もう初心者とは言わせない!Slack使い方の基本から応用まで

「転職先がSlackを導入しているが、メールしか使ったことないから、Slackの使い方がよくわからない」

この記事にたどり着いたあなたは、上記のようなお悩みを抱えているのではないでしょうか。この記事を執筆している私も、入社当初はSlackの使い方がわからず、相当苦戦しました。

この記事では、これからSlackを使い始めるビジネスパーソンに向けて、私の経験を踏まえ厳選した、18個のSlackの使い方をご紹介します。この記事は、「Slackの使い方」のマニュアルがわりに活用しましょう。

Slackを使う上で大切なこと

Slackを使う上で大切なことは、

  • 仕事に関するメッセージを送るときは、なるべくオープンなチャンネルを使うこと
  • レスポンスはなるべく早くすること

の2つです。

特に、1つ目の「なるべくオープンなチャンネルを使うこと」が大切です。

Slackは、1対1でやり取りをするメールと違い、「チャンネルに参加している人は誰でも」チャンネルに投稿されたメッセージを確認できます。チャンネルとは、トピックごとにメッセージのやりとりをする場所のことです。

各チャンネルには、トピックに関係がある人が参加しているので、チャンネル参加者は誰でも会話に参加できます。

チャンネル内の会話に別のメンバーが参加することで、議論が活性化し、よいアイデアが生まれます。仕事に関するメッセージは、なるべくオープンなチャンネルを使いましょう。

Slackの使い方:基本7選

この章では、Slackの基本的な使い方を7つご紹介します。Slack初心者でも、この章でご紹介する7つの基本的な使い方をおさえておけば、問題なくSlackでやりとりできます。

チャンネルに加入する

チャンネルとは、トピックごとにメッセージやファイルなどを共有する場所のことです。

まずはチームメンバーに、「加入するべきチャンネルに招待していただけますか」とお願いしましょう。

チャンネルメンバーに招待していただくと、あなたは自動的にチャンネルメンバーに追加されます。チャンネルへの参加方法は、招待以外にも自らチャンネルを検索して加入する方法があります。

参考までに、チャンネルに招待する方法についてもご紹介します。チャンネルに招待するには、

  1. 「チャンネル詳細を開く」を選択
  2. 「チャンネル名にユーザーを追加する」を選択
  3. 「メンバー名」を入力
  4. 「追加」を選択

の順に操作しましょう。

メンションする

メンションとは、送信先のメンバーを指定してメッセージを送信することです。メンションすると、相手に通知が届きます。

メンションは、メッセージを通知したいメンバーに向けて使いましょう。

Slackには、3つのメンションの種類があります。

@hereは、休憩中や休暇中、業務時間外などの「離席中」のメンバーには通知が届きません。一方、@channelは「離席中」か「アクティブ」かにかかわらず、チャンネル参加者全員に通知が届きます。

チャンネル参加者全員に、早急に確認してほしい場合をのぞいて、私たちは「@ユーザー名」か「@here」を利用しています。

メンションする方法はかんたんです。

メッセージ入力欄に「@」と入力すると、メンション先の候補が表示されます。表示された候補の中からメンション先を選択するか、キーボードでユーザー名を入力すれば、メンションの指定は完了です。

参考までに、メンションされた側に届く通知についてご紹介します。通知は、左サイドバナーの「該当のチャンネル名」や「スレッド」の右横に、件数が記載された赤丸で表示されます。

スレッドで返信する

スレッドは、特定のメッセージへの返信に使う機能です。スレッドは、twitterのリプライ機能をイメージしていただくとわかりやすいかもしれません。

特定のメッセージにスレッドで返信すると、話題に関するやりとりが1箇所にまとまるため、あとから会話の流れを参照しやすくなります。

Slack初心者は、スレッド内でメンションを使うタイミングに悩むケースがあります。スレッド内でのメッセージは、メンションを使わなくても、スレッド内のメンバーに通知が届くためです。

メンションを使ったときの通知は、「スレッド」の右横に、件数が記載された赤丸で表示されます。そのため、メンションを使った通知は、使わないときにくらべ、気付きやすい傾向があります。

そこで私たちは

  • メンション先にメッセージを早く確認してほしいとき
  • 複数人いるスレッドで、特定のメンバーにメッセージを送信するとき

といった場面では、スレッド内でメンションを使っています。スレッド内でメンション使うかを悩んだときは、ご参考ください。

タスクに関するやりとりを一元管理できるサービス

タスクに関する大切なメッセージは、どれだけスレッドを利用しても、他のメッセージに埋もれてしまうことがあります。私たちは、タスクに関するやりとりは「Asana」というサービスで一元管理しています。Asanaは、無料版でも多くの機能を使え、操作もかんたんです。Asanaの使い方は、「asanaの活用方法を徹底解剖!基本的な使い方から応用編までご紹介」の記事でまとめております。あわせてごらんください

ダイレクトメッセージを送る

チャンネル全体に知らせる必要がないメッセージや、チャンネル全体に知らせてはいけないメッセージを送信するときは、ダイレクトメッセージを使いましょう。

ダイレクトメッセージを使うタイミングは、たとえば、

  • 個人的な飲み会のお誘いをするとき
  • ログインパスワードや採用情報、個人情報を含むメッセージを送信するとき

などです。

ダイレクトメッセージは、選択した個人、もしくは、選択した複数のメンバーだけが閲覧できるメッセージです。ダイレクトメッセージは、LINEをイメージしていただくとわかりやすいでしょう。

  1. 左サイドバーの「ダイレクトメッセージを開く」を選択
  2. 「メンバー名」を入力
  3. 「開始」を選択

ちなみに、私たちは「業務上のやりとり」をダイレクトメッセージで行うことは、控えています。業務上のやりとりをダイレクトメッセージで実施してしまうと、業務の透明性が損なわれるためです。

「メンバー同士のやりとりを可視化できること」は、メールにはない、Slackの強みです。Slackの強みを十分に生かすためにも、業務のやりとりは、なるべくオープンなチャンネルで実施するようにしましょう。

絵文字でリアクションする

Slackには、Teamsやchatworkなどの他のチャットツールとくらべて、多くの絵文字が用意されています。

絵文字は、

  • コメントするほどではないけれどリアクションはしたい場面
  • コメントの代わりにリアクションする場面

などで活躍します。

たとえば、私たちは「チェックマーク」の絵文字を「確認しました」の意で使ったり、おめでたいメッセージには、「拍手」や「クラッカー」、「いいね」の絵文字でリアクションしたりします。

絵文字を使うと、日常のちょっとしたやりとりが、楽しいやりとりに変化します。チャンネルの雰囲気に合わせて、さまざまな絵文字を使ってみましょう。

メッセージにファイルを添付する

業務の中で、Wordやパワーポイント、画像などのファイルを共有したい場面がありますよね。そんなときは、Slackのファイル添付機能を利用すれば、かんたんにSlack上でファイルを共有できます。

ファイルや画像をメッセージに添付するには、まずメッセージ入力欄の右下にある「ファイルを添付する」を選択します。「Googleドライブ」と「自分のコンピューター」の2つの選択肢から、添付したいファイルの収納先を選択すれば、あとは添付したいファイルを選択するだけです。

通話をする

Slackには、通話機能があります。Slackでは、1対1の通話と、複数人への通話が可能です。

1対1で通話するには、ダイレクトメッセージ内で通話マークを押すだけです。

また、ダイレクトメッセージ内に複数人いるときは、ダイレクトメッセージ内全員と通話可能です。

チャンネル内で通話をかけると、チャンネルにいるメンバー全員と通話できます。

通話中は下記のような画面が表示されます。

Slack通話の「画面共有」機能は、自身のPC画面を通話相手に共有できる機能です。資料をもとに説明するときに、画面共有で資料を見せながら説明すると、スムーズな説明ができます。

なお、画面共有機能は、Slackのアプリ版でのみ利用できます。ブラウザ版では利用できないため、ご注意ください。

Slackの使い方:応用11選

この章では、周りから「Slack上級者」と言われるために覚えておきたい、Slackの使い方をご紹介します。業務を効率化するSlackの使い方から、痒いところに手が届く使い方、さらにはコミュニケーションがちょっと楽しくなる機能11個を厳選しました。

通知をコントロールして必要な情報だけ受け取る

Slackで多くのチャンネルに加入していると、どうしても通知の波に飲まれてしまいます。

そんなときは、Slackの通知をコントロールしましょう。Slackの通知をコントロールすれば、反応する必要があるメッセージだけを受け取れます。

Slackの通知設定を変更するには、

  1. 「ワークスペース名」を選択
  2. 「環境設定」を選択
  3. 「通知」を選択

の順に操作しましょう。

Slackの通知設定は、デフォルトの状態だと、加入しているチャンネル内のメッセージはすべて通知される設定です。そのため、チャンネルごとに通知をコントロールしましょう。

チャンネルごとに通知をコントロールするためには、まず「チャンネル特有の通知」までスクロールします。次に、通知をコントロールしたいチャンネルを選択しましょう。通知設定は、「すべての新しいメッセージ」「メンションのみ」「なし」の3択から選択可能です。

モバイル版Slackの通知設定は、デフォルトの状態では、パソコン版と同様の通知設定です。パソコン版の通知設定画面から、モバイル版の通知設定も変更できます。

リマインダーの設定で対応忘れを0にする

みなさんは、「あとで取り組もう」と思っていたタスクを、すっかり忘れてしまった経験がありませんか。

Slackの「リマインダー」機能を使いこなすと、タスクの抜け漏れを減らせます。

Slackでリマインダーを設定する方法は3つです。

  1. ショートカットキーを使う方法
  2. 投稿されたメッセージをリマインドする方法
  3. スラッシュコマンド「/remind」を使う方法

「1」と「2」の方法は、自身宛にリマインダーを設定する際しか使えません。「3」の方法は、自身以外にも、他人やチャンネル宛にリマインダーを設定できます。

ショートカットキーでリマインダーを設定するには、まずメッセージ入力欄の「ショートカット」を選択します。次に、Slack欄にある「自分自身にリマインダーを設定する」を選択しましょう。

リマインダーを作成する画面では、「いつ(日にち)」「時間」「説明(リマインドする内容)」を記入します。

投稿されたメッセージをリマインダーに設定する方法は、以下の手順で実施します。

  1. 投稿されたメッセージにカーソルを合わせる
  2. 「その他」を選択「後でリマインドする」を選択
  3. 時間指定する

「カスタム」は、みなさんの設定したい時間に指定できる選択肢です。

スラッシュコマンド「/remind」を使ってリマインダーを設定するには、メッセージの入力欄にスラッシュコマンド「/remind」を使います。スラッシュコマンドとは、「/」と「コマンド」を入力し、特定のアクションを実施することです。

スラッシュコマンド「/remind」は、リマインド対象を自分自身だけでなく、他のメンバーやチャンネルに指定できるリマインダー機能です。

ブックマークで大切なメッセージをあとで見直す

Slackでは、タイムライン上にどんどんメッセージが投稿されます。そのため、みなさんにとって大事なメッセージが、気づかぬうちに埋もれてしまいます。

あとで見返す必要があるメッセージは、ブックマークに登録しておきましょう。ブックマークに登録したメッセージは、埋もれることがなく、いつでも見直せます。

ブックマークに登録したメッセージは、左サイドバー内の「ブックマーク」に保存されています。

私たちは、ブックマークを「タスク管理」にも活用しています。

  1. あとで対応したいメッセージを「ブックマークに登録する」
  2. 「ブックマーク」を定期的に確認する
  3. 対応したメッセージは「ブックマークから外す」

上記の運用にすると、Slackの対応もれを減らせます。

検索フィルタを使いこなして情報にすぐリーチする

過去のメッセージや添付ファイルを確認するために、検索機能を利用することもあるでしょう。デフォルトの検索機能は、全チャンネルの全メッセージから検索するので、検索キーワードによってはあまり絞り込めません。

Slack内のメッセージを検索するときは、キーワードで検索してから「検索フィルタ」で絞り込みましょう。検索フィルタを使えば、求める情報にすぐにたどり着けます。

絞り込み検索の方法は、他にもあります。検索フィルタよりは実用性が低いため、ご参考までにごらんください。

  1. in:[チャンネル名・表示(ダイレクトメッセージ)名]:指定したチャンネル名や表示名だけを検索
  2. from:[メンバー表示名・me]:指定したメンバーや自身から送信されたメッセージを検索
  3. to:[me]:自身に送られてきたメッセージを検索
  4. on:[日付]:指定した日付から検索
  5. before:[日付]:指定した日付以前から検索
  6. after:[日付]:指定した日付以降から検索
  7. has:[star・pin・link・reaction]:スターやピン、リンク、リアクションの指定したものから検索

チャンネルやダイレクトメッセージにマウスを使わずに移動する

Slackを使う上で、チャンネル間の移動は欠かせません。参加するチャンネルが増えるほど、「あのチャンネルはどこだっけ」と、サイドバーの中から目当てのチャンネルを探す手間が増えます。

そんなときは、「クイックスイッチャー」という機能が便利です。

クイックスイッチャーとは、専用の検索窓にチャンネル名やメンバー名を入力するだけで、選択した相手との会話に移動できる機能のことです。

クイックスイッチャーを使うと、チャンネルやメンバーを目視で探す手間がなくなります。

ちなみに、クイックスイッチャーは、SlackのCTO、カル・ヘンダーソン氏も「おすすめの機能」として紹介しています。

クイックスイッチャーを使うときは、「command+K」(Windowsの場合「control+K」)で検索窓を起動し、検索窓にチャンネル名やメンバー名などを入力しましょう。

メッセージを他のメンバーに共有したい

メッセージを他のメンバーに共有したいときは、「リンクをコピー」機能を使いましょう。

コピーしたリンクを他のメンバーに送れば、かんたんにメッセージを共有できます。

書式設定を使いこなしてメッセージを見やすくする

Slackには、テキストを太字にしたり、斜体にしたりする「書式設定」の機能があります。書式設定を使いこなせると、メッセージの見栄えが格段によくなります。

たとえば、書式設定を使うタイミングは、

  • 複数の要素を「箇条書き」を使って、わかりやすくするとき
  • トピックのタイトルを、「太文字」にして目立たせるとき
  • 操作方法を「順序付きリスト」を使って、流れをわかりやすくするとき

などが挙げられます。

メンバーに「離席中」であることを伝える

Slackでは、表示名の横の「◯」に、メンバーのログイン状態が表示されます。メンバーがアクティブ(ログイン中)なら◯は緑色に点灯し、離席中なら、◯は背景と同色になります。

ログイン状態は、数クリックで変更することができます。会議中や商談中など、メッセージに返信できないときは、「離席中」に変更しましょう。

ログイン状態を「離席中」に変更する方法はかんたんです。画面左上の「ワークスペース名」をクリックし、「変更する」を選択するだけです。

ちなみに「離席中」に変更すると、すべての通知が、一時的に停止します。

そのため、タスクに集中したいときなどは、ログイン状態を「離席中」に変更することも有効な1つの手です。

会議中などの自身の状態を、他のメンバーを伝える

会議の最中や移動中など、Slackのメッセージにすぐに反応できないときがありますよね。みなさんの状態を知らないメンバーからすると、「返信がこないな」とヤキモキしてしまうかもしれません。

そんなときは、Slackの「ステータス機能」を使えば、みなさんの状態を相手にお伝えできます。

ステータスを変更する際は、まず画面左上の「ワークスペース名」をクリックします。次に表示されたタブの中から、「ステータスを更新する」を選択します。

選択したステータスは、みなさんのアカウント名の横に表示されます。

ステータスは、会議中や移動中などの5つのパターン以外にも、自由に文言を選択可能です。

オリジナルの絵文字を作る

Slackには、オリジナルの絵文字を追加できる機能があります。オリジナル絵文字の追加機能は、自身の好きな画像を、絵文字に変換できます。

オリジナルの絵文字を追加する際は、まずメッセージ入力欄の「絵文字」を選択します。次に、絵文字を選択する画面の左下部にある「絵文字を追加する」を選択します。そして、カスタム絵文字のタブに移動し、画像をアップロードし、名前をつけましょう。すると、オリジナルの絵文字が使えるようになります。

ちなみに私たちは、私たちの会社ロゴや、メンバーのアイコン画像をスタンプにしています。

他のアプリと連携して業務効率をあげる

Slackはさまざまなアプリと連携できます。Slackと他のアプリと連携すると、アプリの通知がSlackに届いたり、Slack上でアプリを操作したりできます。アプリ連携をするとアプリ間を行ったり来たりする手間が省けるので、よく使うアプリはSlackと連携してみましょう。

たとえばSlackは、Google DriveやGoogleカレンダー、GmailZoomBoxなど、さまざまなアプリと連携できます。

ちなみに「よく使用するアプリ」には、社内のメンバーが連携しているアプリが表示されます。

下記のページでは、Slackのスタッフのおすすめアプリが紹介されています。ご参考ください。

https://slack.com/apps?utm_source=in-prod&utm_medium=inprod-link_app_directory-app_launcher-click

参考:ショートカットキーを使う

Slackにかかわらず、ショートカットキーは業務効率を高められます。今回は、Slackで知っておくと便利なショートカットキーを紹介します。