「日報は超シンプル」なのに テレワークのコミュニケーションが円滑に

みなさま、こんにちは。
マケフリ編集部の鈴木(すずき)です。

テレワークとオフィスワーク、一番の違いはなんでしょうか。

私は「なんとなく」の有無だと考えています。

「なんとなくわからないから少しだけ聞いてみよう」
「あの人なんとなく体調悪そう」

対面では当たり前になっていた「なんとなく」が、テレワークだと掴みづらいですよね。だからといって、テレワークでがんじがらめの管理はうっとうしいものです。

私たちは「超シンプルな日報」でテレワークでも「なんとなく」の把握を実践しています。

テレワークでも業務効率を減らさずに楽しく業務に励める施策は、「テレワークでもコミュニケーションを確保する、チャットツールでできる6つの事例」にて詳しくご紹介しています。

※2021年3月24日配信

体調は「晴れ」テレワークにおすすめの超シンプルな日報

私たちはテレワーク中、以下の項目とともにSlackで出勤報告しています。

  • 本日実施する予定の業務内容
  • 今日の体調(晴れ/曇り/雨)
  • 今日の気分(晴れ/曇り/雨)
  • 今日のひとこと

顔の見えないテレワークでは、同僚の体調や心境の変化には気づきません。

報告する側からしても「体調が悪い!」と堂々と言うのは勇気がいります。「よい」「悪い」ではなく、調子を天候になぞらえることで、気軽に報告できるのです。

曇りや雨だった同僚がいれば、「なんとなく」気遣う雰囲気ができます。

「今日のひとこと」は大事な雑談メーカー

「業務中の雑談」と聞くと「けしからん!集中しろ!」と思われるかもしれません。

もちろん行き過ぎた雑談は注意の対象です。しかし、雑談がゼロでは、どうにも息苦しい業務になります。

オフィスワークでは、お茶を淹れる時の立ち話や、質問後のちょっとしたおしゃべりがありました。テレワークではそういった雑談がなく、だんだんと同僚との距離が遠くなります。

距離が遠くなると、「なんとなくの質問」やちょっとした意見交換がしづらく、業務にも支障が出ます。

「今日のひとこと」は、雑談のきっかけに役立ちます。

毎日の「今日のひとこと」は、意外なメンバーとの共通の趣味が発覚したり、たまたま同じ本を読んでいたことがわかったりと、ちょっとしたエンタメになっています。

日報、こんなにシンプルで大丈夫?

私たちが日報制度をシンプルにできている理由は、常にチーム内での情報共有が徹底されているからです。

リモートでもオープンなコミュニケーションを心がけていれば、自然とチームメンバーの仕事進捗状況がわかり、厳密な日報を提出する必要が無くなります。

社員をがんじがらめにしないで、それでも社員の状況が把握できる仕組みは「テレワークでもコミュニケーションを確保する、チャットツールでできる6つの事例」にて詳しくご紹介しています。