展示会の案内状・招待状メールの書き方・送り方(例文つき)

「展示会の案内状・招待状を送るのと送らないのとでは、ブース来場者が数十人単位で変わってくる」
私たちは、私たちの展示会出展経験からこのように考えていますし、みなさんにも当てはまると思います。

とはいえ、
「わざわざ自社で展示会の案内状・招待状を送る必要ってある?」
「そもそも展示会の案内状や招待状には何を書けばいいの?どうやって送ればいい?」
といった疑問をお持ちの展示会担当者も多いはずです。

この記事では、展示会出展でお客さまと関わる中で得た知見をもとに、そんなお悩みを解決します。5分くらいで読めますので、展示会の案内状や招待状の書き方・送り方をマスターして、集客アップを目指しましょう。

展示会で案内状・招待状を送る目的

展示会出展が決まったら、案内状や招待状を送りましょう。

展示会の案内状や招待状を送る目的は来場者に、あなたの会社の展示会出展を知っていただき、「来場者の立ち寄りリストに入れていただく」ためです。

ここでいう来場者とは、「展示会の参加を考えていて、自社のデータベースに名刺情報があるすべてのお客さま」を指します。

来場者に、あなたの会社の展示会出展を知っていただいていなければ、ブースへの集客にはつながりません。

その理由は、来場者の「立ち寄りリスト」にあります。

多くの来場者は、限られた時間で効率よく回るため、あらかじめ立ち寄るブースを決めて「立ち寄りリスト」を作っています。展示会の来場者に、あなたの会社のブースに立ち寄っていただくためには、「立ち寄りリスト」に入れていただかなくてはなりません。

来場者が、あなたの会社の出展を知らなければ、その展示会に参加する予定があっても、あなたのブースに立ち寄っていただけないかもしれません。

また、もしも来場者が展示会場内であなたの会社のブースに気づいて、立ち寄ったとしても、本来立ち寄りを予定していなかったブースですから、充分に見学の時間をとってはいただけないでしょう。

来場者が充分に見学できないほど、滞在時間が短いようであれば、展示会に来ていただいても意味がありません。

来場者に、充分に見学いただける時間をとっていただくために、展示会の案内状や招待状で、あなたの会社の出展をお知らせして、来場者の「立ち寄りリスト」にあなたのブースを入れていただきましょう。

展示会の案内状・招待状の書き方

前の章では、展示会の案内状や招待状を出して、来場者にあなたの会社の出展をお知らせすることが重要だとお伝えしました。

この章では、
「じゃあ、展示会の案内状・招待状ってどんなことを書けばいいの?」
という疑問にお答えします。

展示会の案内状・招待状には展示会会場の場所や出展ブースを忘れずに書く

展示会の案内状や招待状には、少なくとも以下の項目を書きましょう。

  • 展示会日時
  • 展示会会場の場所
  • 自社の出展ブースの場所
  • 展示会会場へのアクセス方法
  • 参加費用の有無
  • 展示内容
  • 問い合わせ先
  • 展示会の案内状や招待状には「展示会会場の場所やアクセス方法」を忘れずに書きましょう。展示会会場の地図を添付すると、来場者は迷わず展示会場にたどり着けます。

    さらに、展示会の案内状や招待状には「あなたの出展ブースの場所」も明記しましょう。展示会の入場口で会場内の地図をもらったときに、来場者はすぐにあなたのブースの位置を把握できます。

    展示会の案内状・招待状には来場のメリットを書く

    展示会の案内状や招待状には、来場者に「このブースに行きたい」と思っていただけるような、「来場のメリット」や、「今回の展示会ならではの特色」を書きましょう。

    あなたの会社が展示会で、来場者にノベルティを配ったり、特別な相談会・体験会を行ったりする予定があるならば、ぜひとも「来場のメリット」として展示会の案内状や招待状に書きましょう。

    「展示会で様々な施策を用意していて、どの来場のメリットを展示会の案内状や招待状に書くべきか迷う」というときは、次の章でご説明する、セグメンテーションを行いましょう。それぞれのセグメントのニーズに合わせた、来場者を惹きつける「来場のメリット」を書くことをおすすめします。

    展示会の案内状・招待状では個別相談の予約を受け付ける

    展示会では、接点を持つため、来場者に個別に説明を行う場面が多くあります。個別での説明や相談を行う場合、事前に展示会の案内状や招待状で、個別相談の予約を受け付けましょう。

    展示会の案内状や招待状で、個別相談の予約を受け付けるメリットは2つあります。

    それは、
    「説明員の必要人数や、当日の説明員各自の動きなどの管理がかんたんになる」
    「個別相談を予約した来場者のニーズを前もって知れる」
    の2つです。

    できれば、展示会の案内状や招待状での予約受付では、個別相談の予約フォームを作成し、リンクを添付しましょう。来場者にとって、返信で予約するよりも、予約フォームから登録する方がかんたんだからです。

    展示会の案内状・招待状はメールで送る

    展示会の案内状や招待状は、メールで送るのがおすすめです。

    展示会の案内状・招待状をメールで送る2つのメリット

    展示会の案内状や招待状を送る際には、メールで、特にHTMLメールでの配信をおすすめしています。展示会の案内状や招待状をメールで送るメリットは、受信者が同僚や関係者に、かんたんに転送できることです。

    さらに、HTMLメールで展示会の案内状や招待状を送ると、「受信者が開封したかどうか」がわかります。開封したかどうかがわかれば、「未開封者にのみリマインダーを送付する」という施策が可能です。

    また、展示会の案内状や招待状をメールで送る際には、セグメンテーション別に送りましょう。セグメンテーションを行うことで、一人ひとりのニーズに合わせて展示会への興味づけができます。

    セグメンテーションについてもっと詳しく知りたいなら…
    セグメンテーションについては別記事の「セグメンテーションとは?事例で学ぶ基礎と活用方法」にまとめています。あわせてごらんくださいませ。

    セグメンテーションを行なったメールは、そうでないメールに比べて開封率が2倍に向上するとも言われています。次の章では、案内状の配信対象者を2つのセグメントに分類する例を紹介します。

    開封率を上げるための改善策についてもっと詳しく知りたいなら…
    開封率については別記事の「メルマガ開封率がグッと上がる!メルマガ開封率の現状と改善策のまとめ」にまとめています。あわせてごらんくださいませ。

    .展示会の案内状・招待状を送る時期

    展示会の案内状や招待状を送る時期は、展示会の開催1ヶ月前から2週間前がおすすめです。1ヶ月前から2週間前という時期は、ビジネスパーソンの仕事の予定が埋まり始まる時期です。

    展示会の案内状や招待状は、受信者の予定が埋まってしまう前に、お送りしましょう。

    展示会の案内状・招待状のセグメンテーション別の送り方の例

    展示会の案内状・招待状を送りたい来場者を、「既存客」と「見込み客」の2つのセグメントに分ける例をご紹介します。

    既存客への展示会の案内状・招待状の送り方

    既存客とは、すでにあなたの会社と取引のあるお客さまです。既存客を展示会に招待する理由は、関係の強化のためです。既存客とよい関係を保ち、より長く、あなたの製品やサービスを使っていただくと、LTVが高まります。

    既存客向けの展示会の案内状や招待状には、展示会であなたの会社の製品やサービスの「新機能や新製品の紹介」「活用法の紹介」を行うことを書きましょう。

    既存客への展示会の案内状や招待状は、担当営業から送りましょう。過去に接触のあった担当者からのメールの方が、開いていただけるからです。一般的に、既存客はあなたの会社で最初に接触した担当営業を最も信頼していることが多いです。そのため、展示会の案内状や招待状がサポート担当者やマーケティング部門から送られるよりも、反応がよい傾向にあります。

    なお、マーケティングオートメーションを活用することで、一斉配信の展示会の案内・招待メールでも、差出人名や本文中に営業担当者名を差し込めるため、営業担当者が個別に送ったメールのように見せられます。

    担当者名を差し込めるツールを使うことにより、営業担当者の業務負担を減らせます。

    見込み顧客への展示会の案内状・招待状の送り方

    見込み客は、住所やメールアドレスなどの名刺情報を獲得しているものの、まだ取引を行っていないすべてのお客さまのことです。

    展示会の案内状や招待状では、あなたの会社への興味関心の度合いなどで、見込み客をさらにセグメンテーションすると、より効果的です。なぜなら、見込み客のニーズに合わせて、展示会の案内状や招待状のコンテンツを出し分けることができるためです。

    見込み客の、あなたの会社への興味関心の度合いは、「メルマガやブログの登録者か」「問い合わせを過去に送ってきたことがあるか」などで把握します。

    マーケティングオートメーションを使えば、メール配信への反応やweb上の行動履歴がわかり、さらに正確に、見込み客のあなたの会社への興味関心の度合いを把握できます。

    見込み客の興味関心の度合いに合わせ、展示会の案内状・招待状のコンテンツを変更する例をご紹介します。展示会の案内状・招待状に書く「来場のメリット」を、見込み客のセグメンテーションに合わせて選んでみます。

    興味関心が高い見込み客への展示会の案内状や招待状には、製品・サービスのデモや体験会の有無、担当者の詳細な説明があることを「来場のメリット」として記載しましょう。

    興味関心が高い見込み客とは

  • 製品情報へのWebアクセスが多い
  • メルマガの登録者である
  • 過去にセミナーに出席した
  • 資料請求などの問い合わせを過去に行った
  • という行動がある見込み客です。

    上記のような行動がない、まだ情報収集レベルの見込み客へは、展示会の案内状・招待状で、業務に有益な情報を提供しましょう。

    たとえば、

  • あなたの会社の製品・サービスは、どのような業務上の課題を解決できるのか
  • 業務上の課題を解決するためには他にどのような解決策があるのか
  • などをお伝えしましょう。その上で、展示会にきていただけると、さらなる情報の提供ができるということを「来場のメリット」として記載します。

    展示会の案内状・招待状の例文

    展示会の案内状や招待状をメールで送る際の例文をご紹介します。あなたの会社への興味関心の高い見込み客への、展示会の案内状・招待状の例です。

    件名:△△△△展示会のXXXデモのご案内
    株式会社ABC
    ○○ 様

    平素よりお世話になっております。株式会社XYZの□□でございます。

    弊社は<会場場所>にてY月Z日より開催されます△△△△展示会に弊社ブースを出展する運びとなりました。

    展示では、既存の<製品1>の体験会に加えて、新製品の<製品2>の実演デモを行っております。今年は<得意領域など>に趣向をこらして社員で力を合わせて準備いたしました。みなさまお誘い合わせの上、是非足をお運びいただきますようお願い申し上げます。

    ——記——
    △△△△展示会のXXXデモのご案内
    展示会名称:<参加する展示会の名称>
    日時:
    場所:<住所や地図>
    弊社ブース位置:<あなたのブースの位置>
    アクセス:<最寄り駅とそこからの行き方など>
    参加費用:<有料・無料か、有料ならいくらか>
    展示内容:<あなたのブースの展示内容>
    問い合わせ先:担当<営業担当者>
           電話03-0000-0000

    以上


    株式会社XYZ
    □□ 太郎
    tel: 090-0000-0000

    おわりに

    展示会の報告書の書き方はいかがだったでしょうか。 展示会に関して、以下のような記事もございます。よろしければご覧ください。

    展示会のお礼メールに関してさらに詳しい情報は
    営業案件につながる展示会のお礼メールの書き方は「展示会のお礼メールの書き方と活用法〜営業案件につなげるために〜」にまとめてございます。あわせてごらんくださいませ。
    展示会見学の報告書に関してさらに詳しい情報は
    展示会見学の報告書の書き方の事前準備・ポイントは「展示会の報告書の書き方 事前準備からポイントまで徹底解説」にまとめてございます。あわせてごらんくださいませ。