「営業管理が重要だと聞くが、どのように行えばいいのかわからない」というご担当者さまに向けて、営業管理の目的やメリットなどの概要から、実践に役立つ営業管理のポイントやツールまでくわしくご紹介します。
この記事のもくじ
営業管理とは
営業管理とは、営業担当者の営業活動のプロセスをデータ化して一元管理し、最適化するマネジメントの手法です。営業管理の管理項目には、顧客管理や目標管理、案件管理、スケジュール管理などがあります。
各項目を適切に管理して属人的な業務を標準化するとともに、複合的な管理を行うことで営業活動の効率化を図ります。これにより、営業力の向上を図り、売上目標を達成することが営業管理の目的です。
営業管理を実施する３つのメリット
営業管理を実施する３つのメリットは、次の通りです。
個々に行っている営業活動を一元管理すると、案件状況や営業ナレッジを瞬時に共有でき、チームの総力をあげて成約につなげられます。
案件状況を可視化すると適切な施策を打てる
案件状況の可視化とは、営業担当者の複数の案件が同時進行している状況で、「各案件がどの段階まで進んでいるのか」を把握できるようにすることです。顧客への提案活動、顧客からの反応などを記録して可視化します。
案件状況の可視化によって、商談がスムーズに進行しているか、顧客への対応漏れがないかなどが確認でき、必要に応じてフォローする体制がとれます。また、ボトルネックとなる事柄が把握できるなど、契約締結までの課題発見も見込めます。
営業ナレッジの共有で営業活動が標準化できる
営業ナレッジを蓄積し全体で標準化すると、チーム全員の営業スキルの底上げになります。ノウハウを共有すればメンバー間でサポートしあえる関係性の構築が期待できます。
加えて、営業ナレッジの共有により属人化からの脱却も期待できます。個人の営業スキルは差が生じやすいですが、営業管理により全体で共有できればチーム全体の力となります。
関連記事：営業の属人化を解消するためには？情報共有の推進方法やツールもあわせて解説
目標を明確化して組織で共有できる
営業管理は、目標達成のために営業一人ひとりの目標や役割を明確にします。
目標や役割が明確になると、メンバーのモチベーションアップにつながり、個人のパフォーマンスの向上がチーム全体の業績アップに結びつくでしょう。
チームの目標が明確に設定されることで、メンバー同士でイメージを共有して協力しあう地盤ができ上がり、より効果的な営業活動を可能にします。
【項目別】営業管理の方法
営業管理の項目は、次の８つです。
- 顧客管理
- 目標管理（ギャップ管理）
- 案件管理（進捗管理）
- スケジュール管理
- 行動管理
- モチベーション管理
- 人材育成管理
- リソース管理
営業管理は、ただ進捗を管理するだけではなく、現状から目標達成につなげるための分析を行い、最適な次の一手へ導かなければなりません。具体的にどのような管理が必要か、項目ごとにくわしく解説します。
顧客管理
顧客管理とは、顧客の連絡先などの基本情報をはじめ、商談の進捗状況や受注確度、購入履歴などの情報を一元管理することです。顧客管理は、顧客のニーズに応じた商品・サービスの提案や営業戦略の立案のために必要です。また、各営業担当者の顧客への伝達漏れを防ぐなど、顧客と適切なコミュニケーションをとるためにも役立ちます。
以前は顧客ごとに紙媒体でファイリングする顧客管理方法がとられていました。ExcelやGoogleスプレッドシートや営業支援ツール（SFA）を活用すると効率よく一元管理できます。
関連記事：顧客管理とは｜ツールや記録すべき情報など、管理方法の基本
目標管理（ギャップ管理）
目標管理とは、営業担当者個人の目標を設定し、一定期間で達成状況を確認することです。設定した目標と現状とのギャップを埋めることから、「ギャップ管理」とも呼ばれます。
営業担当者の現在の能力よりも少し高いレベルに設定し、担当者の成長を促すのも目標管理の役割の１つです。設定して終わりではなく、目標を達成できる見込みが薄いと感じた場合には、目標を調整する必要があります。
案件管理（進捗管理）
案件管理では、個々の商談や案件の進捗状況を管理し、成約へとサポートします。案件管理は売り上げに直結し、顧客満足度にも大きく影響するため、重要な管理項目です。
顧客データを最新に更新していないなど案件管理を怠ると、適切な提案ができない懸念があります。データが最新の状態となっているようチーム全体で留意しましょう。
関連記事：Excelで案件管理をする方法｜ポイントやメリットも解説
スケジュール管理
スケジュール管理とは、その名の通り、各営業担当者のスケジュールを管理することです。担当者ごとに、顧客との商談日、会議、タスクなどのデッドラインを設定します。タスクの優先順位や重要性がわかるように管理するのがポイントです。
スケジュール管理を行うことで、各担当者のスケジュール調整ミスを防ぐとともに、個人の生産性の向上を図れます。また、各担当者のスケジュールが明確になっていることで、チームでの日程調整もスムーズにできます。
行動管理
行動管理とは、テレアポや商談など、営業にまつわる行動を数値化して管理することです。目標達成に向けてどんな行動ができているか、目標達成への営業プロセスを管理します。
行動管理は主に営業活動の効率化に役立ちます。たとえば、行動を数値化すると、目標到達に必要な数値とのギャップを可視化できます。１つの行動にかかる時間や回数が標準より多い行動が見つかれば、より効率的かつ効果的な行動へ改善を促せます。
モチベーション管理
モチベーションは営業活動の根幹といえる要素です。モチベーションが下がると営業活動の量も質も下がり、チーム全体の士気にも影響します。その結果、売り上げにつながらないだけでなく、顧客への印象も悪くなる恐れがあります。
営業担当者の性格や抱える問題を見極め、働きやすい環境づくりや打開策を練りましょう。そのためには、普段から悩みを相談しやすい雰囲気や関係をつくることが大切です。
人材育成管理
人材育成管理も重要な営業管理項目の１つです。
営業担当者個人の経験任せにしていては属人的な営業チームになってしまいます。営業ノウハウを標準化し、個々の特性や立場に合わせてスキルアップすればチーム全体の営業力が上がり、業績アップに大きく寄与するでしょう。
担当者の実力より少し難易度の高い案件を任せる、トップセールスのノウハウを共有するなど、普段の実践においても人材育成の機会は創出できます。
リソース管理
特定のメンバーに負荷が集中していないか、企業としてどの案件に注力すべきか優先度などをチェックし、チーム一丸となって目標達成を目指しましょう。
そのためにも、チームとして情報共有する習慣づけが必要です。顧客情報や会社情報、商談内容を記録するツール「SFA」を利用して、情報共有する仕組みや制度の構築、評価制度の対象にするなどの工夫をしましょう。
失敗を情報共有しやすい環境づくりも重要です。情報共有を徹底すると、不十分な引き継ぎによるトラブルや、他の営業と同じミスを繰り返す事態を避けられます。
関連記事：SFAとは？メリットや機能、MA・CRMとの違い｜基礎知識を解説
効果的に営業管理を行うための３つのポイント
効果的に営業管理を行うためのポイントは、次の３つです。
情報共有とコミュニケーションを徹底する
営業チームの目標達成には、情報共有とコミュニケーションが必要不可欠です。具体的な手段は次の３つです。
- 定期的なミーティング
- 報告書や成功ノウハウの共有
- チーム内チャットツールの活用
特にチャットツールは、チーム内のコミュニケーションを迅速化し、緊急の情報共有や質問への迅速な回答が可能になります。
営業支援ツール（SFA）を導入する
営業管理の効果を最大限に有効化するために、営業支援ツール（SFA）の導入がおすすめです。SFAは営業活動における情報を一元管理できるツールで、データの蓄積や分析ができるほか、リアルタイムで情報を共有できます。
SFAにもさまざまな製品があり、搭載機能や想定規模などが異なります。SFAツールを選ぶ際には自社の課題や費用対効果、将来性などを総合的に考慮するとよいでしょう。
参考記事：SFAツール（営業支援システム）とは？選び方と厳選ツール５選
管理項目を増やし過ぎない
管理項目が増え過ぎると、その分担当者の負担も大きくなります。入力作業に時間を取られ、営業活動の時間が削られては、本末転倒です。
営業管理はあくまで営業目標を達成するための手段です。管理項目を必要最低限に絞り、最小の作業量で最大の効果を出せるよう心がけましょう。
営業管理はExcelより専用ツールがおすすめ
営業管理はExcelを使って行う方法もあり、手軽に導入できます。Excelで営業管理を行う場合には、顧客情報や案件管理、目標管理といった管理項目ごとに一覧表を作成します。
たとえば、案件管理であれば、「会社名」「担当者」「進捗状況」「商品名・サービス名」「受注済み金額」「受注見込み金額」「流入経路」「次回アクション」といった項目を設け、テーブル機能を利用してデータベース化します。
しかし、Excelによる管理の場合、社員の増加に伴ってデータ量が増加していくと管理が煩雑になり、ファイルも重くなるという課題が生じます。また、高度なデータ分析が難しいことや各管理項目を横断して総合的な管理ができないことも大きなデメリットといえます。
そのため、営業管理はExcelよりもSFAなどの専用ITツールを活用するのがおすすめです。SFAなどを活用すると、顧客や営業活動に関する情報を一元管理し、各営業担当者がリアルタイムで情報を更新できます。記録した情報をもとに売上予測や営業活動の自動化が行えるなど、業務効率化も実現できます。
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※この記事は、2024年7月19日に更新しました。