メール配信システムの選び方｜４ステップを徹底解説

メール配信システムを選ぶときは、製品ページを比較する前に「選び方」を決めましょう。メール配信システムの選び方と必要な情報の集め方を、この記事でくわしくご紹介します。

メール配信システムの選び方

メール配信システムの選び方では、いきなり情報収集を始めないのが重要です。メール配信システムの選び方がわかっていなければ、いくら情報収集しても自社に適したメール配信システムがわからないからです。

メール配信システムの選び方は、以下の４ステップで考えましょう。

メール配信システムの選び方１：目的・目標・活用用途を決める

メール配信システムの導入は、１人で決められるものではありません。メール配信システムの運用担当者や上司、決裁者の導入イメージを固めておかないと、のちに認識の行き違いが起こりかねません。

メール配信システムに対する認識を合わせておくため、各自がなんとなく頭の中に抱いているメール配信システム導入の目的や使いみちを言語化し、合意を得ておきましょう。

メール配信システムの選び方：目的は課題から考える

メール配信システムの目的や活用用途が具体的に考えられないときは、自社が抱えている課題から考えましょう。

メール配信システムを導入して達成したい目標や活用イメージが言語化できれば、自ずと必要な機能が見えてきます。

参考：成果につながるメール配信なら、MAツールがおすすめ

課題を洗い出す中で、

• 営業担当者とマーケティング担当者の連携が取れず、引き上げたい見込み客が商談化しない
• メルマガから他の施策への誘導がうまくいかない。誰がどの施策に興味があるかわからない

といった、メール配信システムだけでは解決しない、横断的な課題が浮かぶかもしれません。そんな時は、メール配信システムだけではなく、MAツール（マーケティングオートメーション）の導入も検討してみましょう。

MAツールとは、企業の売上を作るための活動として欠かせない、「集客→育成→選別→営業」の４ステップを自動化、効率化するツールです。

メール配信システムと同じく、MAツールにもメール配信機能があります。メール配信システムと異なるのは、お客さまがメルマガを開封しクリックして自社サイトを閲覧してくれた場合、MAツール上でその人がどんなページを閲覧しているかといった行動履歴を確認できるWeb解析機能がある点です。

MAツールのWeb解析機能とメール配信機能の活用で、たとえば特定のWebページにアクセスした見込み客に対してメール配信ができます。

「メールマーケティングにとどまらず、マーケティング全体の効率化を図りたい」「一歩進んだメールマーケティングを実施したい」などのご要望がありましたら、メール配信システムよりもMAツールを活用したメール配信がおすすめです。

メール配信システムの選び方２：欲しい機能を固める

メール配信システムは、大きく３つの機能に分けられます。メール配信システムの３つの機能とは、

• メールを作成する機能
• メールを配信する機能
• 分析する機能

です。

メール配信システムの選び方：メール作成機能

メール配信システムをせっかく導入しても、メール作成機能の使い勝手が悪いと、業務を効率化できません。

メール配信システムのメール作成機能の中でチェックしておきたい選定基準は

• 編集のしやすさ
• 担当者のスキルを問わない操作性

の２つです。

たとえば、HTMLメールのテンプレートがあれば、コーディングの手間をかけずにメールを編集できます。メール配信システムに自社で使えそうな文例テンプレートが多数あれば、少し表現を変えるだけですぐにメールを作成できます。

メール配信システムを選ぶ際は、なるべく自社で使えそうな文例、またはデザインのテンプレートがあるツールを選びましょう。
メール配信システムのメール作成機能を確認するときは、操作のかんたんさも欠かさずチェックしましょう。視覚的に操作がわかりやすいかを見ておけば、誰が運用担当者になったとしても使いやすいはずです。

• ボタン１つで画像やリンクを挿入できるか
• 配信リストとメールコンテンツをミスなく選択できそうか
• マルチパートメール作成時、HTMLメールとテキストメールを比較しながら編集できるか

などがチェックしておきたい項目です。

メール配信システムの選び方：メール配信機能

メール配信システムが持っている代表的なメール配信機能は以下の３つです。

• セグメント配信
• ステップメール
• ABテスト

メール配信システムのセグメント配信は、受信者を属性で分けてメールを送り分ける機能です。たとえば、「東京在住」「30代以上」「子ども服の購入履歴がある」などが、セグメント可能な属性です。

メール配信システムのステップメールとは、「資料請求」や「セミナー申し込み」などの任意の行動をきっかけとして、「事前に設定したスケジュールで」「事前に作成したメールを」「自動で」配信する仕組みです。

メール配信システムのABテストとは、配信リストを無作為に分割しメールを送りわけ、どちらの成果が高いか比較する機能です。件名の一部変更などでABテストを試せば、より配信リストの受信者に好まれるメルマガを見つけられます。

メール配信システムのこれらの機能は、どれも設定しやすさが重要です。セグメント配信のたびに条件をいちいち設定する必要があれば、送るたびに手間がかかります。ステップメールの登録上限数が少ないと、施策のたびにステップメール設定を消しては増やさなければならず、作成が面倒です。

メール配信システムの選び方：効果測定機能

メール配信システムの効果測定機能は、使いやすさや精度にバラつきがあります。

• 効果測定のグラフが見やすいかどうか
• 配信成功率や開封率、クリック率などの数値取得の頻度が多いかどうか

などを確認しましょう。メール配信システムの数値取得頻度が１日に１回程度では、すぐに正確な数値を確認できず、スムーズに効果測定できません。

メール配信システムによっては、効果測定機能がオプションになっている場合があります。メール配信システムの選定時と導入時で大きく価格が変わらないよう、効果測定の料金体系を把握しておきましょう。

メール配信システムの選び方３：使ってみないとわからない条件を調査する

メール配信システムの機能だけをみて決めると、作業に時間がかかりすぎてしまったりシステムが定着しなかったりと、思わぬトラブルに見舞われます。

メール配信システムの選び方で重要な機能以外の条件は、次の５つです。

メール配信システムの選び方：稼働率

メール配信システムがどれだけ高機能でも、止まってばかりで使えなければ意味がありません。

メール配信システムの厳密な稼働率を調べるのは困難ですが、障害発生頻度やツールのメンテナンス頻度は調べておいて損はありません。

メール配信システムの障害発生頻度やメンテナンス頻度は、Webサイトの「お知らせ」から確認できます。

メール配信システムの選び方：サポートの手厚さ

メール配信システムを選ぶ際は、サポートの有無だけはなく、

• 対応速度：問い合わせたらすぐに担当者につながるのか
• 対応言語：非国産のシステムであれば、日本語対応可能なスタッフがいるか
• 問い合わせ方法：電話やメールに加え、リアルタイムのチャット対応などがあるか
• 料金：何度問い合わせても無料か

なども確認しましょう。メール配信システムによっては、メールの書き方や件名をコンサルティングするサービスもあります。

メール配信の選び方：システムのスペック

メール配信システムによって、質やスピードが変わります。

メール配信システムなら、

• ツールのロード時間
• メールを何秒で送れるか
• １日の最大配信通は何通か
• メール到達数は何％か

などが見ておきたいスペックに該当します。配信時間を厳守したい場合や、配信リスト数が多い場合はスペック確認が必須です。

メール配信システムの選び方：導入の手間や乗り換えやすさ

メール配信システムの乗り換えやすさは、現在の運用体制がある程度整っているならば確認が必須の条件です。乗り換えやすさについては、現場でシステムを運用する社内の担当者にヒアリングしてみましょう。ヒアリング内容は、

• そもそも移行できそうかどうか
• 移行できるなら移行完了までの時間がどれくらいかかるか

などです。

メール配信システムの乗り換えやすさを確認することで、乗り換え不可能なシステムや、乗り換えに時間がかかりすぎて実務でなかなか使えないシステムの導入を避けられます。

メール配信システムの選び方：セキュリティ

メール配信システムは、お客さまのお名前やメールアドレスといった個人情報を管理するため、セキュリティが非常に重要です。メール配信システムのセキュリティに脆弱性があると、個人情報が漏洩する危険性があります。

メール配信システムのセキュリティは、以下の観点で確認しましょう。

• プライバシーマーク取得の有無
• ISMS認証取得の有無
• 通信の暗号化
• 送信ドメイン認証

メール配信システムのほとんどは、クラウドサービスです。会社によってはクラウドサービスの導入を禁止していたり、セキュリティチェックシートを設けていることがあります。

メール配信システムを選んだあとに、「やっぱり情報システム部門からNGが出て水の泡」とならないよう、あらかじめ自社のセキュリティ上のルールを確認しておきましょう。

メール配信システムの選び方４：自社独自の選ぶ基準を持つ

メール配信システムの選定の条件を固めたことで、自社で導入できそうなメール配信システムがいくつかに絞られたはずです。この章では、その中からもっとも自社に合うメール配信システムの選び方をご紹介します。

メール配信システムの選び方：予算の上限から選ぶ基準を決める

メール配信システムは、予算内で導入できるメール配信システムの中から、必要な機能や条件を満たすものを選びましょう。

メール配信システムの価格帯は、大体月額2000円〜10000円程度です。メール配信システムの価格は、メール配信リスト数によって変わります。メール配信システムを選ぶ際は、最低価格を見て予算を概算しないように気をつけましょう。

メール配信システムの選び方：運営担当者から選ぶ基準を決める

メール配信システムは、運用担当者のスキルや職種によって最適なメール配信システムが異なります。

メール配信システムの使用者がデザイナーの場合、コードの知識が必要なHTMLメールのテンプレートがなくても問題ありません。メール配信システムをWebデザインの知識がない担当者が使う場合、デザインせずともすぐに配信できるテンプレートが豊富なシステムを選べば、ストレスなくHTMLメールを編集できます。

メール配信システムの選定で大事なのは、後任者も含めて考えることです。初めはデザイナーが使用者でも、後任が初心者になる可能性があるなら、使いやすさを重視しましょう。

メール配信システムの情報収集方法

メール配信システムの選び方を、これまで紹介してきました。この章では、メール配信システムの選び方の土台となる、メール配信システムの情報の集め方をご紹介します。

メール配信システムの情報収集：製品Webサイト

メール配信システムの製品Webサイトで確認できる情報のなかで、特にチェックしたい項目は４つです。

メール配信システムの製品Webサイトにアクセスしたら、まずは料金体系を確認しましょう。

メール配信システムの料金体系は、従量課金制か定額制です。定額制は読んで字の如く、毎月もしくは毎年同じ額を支払う料金体系です。一方の従量課金は、メール配信通数や登録するアドレス数によって利用料金が変わります。

メール配信システムの機能の有無は、ベンダーのWebサイトの「機能一覧ページ」で確認できます。注意点としては、 Webサイトではメール配信システムの性能までは確認できないことです。メール配信システムの機能の実態を知るためには、Webサイトの「機能一覧ページ」だけでなく、営業へのヒアリングやクチコミの確認が必須です。メール配信システムの「お知らせページ」では、ツールの障害発生状況やメンテナンス情報を確認しましょう。

メール配信システムの「事例ページ」の確認も欠かせません。事例ページでは、自社の担当者像や導入目的、業種業態と似た事例から、自社で再現できるかどうかを調べます。

• 自分と同じスキルレベルの担当者でも使いこなせている事例
• 事業形態が似ており、戦略を真似やすい事例

上記のような事例があれば、自社での活用イメージが鮮明になります。

メール配信システムの情報収集：クチコミや営業担当へのヒアリング

メール配信システムのベンダーのWebサイトからは、「使うまでわからない要素」を確認できません。メール配信システムの機能以外の情報を知るには、システムのデモ、営業担当者へのヒアリング、クチコミなどを参考にしましょう。

メール配信システムに対する率直な感想は、クチコミで確認できます。

メール配信システムのクチコミを調べる際は、「ネガティブな内容がないか」だけでなく、「どの要素にネガティブなイメージを持たれているか」まで見ると、より深い情報が手に入ります。メール配信システムの営業担当者へのヒアリングでは、自社の状況に応じた相談が可能です。メール配信システムの営業担当者に、運用担当者のスキル不足への不安や、具体的な見積もり価格などを聞いてみましょう。