SFAとExcel、営業管理に向いているのは？メリットや特徴をまとめました

SFAとExcelで営業管理をする際の違いを知りたい営業担当者さまに向けて、それぞれの特徴、メリットやデメリットを解説します。

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営業管理の目的

営業管理の目的は、営業情報の可視化です。顧客情報や各担当営業が持つ案件数や案件の進捗を可視化すると以下のような効果があります。

• 営業プロセスの標準化
• 報告作業の効率化
• 改善点（ボトルネック）の把握

営業情報を可視化すると、営業プロセスの標準化ができます。それにより担当者の間でお客さまとの最初の接点（リード獲得）から受注に至るまでに踏むべき過程の認識を合わせられ、営業の属人化が防げます。

また営業担当者が案件の情報や商談の記録を逐一報告する必要がなくなり、営業活動の効率化につながります。

さらに、営業プロセスのどの段階で失注する傾向があるのかわかり、ボトルネック改善に役立ちます。

SFAとExcelの違い

SFAとEcxelで営業管理した場合の違いをくわしく説明します。

Excelのメリット

Excelのメリットは「費用がかからないこと」と、「使い始めるハードルが低いこと」です。

すでに仕事でExcelを使用している場合は、新しく導入する費用がかかりません。また馴染みが深いアプリのため、使い始めるハードルが低いでしょう。

Excelのデメリット

Excelで営業管理する際のデメリットは大きく分けて６つあります。

１：情報量が増えると、ファイルが重くなる

営業で管理する情報量は膨大です。会社名、業種、顧客名、営業担当者、商談の記録、接触の記録など多岐に渡ります。それらをすべてExcelのファイルで管理するとデータ量が多く、ファイルが重くなり、操作に時間を要してしまいます。

２：同時編集が難しい

Excelは複数人の営業担当者が同時に編集することには向いていません。Ecxelのデータは営業担当一人ひとりのPCにダウンロードする必要があるためです。

３：最新版の管理が大変

Excelは情報が自動で反映されません。そのため営業担当者が情報を手入力する必要があり、Excelファイルの更新が都度必要になります。

４：関数や数式を使うと、新しい項目の追加が難しい

Excelでは関数や数式を用いてデータを管理できます。しかし、新たに項目を作るとなると、新しく関数や数式を反映させる必要があり、手間がかかります。

５：データの抽出の自由度が低い

前述した通り、営業で管理する情報量は膨大です。たとえば、営業担当者別、会社別、業種別などの条件で案件を検索したい場合、Excelではセル内の文言で検索する必要があり、欲しいデータがすぐ見つかりません。

６：管理方法次第では、情報漏洩に繋がりやすい

Excelのデータは、PCのローカルに保存されます。営業担当がExcelのファイルをダウンロードした状態でPCを紛失するなど、お客さまのデータが流出する恐れがあります。

SFAのメリット

SFAは、データの検索や分析に最適化されているツールです。メリットは大きく分けて３つあります。

１：知りたい情報へのリーチがかんたん

一目でわかりやすい画面なので、知りたい情報をかんたんに検索できます。顧客別や会社別など、さまざまな条件で検索できます。

２：データ抽出・分析がかんたん

SFAは、データの分析もかんたんです。以下の図のように、SFAに登録された情報をもとに、営業の売上実績・受注実績・ステージ別推移がグラフで表示されます。担当者は、手動でデータを集計しグラフを作成する手間を省けます。

３：同時編集ができる

SFAはデータ入力を複数人で同時に行えます。また、SFAはクラウド上でデータを管理するため、PCのローカルにデータをダウンロードする必要がありません。

SFAのデメリット

SFAのデメリットは、導入のハードルが高いことです。SFA導入には費用がかかります。また営業担当者が使いこなし、現場に定着するまでに時間がかかるケースもあります。SFAのデメリットを最小限にするには、費用や使いやすさが自社に適したSFAを導入する必要があります。

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