ウェビナー運営を効率化する9つの工夫|たった3名で月20回開催する方法

ウェビナーの開催回数を増やすとき、どうしても気がかりになるのは、ウェビナー運営業務の負担です。月20回以上のウェビナーを3名体制で運営している私たちマケフリ編集部も、ウェビナー運営業務の効率を少しでも上げるべく、日々試行錯誤してきました。

この記事では、実際に効果のあった、ウェビナーの運営効率を上げる工夫を紹介します。

「限られた人数でウェビナーの開催回数を増やしたい」「ウェビナー運営の効率を上げたい」と考えているウェビナー担当者さまの参考になれば幸いです。

ウェビナーの運営を効率化するための3つの着眼点

ウェビナー運営を効率化したい場合、普段の業務の「自動化」「定型化」「削減」に取り組んでみてください。私たちは、ウェビナー運営の効率を上げるために、下記の順番で運営業務を見直しました。

  1. 自動化できる運営業務を自動化する
  2. 自動化できない運営業務をできるだけ定型化する
  3. 必要でない運営業務は削減する

この記事では、3つの着眼点の元に取り組んだ9つの工夫を1つずつお伝えします。

1:自動化できる運営業務を自動化する

まず、普段行っている運営業務の中で、自動化できる業務がないか検討してみましょう。イベント管理ツールやウェビナー配信ツール、セミナー集客サイトの機能を利用すれば、運営業務の一部を自動化できます。

参考までに私たちは、セミナー管理機能を備えたマーケティングオートメーション「Kairos3」とZoomを使ってウェビナーを運営しています。

この章では、自動化によって効率化できる運営業務をご紹介します。

ウェビナー運営メールの送信

メール送信の自動化は作業時間を削減できるだけでなく、送信漏れも防げるため、運営の効率化のために真っ先に検討するタスクです。

私たちは、ウェビナーの開催前〜開催後までに送る5種類のメールの送信を、マーケティングオートメーション「Kairos3」を使って自動化しています。

Zoomや、一部のセミナー集客サイトでもメールの自動送信ができるので、まずは現在ご利用中のサービスで自動化できるメールはないかを確認しましょう。

ウェビナーの出欠結果の登録

ウェビナーの出欠結果を1名ずつ手動で登録する作業は、参加者が多いほど時間がかかります。「出席した方を間違えて『欠席』と登録してしまった」といったミスも起こりえます。

私たちの出欠登録方法は、Zoomの「参加者レポート」機能で出席者一覧のファイルをダウンロードし、Kairos3にアップロードするだけです。この方法は、全員の出欠結果を一度に自動で登録できるので、素早く、かつ登録ミスも起こりません。ウェビナー終了後10分以内には、出欠登録が完了します。

出欠結果を速く正確に登録できることで、ウェビナー終了後すぐにお客さまのフォローを開始できます。

Zoom「参加者レポート」のダウンロード方法を知りたい場合は
Zoomの「レポート」機能を使えば、ウェビナーの参加者情報や質疑応答の内容を、CSVファイル形式でダウンロードできます。「Zoom「ウェビナーオプション」の、おすすめ設定を公開します」の記事内「参考:「参加者レポート」のダウンロード手順」にてご紹介しています。あわせてごらんください。

ウェビナー参加後の対応

私たちは、ウェビナー後のアンケートの回答結果に応じて、お客さまへのフォロー方法を変えています。たとえば、アンケートに「製品資料が欲しい」とご回答いただいた参加者には、メールで製品資料をお送りしています。

しかし、「製品資料が欲しい」と回答した参加者を毎回抽出し、一通ずつ手動でメールをお送りするのは大変です。

マーケティングオートメーション「Kairos3」は、アンケートの特定の回答者にのみ、特定のメールを、自動でお送りできます。つまり、アンケートで「製品資料が欲しい」とご回答なさった参加者に、自動で製品資料をお送りできます。

イベント管理ツールの中には、アンケートの回答結果に応じて、自動でメールを送信できるツールもあります。現在ご利用中のツールで実施できないか、確認してみましょう。

ウェビナー参加者を顧客に変えるアンケートの工夫
ウェビナー後のアンケートについては「ウェビナー後のフォローの課題は「アンケートの工夫」で解決!アンケートの回収率を上げる方法もご紹介」にまとめました。ウェビナー後のフォローのポイントについて知りたい場合は、ぜひごらんください。

2:自動化できない運営業務を定型化する

自動化できない運営業務を、できるだけ定型化しましょう。

ここでの「定型化」とは、「いつでも、誰でも、同じように」運営業務を実行できる体制を作ることです。たとえば、お問い合わせへの返答をテンプレート化したり、抜け漏れがあってはいけない運営業務をマニュアル化することは、「定型化」と言えます。

作成したテンプレートやマニュアルを運営メンバーで共有すれば、作業時間が短縮でき、属人化しない運営ができます。マケフリ編集部では実際に、入社2週間のメンバーでも一連の運営業務を覚えられました。

ウェビナー開催時に多いお問い合わせをテンプレート化する

ウェビナー運営には、お客さまからのお問い合わせがつきものです。ウェビナーの開催回数を増やすと、お問い合わせをいただく回数も増えます。

「このお問い合わせにはこう対応する」というテンプレートがあれば、お問い合わせのたびに文面を作成したり、どう対応すべきか悩む必要がなくなります。実際に私たちは、お問い合わせのテンプレートを作成して以来、お問い合わせ対応にかかる時間が1件あたり2〜3分削減できました。

ウェビナー運営では、以下のようなお問い合わせをよくいただきます。

ここでは、お問い合わせ対応のテンプレートを2つご紹介します。

お問い合わせ内容:「ウェビナーの申し込みをキャンセルしたい」

(会社名)
(お名前)さま

お世話になります。
△△セミナー事務局の〇〇です。
この度はご連絡をいただき、ありがとうございます。

セミナー参加お申し込み取り消しとのこと、承りました。
同内容のセミナーは通年を通して開催しております。

〇〇セミナー
http://〜〜

また是非ご参加いただければ幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。

△△セミナー事務局
〇〇

お問い合わせ内容:「ウェビナーのURLが届いていない」

(会社名)
(お名前)さま

お世話になります。
△△セミナー事務局の〇〇です。
セミナーに関してお問い合わせいただきましてありがとうございます。

URLが届いていないとのことで、大変申し訳ございませんでした。
下記のURLよりご入室いただけますと幸いです。

———————————————–
URL:〜〜〜〜〜
———————————————–

何かご不明点などございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
何卒よろしくお願い申し上げます。

△△セミナー事務局
〇〇

今すぐ使えるウェビナーのお問い合わせテンプレート7種類
ウェビナー運営でよくあるお問い合わせと、コピペで使えるテンプレートをご紹介」の記事では、ウェビナー運営でよくいただくお問い合わせと、ご対応メールのテンプレートをシチュエーション別にご紹介しています。あわせてごらんください。

参考:お問い合わせを減らす工夫も大切

よくいただくお問い合わせは、裏を返せば、多くの申込者が疑問を感じる箇所でもあります。

いただいたお問い合わせへの対応をテンプレート化すると同時に、事前に申込者の疑問を解消し、いただくお問い合わせの数を減らす工夫もしましょう。

私たちの場合は、よくあるお問い合わせへの回答を、以下の方法でお客さまへお伝えしています。

  • 開催「前」によくいただくお問い合わせへの回答を、受講票やリマインドメール、セミナー集客サイトのLPに記載する
  • 開催「後」によくいただくお問い合わせへの回答を、ウェビナー冒頭のスライドで伝えたり、講師がアナウンスしたりする

これにより、「セミナー資料が欲しい」「Zoomの入室方法がわからない」といった、多くいただくお問い合わせが減りました。

お問い合わせ対応以外の運営タスクをマニュアル化する

ウェビナーの運営では、準備、ウェビナー当日、運営後まで、自動化できない運営業務も多くあります。すべての作業を詳細に覚えておくのは難しく、

「次は何をすればいいんだっけ?」
「忘れていることはないだろうか?」

という事態に陥りがちです。

ウェビナーにまつわる作業は、すべてマニュアルにまとめておきましょう。

運営業務のマニュアルがあれば、不明点を調べる必要がなくなり、ミスも減らせます。また、マニュアルは業務のお手本にもなりえるので、セミナー運営経験の浅いメンバーでも、すぐに一連の運営業務ができるようになります。

下記は、私たちの「ウェビナー運営マニュアル」に記載している項目の一例です。

  • ウェビナー日程の決め方と社内相談フロー
  • 各セミナー集客サイトの利用方法と掲載スケジュール
  • リマインドメールの配信予約方法
  • Zoomにおけるウェビナー時の権限設定
  • ウェビナー参加者の出欠管理の方法

作成したマニュアルは、運営メンバー全員が使えるように共有しましょう。ちなみに私たちは、Googleドキュメントでマニュアルを作っています。マニュアルを更新した際も、最新版をすぐにチーム全員に共有できるためです。

「作ること」が目的にならないマニュアルの作り方を知りたいなら
業務のほとんどをマニュアル化している、私たちマケフリ編集部のマニュアルの作り方を「「使いやすい!」と褒められる、業務マニュアルの作り方」にまとめました。「いざマニュアルを作ろうと思ったが作り方がわからない」というご担当者さまは、ぜひごらんください。

3:実はやらなくてもよい運営業務を削減する

毎回発生する運営業務の中で、「実はやらなくてよい」作業は思い切って削減しましょう。その運営業務の削減により、ウェビナーの集客数が減る、出席率が下がる、満足度が下がる、のようなマイナスの影響がないのであれば、その運営業務を続ける意味はありません。

この章では、「毎回やっていたけれど、やめてもなんの影響もなかった運営業務」をご紹介します。

ウェビナーの日時を書く場所を減らす

私たちはこれまで、「リマインドメール」「ウェビナーLP(ランディングページ)の概要欄」「セミナー集客サイトの自由記入欄」それぞれにウェビナー開催日時を記載していましたが、今はもう記載していません。

1度の開催であれば、日時の記載はそう大きな手間ではありません。しかし、ウェビナーを定期開催するとなると、開催回ごとに変わる日時を、毎回書き換えるのは大きな手間です。

もしもみなさんが、「日時の記載ミスがないかを毎回確認しながらリマインドメールをお送りしている」という状況なら、思い切って日時の記載をやめてみましょう。

具体的に私たちは、下記のように変更しました。

リマインドメールの日時の記載を辞める
ウェビナー前日と当日に送っていたリマインドメールに、日時の記載をしなくした。受講票で日時を記載しているので、リマインドメールでは、「受講票に記載された日時をご参照ください」とご案内した。
セミナー集客サイトの自由記入欄への日時の記載を辞める
セミナー集客サイトの自由記入欄に日時の記載をなくした。私たちが使っているセミナー集客サイトでは「セミナーの基本設定」の中に日時の選択項目があるため、自由記入欄に日時を手入力する必要はないと判断した。

実際に、ウェビナーの日時を書く箇所を減らしたことで、出席率が低下したなどの影響はありませんでした。

「定例開催ウェビナー」を使ってZoomのURLを同じものにする

Zoom上で1開催ごとにウェビナールームを作成すると、毎回異なるURLが生成されます。その結果、ウェビナーの開催回ごとに、運営メールやセミナー集客サイトのURL部分を書き換える運営業務が発生します。

ウェビナーURLからぱっと見でウェビナー日時を判断するのは難しく、「URLの書き換え業務」は運営担当者にとって大きなストレスでしょう。

現在私たちは1つのウェビナーを毎週、つまり月に4回ペースで開催していますが、URLはすべて同一にしています。そのおかげで、1開催ごとのURLの書き換え業務は不要になりました。

ウェビナーのURLを統一するには、Zoomの「定例開催ウェビナー」機能を使います。「定例開催ウェビナー」を利用すると、URL、ID、パスワードが同じウェビナールームが、定期的に複数作れるため、URLを書き換える業務を削減できるのです。

Zoomの「定例開催ウェビナー」は、以下の手順で設定できます。

  1. 「ウェビナーをスケジュールする」を選択
  2. 「定例開催ウェビナー」のチェックボックスにチェック
  3. 具体的な実施間隔や曜日、終了日を設定

「定例開催ウェビナー」のデメリットは、URL、ID、パスワードの流出リスクと、過去回の参加者が未登録状態で再視聴できることです。一度ウェビナーに参加した人が、ZoomのURL、ID、パスワードを保持したままとなるので、参加登録なくもう一度参加したり、知人にURLを教えたりできます。

しかし実際には、事前のお申し込み登録なしで参加なさる方は、せいぜい10開催に1名程度です。そのため、私たちは流出の可能性より書き換えの工数削減を選び、すべてのウェビナーのURLを統一しました。

Zoom「ウェビナーオプション」のおすすめ設定
Zoomの「定例開催ウェビナー」の作成方法や、特定の場面で効果を発揮する機能について「Zoom「ウェビナーオプション」の、おすすめ設定を公開します」にまとめました。Zoomの設定に不安のあるご担当者さまは、ぜひご参考ください。

運営効率を上げる「録画配信型ウェビナー」のすすめ

録画配信型ウェビナー」とは、録画した動画を使って実施するウェビナーのことです。録画配信型ウェビナーは、いわば、運営の効率をあげるための3つの着眼点「自動化」「定型化」「削減」をすべて満たす取り組みです。

マケフリ編集部では、2020年10月頃から録画配信型ウェビナーを一部実施しています。

運営効率を上げるために録画配信型ウェビナーがおすすめな理由

私たちは、以下の理由で録画配信型ウェビナーをおすすめしています。

  • 講師が毎回登壇する必要がない
  • プレゼンのクオリティを保てる
  • 開催スケジュールの自由度が上がる

録画配信型ウェビナーでは、講師の登壇が不要になり、講師の予定を考慮しなくてよいため、ウェビナーの開催候補日程を決めやすくなります。

録画配信型ウェビナーの準備とやり方

録画配信型ウェビナーを初めて実施する際には、準備が必要です。

  • ウェビナーを録画する
  • 必要に応じて編集する

録画した動画を今後も使い回すことを考え、録画時、講師は以下のことに気をつけましょう。

  • 開催当日の日付や時間帯に関する発言をしない
  • 録画時特有の状況について発言しない
  • 受講者のチャットや質問に反応しない
録画配信型ウェビナーの詳しい手順について知りたいなら
録画配信型の詳しい手順や当日のZoomでの操作方法は「録画配信型のウェビナーには罠がたくさん?失敗しない4つの手順と5つの工夫をご紹介」にまとめました。あわせてごらんください。

商談に繋がるセミナーの作り方や、ウェビナー運営が1から学ベる無料セミナー

マケフリ編集部では、「商談に繋がる 自社セミナーの作り方講座」を無料で定期開催しています。本セミナーは、ウェブで受講できるため、会場に足を運ぶ手間もかかりません。

  • セミナーの種類と目的を学び、自社に合ったセミナーを知る
  • 集客できるセミナーの傾向をデータでご紹介
  • 商談につながる「事後フォロー」の方法

セミナーでは、上記の内容をご紹介しています。セミナーの企画や運営にお悩みの担当者さまは、ぜひご参加ください。

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