SFAは、Sales Force Automationの略語で、日本語で「営業支援ツール」と呼ばれるものです。
SFAに顧客情報や会社情報、商談内容を記録すると、今取り組むべきタスクやチームの案件状況、目標数値と現状や過去の営業記録を把握できます。
営業の仕事は売上高や利益といった業績を評価の指標とされがちですが、数字には表れない顧客との関係構築も重要です。一方、その経緯が表面的には見えにくく、周囲と共有しにくい点がネックとなっています。
SFA導入で、こうした営業活動を見える化し、業務改善や生産性向上に結びつけられるようになります。
SFAとは？
SFAは、効率よく営業活動を行うためにデータ化して蓄積し、分析するツールです。
SFAを用いて会社情報や顧客情報、商談内容などを記録し、状況を可視化すれば現状を分析しやすくなり、パフォーマンス改善が期待できます。
ツールによって違いはありますが、SFAには以下のような機能があります。
SFA導入の目的
SFAが多くの企業に導入されるようになったのは、案件を効率的に管理し、営業プロセスの最適化やコスト削減を実現できる点が評価されたためです。
具体的には、以下のような目的で用いられています。
営業管理のため
営業管理とは、設定した売上目標を達成するために具体的なプランを立て、その進捗を管理することです。
顧客の予算把握から始まり、見積書提出、デモ実施などの一連の流れにおいて、現在案件がどのフェーズにあるのかを把握し、必要なアクションを適切に実施できているかを検証できます。営業活動にかかっている時間の把握も可能です。
従来型の営業スタイルでは曖昧になりがちだった具体的な営業活動の内容を、いつでも簡単に確認できるツールがあれば、改善点や今後とるべき施策などの検討もしやすくなります。
売上の向上のため
営業の行動履歴がデータ化されるため、営業の進め方における問題点の洗い出しや、改善が可能です。
売上という数字だけにフォーカスするのではなく、その結果にたどり着くまでの行動やプロセスをもとに正しく評価し、問題点や課題を抽出して改善するのに役立ちます。
結果として、売上の向上にもつながるのです。
属人化防止のため
営業の属人化を防ぐには、SFAが役立ちます。営業活動に関する情報を組織全員で共有・蓄積できる場所がないと、どうしても属人化が進みます。
SFAでは、これまでのアプローチ方法や、顧客からヒアリングした内容、メールや提出した資料などがすべてデータとして残るため、手間をかけずに共有・蓄積が可能です。
担当者不在時でも、チーム全体でSFAを共有していれば、各商談の進捗状況が確認できるため、フォローできます。
SFAの導入ステップ
SFAの導入ステップは、以下の通りです。
１：SFA導入のプロジェクトチーム作成
SFA導入チームは営業改善を行うためのチームとなるため、下記の人材が必要です。
- 営業の現場に精通しているメンバー
- システム管理に長けているメンバー
人数は３名から５名ほどを目安としますが、少数精鋭体制をとっている中小企業においては、経営者とシステム管理に長けている実務担当者がいれば充分です。
２：解決すべき課題やSFA導入の目的の整理
SFAを導入する前段階として、経営者や現場にヒアリングを実施し、営業課題となっているものを洗い出します。そのうえでSFAの運用方法、導入により解決できる課題などを明確にします。
このときにSFA導入で改善を期待するポイントを具体的にしておきましょう。
・営業活動を効率化したい
・営業の属人化を解消したい
・営業活動を可視化したい
このように目的を明確にすると、自社の課題にフィットしたSFA機能を選定しやすくなります。
３：SFAの導入要件の設定
SFA導入までのスケジュールや提供形態、予算を設定します。
運用開始までに数ヶ月かかるツールもあるため、導入完了の目安がある場合は注意が必要です。
SFAを選ぶ際には、提供形態や現在導入しているツールと連携可能かといった導入要件を検討し、必須となる機能を吟味しましょう。
提供形態は、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能なクラウド型や、セキュリティ性やカスタマイズ性能に優れているオンプレミス型などがあります。
利用するメンバーのスキルや、利用人数なども考慮して、検討してください。
４：導入するSFAの選定
SFA選定に向けて、WebサイトやSFAベンダーの営業担当者から情報収集を行います。
SFA選定時は、以下の点を確認しておきます。
・機能：自社の課題が解決できる機能があるか
・使いやすさ：シンプルで直感的な画面操作ができるか
・サポート：サポートの範囲は操作のみか。使い方のアドバイスもあるか
５：SFAの導入
導入するSFAが確定したら、運用ルールや成約率などの目標設定、マニュアル作成、収集情報の選定を行います。
現在使用している基幹システムとの連携や、各種設定が必要なケースもあります。
６：SFAの運用
SFAの運用開始にあたり、利用するメンバーに対する研修を実施しましょう。
業務フローの確認や操作の指導、マネージャーを対象とした研修を行うのが一般的です。研修では、成約率や顧客単価の目標値などを共有しておきます。
プロジェクトメンバーから社内ヘルプデスクを設置し、いつでも質問できる環境を整えるのもおすすめです。
実際に運用がスタートしたら、最初の３か月がSFA定着の成功を決める鍵と考えてください。メンバーには営業活動の経過をかならず入力するように促し、マネージャーはそれに対してフィードバックを行います。このようにSFA活用を習慣化し、日々の業務に組み込まれるよう体制を整えましょう。
SFA導入を成功させる５つのポイント
SFAの導入を成功させるためには、５点のポイントがあります。
失敗例とともに、見ていきましょう。
１：社員にとって使いやすいツールを選ぶ
SFAツールは、導入後定着するかどうかが鍵を握ります。
SFAツール導入に際し、張り切って高機能なものを導入しても「SFAツールって、難しそう」とイメージが先行してハードルが上がってしまい、活用しきれないケースがあります。
また、入力作業が負担となってしまい、効率が悪くなる事例もあります。
UIが使いづらい、入力画面までの画面遷移が多い、入力項目が多いなど、さまざまな理由で業務効率が低下してしまうため、日常的に使える手軽さ、わかりやすさをポイントにツールを選びましょう。
無料のトライアル期間が設定されているSFAで、実際に利用して使い勝手を確かめましょう。
２：SFA導入の目的や操作方法を共有する
SFA導入時にはその目的と操作方法、入力ルールなどを社員に共有しましょう。目的がわからないまま、初めて使うツールに毎日入力するよう指示しても「忙しくて入力する時間が確保できない」「やり方がよくわからない」などの理由で、入力をしなくなってしまうケースもあります。
SFA導入の目的は、データを分析して業績アップや業務効率化を図ることです。
データが入力されなければ活用できないため、まずはデータを蓄積するために、利用するメンバーが納得する説明を行います。
SFAのメリットがしっかりと伝わっていれば、自分たちのためにもSFA導入はプラスに作用すると理解し、積極的な活用が期待できます。
３：クラウド環境で利用できるSFAを選ぶ
SFAにはオンプレミス型とクラウド型があると述べました。
それぞれの違いは、以下の通りです。
ベンダーからライセンスを購入し、自社にハードウェアを設置して運用。
ベンダーが提供するクラウド環境下で運用。
オンプレミス型は、自社でサーバーを用意し、自社専用に構築するため、初期構築費用や保守管理費用が高額になる傾向があります。
セキュリティ面においては、自社内にサーバーを設置し外部からはアクセスできないため、より高い安全性を確保可能です。
一方で、出先などで確認したい点があっても、アクセスできません。
クラウド型の場合は、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、またマルチデバイス対応であればどんなデバイスからでも閲覧できます。
オフィスに戻らなくても仕事ができるため、時間や手間を大幅に削減でき、また出先からお客さまへの提案資料や過去のやりとり、課題などを見返せるようになり、SFAの活用の幅を広げられるでしょう。
オンプレミス型のように自社専用に構築するのではなく、すでに出来上がったツールを利用するため短期間で利用を開始でき、コストダウンも可能です。
４：利用中の他ツールとの連携可否を確認する
導入している各種サービスとの連携可否も、確認しておきましょう。
連携できないツールを使うと、改めて情報を登録し、新しく情報を追加した際には両方のツールを修正する必要があり、業務効率を却って低下させてしまうケースもあります。
なお、SFAと相性のよいツールにマーケティングを効率的かつ効果的に行うのに役立つMA（マーケティングオートメーション）があります。
MAとSFAの連携で「リード育成の担当者」と「商談担当者」が異なるとしても、リードの育成から商談までの流れを一括で最適化でき、契約数の獲得増加につながります。
「MAとSFA連携のメリットと活用例｜事例つきでご紹介」の記事では、MAとSFAを連携するメリットや連携の活用例を解説しています。
５：サポート体制を確認する
ベンダーからのサポートは、SFAを継続的に運用していくために大変重要です。あらかじめ、どこまでサポートしてくれるかを確認しておくのをおすすめします。
初期設定や活用方法の案内といった稼働までのサポートや、専用窓口にてトラブルや質問に対応してくれる体制が整っているか、ツールのアップデートや最新情報を提供してくれるかなど、自社に必要なサポートが備わっているかチェックしておきましょう。
たとえば質問が電話対応ではなくチャットのみの場合、チャットではコミュニケーションに制約があるため、細かいニュアンスが伝わらない・緊急の問題に素早く対応されない、などの懸念があります。
SFA導入なら：Kairos3 Salesの紹介
SFA導入を検討しているなら、当社が製造・販売する「Kairos3 Sales」がおすすめです。
当社カイロスマーケティング株式会社は「マーケティングを、もっと身近に。」をミッションとして掲げ、Kairos3 Salesは始めやすい価格帯、かつシンプルで直感的に操作できる使用感を大切にしています。
Kairos3 Salesでできることは、次の６点です。
１：日報・週報をデジタル管理
営業メンバーが日報・週報フォーマットで入力するだけで、デジタル管理できます。
マネージャーは状況を確認したいときにいつでも、どこにいてもチェックが可能です。担当者に状況を確認してまわる必要がありません。
日報や週報に対して、マネージャーからコメントを送ることもできます。
２：案件の進捗管理
営業メンバーが現在持っている案件数や、各案件の進捗がリアルタイムで反映されるため、マネージャーが現状を把握しやすく、必要に応じて的確な指示を出せるようになります。
３：見積もり作成
案件情報をベースに、誰でも、いつでも売上予測をレポーティングできるため、見積もりなどの資料作成時に工数削減が可能です。
４：顧客対応履歴
お客さま対応の履歴はすべて記録されます。時系列に一覧表示できるため、いつ、誰が、どのような対応をしたのかをすぐに把握できます。
５：営業メンバーのToDo管理
タスクごとに優先度や期日を設定し、抜け漏れなくタスクを遂行できるようにToDo管理できます。期日を過ぎたタスクは赤く表示されるなど、直感的にわかる仕組みとなっています。
６：アタックリスト作成
蓄積データより、営業メンバーがアプローチすべき顧客情報のアタックリストが作成できます。