情報共有とは？メリットや方法・うまくいかない要因・コツをわかりやすく解説
ビジネスにおける情報共有とは、業務を通じて得た知識やノウハウを組織内でシェアすることです。情報の種類は「新規顧客の獲得ノウハウ」「業界の動向」など多岐に渡ります。スムーズに情報共有できれば、組織力向上や属人化解消など、社員と企業の両方に多くのメリットをもたらします。本記事では、情報共有のメリットや具体的な共有方法、情報共有を成功させる工夫などを解説します。
この記事のもくじ
ビジネスにおける情報共有とは
「ビジネスにおける情報共有」とは、企業や社員が業務を通じて得た知識やノウハウなどを組織内でシェアすることです。共有する情報は、以下のように多岐に渡ります。
- テレアポで新規顧客を獲得するノウハウ
- 業務で活用する専門スキル
- 営業の成約率を高めるノウハウ
- 競合他社および業界全体の動向
- 自社サービスに関わる法改正や世界情勢の動き
- 会議で話し合った内容
- 部署で実行する営業戦略
ビジネスにおいては、部署や部門の垣根を超え、リアルタイムで情報共有するのが理想です。同じ情報をリアルタイムでシェアできれば、「仕事の質の改善」「生産性向上」「業務効率化」につながり、企業の業績アップが見込めます。
とくに、在宅勤務が浸透して対面でのコミュニケーションが減少している今日では、今まで以上に「場所や時間を問わず情報共有できる体制の構築」が求められています。
情報共有で得られるメリット
情報共有を徹底することで、以下のメリットが得られます。
- 組織力の向上につながる
- 業務の属人化を防止できる
- 業務効率化・コスト削減を図れる
組織力の向上につながる
社員が持つ知識やノウハウなどを共有することで、他のメンバーのスキルアップ、さらには組織力の向上につながります。
たとえば営業職であれば、成績上位者が持つ「取引先の興味を引く話題」「クロージングに向けたトーク」などを共有することで、他の社員のスキルを底上げできるでしょう。製造業なら、ベテラン社員が品質検査で意識している内容を共有し、納品物の質を高められます。
社員個人が保有するスキルを集合させて組織の成長につなげられるところが、情報共有の利点です。
業務の属人化を防止できる
情報共有の体制が構築されていない場合、以下のような「業務の属人化」が発生します。
- 顧客から緊急で問い合わせが来たが、特定の担当者しか連絡の経緯を把握していない
- 部署の営業成績が特定の社員に依存している
- 商談の具体的な提案内容を担当者しか把握していない
属人化を放置すると、「担当者が休みの日は緊急の問い合わせに対応できない」「退職によってノウハウが失われる」といった事態が発生し、顧客満足度の低下や業績悪化を招くかもしれません。
顧客データの一元管理やマニュアル作成などを行い、情報共有を徹底できれば、特定の社員に依存せず業務を進められます。
属人化の解消については、以下の記事も参考にしてください。「営業」をテーマに取り上げていますが、ビジネス全般に活用できる部分もあります。
実用的な営業マニュアルの作り方と、作って終わりにしない運用方法
業務効率化・コスト削減を図れる
情報共有を徹底し全員が常に最新情報を把握できれば、ムダな確認作業を減らし、以下のような業務効率化やコスト削減を図れます。
- 共有フォルダにマニュアルを格納し、担当者への確認の手間を減らす
- 検索機能を使って必要な情報へスムーズにアクセスする
- タスク管理ツールでメンバーの業務をリアルタイムに把握する
- 共有フォルダにプレゼン資料を格納しておき、誰もが最新データをもとに営業できる状態を整える
- リアルタイムで備品数を記録しておくことで、「使い切っていないのに購入する」事態を防ぐ
情報共有の方法・進め方
情報共有の基本的な流れは以下の通りです。
- 共有する情報を収集・選択する
- 情報共有を行う
- 共有した情報を活用する
１：共有する情報を収集・選択する
企業が蓄積している情報の中には、「重要性が低い」「業務との関連性が低い」ものもあります。情報を手当たり次第に共有すると、必要な情報が埋もれてしまいます。
まずは共有すべき情報の収集・選択を行って有益な情報を整理しましょう。情報を適切に取捨選択するために、情報共有の目的の確認が必要です。
たとえば「営業の成約件数を底上げしたい」という目的がある場合は、成績上位者の商談履歴や使用していたトークスクリプトなどの情報を優先的に収集するとよいでしょう。
以下の点を意識すると、自社に必要な情報をわかりやすく整理できます。
- 目的達成のために解消すべき課題もピックアップする
- 情報をMECEで分けて取捨選択する
- 情報を時系列で並べる
- 情報の信憑性や最新性をチェックする
- 内容の変化が早い「フロー情報」なのか、長期的に蓄積できる「ストック情報」なのか分ける
２：情報共有を行う
整理した情報は、以下のような手段で共有しましょう。
- １on１や全体ミーティングで直接伝える
- マニュアルを作成して伝える
- タスク管理ツールやSFAなどの専用ツールに格納して伝える
- メールで一斉送信する
手段を選ぶ際は、メリット・デメリットを考慮しましょう。たとえば、全体ミーティングの場なら口頭でスピーディーに伝えられますが、受け手側がすべての情報を正しく理解できるとは限りません。マニュアル作成には時間がかかりますが、一度作成すれば今後の伝達が楽になります。
情報共有の際は「どの情報を・どの社員に・どこまで開示するか」という範囲も設定しましょう。とくに機密性の高いデータを扱う場合、情報漏洩を起こさないために、「閲覧権限を持つ管理者のみで共有する」「パスワード付きのメールでのみ共有する」といったセキュリティ対策が必須です。
３：共有した情報を活用する
共有した情報は、以下のようなシーンで活用できます。
- 新人教育の場でマニュアルを活用する
- 営業成績上位者がまとめたノウハウをもとに勉強会を開催する
- 顧客からの問い合わせが来た際、担当者の対応履歴を踏まえて回答する
情報共有が失敗する原因
手順に沿っても情報共有がうまくいかない場合は、以下の原因が考えられます。
- 社員が情報共有の重要性を理解していない
- 社員が情報共有しやすい環境が整っていない
- 情報共有を行うための時間的余裕が社員にない
社員が情報共有の重要性を理解していない
社員が情報共有の重要性を理解していないと、「共有作業が面倒」「自分の知識を共有しても意味がない」と思われてしまいます。
積極的な情報共有を促すには、その重要性を地道に説明することが大切です。「自社で情報共有を行う目的」「情報共有によって業務効率化を達成した事例」などを伝えるとよいでしょう。目的や具体的なメリットを伝え、「情報共有は自分に関係があるものだ」と社員に実感してもらえれば、積極的に取り組む動機が生まれます。
情報共有による成果を定期的に報告することも重要です。「前年比◯％の業務効率化に成功した」「営業ノウハウを共有し、売上が前月より□％アップした」など、目に見える成果を実感できれば社員のモチベーションは上がります。
社員が情報共有しやすい環境が整っていない
以下に当てはまる職場環境では、社員もなかなか情報共有を実行できません。
- 「ミスをした」「失注した」などのネガティブな情報を伝えにくい雰囲気がある
- 個人間の競争意識が過度に激しく、チームで協力する意識が低い
- 社員間のコミュニケーションが希薄になっている
- 情報共有の仕組みが整備されていない
- 整備した仕組みを社員に周知できていない
１〜３を改善するには、職場環境自体の見直しが必要です。「ミスがばれたら評価を下げられる」「成績が下がると上司に怒られる」といった環境では風通しが悪くなり、スムーズな情報共有は難しいでしょう。マネジメント方法や人事評価制度を見直し、社員がためらわずに情報共有できる雰囲気を作ることが大切です。
４と５に関しては、ツール導入やマニュアル作成などの仕組みを整備することで解決できるでしょう。
情報共有を行うための時間的余裕が社員にない
社員の業務が忙しいため「情報共有を行う余裕がない」というケースもあります。商談や緊急トラブル対応、資料作成といった日々の仕事に忙殺されると、いくらメリットや目的を理解していても、情報共有の優先度は下がるでしょう。優先度を上げてもらうには、管理者側で業務量の見直しや人員追加などを行い、社員に時間的な余裕を持たせることが重要です。
情報共有を成功させるための工夫
上記の失敗を防ぎ、情報共有を成功させるには以下のような工夫を行いましょう。
- 情報共有の目的を伝える
- 情報共有のルールを設定する
- 情報共有ツールを活用する
情報共有の目的を伝える
目的を伝えて、社員に「情報共有を行う意義」を理解してもらうことで、積極的に取り組む動機を生み出せます。「目的を達成できれば自分の業務負担が軽減される」といったメリットを実感できれば、より浸透しやすくなるでしょう。
情報共有の目的として、たとえば以下が挙げられます。
- ベテラン社員のノウハウを共有して製造部門の業務を◯◯％効率化したい
- 営業成績上位者のノウハウを共有して売上を□□倍に伸ばしたい
- マニュアルを作成して、新人教育に使う時間を××時間、削減したい
目的は、なるべく具体的な数値で設定しましょう。数値で目的を設定し、情報共有による成果を可視化できれば、社員も効果を実感しやすくなり、よりモチベーションを高められます。
情報共有のルールを設定する
情報共有のルールを設定しなければ、社員は「どの情報を・どこに共有すべきか」がわからず、せっかく意欲があっても実行できません。
個人が自由なファイル形式や入力規則などで情報を保存してしまうと、「全角文字と半角文字がバラバラで検索できない」「似たようなファイル名が混在しており最新版がわからない」といった事態が起こります。
たとえば以下のようなルールを設定しましょう。
- 「契約関連の情報はかならずメールで記録を残す」など、共有方法を決めておく
- 入力規則を統一する
- 「文書の書き出しには “結論：◯◯” を入れる」など情報の伝え方を統一する
- 情報の保管場所を決めておく
- 部署やチームごとにグループを分けて共有する
- ファイル名の書き方に規則を設ける
情報共有ツールを活用する
スムーズに情報共有するには、ツールの活用も効果的です。
Excelやスプレッドシートでも情報共有は可能ですが、「データ量が多いと重くなる」「関数などを調べて自分でカスタマイズしなければいけない」などがネックです。
タスク管理ツールやSFAなどの専用ツールなら、「ドラッグ&ドロップで簡単に操作できる」「どこにどの情報を入力すればよいか直感的に判断できる」「クラウドで大量の情報を保管できる」といった特徴があるため、スムーズに情報共有できます。
ツールを導入する場合は、自社の目的達成に必要な機能を搭載している製品を選びましょう。たとえば「営業ノウハウを共有して成約件数を改善したい」といった目的であれば、営業関連の情報に絞って保管できるSFAを選ぶのがおすすめです。
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上記の機能を活用して、たとえば商談履歴に「営業担当者のトーク」「クロージングまでの流れ」を記録しておけば、くわしいノウハウを共有して他の社員のスキルアップにつなげられます。また、受注・失注分析機能を活用して、成約した商談の傾向も把握すれば、より幅広い側面から「営業成功の秘訣」を共有できるでしょう。
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