展示会案内メールに書く内容と例文|基本〜応用まで

展示会の案内メールを書くことになったご担当者さまに向けて、この記事では

「わざわざ自社で展示会の案内メールを送る必要ってある?」
「そもそも展示会の案内メールには何を書けばいいの?」

などの疑問にお答えします。

私たちの展示会出展経験をもとに、担当者が押さえておきたい展示会案内メールの基本から、より集客UPを目指す展示会案内メールの応用までくわしくご紹介します。

展示会の案内メールを送る目的

展示会の案内メールを送る目的は、お客さまにあなたの会社の展示会出展をお知らせし、自社ブースの集客につなげるためです。

ここでいうお客さまとは、既に製品やサービスを購入した「既存客」だけではありません。まだ購入にいたっていない「見込み客」も含む、自社のデータベースに名刺情報があるすべてのお客さまが対象です。

展示会の来場者の多くは、限られた時間で効率よく回るため、あらかじめ立ち寄るブースを決めて「立ち寄りリスト」を作ります。案内メールを送付することで、お客さまの立ち寄りリストに入る可能性が高まり、自社ブースへの集客向上につながります。

展示会の案内メールに書く内容と送る時期

この章では、担当者が押さえておくべき展示会の案内メールに書く内容と送る時期に加えて、+αで知っておきたい案内メールの工夫も併せてご紹介します。

展示会の案内メールに書く内容

展示会の案内メールには、少なくとも以下の項目を書きましょう。

・展示会日時
・展示会会場の場所
・自社の出展ブースの場所
・展示会会場へのアクセス方法
・参加費用の有無
・展示内容
・問い合わせ先

展示会の案内メールには「展示会会場の場所やアクセス方法」を忘れずに書きましょう。展示会会場の地図を添付すると、来場者は迷わず展示会場にたどり着けます。

展示会の案内メールには来場のメリットを書こう
来場者に「このブースに行きたい」と思っていただけるよう、来場のメリットを書くのをおすすめします。来場のメリットには「ノベルティの配布」「相談会・体験会の実施」などがあります。

参考:展示会の案内メールで個別相談の予約を受け付けよう

展示会では、来場者に個別で自社サービスを説明するケースがあります。個別での説明や相談を行う場合、事前に展示会の案内メールで、個別相談の予約を受け付けましょう。

展示会の案内メールで、個別相談の予約を受け付けるメリットは次の2つです。

個別相談の予約を受け付けるメリットは「当日の説明員各自の動きを管理しやすくする」「来場者のニーズを前もって知れる」の2点です。

展示会の案内メールでの予約受付では、個別相談の予約フォームを作成し、リンクを添付しましょう。来場者にとって、返信で予約するよりも、予約フォームから登録するほうがかんたんだからです。

展示会の案内メールを送る時期

展示会の案内メールは、展示会の開催1ヶ月前から2週間前に送付しましょう。2週間を切ってしまうと、お客さまの予定が既に埋まっている可能性があります。

展示会の案内メールの例文

展示会の案内メールの例文をご紹介します。案内メールを作成する際に、ぜひご参照ください。

件名:△△△△展示会のXXXデモのご案内

株式会社ABC
○○ 様

平素よりお世話になっております。株式会社XYZの□□でございます。
弊社は<会場場所>にてY月Z日より開催されます△△△△展示会に弊社ブースを出展する運びとなりました。

展示では、既存の<製品1>の体験会に加えて、新製品の<製品2>の実演デモを行っております。今年は<得意領域など>に趣向をこらして社員で力を合わせて準備いたしました。みなさまお誘い合わせの上、是非足をお運びいただきますようお願い申し上げます。

——記——
△△△△展示会のXXXデモのご案内

展示会名称:<参加する展示会の名称>
日時:
場所:<住所や地図>
弊社ブース位置:<あなたのブースの位置>
アクセス:<最寄り駅とそこからの行き方など>
参加費用:<有料・無料か、有料ならいくらか>
展示内容:<あなたのブースの展示内容>

問い合わせ先:担当<営業担当者>
電話03-0000-0000

以上

株式会社XYZ
□□ 太郎
tel: 090-0000-0000

応用編:展示会の案内メールを属性に応じて送り分けよう

展示会の案内メールは、「既存客宛て」と「見込み客宛て」で送り分けるのをおすすめします。お客さまの属性に応じて最適な案内メールを送付することで、集客強化につながるためです。

既存客への展示会の案内メールに書く内容と送信担当者

既存客とは、すでにあなたの会社と取引のあるお客さまです。既存客を展示会に招待する理由は、関係強化のためです。既存客とよい関係を保ち、より長く、あなたの製品やサービスを使っていただくと、LTVが高まります。

既存客向けの展示会の案内メールには、展示会であなたの会社の製品やサービスの「新機能や新製品の紹介」「活用法の紹介」を行うことを書きます。

既存客への展示会の案内メールは、営業担当者もしくはサポート担当者から送りましょう。過去に接触のあった担当者からのメールのほうが、マーケティング担当者が送付するよりも開封していただけるからです。

なお、展示会の案内メールや展示会後フォローに役立つツール「マーケティングオートメーション(MA)」を活用すると、一斉配信の展示会の案内メールでも、差出人名や本文中に営業担当者名やサポート担当者名を差し込めます。営業担当者やサポート担当者が個別に送ったメールのように見せられるため、負担軽減につながります。

見込み客への展示会の案内メールに書く内容と送信担当者

見込み客は、住所やメールアドレスなどの名刺情報を獲得しているものの、まだ取引を行っていないすべてのお客さまのことです。

見込み客の中でも、さらに「自社サービスへの興味関心が高い見込み客」と「情報収集レベルの見込み客」に分類して案内メールを送付しましょう。見込み客の自社サービスへの興味関心の度合いは、「メルマガオウンドメディアの登録者か」「過去に問い合わせがきたことがあるか」などで把握します。

興味関心が高い見込み客への展示会の案内メールには、製品・サービスのデモや体験会の有無、担当者からの詳細な説明があることを「来場のメリット」として記載しましょう。

一方、まだ情報収集レベルの見込み客へは、自社サービスがお客さまの業務に役立つ旨の情報をメインにお伝えしましょう。たとえば、

  • 自社サービスはどのような業務上の課題を解決できるのか
  • 業務上の課題を解決するためには他にどのような解決策があるのか

などがあげられます。その上で、展示会への来場で、さらに情報を提供できるということを「来場のメリット」として記載します。

参考:よりくわしく見込み客の興味関心度合いを知るには、MAが役立つ

マーケティングオートメーション(MA)を使うと、お客さまの「メール配信への開封有無」や「Web上の行動履歴」がわかります。これらをもとに、根拠を持って興味関心の度合いを把握できるようになります。

MA上でメールの開封や自社Webサイトへのアクセスがわかり、見込み客の興味関心度合いがわかる

1冊で丸わかり。展示会から商談につなげる工夫

展示会は、既に名刺情報を獲得しているお客さまとの関係構築に加えて、新規リード情報の獲得(リードジェネレーション)・商談化につなげる機会になります。

「せっかく時間と費用をかけて出展するなら、1件でも多く商談につなげたい」という気持ちのご担当者さまも多くいらっしゃるでしょう。

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