SFAとは?メリットや機能、MA・CRMとの違い|基礎知識を解説

SFAとは「Sales Force Automation」の略語であり、営業管理ツールのことです。顧客情報や商談の進捗状況、営業担当者の動きなどを「見える化」して管理できるため、営業パフォーマンスの改善や業務効率化につなげられます。SFAごとでさまざまな機能があるため、自社の目的と照らし合わせて最適な製品の導入を検討しましょう。

本記事では、SFAとは何かについての説明やMACRMとの違い、導入のメリット、主な機能などを紹介します。

今日やることが、ひとめでわかる。営業が見える化できるSFA/CRMツール【Kairos3 Sales】

SFAとは「営業データを見える化」できるツールのこと

SFAとは、「Sales Force Automation」の頭文字を取った略語です。

SFAでは、

  • 顧客の基本情報(社名や担当者名、所在地、電話番号など)
  • 商談履歴
  • 各案件の進捗状況
  • 具体的な提案内容
  • 営業担当者の動き
  • 顧客へのアクション数
  • 顧客リスト
  • 問い合わせ履歴

など、営業活動に関する幅広いデータを記録できます。

上記のようなデータを記録できるため、

  • タスクの優先度
  • チーム全体の案件進捗状況
  • 目標達成に向けて必要なアクション

など「営業データを見える化」して把握可能です。データを視覚的に把握できれば、業務の仕組み化にも取り組みやすくなり、特定の個人に成果が依存するケースも減らせるでしょう。

さらに、営業パフォーマンス改善や業務効率化に向けて有効な施策を実施できます。

たとえば商談ごとで「顧客の自社製品への興味度合い」を把握できれば、

  • 製品情報を読み込み商談に臨むほど興味度合いが高い顧客は、あとから積極的に提案する
  • 商談の温度感が「まずは話だけ聞きたい」という顧客には無理なアプローチはせず、先方からのアクションを待つ

というように優先度をつけて最適なアクションを選べるでしょう。

SFAとMA、CRMの違い

SFAとの違いがわかりにくいツールとして、MAとCRMが挙げられます。

MAとCRMの意味は、それぞれ下記の通りです。

  • MA(Marketing Automation):コミュニケーションを取りながら商談見込みの高いお客さまを発見するツール
  • CRM(Customer Relationship Management):「顧客関係管理」を行うツール。お客さまに必要な情報やサービスを継続的に提供し、製品やサービスの利用を促す

いずれのツールも「お客さま情報を管理している点」は共通しています。より厳密にいえば、SFA・MA・CRMそれぞれで、管理するお客さまの「検討・購買フェーズ」が異なります。
SFA、MA、CRMの3つのツールの違いは、管理するお客さまの「検討・購買フェーズ」が異なること

SFAとMAの違い

SFAとMAの違いは、下記の通りです。

  • SFA:「商談から契約」にいたるまでのお客さまを管理する
  • MA:「新規獲得から商談」にいたるまでのお客さまを管理する

MAは「商談見込みの高いお客さまの発見」を目的に活用されます。「自社サイトを訪問した」「問い合わせをしてきた」など幅広い手段で獲得した顧客情報を管理し、

  • ページの閲覧数が多いお客さまにメールを配信する
  • 条件に合致したお客さまにシナリオメールを自動配信する

など、お客さまの状況に合わせた施策を行いながら、商談見込みの高い方を発見していきます。そのほかにも「ウェビナーの開催」「展示会で接したお客さまのアフターフォロー」などの機能を持つMAツールもあるため、自社の目的に合わせて選びましょう。

MAの基本や具体的な機能は、以下の記事もごらんください。

関連記事:MAツールとは|概要や機能、活用事例を徹底解説
MAツールの選び方5選|おすすめのMAツールもご紹介
マーケティングオートメーション(MA)の機能まとめ|基本の「き」をまとめました

SFAとCRMの違い

SFAとCRMの違いは、下記の通りです。

  • SFA:「商談から契約」にいたるまでのお客さまを管理する
  • CRM:「契約後」のお客さまを管理する

CRMでは契約後、あるいは商品購入後のお客さま情報を管理し、継続的なフォローの提供によって製品やサービスの長期利用を促すことを目的としています。

CRMの具体的な管理項目は、

  • 購入履歴
  • 支払い状況
  • 問い合わせ履歴および対応内容
  • リピート回数

などです。

適切なフォローによって長期利用を促せれば、LTV(お客さまが生涯で自社にもたらす価値の合計)が向上し収益性も最大化できるでしょう。

CRMの具体的な機能や重要な理由などは、以下の記事もごらんください。

関連記事:CRMとは|機能や重要な理由、運用のコツをわかりやすく解説

SFA導入のメリット

SFA導入のメリットは「経営陣や営業マネージャー」「営業担当者」という立場によって異なります。

経営陣や営業マネージャーのメリット

SFAの導入による経営陣や営業マネージャーにとってのメリットとして、

  • 営業戦略の検討に必要な「現状の課題」を把握できる
  • 現場の営業担当者を適切にフォローできる
  • 営業担当者の働きを正当に評価できる

が挙げられます。

SFAでは、

  • チーム全体の案件進捗状況
  • 目標達成までに必要な数値
  • 担当者ごとの営業記録

などの情報が蓄積されるため、目標達成までの現状やチーム・個人単位の課題を正確に把握できます。課題を正確に把握できれば、

たとえば「目標の見直し」「施策の見直し」など、現状に即した営業戦略を設計可能です。現場の動きも把握しておくことで、成果の出ていない担当者への声かけなど、さまざまなフォローも実施できます。

また、各担当者の活動内容や成果を見える化できれば、現場の状況を踏まえて正当な業務評価も行えるでしょう。

このようにSFAの記録データをもとにして、営業パフォーマンス改善の施策や現場担当者へのフォローなどを適切に実施できる点が、経営陣やマネージャーにとってのメリットです。

営業担当者のメリット

SFAの導入による営業担当者にとってのメリットとして、

  • 顧客の状態に合わせて適切な提案ができる
  • タスクの優先順位を正しく把握できる
  • 成績上位者のノウハウを共有して属人化を解消できる
  • 営業活動全体を効率化できる

が挙げられます。

SFAには、検討中の顧客情報や対応履歴など、お客さまに関するデータが保管されています。保管データを参照すれば、お客さまの要望や検討度合いなどに合わせた最適な提案が可能です。

またSFAでは顧客情報だけでなく営業担当者のノウハウやナレッジも共有できます。営業活動成績は個人の実力に依存するケースも多いため、ノウハウやナレッジの共有によって属人化を解消し、組織全体のスキルアップにつなげられる点も魅力です。

SFAの導入により、上記のような「顧客の状態に合わせた提案作成」「営業ノウハウの共有」に加えて、

  • 社内の週報や日報の入力の簡素化
  • 報告書の簡略化
  • 顧客情報や過去の案件情報の検索性向上

なども実現できるため、営業活動全体の効率アップが期待できます。

SFAの機能

SFAの機能は製品ごとに異なります。基本的な機能として、

  • 顧客・商品管理機能
  • 案件管理
  • 行動管理機能
  • 分析機能
  • 日報・週報管理機能
  • 営業業務の支援機能

などを搭載していることが理想です。いずれも、当社が製造・提供している「Kairos3 Sales」の機能として搭載されています。

顧客・商品管理機能

「顧客・商品管理機能」とは、お客さまや商品に関する基本情報を管理する機能です。

管理できる情報としては、

  • 社名
  • 所在地
  • 先方の担当者名
  • 担当者の役職
  • 担当者の連絡先
  • 過去の商談情報
  • 名刺情報管理
  • 電話やメールの対応履歴
  • 提案商品やサービスの最新情報

などが挙げられます。社名や担当者などを一目でチェックできるため、「アプローチ済み企業に誤ってセールスを仕掛けてしまう」などもありません。

顧客の基本情報だけでなく過去の商談や対応履歴も把握できるため、異動・退職時の引き継ぎや情報共有をスムーズに実施でき、1から情報収集し直す手間を省けます。

Kairos3 Salesには以下のような会社名検索機能も搭載されているため、取引先を探す手間も削減できます。

案件管理

「案件管理」とは、進行中の案件情報を管理する機能です。

管理できる情報としては、

  • 各案件の進捗状況
  • 案件数
  • 自社の営業担当者のタスク
  • 進行中の商談情報
  • 受注見込み数
  • 受注予定日
  • 受注見込み額
  • 失注数

などが挙げられます。案件全体の現状を一目で把握できるため、営業担当者も「このお客さまにはこうした提案を行う」「優先度の高いこのタスクを先に終わらせる」など、業務マネジメントをしやすくなります。

また、日々の成果が記録されているため、営業会議の資料としても利用可能です。そのため、会議用の資料を作成する手間を短縮できるでしょう。

Kairos3 Salesでは、以下のように商談内容や相手のリアクション、現状の提案状況などを直感的に把握できます。

行動管理機能

「行動管理機能」とは、営業担当者の業務における行動や結果を記録する機能です。

記録できる「行動」「結果」の情報としては、

行動
・提案数
・商談回数
・架電数
・メール送信数
結果
・アポ獲得率
・受注率
・失注率

などが挙げられます。

行動や結果を管理・蓄積できれば、営業担当者の成果を正当に評価できます。さらに「どこで躓いているのか」「成功理由は何か」なども分析できるため、成績が伸びない原因の解消や営業ノウハウの共有にもつなげられるでしょう。

Kairos3 Salesでは、訪問や電話、メールといった行動ごと、あるいは以下のように部署ごとで、売上目標に対する実績を確認できます。

分析機能

「分析機能」とは、上記で集めたデータをもとにして、さまざまな数値を分析する機能です。

たとえば、

  • 営業プロセスごとや担当者ごと、案件ごと、期間ごとなど幅広い視点での売上予想
  • 売上目標に対する達成率
  • 受注しやすい業界・業種・業態
  • 失注しやすいフェーズ

などが挙げられます。分析機能を活用して目標達成率や達成状況を解析できれば、成果が上がらない原因やチームの改善箇所などを明らかにできます。

Kairos3 Salesでは分析機能が充実しており、売上目標に対する実績や達成率を、全体や部署、個人ごとに一覧で確認可能です。

また、受注や失注、延期の要因も分析できます。顧客の業種や都道府県などで分析して、「どのような要因で受注したのか」といった点を解明できるでしょう。

日報・週報管理機能

「日報・週報管理機能」とは、営業活動に必要な日報や週報をスムーズに作成できる機能です。記録した商談内容をもとに報告書を自動生成できるSFAもあるため、毎日および毎週の営業報告作業を簡略化できます。報告書をベタ打ちするのは意外と時間がかかるため、事務作業の手間を減らし営業活動に時間を割ける点が魅力です。

また、手軽に報告書が記入できれば、担当者も自身の営業活動や成果をリアルタイムで共有しやすくなり、上長への相談など適切なコミュニケーションを取れるでしょう。

Kairos3 Salesでも、記録した商談内容から報告書を自動生成できる機能が搭載されています。また、マネージャーが営業担当者の日報に対して、いいねボタンを押せたりコメントできたりするため、より気軽なコミュニケーションを実現できます。

営業業務の支援機能

SFAでは、他にも以下のような営業担当者を支援する機能が備わっています。

  • 予定表管理機能
  • ToDoリスト管理機能
  • 見積書発行機能
  • ファイル共有機能
  • ターゲットリスト機能
  • 申請や承認のワークフロー機能
  • フォーム連携
  • CSV一括ダウンロード

見積書作成や承認、顧客情報のCSVダウンロード、ファイル共有などの細かい業務もSFA上で実施できます。ツール上でさまざまな情報共有や書類提出が完了するため、たとえば「上司の承認印をもらうためだけに帰社する」といった手間も減らせます。また、見積書のテンプレートパターンを登録できれば、数字の記入ミスなども減らせるでしょう。

SFAの導入で失敗しないための注意点

SFAには、上記のように営業活動を効率化させる魅力的な機能が搭載されています。とはいえ、漠然と導入しても思うような成果は得られません。SFAの導入で失敗せず社内に定着させるには、

  • 自社の目的を明確に定める
  • 操作性の高さを確認する
  • カスタマイズのしやすさを確認する
  • サポート体制を確認する
  • ランニングコストに見合っているかを判断する

という点に注意しましょう。

1:自社の目的を明確に定める

SFAの機能は製品によってさまざまであり、どの要素に重点を置いているかはツールによって異なります。自社で製品をフル活用するためには、事前に「導入の目的」を定めて、目的に合った機能を搭載しているツールを選定しましょう。

たとえば「膨大な案件数を扱うため直感的に進捗状況をチェックできる製品を導入したい」という目的であれば、案件の管理画面の操作性のよさを軸としてツールを選ぶべきです。

2:操作性の高さを確認する

SFAは直感的に操作できる製品が理想です。操作が煩雑な場合、利用者がストレスを感じてしまいなかなか定着につながりません。

製品によってはデモを体験できるため、導入前に操作性を確認しておきましょう。デモは現場の営業担当者も体験しておくと、より実際の操作感を試せます。

3:カスタマイズのしやすさを確認する

組織の体制変更などによって、「他部門とシステム連携したい」「社内の基幹システムとして活用したい」といったニーズが生まれる可能性もあります。そのようなニーズが出たときに備え、外部アプリケーションとデータ連携ができるかを確認しましょう。ビジネスシーンで利用する機会の多い外部アプリケーションと連携できることが理想です。

Kairos3 Salesでは、ZoomやSalesforce、Sansan、kintoneなど、ビジネスシーンで利用される機会が多い外部アプリケーションとも連携できます。

4:サポート体制を確認する

SFAの利用が社内で定着するまでは、「機能の使い方がわからない」「顧客情報の見方がわからない」など、大小さまざまな問題やトラブルの発生が想定されます。

定着にあたっての問題やトラブルが発生した際、「どこまでフォローしてくれるのか」という点は重要です。アフターフォローが手薄な場合、コストをかけて導入してもSFAの機能を十分に発揮できず終わってしまいます。

「メールや電話での問い合わせ対応が充実している」「定期的にウェビナーで役立つ情報を発信してくれる」など、手厚いアフターフォローが受けられるかを、導入前にチェックしましょう。

5:ランニングコストに見合っているかを判断する

「初期費用や毎月のランニングコストがどれだけかかるか」という点もSFA導入時のポイントです。

SFAの機能や料金体系は製品によってさまざまです。そのため、漠然と多彩な機能を持つ高価なSFAを導入しても、結局「自社の目的と照らし合わせたらここまで高価な必要はなかった」ということになりかねません。

最初に解説した「導入の目的」を考慮し、自社にマッチした機能を搭載した製品を選ぶことで、高いコストパフォーマンスを発揮しましょう。

初めてのSFAなら「Kairos3 Sales」がおすすめ

SFAとは、営業パフォーマンスや業務効率の改善につなげられるツールです。機能は製品ごとで異なっており、自社の導入目的に合ったツールを選ぶことで、高いコストパフォーマンスを発揮できるでしょう。

SFAの導入を検討している方は、ぜひ当社が製造・販売する「Kairos3 Sales」をチェックしてみてください。

Kairos3 Salesには、

  • 直感的に操作できる画面デザインとなっている
  • 初めてSFAを導入する方でも安心の手厚いサポートを提供している

という強みがあります。とくにサポート面でお客さまからご好評いただいており、専任のスタッフが初期設定や基本の操作方法の説明から活用プロセスまでご提案します。

Kairos3 Salesは、本記事で紹介したSFAの機能をすべて備えているため、「まずはSFAの基本を使いこなしたい」というお客さまにおすすめです。

Kairos3 Salesの製品や料金の詳細は、下記の公式Webサイトからごらんください。

・製品サイト
https://www.kairosmarketing.net/sales