「つまり何が言いたいの?」をなくす、3回繰り返す説明方法(2019年11月3日号)

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みなさま、こんにちは。

いつも私たちのメルマガ『マケ便』をお読みいただきありがとうございます。本日の『マケ便』は、小山(おやま)が担当いたします。

つい先日、美しい言葉に出会いました。「山花始開(つばきはじめてひらく)」冷たい朝の空気の中、椿の花がほころぶ情景が目に浮かぶような言葉だと思いませんか。「山花始開」は七十二候という暦の1つ、11月7日から11日ごろまでを表す言葉です。

ちなみに今は「楓蔦黄(もみじつたきばむ)」という時期です。七十二候の暦は、どれもとても美しいので、よろしければみなさまも調べてみてください。「水泉動(しみずあたたかをふくむ)」というのが私のお気に入りです。

私自身も文章を書く身として、「美しい言葉や、一度読んだら忘れないような文章を、書いていきたいな。精進せねば。」と思う今日この頃です。

本日学べること:上司が納得する、3回繰り返す説明方法

「今日のプレゼン、あんまり反応良くなかったな」
「結局何が言いたいの、って聞かれちゃった」

あなたはこのような「自分はしっかり説明したつもりなのに、相手に意図が伝わらない」経験はありませんか。

本日は、上司を納得させる、わかりやすくて記憶に残りやすい説明方法「SDS法」をご紹介します。SDS法は、上司への報告やプレゼンテーションから、文書作成、自己紹介にまで応用できる説明方法です。

説明は「概要」「詳細」「まとめ」で格段にわかりやすくなる

概要(Summary)・詳細な説明(Details)・まとめ(Summary)の構成で説明を行う方法をSDS法と言います。この概要(Summary)・詳細な説明(Details)・まとめ(Summary)は、同じ内容を、言い換えて3回説明します。

SDS法は、同じ内容を3回繰り返すため、わかりやすく、相手の記憶にも残りやすいのです。

「つまり何が言いたいの?」と聞かれなくなりました

私も、SDS法を常に念頭において説明をしています。SDS法を知る前の私の説明は、だらだらと時系列に沿って話す冗長なものでした。

たとえば、仕事でトラブルが起こり、上司に納期の相談をする際、SDS法を知る前の私だったら以下のような説明をしていたのではないでしょうか。

例)
「Bシステムに支障が生じ、対応が必要です。支障は昨日起こったものだと思うんですが、‥‥‥。(中略)」

「こんな状況ですが、着手中であるデータA追加は、Bシステムが動いていないと作業できません。今のBシステムの対応状況は‥‥‥。(中略)」

「田中さんと一緒に、Bシステムのトラブル対応にあたっていますが、本日中の対応は難しいです。明日納期である着手中のデータA追加に関しても、納期に間に合わなそうです。」

この説明を、SDS法で行うと以下のようになります。

例)
[概要]「データA追加の納期の延長に関して、ご相談させてください。」

[詳細な説明]「現在、データA追加の作業に影響あるBシステムのトラブル対応に、田中さんとあたっておりますが、明日までかかる見込みです。Bシステムのトラブル復旧後にデータA追加の作業に戻る予定ですが、明日までの納期には間に合いません。」

[まとめ]「よって、データA追加の納期を明後日まで延長いただけませんでしょうか。」

多忙な上司でも、すぐに状況を把握できる報告になりました。SDS法で説明することによって、途中で言いたいことを見失いがちだった私も「つまり何が言いたいの」と聞かれなくなりました。

「なんだっけ?」をなくすSDS法

SDS法は、わかりやすい説明方法として、さまざまなシーンで使うことができます。上記のような報告の例もその1つです。

それに加えて、SDS法が最も優れている点は相手の記憶に残りやすい点です。相手に覚えておいてもらいたい、という時はSDS法を使いましょう。たとえば、「CM」「会社や商品の説明」「自己紹介」のときなどです。

たとえば、自己紹介の時は以下のようにSDS法を使います。

[概要] 初めまして、焼肉大好き○○です。

[詳細な説明] 東京都出身で、趣味は映画鑑賞です。しかし何より好きなのは焼肉です。好きな部位はハラミ、好きなタレは「宮のたれ」。みなさんとご一緒する時は、美味しいお店を予約いたします。(中略)

[まとめ] そんな焼肉大好き、〇〇でした。よろしくお願いします。

本日は、わかりやすくて記憶に残りやすい説明方法「SDS法」をご紹介しました。今日の業務から使えるSDS法、ぜひ実践してみてください。