「自社の案件管理をスマートにするにはどうしたらいいんだろう…」
「Excelで案件管理をしているが、上手く運用できていない…」
このようなお悩みをお持ちのご担当者さまに向けて、Excelを利用した案件管理の方法やポイント、さらには案件管理を効果的・効率化するツールも解説します。
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この記事のもくじ
案件管理とは
案件管理とは端的にいえば「各営業案件が成約にいたるまでの対応内容や、進捗状況を蓄積・共有・活用する取り組み」のことです。
営業活動においては、見込み顧客や既存顧客に対する営業活動のスタートから、顧客のニーズ確認、見積り、クロージングまで、いわゆる営業パイプラインとして一連の流れが存在します。
各段階において顧客とどのような会話をしたか、どのような見積を提出したかといった情報を、案件ごとに誰でも見えるように蓄積し、活用していこうという取り組みが案件管理です。
Excelで案件管理をする方法
Excelで案件管理をする方法について解説します。
具体的な手順は、以下の通りです。
- 必要な項目の洗い出し
- Excelで表の作成と項目埋め
- 案件管理をする上でのルールを決める
- 運用開始
必要な項目の洗い出し
まずは案件管理をするうえで必要となる項目を洗い出します。項目の例をピックアップすると、以下の通りです。
必要となる項目は企業によって異なります。自社で扱う商材や、案件を管理する際に重視するポイントなどを踏まえ、必要な項目をピックアップしてください。
Excelで表の作成と項目埋め
項目が決まったら、実際にExcelで表を作成してみましょう。実際に項目を当てはめる際には、以下の画像を参考にしてください。
縦で使うか、横で使うか、項目の選択はリストにしておくかなど、細かい部分まで検討してから作成しましょう。
案件管理をする上でのルールを決める
Excelでフォーマットとなる表を作成したら、実際に運用するうえでのルールを決めましょう。案件を管理する人が一人しかいない場合は別ですが、複数人で管理もしくは管理状況の確認を行うなら、ルールを決めておくと情報が複雑化せずに済みます。
ルール決めの例は、入力頻度や入力形式、最低限記載すべき項目の決定などです。決まったルールに基づいて案件を管理すると、作業しやすくなります。
運用開始
Excelのフォーマットと運用ルールができたら、実際に運用していきます。
運用後は実際に利用した感想や評価を集め、改善点がないか定期的にチェックしましょう。改善点がある場合はPDCAサイクルを回して、最適化していくことが大切です。
Excelでの案件管理のポイント
Excelでの案件管理のポイントを３つご紹介します。
データベース化する
データベース化とは、データを一か所に集めて整理し、管理しやすくすることです。たとえば、案件ごとに番号を振ることや案件名を名前順でソートできるようにすると、検索がしやすくなり案件管理が効率化します。
最初に行う項目決めの段階で案件番号を加えるなどして、データ化しやすくよう留意しましょう。
入力項目を必要最低限にする
入力項目を選定する際は、必要最低限の項目数に抑えるのをおすすめします。項目数が多ければ詳細な案件データを管理できますが、入力にかかる手間が増えてしまいます。
手間が増えると、管理担当者が入力できない日が発生し、入力が滞る懸念があります。最新の情報を常に確認できる管理シートにするためにも、項目数は抑えて入力しやすい環境を維持しましょう。
定期的にメンテナンスする
案件管理のExcelデータは、定期的にメンテナンスしてください。メンテナンスとは、余計なデータや不要な情報が削除されているかなどが挙げられます。
Excelのデータが重複し使用データが膨大になると、管理が大変になる上に、データが重くなってPCの動作が遅くなってしまいます。
快適な操作性を維持するためにも、不要なデータの削除やデータ内のメンテナンスは欠かさず実施しましょう。
Excelで案件管理をするメリット
Excelで案件管理をするメリットは、次の２つです。
- 最小限のコストで運用できる
- 比較的誰でも使いやすい
最小限のコストで運用できる
ExcelはMicrosoftOfficeが付属しているPCなら無料で利用可能です。Excelなら導入費・ランニングコストを抑えつつ運用できるでしょう。
比較的誰でも使いやすい
Excelはほとんどの人が使ったことがあるツールです。
使い方が分からないツールを導入した場合は、定着せず導入に失敗する場合も考えられます。一方、馴染みあるExcelならば、利用にあたって教育の時間は必要ありません。
Excelで案件管理をするデメリット
Excelで案件管理をするデメリットは、次の３つです。
- 機能が限られている
- セキュリティが脆弱
- データの共有や編集が難しい
デメリットを把握し、導入後に発生する可能性がある問題点を事前にチェックしておきましょう。導入価値を見定めるためにも重要なポイントです。
機能が限られている
Excelは表計算ソフトであり、案件管理のために作られたツールではありません。そのため、案件管理専用のSFAツールと比較すると機能が限定的です。
たとえば、Excelは時系列での案件管理を苦手としています。「どこのデータを何日の何時に入力したのか」など詳細な時間情報まで管理するのは難しいのが実情です。
時系列でデータを把握する必要がある場合は「更新日時」の項目を追加する必要があります。項目自体の追加は容易ですが、入力の手間が増えるため、担当者に理解してもらえるよう努めましょう。
セキュリティが脆弱
Excelは、セキュリティ対策が十分だとはいえません。たとえば、共同編集ができるようになっていると、データを構築した人以外が編集を加え、フォーマットの仕組みを改造してしまう懸念があります。記入済みのデータを間違ったデータに改ざんするリスクも伴います。
データの共有や編集が難しい
Excelは、同じ時間にデータを共有して編集できません。利用者がファイルを開き、操作完了後に他の人が再度ファイルを開かないと別の人が編集できないため、共有や編集の手間が多少かかります。
効果的・効率的な案件管理ならSFAツールがおすすめ
Excelはコストを抑えつつ、案件管理ができます。さらに機能が必要になる、あるいは利便性を追求したい場合は、営業活動の情報管理に特化したSFAツールがおすすめです。
SFAは「営業を見える化」できるツールで、近年セールス領域において必須ともいえるツールとなりつつあり、多くの企業が導入を進めています。
SFAを利用すると、取引先情報の管理や情報入力・共有のしやすさなど、Excel管理にはないさまざまなメリットを享受できます。
SFAで案件管理をするメリットは、次の３つです。
メリット１：効率的な管理の実現
SFAには取引先の管理機能や商談情報の登録、見積作成、営業日報の作成機能など、案件管理に関連するさまざまな機能が用意されています。
たとえば、取引先の管理機能を利用すれば、取引先の名称が変わったときにも取引先マスター情報を変更すればすべてのデータが一括して新しい名称に変換されます。Excel管理だと個々にデータを置換しなければならず、表記ゆれの問題も発生します。SFAによりこの手間を最小にできます。
メリット２：情報の共有性向上
SFAで案件を管理していれば、顧客・担当者・受注確度などさまざまな条件で案件を検索できます。必要な情報を簡単に抽出して表示すると、手間なく情報の確認を実現できます。
Excelなどのファイル上で案件を管理すると、どこにファイルを置いたか分からなくなる、データを間違って消してしまう、などが生じてしまいます。一元的にシステム上でデータを管理すると、情報の蓄積という観点でも、情報の参照性という観点でもメリットがあります。
メリット３：分析機能の活用
SFAには、案件の情報をグラフなどで可視化する機能が用意されています。これにより、案件の状況を把握・分析しやすくなります。案件の情報をテキストで羅列されても、情報の認識に時間がかかります。まずはデータで概況を把握すると、忙しい管理職も時間をかけずに営業の進捗を確認できます。
可視化においては、目標数値を設定すると、目標対実績も一目で把握できるようになります。KPI目標に対して達成状況がどうなのか、もし達成できていないのであればどこに改善可能性があるのかを簡単に把握できます。
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