い合わせの上、ご参加いただいても構いません。もちろんお客さま、お一人でのご参加も承ります」
「この日程で仮予約いたしますが、もしご同席されるみなさまの都合がつかなければ、ご連絡ください。再度調整いたします」

テレアポ営業のコツ：結果記入編

テレアポ営業でアポイントにつなげる、「結果記入」で押さえるべき２つのコツのご紹介です。次の行動につなげるために、弊社が結果記入で気をつけていることをお伝えします。

結果記入のコツ１：事実・解釈・次の行動を書く

テレアポ結果には、弊社は連絡日時、連絡担当者、電話番号など基本的な情報の他に「事実」「解釈」「次の行動」を記入しています。

• 事実：お客さまとのやり取りの事実
• 解釈：お客さまとのやり取りから営業担当者が感じたこと。お客さまの雰囲気や購買意欲の所管を記載。次回のお客さまとの接触時に活かす
• 次の行動：テレアポ営業でヒアリングできたことから、次に取る行動を記載

「事実」には、文字通りヒアリングできた事実を記載します。

お客さまに継続的に接触してわかった課題や契約更新時期など、検討材料になる情報も書くと、自社商材への興味が高まりやすいタイミングがみえてきます。

「解釈」からは、受付担当者やお客さまが言葉にはしないが感じていそうなことや、相手の口調や雰囲気がわかります。

次回対応する営業担当が別の人だったとしても、「解釈」の情報から、事前にお客さまに合ったやり取りのイメージをもてます。

「次の行動」は、お客さまと継続的に接触するために決め、漏れなく実行することが大切です。

結果記入のコツ２：「過程」を「全員」に見える化する

デジタルの活用で営業活動を「見える化」すると、営業メンバーは即座に情報を共有できます。

「見える化」する際のポイントは、お客さまとのやり取りの「過程」を営業メンバー「全員」が見られるようにすることです。このメリットは、以下の２つあります。

１つ目は「社内担当者が不在でも、誰でも対応できる」ことです。

営業メンバー全員にこれまでのやり取りの過程がわかると、過程を踏まえて、その場でお客さまに何らかの対応ができるようになります。

折り返しお電話をくださったお客さまに何の要件も伝えられず、再度こちらからの折り返し対応となり、心証を損なってしまう、という問題を防げます。

２つ目は「顧客情報や営業ノウハウが属人化しない」ことです。

成功した営業だけでなく、失注してしまった営業のやり取りの過程からも、メンバーがいつでも事例やノウハウを学習できます。

営業活動の効率化をサポート

弊社が開発・販売するSFA/CRMツール「Kairos3 Sales」は、顧客情報や営業のやり取りの過程を社内で「見える化」できるツールです。

過去にやり取りのある企業であれば、営業担当者は「Kairos3 Sales」上でパッと検索できます。

先にご紹介した「次の行動」も期限付きで設定できるので、やるべきことの抜け漏れを極限まで減らします。

「Kairos3 Sales」の詳細は、お気軽に下記をごらんください。

・「Kairos3 Sales」でできることはこちら
・「Kairos3 Sales」の活用事例はこちら

テレアポ営業が上手くなるには

テレアポ営業が上手くなるための３つの方法をご紹介します。

上手な営業のアプローチを参考にする

上手な営業のテレアポのトークを聞いてみると、テレアポ営業の進め方や言い回しが参考になります。

また、SFAツールなどで、他の営業のやり取りが共有されている場合は、空き時間に上手な営業の履歴を見るだけでも勉強になります。

ロープレを実施する

アポ取りが上手くいかない、成約率がなかなか上がらないという悩みがあれば、ぜひ担当者同士でロープレをしてみましょう。

チーム内で営業担当同士が学び合うことによって、個々のスキルが向上し、ひいては売上を伸ばす組織づくりができます。

ロープレを録音・録画することも、テレアポ営業が上手くなる手段として有効です。客観的に自分を見ることで、表情や声のトーンなど、他人から指摘されてもわかりづらい部分を認識し、気づきを得られます。

成功・失敗例を話す

チームメンバーと、上手くいったアピール点やアポイントにつながりづらい例を話すこともおすすめです。

経験を話すことで、色々な視点でのアドバイスをもらえたり、新しい気づきが生まれたりするので、効率よくテレアポ営業が上達します。