営業アポ取りのコツと例文｜電話・メールで獲得率を上げるには

アウトバウンド営業では、「アポ取り」が自社商品やサービスをPRするための最初のステップです。

ただ、新規のアポイントを取る場合、何十件電話をかけても断られてしまうこともあります。断られてばかりでは、モチベーションも下がりますよね。

営業のアポ取りにはコツがあります。少しの工夫でアポが取れる確率が上がるなら、試してみたいと思いませんか。電話やメールでのアポを取るコツをまとめました。

アポ取り｜事前準備のコツ

前提として、ほとんどの新規顧客は「買いたい」と思っていません。

購買意欲のない相手からアポを取るには、相手の悩みに合った解決策を提案し、自社や自社製品に興味を持ってもらう必要があります。初めから自社製品の宣伝や売り込みなどの営業をするのはおすすめできません。

相手に合わせた提案をするには、事前準備が大切です。

情報収集をする

アポ取りの電話をかける前に、相手先のホームページなどを見て、情報収集をしておきましょう。調べることは以下の通りです。

事業内容、社員数、活動エリア、ビジネスモデル、市場ニーズ、競合相手など

過去に取引した企業であれば、当時の担当者に取引実績や失注理由も確認しておくとよいでしょう。

事前に情報収集ができれば、お客さまの事業規模を参考に、相手にあった提案内容を考えられます。たとえば同業他社や、同じビジネスモデルの企業の導入事例を資料として用意しておくことで、下記のような提案や質問で相手の興味を惹くこともできます。

「御社のようなビジネスモデルでは〜〜〜という課題があると聞いています。もし同じようなお悩みを抱えているのであれば〜〜という施策が効果的です」

「御社と同じ〜〜業界のお客さまに活用いただいているケースが多くございます。導入されている〜〜業界のお客さまからは〜〜な課題をよく聞くのですが、御社にも共通する部分はございませんか」

トークスクリプトを作成する

トークスクリプトとは、営業活動において「お客さまと何をどのように話すか」をあらかじめ決めたマニュアル（台本）のことです。

アポ取りは商談と異なり、トークスクリプトを元に、ある程度決まった流れでお客さまと話すことができます。トークスクリプトはお客さまごとに用意するのではなく、営業メンバーが共有して使えるものが１つあれば構いません。

トークスクリプトには、下記の内容をまとめておきましょう。

• 担当者不在の場合に留守電に残す内容
• 受付対応の台本
• 質問に対しての回答例
• サービスへの興味の度合いのヒアリング内容
• 検討状況のヒアリング内容
• 導入時期や失注理由のヒアリング内容

会話がトークスクリプトから逸れて慌てないためにも、相手の回答に対して次にどのような質問をするか、複数のパターンを作成しておくと安心です。

トークスクリプトを元に電話をすると、営業メンバー内で営業トークの基準ができます。パターンごとに終話まで設定できるので、相手の検討状況に応じたアポ取りのゴールもわかりやすくなるでしょう。

トークスクリプトは営業経験豊富な社員に作ってもらうのがよいでしょう。経験豊富な営業担当者であれば、アポ取りの成功パターンや失敗パターンを熟知しているからです。

また、トークスクリプトはGoogleドキュメントなどの共有ファイルで作っておくと、営業メンバー全員が、いつでも自身の経験をもとにアップデートできます。

電話のアポ取りのコツ１｜受付編

法人営業であれば、アポを取るときにお客さまの携帯電話や直通電話ではなく、企業の受付に電話をかけることもあるでしょう。

アポ取りの電話で受付を通過するコツは２つです。

• お客さまとの接点を伝えること
• お客さまに繋いでもらいたい理由まで一息に伝えること

この章では、アポ取りの電話で受付を通過するためのコツについて、お客さまとの接点がある場合とない場合の２つに分けて紹介します。

お客さまと事前接点のある場合

お客さまとの接点とは、資料請求やイベント参加など、お客さまから自社へのアクションのことです。過去にやりとりのあった相手だと分かれば、受付からお客さまに繋いでもらいやすくなります。

また、「セミナーアンケートの内容について」など具体的な内容であれば、本人にしかわからない用件なので、受付では断りづらいでしょう。

お客さまとの接点を伝えるときは、具体的なセミナー名や資料名、接点のあった日付を伝えると、受付から引き継ぐ際に、お客さま自身も接点を思い出しやすくなります。

次に、繋いでもらいたい理由まで一気に伝えるのは、営業電話の雰囲気を少なくするためです。様子を伺うように遠慮がちに話すといかにも売り込み営業らしく聞こえてしまいます。自信を持って話しましょう。

お客さまと事前接点のない場合

お客さまと事前接点がない場合も、気をつけることは同様です。挨拶の後、用件まで一気に伝えましょう。必要以上にかしこまるのではなく、「〜〜社の〜〜です」と日頃から取引があるかのような雰囲気を電話の向こうに届けましょう。

上記の例のように話すと、売り込みの電話という雰囲気が強くなり、警戒されやすくなります。

電話のアポ取りのコツ２｜担当者編

お客さまの警戒心を解く

好印象を持っていただくためには、声の印象が大切です。

電話越しでも声のトーンから表情は伝わります。笑顔で明るいトーンを意識し、ゆっくり、はきはきと話しましょう。

お客さまは忙しい中、電話に応対してくださっています。短めに話を伝えるのがベストです。

留守電に繋がった場合は用件を伝言に残しておきます。用件がわかれば、再度連絡をした際にお客さまに電話口に出ていただきやすくなります。伝言内容は、受付と同様、「請求された資料の内容について確認したい」や「アンケートの回答について伺いたい」のように、少し具体的な内容がよいでしょう。

電話の序盤はYESセットを活用する

YESセットとは、行動や信念、態度などを一貫させたいという人間の心理的傾向を元にした交渉術です。

お客さまが質問に対して何度も「YES」と答えた場合、YESセットの効果により、次の本命の質問に対しても「YES」と答えやすくなります。

アポ取り電話の序盤では、アイスブレイクの意味もこめて、相手が「YES」と答えやすいようなシンプルな問いかけをし、オープンクエスチョンは避けましょう。

例１：「お客さまは〜〜に興味があって、弊社のセミナーに参加されたという認識だと私共考えておりますが、いかがでしょうか？」

上記は相手の興味関心を伺うときの例文です。ここでの興味とは、自社製品やサービスではなく、相手との接点であるセミナーのテーマや解決できる課題など一般的な内容に留めておきます。

例２：「先日請求された〜〜資料について、みなさまから資料改善を目的としたご意見を頂戴しております。まだ資料には軽く目を通したくらいですよね？」

上記の場合、「資料はすべてごらんいただけましたか」と質問すると、NOと返されやすいので注意が必要です。「読んだと答えたら営業されそう」と警戒心が働くため、ヒアリングもしづらくなります。

例３：「先日のアンケートで〜〜が課題と伺っておりましたが、御社ではすでに〜〜については取り組んでいるという感じでしょうか？」

たとえば、セミナー参加を接点に持つ相手であれば、アンケートで回答された内容をなぞるように質問すると、相手も自分が回答したことなので、話しやすくなります。

YESセットを使うときの注意点は、確実に同意できる軽い話題を選ぶことです。ただし、YESを引き出すための雑談ばかりするのではなく、少しずつ本命の内容に質問を近づけていくことが大切です。

お客さまに役立つ情報を提供する

売り込みの電話だと思われないためにも、自社の製品やサービスを積極的に宣伝するトークは避けましょう。先方にメリットがあることを全面に出して伝えたほうが相手も前向きに考えやすくなります。

たとえば、「弊社では、〜〜についての調査をしております。〇〇さまの業界に役立つレポートをお送りしたいのですが、お受け取りくださいますでしょうか？」のように、話を聞くメリットを感じるトークであれば、相手も「少し話を聞いてみようかな」と検討してくれます。

アポやその先の商談に繋げるためには、情報提供するだけでなく、それをきっかけに提供した情報に対する関心度、現在行っている施策、その施策に対する評価や満足度などをヒアリングすることも大切です。

ヒアリングの結果、相手が現状に不満を感じていれば、提案の時間をいただく（アポ取り）のきっかけになります。

メールを送るきっかけを作る

ヒアリングが進んだら、情報提供のためにメールを送ってよいか確認を取っておきましょう。

事前に了承を得ていれば、後ほどメールを送ったとき、開封されずに削除されてしまう可能性は下がります。アポ取りが失敗に終わっても、メルマガなどでその後の定期接触に繋げるきっかけになるでしょう。

私たちの場合、たとえばお客さまの課題解決の参考になる記事をピックアップして送ることを提案し、了承をいただいています。

もし製品の活用法に興味を持っていただけそうであれば、同じ業種の成功事例を送る提案をすることもあります。

日程調整時には選択肢を提示する

日程調整の際は日時の選択肢を提示しましょう。オープンクエスチョンで日程調整を進めようとすると「またそのうち機会があれば」と断る口実を作られてしまいます。

「もしよろしければ月曜日の16:00からはいかがでしょうか。わたくし、毎週この時間が空いているんです。よろしければ仮日程として、予約させていただいてもよろしいでしょうか」

「たとえば夕方であれば、火曜日の16:00からと水曜日の16:00から、どちらがよろしいでしょうか。ご都合のよい日程を予約させていただきますよ」

また、商談に関係しそうな他の担当者をあらかじめ巻き込んでおくことも大切です。アポ当日は、他の関係者の出席も可能なことを伝え、同席する方についても確認しておきましょう。

「説明会ですが、御社の中でご興味があるみなさまをお誘い合わせの上、ご参加いただいても構いません。もちろんお客さま、お一人でのご参加も承ります」

「この日程で仮予約いたしますが、もしご同席されるみなさまの都合がつかなければ、ご連絡いただければ再度調整いたします」

クロージングまで印象良くする

アポが取れても取れなくても、気持ちのよい電話を最後まで心がけましょう。終話の際は、お話できたことのお礼を伝えます。

アポが取れなかった理由は、タイミングが悪かっただけの可能性もあります。再度連絡をするときのためにも、好印象を残すことが大切です。

参考：アポが取れた後に先方に伝えること

アポが取れた後は、面談当日に向けて確認すべきことをお客さまに伝えます。

下記は一例です。

• 日時、場所
• オンライン面談の場合の使用ツール、先方のツール導入が必要か否か
• 当日の担当者

たとえばZoomを使ったオンライン面談を予定している場合は、「商談用のZoomURLをメールで後ほど送るのでご確認いただきたい」などとお伝えしておくとよいでしょう。また、アポ取りと商談担当が別の者であれば、その情報も伝えておくと当日にお客さまが慌てずに済みます。

電話でのアポ取りのさらにくわしい「コツ」や「上達方法」は、記事「テレアポ営業のコツ16選｜アポが取れる電話のかけ方」にまとめましたので、ご参照ください。

メールのアポ取りのコツ

アポ取りのメールを作るときに気をつけることは３点です。

• 件名をわかりやすくする
• 冒頭に要件を書く
• アポイントまでの導線をわかりやすくする

件名をわかりやすくする

メールは、開いて読んでもらえないと意味がありません。毎日大量に受信するメールに埋もれないようにするためには「パッと見て内容を理解できる」件名を作り、相手に読むべきだと判断してもらうことが大切です。

件名をわかりやすくするには、下記の２つの工夫を取り入れましょう。

• 30文字以内に短くまとめる
• キーワードを前半に配置する

「50サンプル付き！メルマガタイトル（件名）を３分で作るコツ」では、上記の工夫の他にも、過去に私たちが配信したメルマガの件名を元に、開いてもらえる件名の作り方の工夫を紹介しています。

冒頭に要件を書く

せっかく開封されても、冒頭で興味が持てなければ、そのメールは最後まで読まれずに削除されてしまいます。

メールを開封して初めに表示される部分（ファーストビュー）は、相手が「そのメールを読むかどうか」を判断する重要な要素です。ファーストビューには、メールを送った理由や、メールを読むことでどのようなメリットがあるか記載しましょう。

相手が興味を持ちそうな参考資料を添付するときは、冒頭に添付ファイルの説明や紹介リンクを貼っておくとクリックされやすくなります。

アポイントまでの導線をわかりやすくする

アポ取りメールでは、面談日程確定までの導線をわかりやすく表記しましょう。

具体的には、営業トークの下部に面談日程の候補日と予約の仕方を記載することです。

上記のように、具体的な選択肢や行動を示さないでおくと、相手も次にどのような行動を取ればいいのか判断できません。

ポイントは複数の日程を提示しておくことです。また、アポイントの予約方法はメールへの返信、電話、予約フォームへの登録などが考えられますが、お客さまの手間が少ないフォーム登録がおすすめです。

ここまでの３つのポイントをふまえたアポ取りメールの例です。

アポ取りに失敗する理由

アポ取りは失敗することの多い営業活動です。失敗するのが当たり前だと思い、失敗の理由から学ぶことで成功に繋げましょう。

アポ取りに失敗する主な理由は以下の通りです。

売り込みの気配が強い

相手の興味、関心とは関係なく自社製品の売り込みばかりをしてしまうと、相手から「どうせ営業だ」と思われ、本題に入る前に電話を切られてしまいます。

売り込みのための電話ではなく、有益な情報を届ける意識を持つことが大切です。

話が長くまとまりがない

まとまりのない話は要点を掴みづらく退屈しやすくなります。

以下のような電話をしていた場合は、一度話す内容を見直してみましょう。

• 前置きが長く、本題に入るまでに時間がかかる
• 相手の興味に関係なく、複数製品の紹介へと話題が移り変わる

相手が何を聞きたいのか想定し、相手の課題や要望に合わせて提案できるような流れが理想です。アポ取りの電話は一方的なプレゼンではなく、会話の場であることを意識しましょう。

次のアクションを決めずに電話を終える

アポ取りの目的は面談の予約を取ることです。

具体的な日時を決めないまま、「ご検討よろしくお願いします」と言って電話を切ってしまうと、相手もその後どうするべきかわかりません。多くの場合はそのまま失注に繋がります。

「面談日の確認」や「いつまでに返事をもらう」という次のアクションを決めることが重要です。

成約につなげるアポ取りを実現するには

目標から逆算して行動数を決めよう

アウトバウンド営業はアポを取れなければ商談が始まりません。そのため、売上目標から逆算してどれだけアポ取りをすればよいか、行動数を事前に決めておきましょう。

たとえばひと月の目標成約数が10件、成約率が50%、商談化率が30%、アポ獲得率が５％とすると、必要な架電数は1200件です。２人の営業担当者が対応する場合、一人600件が目安のため、１日の目標架電数は30件になります。

ロープレで鍛えよう

スポーツと同じように、営業も練習をすればスキルアップが見込めます。

アポ取りがうまくいかない、成約率がなかなか上がらないという悩みがあれば、ぜひ営業担当者同士でロープレをして鍛えましょう。

営業リストの質を改善し、タイミングを見極めよう

営業リストの情報は常に更新しましょう。相手先のサイトURLや担当者名、電話番号、メールアドレスに変更や追加があった場合は、リストを修正します。

また、アポ取りの電話の結果、相手の検討材料となる情報が得られた場合や失注した場合、それぞれ情報をリストに追加することでリストの質を上げることができます。

たとえば失注理由が、「現在使用中のツールの契約期間が1年後までなので、次のツール見直しの時期まで時間がある」などの場合、次の選定時期をリストに加えておくことで、次回電話をするタイミングがわかります。