予実管理とは?方法や失敗しないポイントをわかりやすく解説

予実管理とは、年間を通して立てた財務計画をもとに予算と実績を比較、分析することです。

この記事では、予実管理の概要や予算管理との違い、予実管理を行う方法や役立つツールをご紹介します。

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予実管理とは

企業は年間の売上高や費用、利益の財務計画を立て、それに従って企業活動を進めます。予算に対し実績が目標通りに進んでいるか、1カ月や3カ月ごとの区切りで比較、分析することが予実管理です。

予算と実績の間で乖離が発生した場合は、「目標を達成できるよう業務にテコ入れする」「目標を軌道修正する」といった対策をします。

予実管理と予算管理の違い

予算管理とは、財務計画の策定から実行、実績と予算の比較分析、軌道修正、最終的な財務計画の評価にいたるまでの全プロセスです。

予実管理は予算管理の一部ともいえますが、一般的には同義として扱われることもあります。また、予算管理は財務のプランニングを、予実管理はプランの比較分析を重視する点で区別します。

予実管理の必要性

予実管理のゴールは、経営改善です。前年よりも事業を成長させるために、適切な売上高や費用、利益の配分を考え、実行します。

予実管理の実施で、経営改善に必要な「企業の目標設定」「資源の効果的な利用」「業績の評価」が可能になります。

  • 企業の目標設定:目標設定により組織の方向性が明確になる
  • 資源の効果的な利用:人員等の資源の最適化を促進する
  • 業績の評価:予算と実績の比較から定量的な評価ができる

予実管理を行う手順

予実管理を行う手順をくわしく解説します。

予実管理の4ステップ「1:予算の目標を立てる」「2:KPIと実施スケジュールを立てる」「3:定期的にチェックする」「4:予算と実績を比較し、軌道修正を行う」

1:予算の目標を立てる

予実管理では、まず予算(売上高、費用、利益)の目標を立てます。ポイントは、適切な予算を組むことです。

事業を成長させるためとはいえ、高すぎる予算の目標を掲げると、失敗する確率は高くなります。予算と実績の乖離も開きやすく、軌道修正は難しくなります。

自社だけでなく業界や競合他社の実績や平均値を参考にしましょう。原材料高騰や円安といった外部環境の変化も踏まえ、実現可能な目標を立てます。

低すぎる目標では現状維持にとどまるため、従業員が努力してようやく届く数値にしましょう。

2:KPIと実施スケジュールを立てる

予実管理では、KPI(重要業績評価指標)を設定し、実施スケジュールを考えることが重要です。KPIがあれば従業員が闇雲に努力するのではなく、計画性のあるアクションプランに落とし込めます。

KPIは営業や人事、経理といった部門ごとに考え、四半期や月間、週間、日間という時間軸で実施スケジュールを立てていきましょう。

たとえば、営業部門なら目標に対して、リード獲得数やアポ件数、成約率といったKPIを設定します。KPIを踏まえて「毎月30件アポを取る」「毎週2件成約させる」といった形で実施スケジュールにつなげることがポイントです。

3:定期的にチェックする

実施スケジュールをもとに活動を進めたら、定期的に実績をチェックしてください。KPIに対する進捗率を把握します。

チェックするタイミングは、1カ月ごとや3カ月ごとで設定します。自社の状況に応じてスパンを調整して構いません。

このとき、現場から正しい数値を挙げてもらうことが重要です。正確な比較、分析をするためにも、齟齬がないよう注意しましょう。

4:予算と実績を比較し、軌道修正を行う

定期的なチェックで予実差があった場合、軌道修正を行います。

軌道修正のアプローチは、主に「業務プロセスを改善する」「KPIを再設定する」の2つです。

予算と実績の分析から業務プロセスにある課題を見つけ、改善します。たとえば、営業部門で「アポ率は高いのに、成約率が低い」場合は、商談でのトークスクリプトを見直す必要があるでしょう。

KPI自体のハードルが高くなっている場合は、達成を見込めるKPIに調整します。たとえば、「毎月30件アポを取る」というKPIに対し、平均12件しか取れていない場合は、毎月15件まで下方修正する方法を検討できます。

予実管理を行う方法

予実管理を行うには、Excelで管理する方法と、SFAで管理する方法があります。

この章では、それぞれの管理方法の特徴をご紹介します。自社に適した予実管理の方法を選定する手がかりとなれば幸いです。

Excelで管理する

Excelで予実管理を行うメリットは、導入コストが低く、普段使い慣れているソフトを利用できる点です。また、自社のニーズに合わせてレイアウトを自由にカスタマイズでき、マクロやVBAによる自動化も可能です。

Excelは表計算ソフトで、分析に特化したツールではないため、次のデメリットも生じます。

データが複雑になるほどデータ入力や照会でヒューマンエラーが起きやすく、ファイルも重くなりがちです。リアルタイムの同時編集にも対応できません。

Excelによる予実管理が向いている企業は、事業年数の浅い中小規模の企業や個人事業主です。

一方で、大企業では部門数に比例して管理するファイル数が増えます。また、事業年数が長くなるほど、過去データの照会が難しくなるでしょう。

Excelで予実管理表を作成する場合は、以下の手順で進めます。

  1. 縦軸に売上高、経費、利益などの項目を入力
  2. 横軸に予算、実績、差額、比率などの項目を設定
  3. 各セルに計算式や数値を入力
  4. プロジェクトや部門ごとにシートを作成

予定管理表を作る際のポイントは、予算と実績を一目で把握できるよう1画面内に収めることです。

縦軸や横軸、計算式の設定にはExcelの知識やスキルが求められるため、自社で作るのが難しい場合は予実管理のExcelテンプレートを活用しましょう。

わたしたちが作成した、Excelで営業管理を始めたい方向けのExcelテンプレートがあります。ぜひご活用ください。

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SFAで管理する

SFA(Sales Force Automation)とは、顧客管理案件管理、商談管理、行動管理などができる営業支援ツールです。

SFAツールには、営業担当者の売り上げ実績・予測の確認、営業データの蓄積、分析といった機能があります。

営業領域に特化して予実管理をするには、SFAツールの利用がおすすめです。

営業担当者がSFAに入力した日々の営業活動のデータをもとに、SFA上で売上目標に対しての実績や達成率、個人の行動目標に対しての実績や達成率などを自動で表示します。

SFAには受注・失注傾向にある企業を分析する機能もあり、営業活動の質向上に役立ちます。

受注・失注機能の活用例:
・自社製品との相性がよい業種を推測する
・どのステージで失注する傾向があるのか把握し、営業活動のボトルネックを改善する

SFAのデメリットは、「導入にコストが発生する」「操作に慣れず定着に時間がかかる懸念がある」点です。現場でツールを定着させるため、サポート体制の充実したベンダーを選ぶようにしましょう。

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予実管理で失敗しないためのポイント

予実管理で失敗しないためのポイントをまとめています。

予実管理で失敗しないためのポイント「リアルタイムにチェックする」「部門ごとに予算を設定する」「数字だけを追わない」「進捗状況を可視化する」

リアルタイムでチェックする

定期的に実績をチェックするだけでなく、リアルタイムでチェックするのも重要です。

VUCA時代といわれるほど社会変化の激しい現代では、週次や日次のKPIの把握がスピーディな意思決定につながります。

リアルタイムなチェックを実現するためには、SFAツールなどを用いて従業員からタイムリーな情報を集めましょう。

部門ごとに予算を設定する

設定した予算が複数の部門にまたがる場合、乖離についての原因追及が難しくなります。予算に責任を負う部門が一つになるよう、割り当てることが重要です。

割り当てる際にも、その部門がコントロールできる数字を任せることを意識しましょう。たとえば、製造業における原材料費は、取引先に提示された金額から交渉できないケースもあります。

部門がコントロールできる数字を目標に据え、改善に向けて努力してもらうことが大切です。

数字だけを追わない 

予算と実績に生まれた乖離の原因を調べるときには、数字だけを追わず、俯瞰(ふかん)して考えることが重要です。

「乖離がある=悪い」と一概に評価できません。KPIの設定自体や、実績の集め方に課題があるかもしれないためです。

進捗状況の可視化を効率化する

予実管理を実行する際に時間がかかるのが、「予算と実績を把握する」プロセスです。

たとえばExcelで情報収集する場合、フォーマットや保存日時の異なるファイルをまとめるのに時間や労力が割かれます。

予算と実績を把握するプロセスを効率化するためには、SFAツールの活用が効果的です。現場でシステムに情報を入力してもらうだけで、ダッシュボード上にわかりやすく進捗状況が可視化されます。

経営陣の意思決定にも活用できるため、SFAツールをベースに予実管理を行うといいでしょう。