Zoomプロアカウントでウェビナーを実施する設定まとめ(ウェビナーオプションなし)

Zoomで「ウェビナーオプション」を使わずにウェビナーを実施するには、Zoomを細かく設定し、ウェビナー用にアカウントをカスタマイズしなければなりません。

そこで今回は、当社が得たZoomの設定に関する知見をみなさまに共有します。

なお、この記事では、ウェビナーオプションなしの「Zoomプロアカウント」を利用します。Zoomの有料オプションである「ウェビナーオプション」を利用した設定方法は、「Zoom「ウェビナーオプション」の、おすすめ設定を公開します」でご紹介しています。あわせてごらんください。

「Zoomでウェビナーを実施する予定だが、設定方法がよくわからない」「できるだけお金をかけずにウェビナーを実施したい」というみなさまのお役に立てば幸いです。

ウェビナーのメリットや種類を体系的に学びたいみなさまへ
ウェビナーには、集合型のセミナーにはない魅力的なメリットがあります。ウェビナーのメリットや種類について、「ウェビナー(オンラインセミナーとは)。一番わかりやすい入門編」にまとめました。ぜひごらんください。

※この記事は、2020年12月24日に更新しました。

Zoom「プロアカウント」でのウェビナー実施に必要な2つの設定

Zoomで円滑にウェビナーを実施するためには、「アカウント設定」と「ミーティング設定」の2つを適切に設定します。

設定の順番は、かならずアカウント設定が先で、ミーティング設定が後です。先にアカウントの設定を済ませなければ、ミーティングの設定画面に反映されない項目があるからです。

なお、Zoomのアカウント設定は、1アカウントにつき1つの設定ですが、Zoomのミーティング設定はミーティングごとに設定できます。

ウェビナーの設定は、アプリ版からではなくブラウザ版のZoomから行なってください。アプリ版では、細かいアカウント設定やミーティングテンプレートの設定などはできないようになっています。

上の画像は、Zoomアプリ版での設定画面です。表示画面やチャットの設定などは可能ですが、ウェビナー運営に必要なアカウント設定はできません。

Zoom「プロアカウント」でのウェビナー実施に必要な設定1:アカウント設定

この章では、Zoomでウェビナーを実施する際の、オススメのアカウント設定をご紹介します。なお、この記事では、「デフォルトでオフになっているものの、オンにした方がよい設定項目」や、「ウェビナーを実施する上で注意すべき設定項目」をご紹介しています。

アカウント設定は、下の画面の「設定」からご確認いただけます。

参加者をエントリ後にミュートする(Mute all participants when they join a meeting)

この設定をオンにすると、ミーティングルームに参加後、参加者のマイクは自動的にミュートされます。

ウェビナーにおいては、参加者がホストの許可なく発言してしまうと、運営に支障をきたすため、この設定はオンにしておきましょう。

共同ホスト

共同ホストをオンにすると、ホストと同様の権限を持つ「共同ホスト」を立てられるようになります。ホストは1ミーティングにつき1人しか立てられませんが、共同ホストは何人でも立てられます。

共同ホストは、ミーティングにおいてホストと同様の権限を持ち、ホストとほとんど同じ機能を使えます。ウェビナーでは、講師以外の担当者がサポート役としてウェビナーに参加することが多いため、共同ホストの機能はオンにしておきましょう。

ウェビナー運営者が2人以上いる場合は、それぞれ個別のアカウントで入室しましょう。ウェビナーアカウントは、ルームの開設者のみ有料プランに加入する必要がありますが、その他の運営者は無料のアカウントで入室して問題ありません。複数人が同じアカウントで入室すると、のちにご紹介する「投票機能」などの、Zoomの機能を使うと予期せぬ不具合を起こす危険性があります。

投票

この設定をオンにすると、ウェビナー中に投票機能を使えるようになります。ウェビナーでアンケートの取得を検討している場合は、この設定をオンにしておきましょう。

なお、アンケート項目自体は、ウェビナー開催前に作成しておく必要があります。ウェビナー中にアンケートの作成はできませんので、ご注意ください。

投票用の質問内容は、アカウント設定からではなく「ミーティング設定」から編集できます。

ブレイクアウトルーム

この設定をオンにすると、ブレイクアウトルームの機能を利用できるようになります。ブレイクアウトルームとは、1つのミーティングルームを、複数のミーティングルームに分割する機能です。

ブレイクアウトルームは、ウェビナー終了後、参加者を個別にフォローしたいときに使えます。たとえば、参加者が5名いる場合、ミーティングルームを5つに分割し、それぞれの部屋に自社の担当者と参加者を1人ずつ振り分けます。

なお、ブレイクアウトルームの振り分けができるのは、ホストだけです。共同ホストはブレイクアウトルームの振り分けができないため、注意してください。

待機室

この設定をオンにすると、「待機室」が利用できるようになります。「待機室」は、ウェビナー参加者の認証に役立ちますので、オンにしておきましょう。

「待機室」とは、ウェビナー参加者の待合室のようなものです。待機室をオンにすると、ウェビナー参加者は、ミーティングルームに入る前に1度待機室に入ります。

ホストは、待機室に入った参加者を、ミーティングルームに受け入れるかどうかを選択できます。招待した覚えのない参加者がいれば、ミーティングルームに受け入れないことも可能です。

さらに、待機室が便利な点は、待機室内でチャットを使ってメッセージを送付できることです。名前が明らかになっていないウェビナー参加者に対して、待機室上で名前を尋ねることもできます。

ただし、待機室では、参加者との「やりとり」はできないため、注意してください。待機室でできることは、参加者に対し、メッセージを一方的に送ることだけです。

「ブラウザから参加する」リンクを表示します

この設定をオンにすると、ミーティングに参加する段階で、「ブラウザから参加する」というリンクが表示されるようになります。「ブラウザから参加する」というリンクをクリックすると、参加者はブラウザからミーティングに参加できます。

ウェビナーを実施していると、「Zoomアプリは、会社のセキュリティの都合でインストールできない」というお声を、ウェビナー参加者からよくいただきます。Zoomアプリをインストールできない参加者にも、ウェビナーを受講いただけるように、ブラウザからもウェビナーに参加できるようにしておきましょう。

ただし、ブラウザからミーティング参加は、予期せぬトラブルも多いため注意が必要です。可能であれば、参加者にZoomのアプリをインストールいただくのがベストです。

イメージバーチャル背景

この設定をオンにすると、「バーチャル背景」という機能が利用可能になります。バーチャル背景とは、話し手だけをくり抜き、背景を画像に差し替える機能です。

ウェビナーは、自宅から実施することもあるでしょう。バーチャル背景を使えば、プライベートなスペースを映さずに済みます。

ただし、バーチャル背景を利用するには、PCがZoomの要求するスペックを上回っている必要があります。PCのスペックが足りない場合、話し手のくり抜きがうまくいかず、背景が画像に置き換えられないため、ご注意ください。

ウェビナー前におさえておきたいポイントをチェックリストにまとめました
「これからウェビナーを開催しようと考えている」、もしくは「ウェビナーを開催しているものの、運営方法に不安を抱えている」というお客さまのために、当社のウェビナー経験をもとに、ウェビナー開催前に押さえておきたいポイントを「ウェビナー「開催前」29のチェックリスト」にまとめました。みなさまの業務にお役立てください。

Zoom「プロアカウント」でのウェビナー実施に必要な設定2:ミーティング設定

この章では、Zoomでウェビナーを開催する際の、ミーティングの設定項目をご紹介します。

ミーティングの設定は、開催したいウェビナーの特徴に応じて変更できます。たとえば、Aのウェビナーではパスワードを設定し、Bのウェビナーではパスワードを入力せずに参加者にご入室いただけるようにすることも可能です。細かく設定したミーティングは、「ミーティングテンプレート」として保存しておきましょう。テンプレートの保存方法は後ほどご紹介します。

登録

ミーティングスケジュール画面にある「登録」は必須に設定しておきましょう。「登録」とは、ウェビナーに参加する前に、受講者のメールアドレスや名前の登録を必須にするオプションです。

以下の理由から、「登録」を必須にしておくことをおすすめします。

  • 参加者の本人確認ができ、部外者のウェビナー参加を防げる
  • ウェビナー後に申込者の出欠状況をCSVレポートで把握できる
  • 記事後半に紹介する「メール設定」機能によって登録者へメールを送れる

「登録」を必須にすると、ウェビナーに参加する前に、以下のような画面が表示されます。


「登録」を必須にすると、「登録レポート」を利用できます。「登録レポート」とは、ウェビナー終了後に、登録者情報をダウンロードできるCSVファイルのことです。Zoom以外のツールで、ウェビナーの登録者情報を管理したい場合に活用できます。「登録レポート」は下記の手順でダウンロードできます。

  • ミーティングの設定で「登録」を必須にしておく
  • ウェビナー終了後、「レポート」タブから「ミーティング」を選択
  • 「登録レポート」を選択し、該当のウェビナーを選択し、「作成」

セキュリティ

「セキュリティ」でオンにすべき項目は「パスコード」と「待機室」の2つです。

「パスコード」は、基本的にチェックをいれましょう。お申し込みいただいた参加者のみを招待するためには、パスコードが必要です。

なお、Zoomのアカウント設定で、「招待リンクにパスコードを埋め込みます」設定をオンにしておけば、招待URLからミーティングに参加する人へは、パスコードは求められません。「招待URLにパスワードを埋め込む」は、デフォルト設定ではオンになっています。

「待機室」は、Zoomのアカウント設定の章でご紹介した、ウェビナー参加者の待合室のようなものです。アカウント設定と合わせて、ミーティング設定でも「待機室」にチェックを入れます。

ミーティングオプション

ミーティングオプションでオンにすべき項目は「入室時に参加者をミュートにする」です。

「入室時に参加者をミュートにする」は、Zoomのアカウント設定で、「参加者をエントリ後にミュートする」の項目をオンにすると表示されます。ミーティングオプションに「入室時に参加者をミュートにする」が表示されない、というウェビナー担当者さまは、Zoomのアカウント設定をご確認ください。

Zoomのアカウント設定で「入室時に参加者をミュートにする」をオンにしていても、ミーティングオプションでオンにしていなければ、設定が反映されませんので、ご注意ください。

参考:同じ条件のミーティングを定期開催したいなら

一度設定したミーティングは、テンプレートとして保存できます。「ミーティングをスケジュールする」から作成し保存したミーティングには、ページ下部に出現する「ミーティングテンプレートとして保存」ボタンからテンプレート化できます。

テンプレート化したミーティングは、「ミーティングをスケジュールする」から新規ミーティングを開催するときに、「テンプレートを使用」欄から選べるようになります。

定例開催ミーティングを作成する手順は、以下です。

  1. 「ミーティングをスケジュールする」を選択
  2. 「定期ミーティング」のチェックボックスにチェック
  3. 具体的な実施間隔や曜日、終了日を設定

なお、定期ミーティングであっても、1回ごとに日時変更が可能です。たとえば、火曜の午後に設定していたミーティングを、来週だけは水曜日の午前に変更したい場合は、来週の予定だけ変更することができます。

定期ミーティングの日付変更をする方法は、下記の通りです。

  1. 「ミーティング」タブから、該当する定期ミーティングの「編集」を選択
  2. 「この開催を編集」を選択
  3. 開催日時を変更

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