AI名刺スキャンで手入力にさよなら！展示会リード管理編

佐藤：
展示会の午前中だけで、もう名刺がこんなに…！早く入力しないと、リードが冷めちゃう。今日は何時に帰れるかな…

先輩マーケター・高橋さん：
佐藤さん、ため息ついてどうしたんですか？

佐藤：
この名刺の山、全部あとで手入力するんですよね。どれくらいかかるんだろう…？

高橋：
大丈夫！「Kairos3」の「AI名刺スキャン」があるから。

名刺の山に埋もれない！展示会の運用を変えた「AI名刺スキャン」の威力

高橋：
そろそろ「AI名刺スキャン」でデータを取り込みましょうか。佐藤さん、名刺情報を見込み度ごとに分けて、スマホで１枚ずつ撮影してみてください。

佐藤は言われたとおりに名刺の写真を撮り始める。数分で撮影した名刺画像が社用PCに転送された。

高橋：
次に、「Kairos3」の「イベント画面」を開いて、今日の展示会の管理画面の「来場者の登録」タブから「名刺読み込み」をクリックしてくれますか？

佐藤：
あ、この画面から名刺画像をアップロードできるんですね！しかも、個別にスマホで撮った画像を、そのまま１枚ずつアップロードする方法もありますね。

高橋：
１枚ずつ写真を撮ってアップロードしたい場合は「スマートフォンで撮影」機能を使います。でも今回は、画像をまとめてPCに保存したので「名刺画像をアップロード」を選びましょう。この画面からタグも一緒に設定できますよ。

佐藤：
見込み度のタグも、ここで一括でつけられるんですね！

高橋：
そうそう、展示会の準備段階で作っておいたタグをここでつけられます。AIが文字を解析してくれるから、名刺情報を入力する必要なく、これでリード登録は完了。念の為、写真と照らし合わせて内容が間違っていないかチェックしてください。

佐藤：
手入力に比べたら断然ラクです！名刺の取り込みがこんなに早く終わるとは…！

高橋：
これまでは名刺交換した各自が手入力や外部の名刺管理アプリでスキャン作業をしていたからね。今ではその場でスキャン＆登録ができるので、負担がぐっと減りました。ほら、顧客対応に専念できるので、みんな、ヒアリングや提案にしっかり時間を使えるようになったんじゃないかな。

佐藤がブースを見渡すと、備え付けの商談テーブルは全て埋まり、他のメンバーも全員が接客中。手元にあった記入済みのヒアリングシートに目を落とすと、来場者の詳細なメモがびっしりと残されていた。

佐藤：
（みんな、名刺の取り込み時間も気にせず、ヒアリングに集中できている。これなら営業へリードを渡すときにも、根拠を持って「見込み度が高いリードです！」と伝えられそう）

高橋：
佐藤さん、ついでに登録した名刺の数を確認して、展示会チームのSlackに報告しておいてもらえますか？

佐藤：
リード一覧で今の登録件数が…70枚！目標の65%達成ですね。

すぐにSlackに投稿すると、会社で展示会の動向を見守っているメンバーから次々とスタンプが返ってきた。

佐藤：
（今の進捗がすぐ見えて、みんなのモチベーションにもつながる。「AI名刺スキャン」って単に効率を上げるだけじゃなくて、チーム全体の動きを後押ししてくれるツールなんだ…！）

画像つきの名刺データが「商談のヒント」になる

展示会が落ち着いた夕方、佐藤は「Kairos3」のリード詳細画面を開き、登録された名刺を１枚ずつ確認していた。

佐藤：
名刺の画像って、「Kairos3」上でも見られるんですね。あ、営業の田中さん、名刺にメモを書いてる！「話し方はゆっくりめ、ITにやや苦手意識あり」…言葉遣いなどの雰囲気が書いてあって、どんな方かイメージしやすいですね。

高橋：
こっちの名刺にはお客さまの似顔絵も描いてある。こういう細かい情報って、次の商談で話題作りにもなるんです。
名刺に手書きでメモした第一印象、雑談の話題、業界の雰囲気。こうした場の空気は時間が経つと忘れてしまうけど、「Kairos3」に画像として保存されていればあとから何度でも見返せるでしょ？
名刺原本の保管は、個人情報保護の観点から難しいけど、画像で記録してあれば十分活かせる。「あのときの雰囲気」を残せるってことは、実はすごく強いんです。

佐藤：
たしかに、名刺交換をしたときの「温度感」もそのまま保存できるって嬉しいですね。よし、私も、お客さまとの名刺交換がんばります！

お礼メールは翌朝に配信完了。スピーディな対応が商談につながる

展示会の翌日、オフィスで展示会の報告書を作っていた佐藤に営業の田中が近づいてきた。

田中：
佐藤さん、展示会来場者へのお礼メール、送ってくれてありがとうな！今朝送ってくれたから、お客さまもうちの商品をよく覚えていてくれたみたいで、もう２件も返信が来て、早速来週の商談に繋がったんだ。早朝からお礼メールを書くのは大変だったんじゃない？

佐藤：
え、もう商談に？それはよかったです！
お礼メールは昨日のうちに予約配信の設定をしておいたんです。展示会中に名刺情報は全て「Kairos3」に取り込めたので、配信設定も早めにできたんですよ。

田中：
へ〜、そういえば営業アシスタントの南さん、展示会には来ていなかったけど〇〇商事さまが展示会にいらっしゃったことをSFAに入力してくれていたんだ。あのお客さま、しばらく連絡が取れてなかったんだけど、早速お礼の電話をかけたら次の商談の約束ができて助かったよ。
展示会の会場にいなくても、SFAで情報をリアルタイムでチェックしてくれていたんだな。

佐藤：
南さん、見込み度のタグのつけ間違いにも気づいて、昨日のうちに連絡をくれたんです。オフィスから見守ってくれているんだなって嬉しくなりました。
展示会中の作業がすぐに翌日の成果につながるなんて！マーケと営業がちゃんと連携できてるって実感しますね！

名刺の数だけチャンスの増える展示会へ

展示会の報告を一通り終え、名刺をシュレッダーにかけ終わると佐藤は高橋に声をかけた。

佐藤：
正直、「展示会は名刺をたくさん集める場所」だと思っていました。でも今回、名刺の入力作業に追われることなくお客さまと丁寧に話す時間が持てて、「このお客さまと次の商談につながる会話をしよう」って自然に意識できたんです。
「この名刺１枚が次の商談につながるかもしれない」そう思うと、名刺の山も恐るるに足らず！むしろ名刺が増えるたびにワクワクします！

高橋：
いい気付きだね。展示会は、数じゃなくて「質」で勝負できる名刺を集めることが成功の第一歩！せっかく「Kairos3」があるんだから、これからも効率よく、成果につながる動き方をしていこう。