SFAを活用した案件管理は効果が高く、また案件管理によるデータ蓄積は他のデジタル活用の取り組みのベースにもなります。案件管理は優先的に取り組んでいくべきデジタル化施策といえるでしょう。
この記事では、SFAを活用した案件管理について、メリットや方法をご紹介します。
案件管理とは？
案件管理とは何かをお伝えします。
案件管理とは成約にいたるまでの進捗状況を管理すること
案件管理とは端的にいえば「各営業案件が成約にいたるまでの対応内容や、進捗状況を蓄積・共有・活用する取り組み」のことです。
営業活動においては、見込み顧客や既存顧客に対する営業活動のスタートから、顧客のニーズ確認、見積り、クロージングまで、いわゆる営業パイプラインとして一連の流れが存在します。
これらの各段階において顧客とどのような会話をしたか、どのような見積を提出したかといった情報を、案件ごとに誰でも見えるように蓄積し、活用していこうという取り組みが案件管理です。
具体的に管理するのは、次のような情報です。
・取引先名
・先方の担当者名
・商談で話した内容
・案件の進捗状況
これらの情報を蓄積し、誰でも参照できるようにしていくことで、組織として営業活動を推進できるようにします。
案件管理を行うべき理由
案件管理として各案件の状況を誰でも見える形で可視化することにはメリットがあります。ここでは、案件管理を行うべき３つのメリットをご紹介します。
理由１：組織で営業活動を実現するため
案件管理を実施すると、営業担当者が個人で各案件を管理する状況から脱却し、組織として営業活動を実現できるようになります。これにより、担当者の異動や退職、体調不良などに対応しやすくなり、また個人では気づかなかった観点での対応もしやすくなります。
理由２：受注確度を上げるため
案件管理を実施すると、顧客の課題や要望、温度感などの情報が蓄積され、誰でも・いつでも確認できるようになります。これにより、営業担当者本人にとって案件対応がしやすくなることはもちろん、上司やチームメンバーのサポートも受けやすくなります。結果として、受注確度の向上にもつながるでしょう。
理由３：データ分析を実現するため
案件管理により各案件のデータが蓄積されていきます。このデータを活用すると、過去の受注実績や受注率などに基づいた受注見込み値の算出など、データ分析により現状把握や改善活動を検討できます。
KPIとして見込み顧客獲得数、アプローチ数などを定義している場合は、案件管理で収集された情報を基にKPIの達成状況を評価できるようになります。
Excelでの案件管理の課題とは
案件管理の取り組みを実施する際に、まず思いつくのはExcelなどの汎用的なツールの利用ではないでしょうか。
しかしながら、Excelでの案件管理には課題があります。
課題１：効率性が悪い
Excelでは複数人で情報を入力できず、営業担当者が多いと作業がしにくい特徴もあります。また、取引先の名称変更や担当者変更があった際には各案件の担当者欄を更新しなければならないなど、情報のメンテナンスにも苦労しがちです。作業効率が悪いという点はExcelの大きなデメリットです。
課題２：情報共有がしにくい
ファイル単位で情報が管理されるExcelだと、過去の情報が行方不明になる、誤って削除してしまう、などが生じる懸念があります。年度ごとにファイルがバラバラになる、担当者の異動と共にファイルが失われてしまうといった事態が発生しがちです。
また、案件管理専用のツールではないため情報の検索もしにくく、必要な情報がすぐに見つからないという点も課題になりがちです。せっかく記録された案件情報が、誰にも見られず活用もされていないというのがExcelによる案件管理において発生しやすい状況です。
課題３：分析がしにくい
Excelにはグラフ化の機能も用意されていますが、自動でグラフ化はされず、その都度作成が必要です。また、マスター情報の管理もできないため、表記ゆれなどにより実施したい分析ができない、もしくは分析の精度があがらないという事態になりがちです。
SFAによる案件管理の実現
このようなExcel管理の課題もあり、案件管理を行う場合にはSFAツールを利用することが一般的です。SFAとはSales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）の略称であり、日本語では営業支援システムなどと訳されます。SFAは近年セールス領域において必須ともいえるツールとなりつつあり、多くの企業が導入を進めています。
SFAを利用すると、取引先情報の管理や情報入力・共有のしやすさなど、Excel管理にはないさまざまなメリットを享受できます。
SFAに関する基本的な内容については以下の記事で紹介しているので、SFAに関してよりくわしく知りたい方は併せてごらん下さい。
関連記事：SFAとは？メリットや機能、MA・CRMとの違い｜基礎知識を解説
https://makefri.jp/sales/12725/
SFAで案件を管理するメリット
SFAで案件管理をするメリットを３つ紹介します。
メリット１：効率的な管理の実現
まず、効率的な管理の実現という観点です。SFAには取引先の管理機能や商談情報の登録、見積作成、営業日報の作成機能など、案件管理に関連するさまざまな機能が用意されています。これらを活用すると、Excelで実施するよりも手間をかけずに案件管理を実現できます。
たとえば、取引先の管理機能を利用すれば、取引先の名称が変わったときにも取引先マスター情報を変更すればすべてのデータが一括して新しい名称に変換されます。Excel管理だと個々にデータを置換しなければならず、また表記ゆれの問題も発生します。SFAによりこの手間を最小にできます。
メリット２：情報の共有性向上
SFAで案件を管理していれば、顧客・担当者・受注確度などさまざまな条件で案件を検索できます。必要な情報を簡単に抽出して表示することで、手間なく情報の確認を実現できます。
上述のとおり、Excelなどのファイル上で案件を管理すると、どこにファイルを置いたか分からなくなる、データを間違って消してしまう、などが生じてしまいます。一元的にシステム上でデータを管理することで、情報の蓄積という観点でも、情報の参照性という観点でもメリットがあります。結果として、情報活用につなげやすくなります。
メリット３：分析機能の活用
一般的なSFAには、案件の情報をグラフなどで可視化する機能が用意されています。これにより、案件の状況を把握・分析しやすくなります。案件の情報をテキストで羅列されても、情報の認識に時間がかかります。まずはデータで概況を把握することで、忙しい管理職も時間をかけずに営業の進捗を確認できます。
可視化においては、目標数値を設定すると、目標対実績も一目で把握できるようになります。KPI目標に対して達成状況がどうなのか、もし達成できていないのであればどこに改善可能性があるのかを簡単に把握できます。
SFAによる案件管理の方法
SFAによる案件管理の大まかな流れを紹介していきます。
取引先の管理
まずは、取引先の名称や責任者・担当者の名称と連絡先など、取引先の情報をマスターとして登録します。SFAでは、取引先の情報をあらかじめ登録しておき、案件と紐づけて利用することが一般的です。これにより、上述した通り案件情報の効率的な管理を実現できます。
取引先情報を登録しておくことで、各取引先の案件状況や取引先担当者の特徴、これまでの取引先との関係性なども分かりやすくなります。このように、取引先をSFA上で登録し、商談などの諸活動をすべて取引先と紐づけることで、自社が行った取引先へのアプローチを一元的に把握できるようになります。
案件の登録
営業活動や引き合いなどにより案件が生まれた場合、SFAに案件の登録を行います。営業パイプラインの各段階に対応させる形で、各案件に「資料請求」「ヒアリング」「アポイント調整中」「提案済み」「受注」などのステータスを設定し、進捗状況がわかるようにします。
SFA上で受注確度の見込みを登録しておけば、どの案件に注力すべきかわかりやすくなります。
たとえば、営業担当者の負荷が高まり、すべての案件に力を注ぐことができない場合、受注確度や受注時の見込み売上高などの観点で絞り込みを行い、限られたリソースで売上高を高めていくような取り組みも可能です。
進捗状況の更新
案件の進捗に応じて、適宜SFAにて情報の更新を行っていきます。たとえば、取引先へ訪問した際などは、訪問により明らかとなった顧客の課題や要望などを商談情報として記録していきます。また、見積を行った場合、どのような条件で、いくらで見積もりを行ったか記録します。
このように進捗状況を記録していくことで、常に最新の案件情報を組織で共有することができます。担当者の急な異動や体調不良などが発生しても、引き継ぎもしやすくなります。
また、担当者の方個人としても多数の顧客を抱えるようになると。どの顧客にどのような条件で見積もりを提示したか、どのような対応を行ったかを完全に記憶しておくことは難しくなります。SFAにこれらの情報が蓄積されることで、一貫した顧客対応を実現できるようになります。
案件の分析
蓄積されたデータを基に、取引先や営業担当者、期間などの軸で案件の分析を行います。これらの活動を通して、営業活動を改善していきます。
SFAにもよりますが、日々の営業活動状況を一元的に把握できるダッシュボードを備えているものであれば、一目で案件数や受注角度などに基づく売上高見込み試算額、KPIに対する実績値などを確認できます。
また、定期的に営業活動の実績を分析することで、営業活動改善のPDCAサイクルを回していくような取り組みも有効です。たとえば、案件の各ステータスの移行率を分析することで、どの段階での営業活動が不十分であるかを分析するようなこともできるでしょう。分析結果を基に、新規施策を検討していくこともできます。
SFAによる案件管理のポイント
SFA上での案件管理を効率的に実施するためのポイントについてご紹介します。
ポイント１：ダッシュボードの活用
SFAによっては、ダッシュボードとして概況を把握する機能が用意されていることもあります。ダッシュボードの活用により、案件の進捗状況や目標達成状況など一目で把握できるようになります。特に管理職・マネージャー層の方向けに有効な機能といえるでしょう。
多くのSFAでは、ダッシュボード上に表示する項目をカスタマイズできます。自社のKPI目標や重点的に確認したい項目をダッシュボードに設定しておくことで、使い勝手も良くなります。
ポイント２：MAとの併用
SFA単体でも導入効果を上げることができますが、さらに他のツールも併用することでその価値を高めることができます。たとえば、MA（マーケティングオートメーション）ツールはSFAと相性のよいツールの一つです。MAは見込み顧客の創出に向けた活動をサポートする機能を備えたツールで、メルマガやウェビナー、展示会といったマーケティング施策を効率化・効果的に実行するのに役立ちます。
MA上で収集した見込み顧客情報に対して、実際に案件化したタイミングでSFAに情報を連携することで、案件のクロージングに向けた活動についても引き続きSFAで管理できるようになります。
当社が製造・販売するSFA「Kairos3 Sales」は、同じく当社のMA「Kairos3 Marketing」とノーコード（ノンプログラミング）での連携が可能です。
SFAとMAを連携してマーケティング・営業活動を強化したいご担当者さまは、下記の製品Webサイトより詳細をごらんください。
Kairos3 Salesの製品Webサイトを見る
https://www.kairosmarketing.net/salesKairos3 Marketingの製品Webサイトを見る
https://www.kairosmarketing.net/marketing-automation
ポイント３：名刺管理ツールとの連携
SFAと名刺管理ツールと連携させれば、名刺管理ツールへ登録した取引先の担当者情報をSFAへ反映させるような使い方も可能です。すでに名刺管理ツールを導入されている場合は、SFAと名刺管理ツールを同期させることで、取引先の担当者変更や新規取引先の獲得の際にも、手間なく一元的な情報管理を実現できます。
ポイント４：日程調整ツールとの連携
日程調整ツールと連携することで、お客さまとの商談時にかならず発生する日程調整がスムーズになります。
たとえば、私たちが製造・販売する日程調整ツール「Kairos3 Timing」と「Kairos3 Sales」の連携で、日程調整時に獲得した顧客情報や日程確定情報は、リアルタイムで｢Kairos3 Sales｣へ共有されます。
これにより、日程調整そのものをインバウンド施策として活用しながら、マーケティングから営業へのショートカットパスを実現できます。