SFAとは「Sales Force Automation」の略語であり、営業管理ツールのことです。顧客情報や商談の進捗状況、営業担当者の動きなどを「見える化」して管理できるため、営業パフォーマンスの改善や業務効率化につなげられます。それぞれのSFAごとにさまざまな機能があるため、自社の目的と照らし合わせて最適な製品の導入を検討しましょう。
本記事では、SFAとは何かについての説明や、MA・CRMツールとの違い、導入のメリット、主な機能などを紹介します。
この記事のもくじ
SFAとは「営業を見える化」できるツールのこと
SFAとは、「Sales Force Automation」の頭文字を取った略語で、営業活動を支援するツールのことです。日本語では「営業支援ツール」などと訳されます。
SFAは顧客の基本情報や商談履歴、各案件の進捗状況など、営業活動における重要かつ幅広いデータの蓄積・分析ができます。つまり、SFAは「営業を見える化」するツールといえます。
SFAの導入に適した企業
結論からいうと、SFAはどの企業であっても導入を検討すべきツールです。特に、下記のような企業は、SFAの導入を積極的に検討するとよいでしょう。
- 対応の抜け・漏れが多い
- 属人化により、営業成績にバラつきがある
- データを活かしきれていない
- 情報共有がうまくいっていない
SFAの導入により、営業活動の詳細をデータで可視化できます。このデータは、営業部門もしくは企業全体で共有できるため、対応の抜け・漏れが改善され、属人化によりバラつきのあった営業成績も平準化が図れます。
SFA導入によって情報共有が容易になります。これまで営業担当者が個人で持っていたデータをSFAで共有すれば、データを有効活用できます。担当個人が持つ情報をSFAに集約することで、企業全体の課題分析および営業ノウハウの共有に役立ちます。
特に、営業活動の課題が不明瞭である企業や、特定の社員に負担が偏っている企業は、SFAの導入を検討すべきと言えるでしょう。
SFAの機能
SFAの機能は製品ごとに異なります。基本的な機能として、以下の機能を搭載していることが理想です。
- 顧客管理機能
- 商品管理機能
- 案件管理機能
- 行動管理機能
- 分析機能
- 日報・週報管理機能
- 営業業務の支援機能
顧客管理機能
顧客管理機能とは、顧客の基本情報や、顧客とのやり取りの履歴を管理する機能です。管理できる情報としては、以下が挙げられます。
- 社名
- 名刺
- 商談履歴
- 電話やメールの対応履歴
社名や担当者名、商談履歴を一目で確認できるため、アプローチ済みの企業に再度営業をかけるといった無駄を防止できます。
また、これらの情報を共有することで、異動や退職が生じてもスムーズな引き継ぎが可能になり、営業活動の効率化につながります。
商品管理機能
商品管理機能とは、商品別に予算や売上実績の管理ができる機能です。具体的には、以下の情報を管理できます。
- 予算
- 売上実績
- 予算と売上実績の差額
- 予算達成率
- 利益率
商品管理機能では、「社員×商品」や「顧客×商品分類」など、さまざまな観点で商品別の売上状況を確認できるため、営業を強化すべき商品や、新たな商品の提案を行うべき企業の把握に役立ちます。
案件管理機能
案件管理機能とは、進行中の営業案件情報を管理する機能です。管理できる情報として、以下が挙げられます。
- 各案件の進捗状況
- 案件数
- 自社の営業担当者のタスク
- 進行中の商談情報
- 受注見込み数
- 受注予定日
- 受注見込み額
- 失注数
案件全体の現状を一目で把握できるため、営業担当者も「このお客さまにはこうした提案を行う」「優先度の高いこのタスクを先に終わらせる」など、業務マネジメントをしやすくなります。
また、日々の成果が記録されているため、営業会議の資料としても利用でき、資料作成の手間を省けます。
「Kairos3 Sales」では、以下のように商談内容や相手のリアクション、現状の提案状況などを直感的に把握できます。
行動管理機能
行動管理機能とは、営業担当者の業務における行動や結果を記録する機能です。記録できる「行動」「結果」の情報として、以下が挙げられます。
・提案数
・商談回数
・架電数
・メール送信数
・アポ獲得率
・受注率
・失注率
行動や結果の情報を管理・蓄積できれば、営業担当者の成果を正当に評価できます。さらに「どこでつまずいているのか」「成功理由は何か」なども分析できるため、成績が伸びない原因の解消や営業ノウハウの共有にもつなげられるでしょう。
「Kairos3 Sales」では、訪問や電話、メールといった行動ごと、あるいは以下のように部署ごとで、売上目標に対する実績を確認できます。
分析機能
分析機能とは、上記で集めたデータをもとにして、さまざまな数値を分析する機能です。
たとえば、以下の分析が可能です。
- 営業プロセスごとや担当者ごと、案件ごと、期間ごとなど幅広い視点での売上予想
- 売上目標に対する達成率
- 受注しやすい業界・業種・業態
- 失注しやすいフェーズ
分析機能を活用して目標達成率や達成状況を解析できれば、成果が上がらない原因やチームの改善箇所などを明らかにできます。
「Kairos3 Sales」は分析機能が充実しており、売上目標に対する実績や達成率を、組織全体や部署、個人ごとに一覧で確認可能です。
また、受注や失注などの要因も分析できます。顧客の業種や都道府県などで区切って分析することで、「どのような要因で受注したのか」といった点を推測できるでしょう。
日報・週報管理機能
日報・週報管理機能とは、営業活動に必要な日報や週報をスムーズに作成できる機能です。記録した商談内容をもとに報告書を自動生成できるSFAもあり、意外と時間のかかる日次・週次の営業報告作業を簡略化できます。SFAを導入すれば事務作業の手間が減り、営業活動に時間を割ける点が魅力です。
手軽に報告書が記入できれば、担当者も自身の営業活動や成果をリアルタイムで共有しやすくなり、上長への相談など適切なコミュニケーションを取れるでしょう。
「Kairos3 Sales」でも、記録した商談内容から報告書を自動生成できる機能が搭載されています。また、マネージャーが営業担当者の日報に対して、「いいね」を押せたりコメントできたりするため、より気軽なコミュニケーションを実現できます。
営業業務の支援機能
SFAでは、他にも営業担当者を支援する以下のような機能が備わっています。
- 予定表管理機能
- ToDoリスト管理機能
- 見積書発行機能
- ファイル共有機能
- ターゲットリスト機能
- 申請や承認のワークフロー機能
- フォーム連携
- CSV一括ダウンロード
見積書作成や承認、顧客情報のCSVダウンロード、ファイル共有などの細かい作業もSFAで実施できます。ツール上でさまざまな情報共有や書類提出が完了するため、たとえば「上司の承認印をもらうためだけに帰社する」といった手間も減らせます。また、見積書のテンプレートパターンを登録できれば、数字の記入ミスなども減らせるでしょう。
SFAとMA、CRMの違い
「顧客情報の管理」という点で、SFAと類似するシステムとして、CRMやMAが挙げられます。各システムは下記のような違いがあります。
SFAとCRMの違い
CRM（Customer Relationship Management）は、顧客との関係構築を目的としたツールです。商品やサービスの購入・利用後の顧客情報を管理し、必要な情報やサービスを継続的に届けることで、商品・サービスの利用を促し、優良な関係性の構築を目指します。
SFAは「商談～契約」時の顧客管理に役立つのに対して、CRMは「契約した後」の顧客との関係を継続させる際に活躍するという違いがあります。
CRMの機能
- 顧客管理
- 顧客分析・マーケティング支援
- プロモーション管理
- リード管理
CRMの導入メリット
- 顧客情報を一元管理できる
- 顧客満足度の向上が狙える
- 業務効率化が図れる
CRMは、簡単に言うと「リピーターの創出を支援するツール」です。CRMを導入することで、SFAで獲得した新規顧客のリピーター化を狙いやすくなります。CRMにより、顧客との良好な関係性を構築・維持できれば、LTVの向上が見込め、結果的に企業の利益向上も期待できるようになります。
SFAとMAの違い
MA（Marketing Automation）とは、マーケティング活動の自動化を支援するツールです。見込み顧客の獲得と育成を目的として導入されます。
SFAは「商談～契約」の段階で利用されるツールであるのに対して、MAはその前段階である「新規獲得～商談」のフェーズで活用されます。そのため、MAは、特に新規顧客の獲得に苦戦している企業におすすめです。
MAの機能
- リード管理
- スコアリング機能
- シナリオ作成機能
- レポーティング・分析機能
- ランディングページ作成機能
MAの導入メリット
- 見込み顧客の育成（リードナーチャリング）工数を削減できる
- ヒューマンエラーを防止できる
- マーケティング戦略が立てやすくなる
MAは、それまで人力で行っていたデータ管理や分析といった工数のかかる業務を自動化することにより、業務の効率化が図れるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にも貢献します。また、MAで収集したデータとその分析結果をもとにKPIを設定できるため、マーケティング戦略を立てやすくなります。
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SFA導入のメリット
SFA導入のメリットは「経営陣や営業マネージャー」「営業担当者」という立場によって異なります。
経営陣や営業マネージャーのメリット
SFAの導入による経営陣や営業マネージャーにとってのメリットとして、以下が挙げられます。
- 営業戦略の検討に必要な「現状の課題」を把握できる
- 現場の営業担当者を適切にフォローできる
- 営業担当者の働きを正当に評価できる
SFAでは、
- チーム全体の案件進捗状況
- 目標達成までに必要な数値
- 担当者ごとの営業記録
などの情報が蓄積されるため、目標達成までの現状やチーム・個人単位の課題を正確に把握できます。課題を正確に把握できれば、「目標の見直し」「施策の見直し」など、現状に即した営業戦略を設計可能です。現場の動きも把握しておくことで、成果の出ていない担当者への声がけなど、さまざまなフォローも実施できます。
また、各担当者の活動内容や成果を「見える化」できれば、現場の状況を踏まえて正当な業務評価も行えるでしょう。
このように、SFAの記録データをもとにして、営業パフォーマンス改善の施策や現場担当者へのフォローなどを適切に実施できる点が、経営陣やマネージャーにとってのメリットです。
営業担当者のメリット
SFAの導入による営業担当者にとってのメリットとして、以下が挙げられます。
- 顧客の状態に合わせて適切な提案ができる
- タスクの優先順位を正しく把握できる
- 成績上位者のノウハウを共有して属人化を解消できる
- 営業活動全体を効率化できる
SFAには、検討中の顧客情報や対応履歴など、お客さまに関するデータが保管されています。保管データを参照すれば、お客さまの要望や検討度合いなどに合わせた最適な提案が可能です。
またSFAでは顧客情報だけでなく営業担当者のノウハウやナレッジも共有できます。営業活動成績は個人の実力に依存するケースも多いため、ノウハウやナレッジの共有によって属人化を解消し、組織全体のスキルアップにつなげられる点も魅力です。
SFAの導入により、上記のような「顧客の状態に合わせた提案作成」「営業ノウハウの共有」に加えて、
- 社内の週報や日報の入力の簡素化
- 報告書の簡略化
- 顧客情報や過去の案件情報の検索性向上
なども実現できるため、営業活動全体の効率アップが期待できます。
SFA導入時の注意点
SFAはメリットの多いツールですが、導入には以下の点に注意しましょう。
- 情報入力など、社員負担が増える
- 導入・運用コストがかかる
- 営業プロセス・マネジメントの改善も必要
導入する製品・サービスにもよりますが、SFAの導入・運用には少なからずコストがかかります。多くの製品が月額課金制を採用しており、導入すればするほどコストが重くのしかかります。
SFAは製品によって操作性などの特徴が異なるため、導入してみて使用感が合わないことに気づくケースもあるでしょう。こうした場合にすぐ引き返せるように、最初から大量導入するのではなく、様子を見ながら徐々に導入数を増やしていくことをおすすめします。
また、SFAはあくまで「営業支援ツール」です。導入するだけで営業効果が上がることはありません。まずは個人が所有しているデータの入力から始めなければなりません。
運営においても特に初期段階は不明な点が多く、社員負担の増加が予想されます。
同時に、多くの企業で機能不全に陥っている営業活動のプロセス・マネジメントの改善を図らなければ、SFA導入による効果は得にくくなるでしょう。
SFAの導入で失敗しないために
SFAには、上記のように営業活動を効率化させる魅力的な機能が搭載されています。とはいえ、漠然と導入しても思うような成果は得られません。SFAの導入で失敗せず社内に定着させるには、
- 自社の目的を明確に定める
- カスタマイズのしやすさを確認する
- ランニングコストに見合っているかを判断する
という点に注意しましょう。
１：自社の目的を明確に定める
SFAの機能は製品によってさまざまであり、どの要素に重点を置いているかはツールによって異なります。自社で製品をフル活用するためには、事前に「導入の目的」を定めて、目的に合った機能を搭載しているツールを選定しましょう。
たとえば「膨大な案件数を扱うため、直感的に進捗状況をチェックできる製品を導入したい」という目的であれば、案件の管理画面の操作性のよさを軸としてツールを選ぶべきです。
２：カスタマイズのしやすさを確認する
組織の体制変更などによって、「他部門とシステム連携したい」「社内の基幹システムとして活用したい」といったニーズが生まれる可能性もあります。そのようなニーズが出たときに備え、外部アプリケーションとデータ連携ができるかを確認しましょう。ビジネスシーンで利用する機会の多い外部アプリケーションと連携できることが理想です。
「Kairos3 Sales」では、ZoomやSalesforce、Sansan、kintoneなど、ビジネスシーンで利用される機会が多い外部アプリケーションとも連携できます。
３：ランニングコストに見合っているかを判断する
「初期費用や毎月のランニングコストがどれだけかかるか」という点もSFA導入時のポイントです。
SFAの機能や料金体系は製品によってさまざまです。そのため、漠然と多彩な機能を持つ高価なSFAを導入しても、結局「自社の目的と照らし合わせたらここまで高価なツールは必要なかった」ということになりかねません。
最初に解説した「導入の目的」を考慮し、自社にマッチした機能を搭載した製品を選ぶことで、高いコストパフォーマンスが期待できます。
SFAを導入する際の比較ポイント
自社の課題に最適なSFAを選ばなければ、ただ導入しただけで終わってしまいます。SFA導入においては下記のポイントを比較して、自社に最適な製品・サービスを選定しましょう。
- 操作性
- 機能性
- サポート体制
- 料金体系
操作性
SFAは操作性の高いものを選びましょう。
「SFAのどこに何をどうやって入力するのか」が、一目見てわかりやすいことが重要です。営業担当者が時間をかけるべきは、商談であり事務作業ではありません。SFAの操作性が原因で事務作業の時間が増え、商談準備またはアフターフォローが充分にできない状態は本末転倒です。
SFAは直感的に操作できる製品が理想です。操作が煩雑な場合、利用者がストレスを感じてしまい、なかなか定着につながりません。
製品によってはデモを体験できるため、導入前に操作性を確認しておきましょう。デモは現場の営業担当者も体験しておくと、より実際の操作感を試せます。
また、時間のない営業担当者が移動などの隙間時間でデータを入力できるよう、マルチデバイス対応である点も欠かせないポイントです。外出先からでも操作できれば、時間効率を大幅に上げられます。
機能性
SFAを導入する際には機能性も意識しましょう。
どの製品・サービスも基本機能は充実しています。しかし、拡張性・カスタマイズ性に関しては差が出ます。SFAを将来どう活用していきたいかを考慮して、製品・サービスを検討しましょう。
機能が増えれば増えるほど運用コストは上がります。自社の現状と将来の展望を整理して、必要最低限の機能を精査しましょう。
サポート体制
SFAの運用は、軌道に乗るまで時間がかかります。操作に慣れるまではトラブルの発生も考えられます。
SFAの定着にあたって問題やトラブルが発生した際、「どこまでベンダーがフォローしてくれるのか」という点は重要です。アフターフォローが手薄な場合、コストをかけて導入してもSFAの機能を十分に発揮できず終わってしまいます。
特に、初めて導入する製品・サービスで「サポートなし」のものを選んでしまうと、使い方がわからずに形骸化してしまいます。
「メールや電話での問い合わせ対応が充実している」「定期的にウェビナーで役立つ情報を発信してくれる」など、手厚いアフターフォローが受けられるかを、導入前にチェックしましょう。
料金体系
SFAは月額課金制を採用している製品・サービスが主流ですが、買い切りのものもあります。また、月額課金制であっても「１ユーザー」単位で月額利用料を設定している場合もあれば、「５ユーザー」などまとまった単位で価格を設定している場合もあります。
たとえば、SFAを使う担当者が１人なのに「５ユーザー」単位の製品・サービスを選んでしまうと余計なコストがかかります。使用人数と料金体系の兼ね合いも考慮して製品を選びましょう。
SFAを導入するなら「Kairos3 Sales」がおすすめ
SFAとは、営業パフォーマンスや業務効率の改善につなげられるツールです。機能は製品ごとで異なっており、自社の導入目的に合ったツールを選ぶことで、高いコストパフォーマンスを発揮できるでしょう。
SFAの導入を検討している方は、ぜひ当社が開発・販売する「Kairos3 Sales」をチェックしてみてください。
「Kairos3 Sales」は、
- 直感的に操作できる画面デザインとなっている
- 初めてSFAを導入する方でも安心の手厚いサポートを提供している
- 営業の課題に応じた新機能も続々リリース
という強みを持っています。とくにサポート面でお客さまからご好評いただいており、専任のスタッフが初期設定や基本の操作方法の説明から活用プロセスまでご提案します。「今のSFAを使いこなせていない」という方にも、使いこなせるよう伴走支援いたします。
「Kairos3 Sales」は、本記事で紹介したSFAの機能をすべて備えているため、「まずはSFAの基本を使いこなしたい」というお客さまにおすすめです。
「Kairos3 Sales」の製品や料金の詳細は、下記の公式Webサイトからごらんください。
https://www.kairosmarketing.net/sales
Kairos3 Salesの導入事例集を公開しています。SFAの導入を検討している方はぜひダウンロードしてみてください。
SFAツール「Kairos3 Sales」導入事例集（PDF）