営業の属人化を解消する方法｜情報共有を根付かせるには？

営業活動における「属人化」は、多くの企業で悩ましい課題のひとつです。

担当者ごとに営業スタイルや管理方法がバラバラだと、引き継ぎが難しくなり、組織全体の成果にも影響を与えかねません。

本記事では、営業の属人化が起こる原因と解消の方法を整理し、情報共有を定着させるポイントや、営業属人化解消に役立つツールをご紹介します。

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営業の属人化とは？属人的な営業組織で起こる問題

営業の属人化とは、営業活動において獲得した顧客情報やノウハウが特定の人以外に共有されず、営業活動が個人に依存している状況を指します。

この章では、属人化が進んだ営業組織で起こり得る問題を、大きく２つご紹介します。

営業の属人化の問題①：情報の引き継ぎが難しい

営業の属人化が進むと、担当者間での情報の引き継ぎが難しくなります。

たとえば、

• 営業担当者が名刺を個別に管理している
• 案件を営業担当者ごとに異なるExcelファイルで管理している

このような場合、特定の営業担当者からしかお客さまにご連絡できない状態が生じてしまいます。

また、営業担当者が休暇を取ったり退職をした場合、他の誰からもお客さまにご連絡できず、取引が途絶えてしまう恐れもあります。これまで営業担当者が時間をかけて関係性を築いてきたお客さまとの取引が途絶えてしまうのは、会社にとって大きな損失です。

このような事態を防ぐために、「顧客情報」や「案件情報」、行動数や商談の質を記録する「活動情報」を紐づけてチームで一元管理し、チームメンバー全員がかんたんに情報にアクセスできる環境を整えましょう。

営業の属人化の問題②：チーム内で成功・失敗ノウハウが共有・蓄積されない

営業の属人化が進むと、チーム内で営業活動のノウハウが共有されません。

営業担当者個人が保有している成功ノウハウがチーム内で共有されないことで、ハイパフォーマーとその他の営業担当者の間でスキルや売上に差が出てしまいます。

ハイパフォーマーに依存した営業活動を続けると、ハイパフォーマーがチームから離れた際に売上が不安定になります。チーム内でノウハウを共有・蓄積し「新人や他の担当者でも同じように実行できる」ように再現性を高めましょう。

営業の属人化が引き起こされる原因

ここまで、営業の属人化によって引き起こされる問題を挙げてきました。では、営業の属人化を引き起こす原因とは一体なんなのでしょうか？

営業の属人化で考えられる原因を、３つご紹介します。

営業の属人化の原因①：営業プロセスが標準化されていない

営業プロセスの標準化とは、「アプローチ」「ヒアリング」「クロージング」など、自社の営業活動の進め方（プロセス）の基準を作り、誰もが当たり前に営業プロセスを実行できる状態を作ることを指します。

ハイパフォーマーやベテラン営業担当者の営業活動の進め方を参考に、営業プロセスを標準化することで、新人営業でも同じ基準で営業活動を進められます。

営業の属人化の原因②：情報共有・蓄積の体制が整っていない

情報共有・蓄積の体制が整っていないとは、顧客情報や案件情報を全員で見られる場所やツールがない、あるいはツールを導入しても入力や活用が定着していない状態を指します。

この状態では、営業データが個人の頭の中や手元のファイルに留まってしまい、チーム全体で活用できず成果につながりません。

こうした課題を解消するには、誰もが迷わずアクセスできる仕組みと、記録を習慣化するルールの両方が必要です。

具体的な仕組みづくりや運用定着の方法は、「解消する方法③：情報を共有するためのツールを導入する」と「社内での情報共有を定着させる方法とは？」の章でくわしく解説します。

営業の属人化の原因③：結果至上主義の文化や報酬制度が根づいている

営業の属人化は、組織の文化や報酬制度によって引き起こされることがあります。

たとえば、売上に応じて大きなインセンティブがつく報酬制度がある組織の場合、「売上を積むために自分の顧客を守りたい」「他の営業担当者に自分が保有するノウハウを共有したくない」という意識が働いてしまいます。

結果的に「名刺情報をチームには渡さない」などチーム全体の成果よりも個人の成果を優先する傾向が強まります。

営業の属人化を解消する方法

ここからは、営業の属人化を解消する方法をお伝えします。

解消する方法①：営業活動の標準プロセスを作る

自社の営業活動の標準プロセスは、営業マネージャーなど経験豊富で自社のお客さまの購買行動を理解している人が中心となって作成します。

まずは、プロセスのたたき台を設計し、自社のトップセールスやベテラン営業担当者へヒアリングして、営業活動の進め方や成功パターンを洗い出しましょう。

その情報を反映しながら、自社にあった標準プロセスに仕上げていきます。

解消する方法②：営業プロセスの進め方をマニュアルに落とし込む

自社の営業活動の標準プロセスを作成できたら、次は標準プロセスの進め方をマニュアルに落とし込み、チームメンバー全員がいつでも閲覧できるようにしましょう。

マニュアルを作ることで、業務やノウハウの再現性を担保したり、標準化を進めることができ、「チーム全員がマニュアルを見て正しいプロセスで営業活動を進められる」状態を作り出すことができます。

解消する方法③：情報を共有するためのツールを導入する

営業活動の属人化を解消するために、共有すべき情報は以下の４つです。

• 顧客情報
• 案件情報
• 活動情報
• 営業ノウハウ

これらの情報を、チーム全員が簡単にアクセスできる環境を整えましょう。

情報共有のためのツールとは、たとえば、顧客情報をまとめるためのExcelや名刺管理アプリ、提案資料を共有できるファイルストレージ、オンライン商談の内容を記録できるZoomやbellFaceなどがあります。

ツールを導入する際は「自社の営業プロセスに合うかどうか」を基準に選ぶことも大切です。

機能が豊富でも現場で使われなければ意味がなく、逆にシンプルでも日常業務に馴染めば成果につながります。

ツールを導入するメリットは、次の３つです。

• 引き継ぎのスムーズ化
• 営業活動データの見える化
• 提案や営業トークなど成功ノウハウの蓄積

これらを比較基準として、自社に合うツールを検討するとよいでしょう。

さらに、営業活動の属人化を本質的に防ぐにはSFA（営業支援システム） の存在が欠かせません。

SFAは、顧客・案件・活動の情報を一元管理し、誰でも同じ基準で営業活動を進められるようにする仕組みです。属人化を根本から解消するための重要なツールとして、後ほどくわしく紹介します。

解消する方法④：評価制度を設ける

営業活動の結果だけではなく、その結果に至ったプロセスも評価する制度を導入しましょう。

営業プロセスを組織内で可視化し、定量的な評価だけではなく、「適切なプロセスで営業活動を進められているか？」も評価することで、属人化解消への一歩を進められます。

社内での情報共有を定着させる方法とは？

ここまで、営業活動の属人化を解消する方法を紹介してきました。

ツールを導入しただけでは十分ではなく、社内で情報共有が習慣として定着することが大切です。

この章では、営業活動での情報共有を定着させる手順をご紹介します。

定着させる方法①：責任者を決める

情報共有の仕組みは「誰かが自然に作ってくれる」ものではありません。

旗振り役となる責任者を決めることで、社内にルールを根付かせやすくなります。責任者は「どの情報を、どのように共有するのか」を判断する立場です。

まずは責任者を明確にすることが、定着の第一歩になります。

定着させる方法②：情報を整理・整備する

責任者を決めたら、次は「どんな情報を」「どう整えて」「どう管理するか」を考えましょう。

情報共有を定着させるには、チーム全員が迷わず活用できるように、使いやすい形に整理・整備しておくことが欠かせません。

たとえば、

• 商談内容は担当営業だけでなくチーム全員が見られるようにする
• 案件の進捗は「見込み／提案中／受注」の３区分に統一する
• 商談記録は商談の翌日に活動記録を更新するなど、更新のタイミングを決める

情報の整理の仕方や更新のタイミングが決まっていると迷いがなくなり、自然と全員が同じやり方で情報を扱えるようになります。

結果として、情報共有が継続し、組織に定着していきます。

定着させる方法③：決定した内容をチームに浸透させる

決めたルールを形だけで終わらせないために、実際の業務でどう運用するかまで落とし込む必要があります。

チームに浸透させるには、周知の方法と運用の仕方を工夫しましょう。

たとえば、定例会議で繰り返し伝える、簡単な入力マニュアルを配布するなど、メンバー全員が迷わず実践できるようにします。

「入力すればチーム全員が状況を把握でき、次の一手が早く打てる」といった意義を伝えることも大切です。

単なる作業ではなく、成果につながる行動だと理解できれば、取り組む意欲が高まります。

また、商談記録をSFAに入力しないと、案件ステータスを変更できないなど、「入力しないと次の工程に進めない」といった仕組みを取り入れることで、無理なく習慣化が進みます。

定着させる方法④：運用を改善し続ける

営業活動の情報共有を進めていくと、

• この情報も欲しい
• この情報はなくてもよい
• この情報だけでは分析できない
• もっと効率よく記入できるようにしたい

などの気づきが出てきます。そのたびに改善し、マニュアルやルールを最新化し、チーム全員に周知していきましょう。

ツールの導入やルールづくりはゴールではなくスタートラインです。

責任者が中心となって現場の声を拾い、PDCAを回し続けることで、情報共有が組織に根付いた文化へと育っていきます。

営業の属人化を解消した当社の成功事例

実際に当社でも、営業の属人化を解消し、組織全体の成果を底上げする取り組みを進めてきました。その結果、受注率25％UP・受注見込み高案件数267％増・平均単価33％UP という成果につながりました。

最初に行ったのは、課題と目標を明確にし、実行計画と専任体制を整えることです。チーム全体で「何をゴールにするのか」を共通認識にしました。

次に、良い提案書をストックし、テンプレート化することで、誰でも平均点以上を取れる仕組みを整えました。属人化したノウハウをメンバー全員で共有し、再現性のある営業プロセスを作り上げたのです。

さらに、KPIを設定して定期的に成果を確認し、１on１や人事評価にも連動させました。案件数や受注数といった営業指標に加え、提案内容の質など営業活動のプロセスの面も合わせてチェックできるようにしています。

こうしたモニタリングの仕組みを整えたことで、改善サイクルを継続的に回せる体制を実現しました。

営業活動の属人化を解消する「Kairos3 Sales」

営業活動の属人化を防ぐには、仕組みや評価制度の整備だけでなく、情報を正しく記録・共有できるデジタルツールの存在も欠かせません。

特にSFAツールは、顧客情報・案件情報・活動情報・営業ノウハウを一元管理し、営業担当者個人に依存しない「チームで成果を再現できる営業体制」を実現します。

当社が提供する SFAツール「Kairos3 Sales」 も、営業活動の属人化に対応できるSFAです。

• 顧客・案件・活動ログを一元管理し、担当者が変わってもスムーズに引き継ぎ可能
• AI議事録作成で商談内容を自動で記録・共有し、成功パターンも手間なく蓄積
• アタックリストの自動生成で優先順位を明確化し、効率的なアプローチを実現
• MAとの一体型プラットフォームだから、マーケティングと営業の分断を解消

誰か一人に依存する営業から、チーム全体で成果を積み上げる営業へ。「Kairos3 Sales」は、その実現をサポートします。