展示会の準備とスケジュールが丸わかり|初めてでもミスなく出展できる

「展示会の担当者を任されたが、これまで出展の経験もない。どのように準備を進めていいかわからず不安…」

このような悩みをお抱えの展示会担当者さまに向けて、今回は担当者が最低限押さえておきたい「展示会の準備でやるべきこと」と「スケジュール」をお伝えします。

この記事を読めば、初めて展示会出展を任された担当者さまでも、直前で焦ることなく展示会当日を迎えられます。

展示会の準備でやるべきこととスケジュール

まずは、展示会の準備でやるべきことと、スケジュールを押さえておきましょう。展示会の準備でやるべきことは7つあり、次のスケジュールで進めます。

展示会の準備でやるべき7つのことと、スケジュール

それぞれの詳細は、次の章以降でご説明します。

展示会の12ヶ月〜6ヶ月前:出展を企画する

展示会出展の12ヶ月〜6ヶ月前に、展示会の企画をする

展示会の準備は、出展企画から始まります。展示会出展企画では、以下の5項目を決めましょう。

展示会の企画で決める5つのこと

まず決めるべきは、展示会の出展目的です。

展示会における失敗は、「目的を決めずなんとなく出展してしまい、成果が出なかった」という結果に終わることです。このような事態を避けるためには、出展目的を明確にする必要があります。

企業がBtoBマーケティングの展示会に出展する理由には、

  • 商談の創出・受注
  • 自社の認知度向上
  • 既存のお客さまとの関係構築

などがあげられます。

「もっとも達成したい出展目的」を明確にすることで、展示会の目標数値やターゲット顧客、出展すべき展示会が決まります。

展示会の企画についてもっと知りたいなら
展示会の企画の5ステップに関して、くわしくは「展示会企画の始め方 | 5ステップで徹底解説」をご参考ください。

展示会の12ヶ月〜6ヶ月前:展示会に申し込む

展示会出展の12ヶ月〜6ヶ月前に主催者への申込・書類提出をする

展示会の準備中は、主催者とのやりとりが発生します。主催者とのやりとりの内容は、大きく以下の3つに分類されます。

  • 出展申し込み
  • ブースの配置決め
  • 書類の提出・出展料支払い

展示会の多くは、出展申し込みの受付開始時期を、展示会開催日の12ヶ月から6ヶ月前ごろに設定しています。出展の申し込み方法は、電話やメールなど展示会によりさまざまですが、入力フォームからの申し込みが主流になってきています。展示会の多くは、募集予定のコマ数が埋まり次第、申し込みを締め切ります。そのため、出展する展示会を決めたら、なるべく早く出展を申し込む必要があります。

ブースの配置決め方法は、出展する展示会によって異なります。申し込み時に先着順で選べるものもあれば、申し込み後の抽選で決める展示会もあります。ブースの配置を選べる場合、大通りに面したブースや角地などを選ぶのがおすすめです。主催者によっては、大通りに面したブースや角地のブースへの出展に、追加料金がかかることがあるので、申し込み時によく確認しましょう。

出展の申し込みをすると、主催者から提出書類と出展料振込先の情報が送られてきます。

また、提出書類と一緒に、貸出し什器の案内が送られてくることがあります。申し込んだブースの付帯設備を確認し、必要な什器を申し込みましょう。おすすめの貸出し什器は、パンフレットラックです。パンフレットラックを置いておくと、説明員が他の来場者の対応に忙しい時でも、来場者はパンフレットを手に取れます。パンフレットラックは、業種を問わず活用できる便利な什器です。

貸出し什器の中で、特にパンフレットラックがおすすめ

展示会の6ヶ月〜3ヶ月前:ブース施工・装飾業者と打ち合わせをする

展示会出展の6ヶ月〜3ヶ月前にブース施工・装飾行者との打ち合わせをする

展示会の準備では、ブース施工・装飾業者との打ち合わせも行います。ブースの施工や装飾には3つの方法があります。

  • 土間小間で申し込み、自社でブース施工・装飾会社を探し申し込む
  • 基礎小間で申し込み、自社で装飾する
  • 施工・装飾付きのプランで小間を申し込み、主催者にすべて任せる
ブースの施工や装飾には、土間小間、基礎小間、装飾プラン付き小間の3プランがある

展示会のブース施工会社に施工や装飾をお願いする場合は、展示会の6ヶ月前から3ヶ月前までに申し込みます。ブースの施工や装飾をワンストップで行ってくれる業者を探すと、打ち合わせが楽になり、担当者の手間が減ります。

展示会主催者に基礎小間で申し込み、自社で装飾する場合も、展示会当日の6ヶ月前から3ヶ月頃にのぼりやパネルなどの装飾物の制作をしておきましょう。自社で装飾する場合、装飾物の設営は搬入・設営日に行います。

展示会ブースの装飾物は、通路から見やすい場所に配置するのをおすすめします。展示会の装飾物には、情報を詰め込みすぎず、大きなキャッチコピーと、目に留まりやすい画像やイラストを添える程度にしましょう。

展示会の装飾物(のぼり)の例
展示会の集客についてもっと知りたいなら
展示会の集客についてブースの装飾やレイアウト・当日の動きは「展示会の集客のコツ |準備から当日の動きまで徹底解説」にまとめています。よろしければごらんください。

展示会の6ヶ月〜3ヶ月前:搬入搬出を手配する

展示会の6ヶ月〜3ヶ月前に搬入搬出を手配する

展示会の準備では、搬入日までに会場に搬入物が届くよう、余裕を持って手配を行うことが重要です。展示会当日の6ヶ月前〜3ヶ月前頃までに、搬入搬出の手配をしましょう。

展示会の搬入は、定められた搬入・設営日に行います。多くの展示会は、搬入・設営日を開催日の前日に設定しています。大規模な展示会の場合、搬入・設営日が開催の前々日からに設定されていることもあります。

展示会からの搬出は、閉会の後すぐに行います。展示会の閉会後に、速やかに搬出できるよう、あらかじめ送り状に搬出先を書いて持っていきましょう。

展示会の3ヶ月〜1ヶ月前:説明員に当日の流れを共有する

展示会の3ヶ月〜1ヶ月前に説明員に当日の流れを共有する

展示会当日では、お客さまにビラを配ったり、ブースで実演(デモ)を行ったりする説明員が必要です。

当日の3ヶ月前〜1ヶ月前頃までに

  • 展示会当日に必要な説明員を決める
  • 説明員に当日の流れを共有する

などをしておきましょう。

展示会当日に、実演(デモ)を行う場合は、実演の練習を行いましょう。来場者は、実演を見ることで、あなたの製品を使用する具体的なイメージを持てます。また、実演は人だかりを作りやすいため、「あの人だかりは、何だろう」と、通りかかった来場者の興味を引くことができ、さらなる集客も期待できます。

展示会の3ヶ月〜1ヶ月前:自社のお客さまを集客する

展示会の3ヶ月〜1ヶ月前に集客をする

展示会の準備の際には、集客も忘れずに行います。展示会の集客のためには、案内状や招待状を、自社の顧客リストに送付しましょう。案内状や招待状を送ると、自社のブースを「立ち寄りリスト」に加えていただける可能性が高まるからです。

来場者に立ち寄っていただき接触の機会を得ることで、自社や商材の説明ができます。さらには来場者へのヒアリングもでき、展示会後のフォローの手がかりとなる情報を得られます。

案内状や招待状の送付に合わせて、自社サイトやSNSで展示会出展を発表するのもおすすめです。

展示会の案内状・招待状についてもっと知りたいなら
展示会の案内状の書き方・送り方の工夫については「展示会の案内状・招待状メールの書き方・送り方(例文つき)」にまとめています。あわせてごらんください。

展示会の数日前:設営と機材テストを行う

展示会の数日前に設営・機材テストをする

展示会の準備もいよいよ大詰めです。展示会の数日前にブースの設営や機材のテストを行います。

展示会のブースは、通路から中が見渡せるような、開放的なブースのレイアウトで設営しましょう。通路から中を見渡せないブースのレイアウトだと、来場者は「ブースに入りづらい、立ち寄りづらい」と感じるためです。さらに、展示内容が通路から見えないと、来場者は興味を持ちづらいでしょう。

また、たとえ自社で装飾を行わず、装飾を業者に任せていたとしても、搬入・設営日にはかならず会場に向かいましょう。開催前日に、かならず機材のテストを行う必要があるからです。開催当日の機材テストでトラブルがあった場合、開場に間に合わない可能性があります。

展示会の搬入・設営日には、展示会当日に使う電子機器やネット環境、BGMや動画が正常に作動するかテストしてみましょう。

展示会から商談化するには、準備に加えてフォローも大事

展示会成功のためには、展示会開催に向けた入念な準備が欠かせません。しかし準備と同様に重要なのが「展示会後のフォロー」です。展示会の来場者が商談につながるかどうかは、展示会開催後が鍵となります。

たいていの展示会来場者は、情報収集や勉強目的です。すぐに商談につながる「今すぐ客」は、残念ながら多くはありません。

だからこそ、展示会後にフォローを実施して、「今すぐ客」ではない来場者の購買意欲を高め、商談につなげる必要があります。

展示会のフォローをはじめとする、展示会から商談につなげるためのノウハウは、当社の「企画から事後フォローまで丸わかり!商談を生む展示会施策の教科書」でご紹介しています。ご興味がありましたら、ぜひダウンロードしてください。

※この記事は、2022年10月11日に更新しました。