展示会のお礼メールの書き方と活用法〜営業案件につなげるために〜

展示会の出展は、リードを獲得するための有効な手段の1つですが、ほかのマーケティング施策よりも準備が大変で、多くの予算を必要とします。

展示会で獲得したリードを、売上に結びつけるためには、展示会の後にお礼メールをお送りし、来場者とよい関係を築いてゆくことが重要です。

みなさまは、どのような展示会のお礼メールを送られていますか。

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展示会のお礼メールを送る目的

展示会のお礼メールは、来場者とよい関係を築くことを目的にしましょう。少しでもあなたの会社や製品のことを好きになっていただく、そんな気持ちで展示会のお礼メールを書いていましょう。

BtoBマーケティングの展示会では、来場者のうち70%は、情報収集や勉強が目的で来場していることがわかっています(当社調べ)。つまり、今すぐに商品の購入を検討していただける、「今すぐ客」はほとんどいないということです。

展示会のお礼メールとして、「今すぐ客」ではない来場者に、頻繁に営業目的のメールを送ったり、強引な勧誘をしたりすれば、お客さまはあなたの会社にマイナスイメージを持つでしょう。

展示会のお礼メールを送る対象者に今すぐ買っていただけそうになくても、長期的な目線を持つことが重要です。

展示会のお礼メールを書くときの3つのポイント

来場者とよい関係を築くために気をつけたい、展示会のお礼メールを書くときの3つのポイントをご紹介いたします。

1.展示会のお礼メールでは、共有した体験にふれることから始める

展示会のお礼メールでは、来場者があなたのブースで体験したことにふれましょう。あなたのブースの展示内容を思い出していただきつつ、その興味関心を高めるための内容を書きましょう。

来場者は展示会で数多くのブースを見て回り、たくさんのお礼メールを受信するでしょう。中には同様の製品を扱うブースをいくつも回っているという場合も考えられます。

そんな時、来場者はあなたの会社から送られてきた展示会のお礼メールと、あなたのブースとが結びつかなかったり、別のブースの企業と混乱してしまったりすることもあります。

お礼メールで共有した体験に触れて、来場者にあなたの会社がどんな展示をしていたのかを思い出していただきましょう。

小規模な展示会であれば、来場者が、あなたのブースで説明員や営業担当と会話した場合、会話の中で共有したことや、来場者がブースの展示内容に興味を持った背景にふれるのもいいでしょう。

2.展示会のお礼メールでは売り込みや宣伝を控える

展示会のお礼メールでは、来場者に、必要以上に売り込みや宣伝をすることは避けるべきです。来場者のほとんどは「今すぐ客」ではないからです。

「今すぐ客」ではない来場者は、自社の売り込みや宣伝を求めていません。展示会のお礼メールを配信停止されないように、自社の売り込みや宣伝を控えたものを送りましょう。

では、売り込みや宣伝をしないのならば、どのような内容のお礼メールを送ればよいのでしょうか。答えは、「お客さまのニーズ」に隠されています。

「今すぐ客」ではない来場者に対しては、営業活動の前にリードナーチャリングが必要です。

リードナーチャリングとは、日本語では「見込み客の育成」などと訳されます。獲得したリードに対し、継続的にコミュニケーションをとることで、購買意欲を段階的に高めていくことをリードナーチャリングと言います。

展示会のお礼メールだけではなく、リードナーチャリングでも、売り込みや宣伝をなるべく避けて、お客さまのニーズを満たす、「欲しい情報」を提供することで、よい関係を築くことを意識しましょう。

リードナーチャリングに関してさらに詳しい情報は
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3.展示会のお礼メールはかんたん、かつシンプルに書く

展示会のお礼メールはできるだけかんたん、かつシンプルな内容を書きましょう。本文の長さは、スクロールなしでお礼メールの全文が読める程度がおすすめです。

お客さまは、情報が多く長いメールだと、途中で読むのをやめてしまうからです。展示会のお礼メールをシンプルな内容にすると、お礼メール内のリンクのクリック率が上がるというメリットもあります。

展示会のお礼メールの効果を高める3つの工夫

これまでは、展示会のお礼メールを書くときのポイントをご紹介しました。ここからは、展示会のお礼メールを起点に来場者とよい関係を築くための工夫を、3つご紹介いたします。

1.展示会のお礼メール専用のコンテンツを準備する

展示会のお礼メールとは別に、展示会のブースでの展示内容をまとめたWebページやブログの記事を用意しましょう。別に記事を用意することで、展示会のお礼メールの本文をシンプルにできます。

展示会のお礼メールにリンクを貼り、リンククリックの有無を調べることで、来場者の興味関心の度合いを知ることもできます。

これらのコンテンツは、展示会のお礼メールだけではなく、展示会のフォローを目的にしたリードナーチャリングでも積極的に活用していきましょう。

2.展示会のお礼メールで興味関心の度合いを確かめる

展示会のお礼メールは送るだけではなく、来場者が展示会のお礼メールを開封したか、展示会のお礼メール内のリンクをクリックしたかなどを調べましょう。

展示会のお礼メールの開封率やクリック率を調べることで、来場者があなたの会社や製品にどのくらい興味や関心を持っているかがわかります。来場者の興味関心の度合いや購買意欲の高さに合わせて、フォローアップをはじめましょう。

3.展示会のお礼メールからフォローアップを始める

展示会のお礼メールを出したタイミングから、フォローアップをはじめましょう。展示会のお礼メールを開封したり、展示会のお礼メール内のリンクをクリックしたりした来場者には、リードナーチャリングを開始しましょう。

展示会のお礼メールを開封したり、リンクをクリックしたりした来場者は興味関心の度合いが高いと考えられます。

興味関心が高い来場者へ送るメルマガでは、来場者が実際の活用シーンをイメージできるような活用事例を紹介するとよいでしょう。来場者に「この会社の製品でうちの課題を解決できそうだな」と思っていただくことが目的です。他にも、セミナー・個別相談会への誘導などの施策も有効です。

展示会のお礼メールを開封していない来場者であれば、ノベルティをもらうだけのために名刺交換をした可能性もあります。そのような来場者は一見すると、将来お客さまになる可能性は低いように思われます。しかし、タイミングが変われば商談に発展する可能性もありますので、忘れずにリードナーチャリングの対象にしておきましょう。

将来、お客さまになる可能性の低い来場者でも、あなたの会社や製品の状況などを伝えたり、ソーシャルメディアへと誘導したりするなど、つながりを維持していきましょう。

来場者に、お客さまになっていただけなくても、好意を持っていただければ会社や製品のブランディングに貢献していただけるかもしれないからです。

将来、お客さまになる可能性の低い来場者には、日々の業務に役立つような情報を提供するメルマガの配信を行い、課題に気づいていただけるように促しましょう。

展示会のお礼メールの後は、そのままメーリングリストに入れてメルマガを送信するというフォローアップも考えられます。

その場合は、展示会のお礼メールの中にも、オプトアウト(配信停止)用のリンクをかならず設定しましょう。メルマガなどの商用メールは、受信者が望めば配信停止できるようにすることを特定電子メール法定められています。

オプトアウト用のリンクを設置することで、「展示会のお礼メールを開いてはみたものの、会社にも製品にも興味はない」来場者をフィルタすることもできます。

不要なメルマガが届くのは、受信者にとってストレスです。さらにそのメルマガがオプトアウトできないと、受信者からの信頼を失ってしまい、あなたの会社にマイナスイメージを持ってしまうこともあります。

あなたの会社や製品に興味のない来場者をフィルタすることで、お客様からの信頼を失ったり、マイナスイメージを持たれたりすることを、前もって防げます。

展示会お礼メールの文例

展示会のお礼メールの文例をご用意いたしました。必要に応じて、書き換えなどをしてお使いください。

件名:◆○☓展示会ご来場のお礼◆
<ABC株式会社>
<来場者氏名> 様
平素よりお世話になっております。
先日は、大変お忙しい中「○☓展示会」にて弊社のブースへと
お立ち寄りいただき、誠にありがとうございます。弊社の△□ソリューションはいかがだったでしょうか。
私は当社(株式会社XYZ)の展示ブースの総括を務めました(氏名)と申します。
当日はご説明がいたらなかった点もあったかと思いますが、ご容赦いただけますと幸いです。
展示商品に関してご意見やご不明な点がございましたらお問い合わせください。
まずは略儀ながら<来場者氏名>様のご来場のお礼を申し上げます。
当社ブースでの展示製品一覧:
◆製品・サービス名
商品のホームページ
当社ブースの展示に関連する記事:
◆「発案者に聞く!△□ソリューションが生まれるまで」<コンテンツのリンク>
各製品の資料請求やデモのご要望がございましたら、
このメールにご返信いただくなど、お気軽にご連絡くださいませ。
引き続き、よろしくお願いいたします。

(氏名)
(株式会社XYZ)
(連絡先)

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