営業・販促ツールを導入したら、以前より忙しくなってしまいました

「ツールを導入したら、以前より忙しくなってしまいました」

みなさんの業務を軽減する一方で、売上がアップするはずのツールを導入。その結果、以前より仕事が忙しくなったにもかかわらず、営業売上も導入前とほとんど変わらない、そんなお悩みのご相談を受けました。

この問題は、「データ」と「目的」に着目することで、うまく対処できるようになります。
（この記事は、マケフリのメルマガ9/23号をまとめました）

営業・販促ツールの導入で、手作業が増えてしまった？

営業支援ツールや名刺管理アプリ、マーケティングオートメーションなど、業務の工数を減らす便利なクラウドサービスが増えています。

ツールを導入したあとは、展示会やイベント、セミナーなど、お客さまとのタッチポイントを増やすマーケティング活動をどんどん増やし、見込み客を次々に獲得します。獲得した見込み客へは、
営業担当が次々にお客さまに接触して、ガンガン営業をしかけます。

ツールを使って、メルマガを届けキャンペーンの効果を測定する。営業活動では行動を記録して、営業活動レポートを整備して上司に報告する。営業担当者もツールの運営者も、データの記録や整備に時間がかかります。

ツールを業務に活用しているものの、自社の売上は一向に伸びる気配がありません。どこに問題があるのでしょうか？

まずはデータ問題に取り掛かる

営業や販促向けツールで取扱う情報は「顧客データ」です。お客さまが自らホームページに登録する情報を除き、展示会や自社開催のセミナーで集まるお客さま情報の媒体は「名刺」です。

ツールを使う上で「名刺」情報が不正確であると、電話番号が違うため間違い電話をしてしまった、住所が間違っていたためアポに遅れた、DMが宛先不明で戻ってきた、などの問題になります。

営業やマーケティングの現場では、「修正すればいいや」と小さな問題ととらえがちです。しかしこの問題は思っているよりも大きな問題です。

「名刺」情報が正確であるなら、限られた少ない社内リソースでも、ツールを十分に有効に使えます。

この問題を解決する１つのツールが、名刺管理アプリです。最近の名刺管理アプリは、識字率が高くなっただけでなく、人的チェックもしていただけるため、入力データが圧倒的に正確になりました。名刺情報のほぼ100%の精度は、営業・マーケティング支援ツールで発生する作業を大幅に軽減してくれます。

MAツールが営業担当者の役割をこなせると、変化がみえてくる

「名刺」情報が正確になると、営業やマーケティングのツールに関わる作業が大幅に軽減できます。

営業・マーケティングに関わる多くのツールには、メール送信機能があります。お客さまの会社名や名前をデータベースから自動的に差し込む機能です。

ツールが自社の営業担当社名を使って送信すれば、お客さまからのメールの反応が圧倒的に改善します。直接返信をいただくこともありますので、メールから商談が発生することもあります。

セミナーなどの各種ご案内を、営業担当者に代わって自動的に送ることで、ツールが今まで以上に商談を生み出すきっかけを作り出します。

もしも「名刺」情報が間違っていたら、名刺情報の手直し、名前間違いによる誤配信の対応など、営業やマーケティングの担当者の余計な業務が発生してしまうと思うと、ツール本来の便利な機能を活用することに躊躇してしまいます。

せっかく導入したツールも「使いこなせなかった」となってしまうわけです。

「目標」は「目的」よりも求心力が強すぎる

営業やマーケティングのツールを導入する目的のほとんどが、少ないリソースで大きな結果を出すことです。売上の改善は欠かせませんが、作業工数が増えてしまっては、ツールなしの人海戦術と変わらないため、ツールを導入すると忙しくなるだけです。

少ないリソースで売上げアップとは、売上アップするだけでなく、同時に業務効率を改善することです。売上の目標は、数字として明確にできます。しかし、ツールの目的の１つの要素である「作業工数」は、数字化しにくい領域です。

数字の達成はわかりやすいし、わかりやすいものほど達成のために努力をします。その結果、最も大切な「目的」を見失ってしまいます。売上達成に目がいってしまい、作業効率はないがしろにされてしまいます。ツールを導入して、営業目標に向けてがんばる一方で、作業に忙しくなって、そのうち売上達成のための業務に手が回らなくなるわけです。

売上アップのために、ツールの機能であれもこれもやって、気づいたら、ツール導入前よりも工数が増えている。なんてことも少なくありません。顧客データを整備しておくと、このような問題を避けることができます。