自社セミナーの運営ノウハウのまとめ〜自社セミナーを200回開催して気づいたこと

当社の200回以上のセミナー運営経験から、自社セミナー運営のノウハウを整理してまとめました。みなさまのご参考になれば幸いです。

セミナーの運営のよくある問題点

セミナーの運営では、セミナーの目的を満たすこと、つまり「セミナー参加者を顧客化する仕組み」をしっかりとセミナー運営でカバーすることが大切です。セミナー運営の問題点は、セミナー参加者を顧客化できる仕組みが整っているかどうかにあります。

セミナーの参加者をたくさん集めることができなくても、セミナーで取り上げる題材を見直すよりも前に、セミナー参加者をしっかりと顧客化する仕組みが整備されていれば、セミナーは成功します。

セミナーを何回開催しても、なかなか顧客になっていただけない場合には、あなたの開催するセミナーの目的が顧客獲得であるにもかかわらず、情報提供型のセミナーを実施していることもあります。同じ人が違うセミナーに何回も参加いただいているにもかかわらず、なかなか顧客化しないときは、まさにこの問題があてはまります。セミナー運営を見直す前に、セミナーの企画を見直しましょう。セミナーの企画の流れは、理想の顧客像から考えます。

セミナー企画の流れとやり方について
うまいセミナーの企画の流れについては「セミナー企画の流れがセミナー成功・失敗を左右する! 200回自社セミナーを企画・開催してわかったこと」でまとめました。みなさまのご参考になれば幸いです。

セミナーをうまく運営するための準備

セミナー運営をうまく回すためには、セミナーの準備を入念にしておくことが大切です。

集客期間は2〜3週間ほどみておく

セミナーの集客に自社の顧客リストを活用する場合には、メールにて複数回案内を送りましょう。メルマガの開封率がおよぼ16〜17%であることを考えると、1回のメール配信では、その2割くらいのお客さましか、あなたのセミナー案内状を見ていただけません。

メルマガの平均開封率と開封率アップのためのノウハウ
メルマガの平均開封率や、メルマガ開封率をアップするための仕掛けやノウハウについては、別記事の「メルマガ開封率がグッと上がる!メルマガ開封率の現状と改善策のまとめ」でまとめました。ご参考になれば幸いです。

営業担当者がセミナー集客のためにお客さまに接触することもあります。

セミナー運営において、複数回メールでセミナー案内することや、営業担当者のセミナー集客集客を考えると、セミナー集客期間はおよそ2〜3週間ほどみておくとよいでしょう。

セミナー運営の計画を文書化しておこう

セミナー運営を成功するためには、セミナーの準備をしっかりやっておくことです。セミナーまでの準備のスケジュール、その担当者をセミナー運営計画書として文書化しておきましょう。

セミナーの準備項目やノウハウのまとめ
セミナー準備に必要な項目、場所や日程の組み方などのノウハウは「セミナー開催までに必要な準備と段取りのまとめ」でまとめました。あわせてごらんくださいませ。

あなたがセミナー運営の責任者なら、セミナー運営計画書に沿って、セミナー準備のスケジュールと進捗を確認するだけです。セミナー運営を成功させるためには欠かせません。

セミナー会場の予約は集客前に

セミナー会場の予約は、セミナー集客前にします。セミナーの集客で2〜3週間かかることを考えると、セミナー会場の予約はおよそ1ヶ月前には完了しておきたいところです。

セミナーの運営は、セミナー会場の予約に並行して、セミナー集客サイトの作成、セミナー案内メールの作成など、いくつかの作業があります。セミナー準備作業を同時進行で進めても、セミナー会場予約は遅くとも1ヶ月前にしておきましょう。

セミナー集客時の運営

セミナーは、集客時は同時進行作業が多くなります。セミナー運営の全体像をみながら、セミナー企画書・計画書にしたがって進捗を確認しましょう。

集客サイトの作成

セミナー集客の運営で真っ先にやるべきことは、セミナー集客サイトの作成です。自社開催のセミナーで、自社の顧客リストからもメールで集客する場合には、セミナーの集客サイトの作成は欠かせません。

セミナー集客サイトで、自社セミナーの案内をするだけでなく、セミナー申込みフォームも一緒に作成しておきましょう。セミナー申込みフォームを専門業者に作成して頂く場合には、費用がかかるだけでなく制作のための日数もかかることに注意しましょう。

集客メールの配信

セミナー集客サイトの制作と同時に、セミナー集客メールもあらかじめ作っておきましょう。セミナー集客メールは、メルマガの作り方とほぼ同じです。

セミナーの運営におけるセミナー集客でも、HTMLメールをよく見かけるようになりました。HTMLメールは視覚効果が高いだけでなく、メールの開封も検知できるからです。

その他の広告や集客方法

セミナーの集客は、メール以外に、DM(ダイレクトメール)やFAX、外部のセミナー集客サイトの活用などがあります。セミナーの理想の受講者(ターゲット)があまりメールを活用しないような場合には、DMやFAXを活用してみましょう。

セミナーの集客サイトや集客方法のまとめ
セミナー集客サイトの作り方や外部セミナー集客サイトのまとめ、などの情報やノウハウは「セミナー集客サイトの作り方とセミナー集客ための3つの工夫と5つの要素」でまとめました。あわせてごらんくださいませ。

業界や新規顧客獲得が目的で社内に顧客リストがない場合には、チラシや広告を利用することもあります。オンライン広告を利用する場合には、バナーの作成もセミナー運営で必用になります。

セミナー申込者の管理とセミナー受講票の運営

セミナーの運営の最重要項目として、セミナー申込者の管理があります。セミナーの参加登録していただいた申込者のリストを運営します。

セミナー申込者のリストは、セミナー受講票の発行、セミナーの当日運営の出欠管理で使います。

セミナー受講票は、セミナーの申込みを受けてから数日以内に発行するようにしましょう。1週間以上経ってからセミナーの受講票を発行するセミナー運営をすると、申込者からの照会があり、セミナー運営の負荷になることがわかっています。

前日までにやっておくべきセミナー運営のタスク

前日にできるセミナー運営や準備は、できるだけ当日ではなく、前日に済ませておきましょう。

開催するセミナーのリマインダーの送付

セミナー開催の数日前に、セミナー開催の案内メールをもう一度送りましょう。セミナーに申し込んだことを忘れているセミナー申込者もいます。このメールをリマインドメール、もしくはリマインダーといいます。

セミナーの運営では、リマインダーの送付を忘れないようにしましょう。リマインダーには、セミナーの内容と日時、アクセスに加えて、主催者の連絡先情報もいれておきましょう。

セミナー会場が自社オフィスではない場合には、セミナー中にも連絡が取れる連絡先を案内しておきましょう。遅刻や道に迷った場合など、当日もセミナー申込者から連絡をいただくことがあります。

セミナーでの配布物の確認や印刷

セミナー運営でよくあるトラブルの1つに、プリンターの故障や紙切れがあります。セミナーの印刷物を当日にプリントアウトしようとすると、プリンターが紙詰まり、トナー切れや、ドラムの故障など、当社でも過去に何回もプリンターでトラブルになり、印刷物の用意がセミナー開始ギリギリになることもありました。

セミナーの運営で失敗しないためにも、印刷物は前日までに準備しておくことを強くおすすめします。前日に印刷でトラブった場合は、外部業者に依頼するなど、セミナーの運営で解決できる方法がいくつかあります。

必要機材のバックアップを準備

セミナー当日のトラブルを避けるために、最低限の持ち込み機材のバックアップを準備しておきましょう。特にパソコンに接続するためのケーブル(HDMIやD-Sub9ケーブル)の予備や、パソコンへのコネクター(PC用とMac用)の予備、資料をUSBメモリにバックアップをとっておくことは、セミナー運営でおすすめです。

セミナー当日の運営

セミナー開催当日の運営は、機材チェックに始まり、受付、受講者の誘導、個別相談会への誘導などがあります。

機材のチェックなど会場準備

セミナー会場には1時間前に入って、機材のチェックをしておきましょう。マイク、プロジェクター、は最低でも確認しておくべきです。プロジェクターにパソコンを接続して、スライドを1通り確認しておきましょう。

セミナーの当日運営で、会場で真っ先に機材チェックしておきます。自社の会議室でセミナーを開催する場合でも、1時間前には、機材の確認をしておきましょう。

会場内の案内運営

セミナーの運営で受付と、受付までの案内をしっかりしておきましょう。セミナー会場までがわかりにくい場合、セミナー参加者から問合せをうけることがあります。問合せが多くなると、セミナー運営がより忙しくなってしまいます。

そのためにも、セミナー受付までわかりやすく案内をしておくことが欠かせません。当社でも、自社のカラープリンターで印刷し、ラミネート加工した案内板をよく活用します。数百円で作成できるためとても便利です。

セミナー運営では、受付までと、受付から座席までの案内をわけて考えます。受付から座席までお客さまを案内をしないと、後方からセミナー座席が順番に埋まります。セミナーの座席が満席でない場合には、セミナー受付から座席まで担当者が誘導して、できるだけ前に座っていただくことも検討しましょう。

セミナー講師の影響力は、前方の座席のほうが強く働きます。顧客獲得型のセミナーであれば、セミナー運営で、受付から座席までの誘導が大切です。

セミナー当日の出欠確認の運営

セミナー申込者のセミナーご来場(出欠チェック)を、セミナー会場の受付でおこないます。セミナー出席者が多い場合には、受付での対応人数の増員や、受付業務を軽減する仕組みを検討しましょう。セミナーにはおよそ10分前後に到着するお客さまが多い傾向にあります。この時間帯には受付が混雑しがちです。セミナー開始10分前後にセミナー受付で参加者の列ができると、セミナー開始時刻が遅れてしまいます。

セミナー受付で名刺を1枚いただいて、後ほどセミナー出席者を整理することも考えましょう。名刺管理ツールでセミナー出席者の名刺をまとめると、自動的に名刺情報をデジタル化してくれるため便利です。セミナー後のフォローアップもスムーズです。

セミナー管理機能を持つマーケティングオートメーションなどのツールを使って、セミナー受付で出欠管理をすれば、セミナー受付業務がスムーズになります。

アンケートの実施

セミナーは、アンケートを実施してお客さまの声やお悩みを聴くことができる良い機会です。アンケートを配布して回収、集計することもセミナー運営では必要です。

顧客獲得型のセミナーで、セミナー後に個別相談会に誘導したい場合には、セミナー中に配布したアンケートに答えていただけるようなセミナー運営を考えておきましょう。

セミナー後の個別相談会の予約や実施の運営

セミナー運営は、セミナーで顧客化する仕組みを支えることです。顧客獲得型のセミナーでは、セミナー参加者を顧客化する仕組みとして、セミナー後に個別相談会を実施します。個別相談会をセミナー終了後に開催する場合には、セミナーから個別相談会の流れがスムーズになるようにしましょう。

後日個別相談会を実施する場合には、セミナー後に個別相談会の予約へとうながすようなセミナー運営をしましょう。

サンクスメールの送信

セミナー出席者には、その日のうちにセミナー参加の御礼メールを送りましょう。セミナー参加から、その後の個別相談会、商談化にうまく運べるようなメール内容を心がけましょう。

セミナーの運営では、セミナー出席者だけでなくセミナー欠席者に対して、別セミナーのご案内を差し上げましょう。セミナー欠席者は、少なくともセミナー申し込みまではしてくれたセミナー受講者の候補です。セミナー欠席者に接触することで、機会損失を減らすセミナー運営をしましょう。

セミナー後日の運営

セミナー後日にも、セミナー運営業務は続きます。セミナー後の運営は、セミナー参加者を顧客化する仕組みとしてとても重要です。

セミナー参加者情報のとりまとめ

セミナー参加者のうち、営業担当者にフォローアップしていただきたい参加者リストを作成します。

営業担当者にフォローしていただくかどうかを判別するためには、アンケート内容、セミナー時のお客さまの質問事項、などから判断します。

営業担当者とは、お客さまの連絡先、WEB行動履歴、アンケート内容、セミナー登録のきっかけなどの情報を共有しましょう。これらの情報によって、営業担当者はお客さまにお会いする前に営業トークを組み立てることができます。当然、商談成功率がアップします。

セミナーアンケートの集計

セミナー運営の最後は、お客さまからいただいたアンケートの集計です。セミナーのアンケートやセミナーからの商談化率などをみながら、次に開催する際の、セミナーの内容、対象となる受講者の設定、セミナー集客サイトのあり方などを評価します。

セミナーの開催、セミナーの運営でもやはり、PDCAによる改善は欠かせません。