SFAを使った日報作成・管理の効率化方法

多くの企業において、営業担当者は日々の営業活動を日報として報告します。

忙しい営業担当者にとって日々の日報作成作業は負担になりがちです。せっかく作成した日報もさまざまな情報の中に埋もれてしまい、活用できていないというケースも多くみられます。

日報管理においてSFAの活用で、このような課題を解決できます。

この記事では、SFAを活用した日報管理について、その概要やメリット、具体的な活用イメージやうまく利用するためのテクニックについて紹介します。

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日報作成において発生しがちな課題

日報を作成する担当者にとっては「作成に手間がかかる」のが一番の課題です。メールやチャットツールなどで日報を作成する作業は手間がかかり、特に経験が少ない担当者は書くべきことがわからず時間がかかってしまうこともあります。

加えて、「報告した情報が活用できない」という課題もあります。メールやチャットツールなどで作成された日報は情報が蓄積されないため、再確認しにくいという特徴があります。取引先訪問の際に前回の会話内容を調べようとしても、やり取りを記載した日報をメールの検索機能で探すのは大変です。

管理者にとっては「わかりにくい日報が多い」という課題もあります。メールやチャットツールはフリーフォーマットでなんでも記載できます。そのため、日報に必要事項が記載されていない、担当者によってフォーマットがバラバラ、などのケースが発生し、日報を読んで内容を把握するのは負荷となりかねません。

日報管理を効率化するSFAとは

このような課題解決に有効なのが、SFAを活用した日報管理の実施です。SFAとは、Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)の略称であり、日本語では営業支援システムなどと訳されます。

SFAは営業部門の活動を包括的にサポートする案件管理や目標管理など、さまざまな機能が備わっています。その中の一つの機能が日報の作成・管理機能です。SFAにより営業日報を作成・管理すると、前述した課題を解決し、業務を効率化させることができます。

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SFAの概要や導入の効果、機能などの基本情報を、当社の記事「SFAとは?メリットや機能、MA・CRMとの違い|基礎知識を解説」にまとめております。

SFAで日報を管理するメリット

SFAで日報を管理する3つのメリットをご紹介します。

SFAで日報を管理するメリット:「業務効率化」「共有性・記録性の向上」「ビジネスチャンスの拡大」

メリット1:業務効率化

多くのSFA製品では、テンプレートをもとに日報を作成できます。かならず報告すべき事項や、特記事項などがテンプレートとして用意されているため、日報において書くべきことがわかりやすく効率的に作成できます。

日報を確認する上司にとっても、日報のフォーマットが共通化されていると、日報を確認しやすくなるメリットがあります。

製品にもよりますが、案件管理で記録された情報をもとに日報を作成できるものも多く存在します。SFAのこのような機能を利用すれば、案件管理にて入力した内容をもとに簡単に日報を作成できるようになり、日報作成作業が効率化されます。加えて、案件管理によって情報の案件や取引先ごとに情報が蓄積されていくため、情報の再利用がしやすくなるというメリットもあります。

メリット2:共有性・記録性の向上

メールやWordなどで作成された日報は、ストック情報とはならず共有しにくいデメリットがあります。メールやファイルの保管場所がわからなくなってしまい、古い日報を後から見返すことができない懸念もあります。

SFAにより一元的に日報を管理すると、情報を共有しやすく、また過去のナレッジなども蓄積しやすくなります。上述のとおり日報と案件・顧客などを紐づけることもできるため、情報を探しやすくなり、作成した日報を活用しやすくなります。

メリット3:ビジネスチャンスの拡大

共有性・アーカイブ性の向上により、上司や関係者だけでなく、誰でも・いつでも日報を確認できるようになります。日報を作成するだけでは意味がなく、読まれて初めて意味のあるものとなります。

日報に記載された情報をもとに商談の糸口を見つけたり、顧客の興味・関心などを把握したりと、活用の幅が広がっていきます。このように、日報を有効活用することでビジネスチャンスの拡大にもつながります。

SFAを活用した日報管理の方法

次に、SFAを活用した日報管理の具体的な方法を紹介します。

STEP1:営業担当者による入力

基本的に営業担当者が日々の案件管理で入力した各日の訪問先や商談内容、進捗状況などの情報をもとにSFAで日報を作成します。必要に応じて特記事項や所感などを追記し、日報を完成させます。

このように案件ベースで日報を作成すると、取引先や案件ごとに情報が蓄積されていき、再利用しやすくなります。また、報告対象期間などを指定するだけで簡単に日報が作成されるため、営業担当者の方の負荷も下がります。

参考までに、当社が製造・販売するSFA「Kairos3 Sales」の日報作成画面をお見せします。

STEP2:上司などの確認

上司やチームメンバーが日報を確認したい場合、SFA上にアクセスすれば閲覧できます。

もしくは、入力された日報情報を自動でメールへ配信するようなことも可能です。このように設定しておけば、営業担当者は日報入力のみで自動的に上司に報告が行え、上司は前日の動きを翌朝に把握できます。

その他、上司による確認済みフラグの設定や承認の実施など、日報に関する管理を行えます。日報に対するコメント入力機能を利用すれば、日報における不明点の確認やアドバイスの実施などもしやすくなります。

STEP3:情報の活用

営業担当者が日々入力した日報情報は、SFA内に蓄積されます。これらは後から見返すことで有効に活用できます。

たとえば定期的な訪問先がある場合、前回訪問時に顧客から聞き出した情報を再チェックするような使い方も可能です。

普段自分が担当していない顧客の情報を検索して探すこともできます。たとえば、ある会社から「御社のXXX製品を実際に利用している方の話を聞きたい」のように相談を受けた際に、XXX製品を利用している顧客の中から、担当者がそのような対応をしてくれそうか、当社製品によいイメージを持っていそうかなどの情報を日報から探すような使い方も可能です。

特に、案件管理と一体化した形で日報を作成する場合、案件や取引先ごとに情報が蓄積されていくため、活用しやすいという特徴があります。SFA製品を選ぶ際には、案件管理から日報を作成できる製品を選択するのをおすすめします。

SFAの日報機能活用テクニック:担当者向け

時間のない営業担当者にとって、日報作成はできるだけ効率化したい業務の1つです。改善するには、SFAの機能を活用して作業効率を高める視点で工夫していくことが重要です。

担当者向けSFAの日報機能のテクニック:「必要十分な情報を入力」「日々のルーティン化」

テクニック1:必要十分な情報を入力

営業日報の作成に時間をとられてしまい、営業活動に支障が生じてしまっては意味がありません。営業日報の作成はできるだけ短時間で行えるように、フォーマットを工夫し、必要十分な情報のみを入力するようにするのもポイントです。

テクニック2:日々のルーティン化

退社前、就業前に日報作成をする時間を設けるなど、日々のルーティンとして日報作成を意識づけることも有効です。SFA製品によってはタスク管理機能が備わっているケースもあり、タスクとして日報登録作業を管理しておくことも有効でしょう。これにより、入力漏れなどを防げます。

SFAの日報機能活用テクニック:上司向け

日報を確認する上司は、管理の手間を削減する観点で工夫しましょう。具体的にはSFAの以下のような機能を利用することが有効といえます。

上司向けSFAの日報機能のテクニック「特記事項欄の設定」「レポーティングツールを活用した報告」

テクニック1:特記事項欄の設定

日報のフォーマットにおいて、特記事項として「かならず上司の方に見てほしい」という項目を用意しておくことで、忙しいときでも最低限その情報のみチェックできます。日報のフォーマットを修正できない場合でも、重要事項は所感欄に記載するルールとするなど、チーム内で工夫して利用するのをおすすめします。

テクニック2:レポーティングツールを活用した報告

管理職は、部長職などさらに上司に営業状況を報告するケースが多いでしょう。その際には、SFAに備わっているダッシュボード機能やレポーティング機能などを利用し、効率化を図ることもおすすめです。

営業KPIの達成状況やその他重要指標などをダッシュボードやレポートで把握できるようになれば、報告業務も手間をかけずに実施できます。

SFAによる最新の日報管理とは

最後に、SFAを活用した最新の日報管理について簡単にご紹介します。

「案件」や「商談」ベースで日報を作成する

日報というフォーマットは、上司や関係者へ報告するには適していますが、情報の蓄積や検索には不向きです。よって、SFAでは案件や商談をベースに情報を管理していくという思想が取り入れられています。SFAにより案件・商談ベースで情報の管理を行っていくことが、営業活動の効率化につながっていきます。

個別に日報を作成するのではなく、案件や商談に対して日々の活動内容を登録すると結果として日報として出力されるようなSFAの機能を活用していくとよいでしょう。

クラウドを活用する

SFA製品の多くはクラウド上で提供されていますが、クラウド型のサービスを利用すると、場所や時間を問わずSFAの機能を利用できるようになります。

特に営業担当者の方は外出されることが多いと思いますが、いつでも・どこでも顧客情報や案件情報の参照、日報の作成などが行えるようになると利便性が高まります。これからSFAを導入する場合は、クラウド型のサービスを前提として検討を進めるとよいでしょう。

日報管理におすすめのSFA「Kairos3 Sales」

SFAを活用した日報管理には、当社が製造・販売するクラウド型のSFA「Kairos3 Sales」がおすすめです。

Kairos3 Salesは、営業担当者が商談内容をはじめとする業務内容をSFAに入力した情報をもとに日報を作成できます。営業担当者は日報作成のため1日の業務内容をまとめる手間がなくなり、お客さま対応などの営業業務に集中できます。

Kairos3 Salesの日報には「いいね」やコメントができる機能があり、上司は日報を通して部下とのコミュニケーションがしやすい利点があります。

Kairos3 Salesは、始めやすい価格帯かつ、シンプルで直感的に操作できる使用感を大切にしています。ご興味がありましたら、下記より製品サイトや事例サイトをごらんください。

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