展示会の準備でやるべき7つのこと

展示会は、イベントマーケティングにおいて、リードを獲得するための有効な手段の1つです。しかし、他のマーケティング施策よりも準備が大変で、コストがかさむといった特徴もあります。

今回は、「展示会の出展を決めたけど、どんな準備が必要なんだろう」という展示会担当者のみなさまの疑問にお答えします。

展示会の準備でやるべき7つのこと

展示会の準備では、7つのやるべきことがあります。

まずは、展示会の出展を企画をしましょう。

展示会の準備1:出展を企画する

展示会の準備は、出展企画から始まります。企画では、以下の5つのことを決めます。

まずは、展示会の出展目的を決めることから始めましょう。

展示会における最悪の失敗は、「なんとなく出展してしまい、成果が出なかった」という結果に終わることです。このような事態を避けるためには、出展目的を明確にし、優先順位を付けて展示会の企画を進めることが重要です。

「もっとも達成したい出展目的」を明確にすることで、展示会の目標数値やターゲット顧客、出展すべき展示会が決まります。

展示会の企画についてもっと知りたいなら
展示会の企画の5ステップに関して、詳しくは「展示会企画の始め方 | 5ステップで徹底解説」をご参考ください。

展示会の準備2:展示会主催者への申し込みと書類提出を行う

展示会の準備中は、主催者とのやりとりが発生します。主催者とのやりとりの内容は、大きく以下の3つに分類されます。

  • 出展申し込み
  • ブースの配置決め
  • 書類の提出・出展料支払い

展示会の多くは、出展申し込みの受付開始時期を、展示会開催日の1年前から6ヶ月前ごろに設定しています。出展の申し込み方法は、電話やメールなど展示会によりさまざまですが、入力フォームからの申し込みが主流になってきています。展示会の多くは、募集予定のコマ数が埋まり次第、申し込みを締め切ります。そのため、出展する展示会を決めたら、なるべく早く出展を申し込む必要があります。

ブースの配置決め方法は、出展する展示会によって異なります。申し込み時に先着順で選べるものもあれば、申し込み後の抽選で決める展示会もあります。ブースの配置を選べる場合、大通りに面したブースや角地などを選ぶのがおすすめです。主催者によっては、大通りに面したブースや角地のブースへの出展に、追加料金がかかることがあるので、申し込み時によく確認しましょう。

出展の申し込みをすると、主催者から提出書類と出展料振込先の情報が送られてきます。

多くの場合、提出書類や出展料支払いの締め切りは、開催日の4ヶ月前から2ヶ月前までに設定されています。書類の提出期限や出展料の支払い期限に間に合うよう、余裕を持って展示会の準備を進めましょう。

また、提出書類と一緒に、貸出し什器の案内が送られてくることがあります。申し込んだブースの付帯設備を確認し、必要な什器は申し込むようにしましょう。おすすめの貸出し什器は、パンフレットラックです。パンフレットラックを置いておくと、説明員が他の来場者の対応に忙しい時でも、来場者はパンフレットを手に取れます。パンフレットラックは、業種を問わず活用できる便利な什器です。

展示会の準備3:自社のお客さまを集客する

展示会の準備の際には、集客も忘れずに行います。展示会の集客のためには、案内状や招待状を、自社の顧客リストに送付しましょう。案内状や招待状を送ると、自社のブースを「立ち寄りリスト」に加えていただける可能性が高まるからです。

来場者の「立ち寄りリスト」に入れていただけると、充分な時間をかけて、来場者に自社や商材のご説明ができます。また、充分に来場者に、自社や商材のご説明ができると、詳しくヒアリングができ、展示会後のフォローのために充分な情報を得られます。

案内状や招待状の送付に合わせて、プレスリリースも出しておくとよいでしょう。プレスリリースとは、広報のために企業が報道関係者に向けて行う発表のことです。あなたの展示会出展がメディアに取り上げられると、さらに集客が見込めます。

展示会の案内状・招待状についてもっと知りたいなら
展示会の案内状の書き方・送り方の工夫については「展示会の案内状・招待状メールの書き方・送り方(例文つき)」にまとめています。よろしければご参考ください。

展示会の準備4:ブース施工・装飾業者と打ち合わせをする

展示会の準備では、ブース施工・装飾業者との打ち合わせも行います。ブースの施工や装飾には3つの方法があります。

  • 土間小間で申し込み、自社でブース施工・装飾会社を探し申し込む
  • 基礎小間で申し込み、自社で装飾する
  • 施工・装飾付きのプランで小間を申し込み、主催者にすべて任せる

展示会のブース施工会社に施工や装飾をお願いする場合は、展示会の4ヶ月前から2ヶ月前までに申し込みます。ブースの施工や装飾をワンストップで行ってくれる業者を探すと、打ち合わせが楽になり、担当者の手間が減ります。

展示会主催者に基礎小間で申し込み、自社で装飾する場合は、搬入・設営日に、設営を行います。自社で展示会の装飾をする場合、あらかじめ、のぼりやパネルなどの装飾物を制作しておきましょう。事前に装飾物を制作しておくと、搬入・施工日は、装飾物を設置するだけで済みます。

展示会ブースの装飾物は、通路から見やすい位置に設置します。展示会の装飾物には、情報を詰め込みすぎず、大きなキャッチコピーと、目に留まりやすい画像やイラストを添える程度にしましょう。

展示会の集客についてもっと知りたいなら
展示会の集客についてブースの装飾やレイアウト・当日の動きは「展示会の集客のコツ |準備から当日の動きまで徹底解説」にまとめています。よろしければご覧ください。

多くの展示会主催者は、ブースの施工・装飾付きプランを用意しています。主催者のブース施工・装飾プランは一見割高に見えます。しかし、貸出し什器がついてくることが多いため、必要な什器が多い場合、結果的に安く済むこともあります。

展示会の準備5:搬入搬出を手配する

展示会の搬入は、定められた搬入・設営日に行います。多くの展示会は、搬入・設営日を開催日の前日に設定しています。大規模な展示会の場合、搬入・設営日が、開催の前々日からに設定されていることもあります。

展示会の準備では、搬入日までに会場に搬入物が届くよう、余裕を持って手配を行うことが重要です。

展示会からの搬出は、閉会の後すぐに行います。展示会の閉会後に、速やかに搬出できるよう、あらかじめ送り状に搬出先を書いて持っていきましょう。

展示会の準備6:説明員とオペレーションを共有する

展示会準備では、当日のオペレーションを、動員予定の説明員と共有しておくことも重要です。

展示会当日の説明員にオペレーションを共有するために、事前に説明員の役割や説明内容に応じてトークスクリプトなどを用意しておきます。

展示会当日に、実演(デモ)を行う場合は、実演の練習を行いましょう。来場者は、実演を見ることで、あなたの製品を使用する具体的なイメージを持てます。また、実演は人だかりを作りやすいため、「あの人だかりは、何だろう」と、通りかかった来場者の興味を引くことができ、さらなる集客も期待できます。

展示会の準備7:設営と機材テストを行う

展示会の準備もいよいよ大詰めです。展示会の前日にブースの設営や機材のテストを行います。

展示会のブースを設営する際に、1つ注意点があります。それは、通路から中が見渡せるような、開放的なブースのレイアウトで設営することです。通路から中を見渡せないブースのレイアウトだと、来場者は「ブースに入りづらい、立ち寄りづらい」と感じるためです。また、展示内容が通路から見えないと、来場者に興味を持ってすらいただけません。

また、たとえ自社で装飾を行わず、装飾を業者に任せていたとしても、搬入・設営日にはかならず会場に向かいましょう。なぜなら、開催前日に、かならず機材のテストを行う必要があるからです。開催当日の機材テストでトラブルがあった場合、開場に間に合わない可能性があります。

展示会の搬入・設営日には、展示会当日に使う電子機器やネット環境、BGMや動画が正常に作動するかテストしてみましょう。