抜け漏れをなくす、共催セミナーの初回MTGの確認事項まとめ

「共催セミナーの初回MTGに参加するが、何を確認すればいいのかわからない」

初回MTGに初めて参加するとき、私たちはこのような悩みを抱えていました。しかし、私たちは初回MTGでの確認事項について触れている記事を見つけられませんでした。

そのため、私たちは初回MTGを手探りで繰り返しました。その中で、「初回MTGで確認すべき事項」がある程度わかってきました。

この記事では、私たちの経験に基づく、共催セミナーの初回MTGで確認すべき事項をご紹介します。共催セミナーには色々なケースがあると思いますが、この記事では共催先と企画から一緒に考える場合を想定しています。

無料Excel資料「共催セミナー初回MTGのチェックリスト」では、この記事でご紹介した確認事項を使用例とともにまとめております。Excelファイルですので、直接入力してご利用いただけます。ダウンロードによる営業連絡はいたしませんので、ぜひお気軽にご参照ください。

共催セミナーでは主体的に行動しよう

共催各社が主体的に企画や運営に関わり、ともによいセミナーを創る。この心構えは、一見当たり前に思えますが、意外と見落とされがちです。

その理由は、共催セミナーの「誘う、誘われる」という関係性にあります。

共催セミナーは読んで字のごとく、「共催」なので、参加企業各社が主催者としての意識を持つことが大切です。しかし実際、多くの共催セミナーで「誘う・誘われる」の関係性から、誘われた企業が受け身になってしまいがちです。

共催各社は、「主体的に行動し、よりよいセミナーを創る」という心構えを持ちましょう。

共催セミナーの初回MTGの事前準備

共催セミナーの初回MTGでは、「決めておくべき事項」はおおよそパターン化されています。決めておくべき事項は、共催セミナーの企画や、集客方法、スケジュールなどです。

当社は、あらかじめ下記の事項を社内で決めて、初回MTGに参加しています。

  • 共催セミナーの企画候補
  • 開催日候補
  • 登壇者、必要であればファシリテーター

共催セミナーの初回MTGの確認事項:企画

共催セミナーの企画手順は自社セミナーの企画手順とほとんど同じですが、自社セミナーにはない共催セミナー特有の企画手順があります。

この章では、共催ならではの企画手順とターゲット、ターゲットが抱える課題を設定するときの確認事項をご紹介します。

自社セミナーの企画手順について詳しく知りたいなら
セミナー企画がセミナー成功・失敗を分ける!300回自社セミナーを企画・開催してわかったこと」では、自社セミナーの企画手順をまとめています。あわせてごらんください。

共催セミナー特有の企画手順

共催セミナーの特有の企画手順は、下記の2つの手順です。

  • 各社が解決できる課題を洗い出す
  • 各社が解決できる課題の共通点を探す

各社の解決できる課題の共通点を見つけたら、その共通点をもとにテーマやターゲット、ターゲットが抱える課題を設定します。

たとえば、A社は「SEO」に関して専門性が高い会社、B社は「オウンドメディア」に関して専門性が高い会社だとします。すると、A社の解決できる課題が、「集客」と「リード育成」です。一方で、B社は、「集客」と「フォロー」の課題を解決できます。この場合、A社とB社で共通する解決できる課題は「集客」です。「集客」をもとに各社のテーマを考えると、A社は「SEO」、B社は「オウンドメディア運営」と設定できます。

この企画手順はあくまで一例です。共通していない「集客」と「フォロー」の課題をもとに、テーマを考えるケースもあります。

次の章からは、ターゲットとターゲットが抱える課題を設定するときの確認事項をご紹介します。

ターゲット顧客

共催セミナーのターゲットは、解像度を上げるためにも、下記の4つの視点で考えましょう。

  • 業種・業界・会社規模
  • レイヤー(経営層・一般社員など)
  • 見込み度(潜在・顕在)
  • ハウスリストの属性

各社のハウスリストから集客したいなら、「ハウスリストの属性」を考慮しましょう。ハウスリストの属性を踏まえてターゲットを設定すれば、ハウスリスト内の多くの人を集客できます。

加えて、「設定したターゲットは本当に実在するか」も検討しましょう。実在しないターゲットを想定してしまうことは、よくある話です。実際に私たちも、自社に都合のよい、ありもしないターゲットを想定してしまった経験があります。

解像度が高く、実在するターゲットを設定できれば、お客さまの役に立つ、かつ、集客できるセミナーコンテンツや集客メッセージを作成できます。

ターゲットが抱える課題

ターゲット顧客が抱える課題を明確にしましょう。ターゲットの課題を明確にすれば、お客さまの興味を引くようなセミナーコンテンツや集客メッセージを作成しやすくなります。

ターゲットの課題を設定するときのコツは、お客さまの現状を想像するだけではなく、お客さまについて調べることです。お客さまについて想像だけで課題を考えた結果、ありもしない課題を設定しまうことはありがちなミスです。

お客さまの現状を調べるおすすめの方法は、下記の2つです。

  • 営業へのヒアリング
  • 自社セミナーのアンケート確認

お客さまの現状を調べることで、解像度の高い課題を設定できます。

登壇者

初回MTGには、共催に携わる各社の担当者の顔合わせの意味合いがあります。各社の登壇者や運営担当は、共催先のどなたが登壇するかを把握しておきましょう。対談型のセミナーなどのファシリテーション役が必要なセミナーの場合、ファシリテーション役がどなたかも把握しましょう。

各社の担当者を把握おくと、初回MTG以降に「どの人に送るべきか」で悩むことがなくなります。

共催セミナーの初回MTGの確認事項:集客

共催セミナーの初回MTGでは、「各社の集客経路に被りがないか」を確認しておきましょう。

各社が同じ集客経路で集客すると、プラットフォーム内のお客さまを取り合ってしまいます。

たとえば、当社はセミナー集客サイト「TECH PLAY」で集客しています。共催先も「TECH PLAY」で集客すると、TECH PLAY内のお客さまを取り合ってしまいます。

各社がプラットフォーム内のお客さまを取り合うと、集客のリソースに見合わない集客結果になってしまいかねません。

集客経路が各社で被っている場合、どの会社が集客するかを決めておきましょう。

ちなみに、代表的な集客経路は下記の通りです。

当社の経験則にはなりますが、他者と被りやすい集客経路は「セミナー集客サイト」や「プレスリリース」です。

当社が利用中のセミナー集客サイトをまとめました
本当に集客ができた、セミナー集客サイト7選。私たちの集客実績もご紹介」では、現在マケフリ編集部が利用しているセミナー集客サイト7つとその実績をご紹介しています。加えて、セミナー集客サイト掲載する際の工夫もご紹介しています。あわせてごらんください。

共催セミナーの初回MTGの確認事項:運営

共催セミナーの初回MTGでは、「運営業務の担当」を決めておきましょう。

共催セミナーの運営業務とは、具体的には下記のようなタスクを指します。

  • セミナー申込フォームの作成
  • LP(ランディングページ)の作成
  • アンケートの作成
  • 申込者の管理、出欠管理
  • ウェビナールームの作成
  • ウェビナー運営メールの配信
  • 当日の運営

運営業務は、1社で全部担当しましょう。その理由は下記の2つです。

  1. 1つ1つの運営業務が密接に繋がっており、分担すると効率が悪いため
  2. タスク管理が大変になるため

加えて、運営担当を決めるときは、各社のウェビナーの運営経験を確認するとよいでしょう。その上で、私たちは、ウェビナー運営の経験豊富な会社が運営担当を引き受けることをおすすめします。当日の運営は、お客さまの満足度に影響を与えるためです。

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共催セミナーの初回MTGの確認事項:フォロー

共催セミナー後フォロー方法は、各社さまざまです。各社がお互いのフォロー方法を把握しておくために、フォローについて初回MTGで確認しておくべき事項をご紹介します。

リード情報の共有範囲について決める

フォローに使うリード情報は、各社さまざまです。そのため各社へのリード情報の共有範囲を決めておきましょう。リード情報の共有時に、欲しいと思っていた情報が貰えなかったというケースを防ぐためです。

私たちは、下記の3つの情報を共有しています。

  • リード一覧(申込者一覧)
  • 出欠席者情報
  • アンケート結果

各社でリードへのフォロータイミングの合意をとる

各社でフォロータイミングの合意を取っておくと、各社の不公平感をなくせます。

仮にタイミングの合意を足らないまま、リードを管理する会社が勝手にリードへのご連絡を始めてしまうと、リードを管理しない会社は不満を抱きかねません。

ただリード管理する会社とリード管理しない会社の間で、リード管理する側が先にフォローをすることを合意が取れてさえすれば、不満を抱くことはないでしょう。

共催セミナーの初回MTGの確認事項:スケジュール

スケジュールについて共催セミナーの初回MTGで確認しておくべき事項をご紹介します。

初回MTGで決めておきたいスケジュールは下記の5つです。

  1. LP(ランディングページ)の制作期限
  2. 集客開始日、終了日
  3. 登壇資料の提出期限
  4. リハーサル日
  5. 開催日

LPの制作期限

LPの制作期限は、集客期間に合わせて調整しましょう。少なくとも集客開始日までには、LPが完成している必要があります。

当社の場合は、集客期間を「2〜3週間」で設定します。そのため当社は、LPの制作期限を「開催日の2〜3週間前」に設定します。

加えて、LPは公開前に各社でかならず合意を取りましょう。

当社では下記の内容を確認しています。

  • LPの構成に違和感がないか
  • お客さまにとって見やすいデザインであるか
  • お客さまにとってわかりやすいメッセージになっているか
  • LPの文章に違和感はないか
  • フォームの項目で取りたい情報が取れているか
  • 個人情報保護方針の書き方に問題はないか

集客開始日・集客終了日

集客開始日を決めておくと、スムーズに集客に取り掛かれます。たとえば、セミナー集客メールを複数回打つ場合、担当者はどのスケジュールでメルマガを送るかを決めた上で、集客メルマガの作成に早めに取りかかれます。

集客開始日だけでなく、集客終了日も決めましょう。

当社は前日までで集客を締め切っているが、当日の開始時刻ギリギリまで集客している会社もあります。

当社が「開催日前日」に申し込みを締め切っている理由は、2つあります。

  • 当日バタバタしていて忘れてしまう可能性があるため
  • 参加URLを当日の朝に送るリマインドメールに記載しているため

各社で集客終了日の考え方はさまざまなので、集客終了日は合わせておきましょう。

登壇資料の提出期限

アンケート回答者にセミナー資料をお渡しする場合、登壇資料の提出期限は、遅くても開催日の1日前には設定しましょう。

登壇資料の圧縮や、登壇資料を添付したメールの作成をするためです。

くわしくは「商談に繋がる、ウェビナーのアンケート項目をご紹介。当社事例を公開します!」の記事をごらんください。

よりお客さまの役に立つ登壇資料にするために、適宜、資料の内容や方向性をすり合わせましょう。当社は、ざっくりとした見出しを作成したタイミングで、共催先と一度すり合わせています。

各社で登壇資料の内容をすり合わせる際は、下記の観点から見るとよいでしょう。

  • お客さまのニーズや課題を解決できるコンテンツになっているか
  • 各社のコンテンツの繋がり(流れ)は問題ないか

リハーサル日

リハーサルは、遅くても開催日前日までに実施しましょう。リハーサルを実施しておくと、ウェビナーツールの使い方など、登壇内容とは関係ないことで慌てる心配がなくなります。

当社は、リハーサルを「開催日の前日」に実施してます。

リハーサルでは6つの設定事項を確認します。

  • 音声や映像のテスト
  • ホストなどの権限の設定
  • 画面共有のやり方
  • 視聴者ビューの設定
  • 当日の流れ
  • アンケートの配布タイミング

ちなみに、当社はZoomのウェビナーオプションを使って共催セミナーを実施しています。Zoomのウェビナーオプションを使ったウェビナーの実施方法は、「Zoom「ウェビナーオプション」の、おすすめ設定を公開します」にまとめております。あわせてごらんください。

開催日

開催日はできれば「火曜〜木曜」に設定するとよいでしょう。調査データによると、「火曜〜木曜」は、集客しやすい曜日と言われているためです。

加えて開催日は、セミナー後フォローのために、社内の手が空いている人員をみて決めましょう。当社は、開催日の翌日以降に営業がフォローするリソースがあるかを確認するようにしています。

共催セミナーの初回MTGの確認事項:その他

ここまでの章は、テーマごとに分類して共催セミナーの初回MTGの確認事項をお伝えしました。この章では、テーマには分類できない細かい初回MTGでの確認事項をご紹介します。

共催先との最適な連絡手段を決める

共催先との連絡手段は、大きく「メール」か「チャットツール」の2つあります。

当社は、多くの場合「Slack」や「Chatwork」などのチャットツールを使っています。2021年8月時点ではSlackやChatworkは無料で登録できます。

チャットツールは、メールのように定型的な文章を作成する必要がないので、ラフなコミュニケーションを取れます。文章の作成の手間や心理的ハードルを考えると、私たちはチャットツールを使うことを推奨します。

ただ会社によっては、メールの方が連絡が取りやすいケースがあるので、適宜話し合いながら決めましょう。

フォームを作成する場合、個人情報保護方針をいただく

LPや外部集客サイトのフォームでセミナー申込を受け付ける場合、各社の個人情報保護方針やプライバシーポリシーをフォームに記載する必要があります。

当社では、下記のように個人情報保護方針をフォームに記載しています。ご参考ください。

取得した個人情報は〇〇株式会社、株式会社△△において、イベントや商品・サービスご案内、及び営業活動などを目的として利用させていただきます。

■〇〇株式会社 個人情報保護方針
URL:https://〜〜〜〜

■株式会社△△ 個人情報保護方針
URL:https://〜〜〜〜

初回MTGの議事録をとる

私たちは、初回MTGで決まったことや今後のTodoを覚えておくために議事録を取ることをおすすめします。

議事録には、下記の3つを記載しておきましょう。

  • 決まったこと
  • 決まっていないこと
  • 今後のTodo

そして、できれば共催先に議事録を共有しましょう。お互いにMTGで決まったことや決まっていないことなどの認識に相違がないかを確認するためです。

議事録の取り方については、「議事録の取り方を徹底解説|これだけでわかる入門編」でまとめている。あわせてごらんください。

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