SFAの活用方法7つのポイント｜効率的な使い方
SFAとは、営業活動の効率化と営業力の向上に向けた強力なツールです。SFAの機能を最大限活用するためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。
本記事では、SFAの効果的な活用方法や、使いこなせない原因と解決策も紹介します。SFA導入後に必要なポイントを知り、営業活動の効率化や利益の最大化を目指しましょう。
この記事のもくじ
SFA活用で成果を出すための７つのポイント
SFAを活用し、営業活動や部署の売上達成を目指すには、紹介する以下７つのポイントに注力しましょう。
- SFAの導入目的を明確にする
- 入力項目は必要最小限に絞る
- SFA浸透のための準備期間を設ける
- 連携の機能を活用する
- 自由記述のみでなく選択項目を増やす
- 質の高いデータの入力を促す
- データ分析の基本を押さえる
それぞれについてくわしく解説します。
SFAの導入目的を明確にする
SFAを効果的に活用するためには、導入の目的を明確にする必要があります。
SFAを導入する目的は以下が例として挙げられるでしょう。
・営業部門内で情報共有を強化し、営業プロセスを改善する
・取引相手と担当者の顧客データを一体化し、データ管理を最適化する
・営業の属人化を軽減し、生産性を向上させることを目指す
・従来のExcelによる管理から移行し、営業活動を合理化する
・営業活動にかかるコストを下げ、収益化につなげる
SFAの導入により、チーム内で顧客情報をリアルタイムに共有できるようになると、他の営業担当者の案件を参考にすることができます。その結果、別の案件でも他の営業担当者が使った資料を使うことができるため、営業業務のプロセスが改善されます。営業活動をより効率化することや、営業担当者それぞれのスキルアップを図ることもできるでしょう。
また、顧客データと営業担当者、およびメーカーやパートナー企業などの取引先データを一括にまとめることで、データ管理を最適化できます。
営業の属人化を軽減することで生産性の向上につながり、人手不足の解消にもつながるでしょう。
さらに、作業に手間や時間がかかっていた従来のツールにおける課題を改善し、高度なデータ管理と分析が可能になれば費用対効果を高められ、売上の最大化を図れます。
行動目標や成果目標のKPIを設定する
行動目標や成果目標のKPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）を設定することで、データ入力の質を上げることができます。その結果、データを適切に維持できるため、効率的な営業活動が実現するでしょう。
入力する項目は、行動指標と成果指標を合わせて設定するのがおすすめです。
SFAを効果的に活用するためには、データ項目を明確かつシンプルにしなければなりません。SFAのデータ入力フォームが多すぎると、逆に営業担当者の負担感が増してしまい、業務に支障をきたす可能性があります。
SFA浸透のための準備期間を設ける
社内がSFAシステムを受け入れ、効果的に利用できるよう基盤を築くためには、SFAを浸透するための十分な準備期間を設ける必要があります。
以下は、SFAを浸透させるために必要な取り組みの一例です。
SFAの導入成功に向けて、まずは営業担当者へ導入する目的とメリットを説明します。
次に、システムへのデータ入力を効率的に行えるよう入力する際のルールを標準化し、必要あればマニュアルを作成します。
その後、実際の営業の現場における実践と、業務終了後のフィードバックを収集し、振り返りを行いましょう。現場での使い勝手などを分析し、必要に応じて業務フローやSFAへの入力ルールなどの改善を行います。
営業担当者から常にフィードバックを取り、業務フローや入力ルールの改善を何度か行って、SFAを浸透させていくと、「導入したけど使えない」を防ぐことができるでしょう。
連携の機能を活用する
自動入力やデータ連携の機能を活用することで、手動の入力に比べ大幅に時間や手間を削減できます。
たとえば、SFAとメールを連携することでメールの送受信やコミュニケーション履歴など、顧客情報を自動で取り込みデータの記録が可能です。カレンダーや日程調整ツールとの連携によって、顧客とのアポイントなど営業業務の見落としを減少させることもできます。
また、ほかのアプリケーションとの統合もでき、既存のツールや蓄積されたデータベースから情報を引き込み、SFA内で過去の情報と共に一括で管理が可能です。
SFAを選定する際は、各種機能が円滑に使用できるかどうか検討し、自社にとって最もマッチするシステムを選択しましょう。
自由記述のみでなく選択項目を増やす
SFAの活用効果を高めるには、自由記述のみならず、データ化しやすい選択項目を増やすことが重要です。
SFAに蓄積されたデータは、質がよく正確でなければその後に有効活用できません。収集できる情報量が少なかったり数値化が難しかったりする場合はデータ分析がしづらいため、SFAを活用する効果は得られないでしょう。そのため、顧客情報やニーズの把握に必要な情報を選択項目として、システムに組み込む工夫が必要です。
このような工夫を行うことで、入力がめんどうではなくなり、データの質も上がるでしょう。
選択項目を増やすことで入力が容易となり、データの質が向上してより効果的な営業データの分析につながります。
質の高いデータの入力を促す
SFAシステムの価値を最大化するためには、質の高いデータ入力が重要です。
データは正確であり、データ入力が目標達成につながるものでなければなりません。営業担当者へは具体的な活動事例を提示し、データを入力する効果を十分に理解させることが重要です。たとえば、「購入理由」の入力が、顧客の課題解決にどのように役立つかを詳細に説明します。
営業担当者が質の高いデータを入力した際には「前回共有してくれた内容は分かりやすくてとても良かった」など、ポジティブな内容を伝えるようにしましょう。
さらに、疑問や提案についても積極的に受け入れることで、営業担当者のSFAの入力に対するモチベーションがあがり、質の高いデータ入力が担保できます。
データ分析の基本を押さえる
データ分析の基本を押さえることも、SFA活用における重要なポイントです。
以下は、データ分析の基本的な進め方をまとめています。
・データ分析を行う前に、分析を行う目的を明確にする
・仮説を設定したうえで、詳細な分析計画を立てる
・SFAを利用して、必要なデータを収集する
・設定した目標に基づいて、収集したデータを解析する
・データから得られた情報を元に、仮説の実証や改善策を考える
まず、分析することで「何を知りたいのか」という目的を明確にします。
たとえば、「毎月リード獲得率は目標を達成しているのに、受注率が伸び悩んでいるのはなぜか」などです。
次に、分析の目的が明確になったところで、目標達成に必要な仮説を立てましょう。具体的には「受注率が低いのは、プレゼン資料の内容が見込み顧客へ伝わりにくいことが原因かもしれない」など、自社の営業チームにとって想定しうる仮説です。それに基づいて分析計画を立てたのち、SFAを活用して必要なデータの収集を行いましょう。
集めたデータを分析することで、仮説以外にも課題が浮上するかもしれません。受注率が低ければ、テレアポから受注までの各フェーズで、どこに問題があるかを調査します。
データから得られた情報から仮説を実証し、改善策を考える過程が非常に重要です。具体的には、受注率が特定フェーズで低い場合、そのプロセスを改良して効率化を図る方法を探ります。
上記のように、データ分析の基本を押さえておくと、SFAのデータも余すことなく利用できるでしょう。
SFAを使いこなせない原因
SFAを活用する際、営業担当者が使いこなせない、あるいはなかなか定着しない場合もあるでしょう。課題が生じる原因は組織によってさまざまですが、一般的に以下の4点が挙げられます。
- システムのUI/UXが複雑で使いにくい
- 営業担当者にとってのメリットが伝わっていない
- 操作における不明点の相談先がはっきりしていない
- 入力されたデータが営業の効率化に活かされていない
以降では、これらの課題を解決するためにどのような対策があるのか説明します。
システムのUI/UXが複雑で使いにくい
SFAが使いにくい要因は、複雑なユーザーインターフェース（UI）やユーザーエクスペリエンス（UX）にあります。
- UIとは：ユーザーとサービスをつなぐもので、画面やマウス、キーボードなど
- UXとは：ユーザーがサービスを通じて感じる体験で、使用感や満足度など
この問題を解決するための対策例は以下の２点です。
営業担当者が使いやすいSFAを導入にするためには、シンプルで直感的なUXのツールを選定することです。
営業情報を簡単に可視化できる必要があります。蓄積された営業データを簡単にグラフ化できれば、営業戦略や経営戦略に役立てるためのミーティングにすぐ活用できるからです。
研修やサポートを定期的に行い、営業担当者がSFAを手軽に使いこなせるようにします。
UXの低いツールを導入している場合、他のツールへ変更することもアイデアのひとつです。
営業担当者にとってのメリットが伝わっていない
SFAの導入から活用までのメリットが、営業担当者に伝わっていないこともSFAを使いこなせていない要因のひとつと考えられます。
解決するための対策は以下のとおりです。
・営業担当者にSFA導入後のメリットを明確に伝える
・既にSFAを利用している企業や営業チームの成功事例を共有する
・SFA導入前に営業担当者にシステムの使用感を確認してもらう
・営業担当者からの意見や提案を歓迎し、システム改善に導入する
・導入後も定期的に成果を評価し、個人やチームの成果を可視化する
SFAのメリットを実感するには、システムを導入する前からの取り組みが必要です。営業担当者へSFAを実際に導入した先の効果や成功事例を共有する場を設定するとよいでしょう。
使い方とメリットの詳細を説明し、デモンストレーションと質疑応答をていねいに行います。使用方法の十分な理解と営業担当者からのフィードバックを歓迎する姿勢は、SFA導入に対するユーザーの納得度を高めるために不可欠です。
導入後も定期的な成果の評価や、営業活動を可視化できているかの状況確認を行いましょう。営業担当者がSFA導入の効果を実感できれば、営業活動に対するモチベーションの向上につながります。
操作における不明点の相談先がはっきりしていない
SFAの運用において、営業担当者が操作に関する疑問や問題が生じた際、適切な相談先が明確でないといったケースがあります。以下は、この問題を解決するための対策です。
・営業担当者が問い合わせできるカスタマーサポートがあるツールを選ぶ
・利用者同士が情報を共有し、相互にサポートできるシステムを構築する
SFAを導入する場合は、営業担当者向けに迅速かつ簡単にアクセスできるサポート体制が整っているツールを選ぶのがおすすめです。メール、チャットだけではなく、電話の窓口など相談の手段が多いツールがよいでしょう。
いつでも対応可能なヘルプセンターがあれば、利用者が自己解決できます。社内に相談しやすい環境を整え、情報を共有する仕組みを作るのも、社員に定着させる手段のひとつといえます。
利用者からのツールに関する問題や改善提案にも積極的に対応する姿勢も大切です。
入力されたデータが営業力向上に活かされていない
データが入力されているにも関わらず、そのデータを効果的に活用できていないという点も、SFAをうまく使いこなせていない原因のひとつです。
問題を解決するための対策は以下のとおりです。
・営業チームに対してデータ活用や分析方法のトレーニングを実施する
・KPIや入力項目の見直しをはかり、営業担当者に目標を認識させる
・過去や外部の成功事例を紹介して、SFA導入の価値を共有する
・営業担当者が簡単にデータを可視化できるシステムを採用する
対策としては、営業チームへ研修の機会を設け、データの収集と分析方法について具体的にトレーニングを行うのも有効です。
入力項目が多すぎて、担当者が負担に感じてしまっているケースも考えられます。改善策としては、KPIの設定が細かすぎないかなどを見直しながら、営業担当者へ目標をしっかり認識させましょう。
他のチームの成功事例を紹介してSFA導入の価値を共有し、データを簡単に可視化できるという認識を持ってもらうことも重要です。
SFAの活用に関するよくある質問
SFAに関する質問事項として、よく取り上げられる内容を解説します。
そもそもSFAとは？
SFA（Sales Force Automation）は、営業支援システムの略称で、営業活動の効率化と支援を目的とするツールです。営業担当者の業務を自動化し、営業プロセスの標準化を促進する利点があります。
たとえば、顧客情報の管理や共有、リードの追跡、商談の進捗確認など、営業に関連する情報を記録し、チーム全体の営業活動を分析することが可能です。分析結果から、営業活動の見直しが行え、売上向上に向けた改善が可能になります。
現在では、営業の属人化を回避しながら営業チーム全体が最新の情報を共有し、効率的な営業活動を実現するツールとして導入する企業が増えています。
SFAとCRMの違いは？
SFAとCRMの違いは、CRM（Customer Relationship Management）は顧客関係を強化するためのマーケティングツールであるのに対し、SFAは営業活動の効率化を支援する営業ツールであるところです。
両者は密接に関連していますが、具体的には以下のような違いがあります。
SFAにはどんな機能がある？
SFAには以下の主な機能があります。
各機能は、一連の営業活動におけるさまざまな作業をサポートします。それにより、営業担当者は顧客との商談に時間を費やせるようになることで受注率の向上が期待できます。また、蓄積された営業情報は、その後分析することで課題を抽出できるため、強い営業組織の構築へと役立つのです。
機能の詳細については、以下のページでくわしく解説していますので、導入を検討している人は参考にしてください。
