半年で100回以上ウェビナーを開催した当社が効率化のために「やめた」業務

みなさまこんにちは。マケフリ編集部です。

最近、私たちが半年でウェビナーを100回以上開催していた事実が明らかになりました。「そんなに開催していたのか！」という驚きとともに、疑問も浮かびます。「たった数名のチームなのに、なんでそんなに開催できたんだろう？」

セミナー運営業務を振り返ってみると、効率化のためにさまざまな工夫を凝らしていました。工夫の１つが「ウェビナー開催日時を記載する箇所を減らす」こと。

本日のメルマガでは、ウェビナーを定期開催している担当者さま向けに、運営負荷を和らげる工夫をご紹介します。

※2021年４月９日配信

この記事のもくじ

運営メールに開催日時を書かない

申し込み完了メールやリマインドメールにウェビナー開催日時が記載されていると、ウェビナーごとに「日時書き換え」のタスクが発生します。

日時を毎回書き換えるだけでも手間ですよね。加えて、もしも日時が間違っていたらお客さまにご迷惑をおかけしてしまうので、チェックも欠かせません。

私たちはリマインドメールに開催日時を記載するのをやめました。

前日にお送りするメールには「『明日が』セミナーの開催日です」とだけ記載します。するとリマインダーの役割を果たしつつ、毎回の情報更新タスクが不要になるんです。

申込完了メールにも、「人が」日時を書いてはいません。申し込みフォームで選択してくださった日時を自動で挿入するように設定しているので、情報の更新は不要です。

運営メールの情報更新がなくなるだけでも、セミナー運営はグッと楽になります。

２つ目の工夫は「Webページの情報更新」にまつわるものです。

自社のWebサイト・集客用のLP・セミナー集客サイト。Web上のセミナー情報を開催ごとに書き換えるのはたいへんです。

私たちは思い切って、集客用のWebページに開催日時を記載するのをやめました。

唯一日時を記載している箇所は申し込みフォームです。申し込みフォームにだけは、セミナー開催日時を記載しています。

おかげで開催後の日時更新タスクは申込フォームのみです。

実は私たちも、日時を書かない判断をするとき「申込者数や出席率が減るのでは？」と懸念していたんです。

しかし、そんなことはありませんでした。

日時の記載をやめた前後で、出席率や申込者数に大きな変更はありません。ただただ運営が楽になっただけです。

みなさまがセミナーを定期開催していて、開催後の情報更新タスクが大変なら、思い切って「日時の記載」をやめてみることをおすすめします！

マケフリ記事「ウェビナー運営を効率化する９つの工夫｜たった３名で月20回開催する方法」では、他にも効率化のノウハウをご紹介しています。ぜひご参考ください！