案件管理をきちんとおこなえば、業務の効率化や受注確度の向上、属人化の防止など、多くの効果を得られます。とはいえ、やり方がわからないという方もいるでしょう。
本記事では、案件管理の目的や効果、必要な項目、方法について解説します。スムーズに進めるためのポイントや注意点もご紹介しますので、「案件管理で業務を効率化したい」「案件管理とはどのようなものか知りたい」という方は、ぜひ参考にしてください。
この記事のもくじ
案件管理とは
案件管理とは、顧客情報や営業の進捗状況などを管理することです。管理することで、業務の効率化や受注確度の向上、属人化の防止、売上予測の精度向上につながります。企業の営業活動を効率的に進める場合には、案件管理は欠かせないといえるでしょう。
案件管理をおこなう目的
案件管理をおこなう目的は、営業目標の達成です。多くの企業では、複数の案件を同時に進行させ、各案件に営業担当者を配置しています。しかし、営業担当者がそれぞれ案件の情報を管理していると、進捗状況が担当者以外にはわかりにくくなるでしょう。このような状況では、マネージャーは目標達成に向けた的確な指示出しが難しくなります。
案件管理をおこなうと、案件の進捗状況が明確になり、マネージャーは案件の情報を正確に把握できます。これにより、受注が困難な場合にはどのような対策をとるべきか決めることが可能です。また、担当者間でのノウハウの共有も促進され、目標達成に向けた取り組みがスムーズに進みます。
案件管理をおこなうことで得られる効果
案件管理をおこなうことで得られる効果は、以下の通りです。
- 業務の効率化
- 受注確度の向上
- 属人化の防止
- 売上予測の精度向上
業務の効率化
案件管理をおこなうと、顧客情報や案件の進捗状況をすぐに確認できるようになり、情報を探す時間を削減できます。また、案件管理によって業務を可視化できれば、更新していない案件を発見でき、失注の防止も可能です。
案件管理によって情報を探す手間や失注を減らし、業務の効率化を期待できるでしょう。
受注確度の向上
案件管理がおこなわれていない状況では、営業担当者は自身の経験や記憶に依存して営業活動を進めます。これは受注確度低下の原因となります。
案件管理をおこなうと、営業活動の進捗が明確になり、営業担当者は自分がおこなうべきことを明確に理解できます。チーム内での情報共有を通じて、他の担当者からの意見やアドバイスを得られるため、受注確度の向上が可能です。
売上予測の精度向上
売上予測は、企業の経営戦略を立案する際に重要な指標です。売上予測が曖昧な場合には、導き出される戦略も曖昧なものとなり、目標達成は困難になります。
案件管理をおこなえば、毎月の受注数や流入リード数、進行中の案件数などを把握でき、より正確に売上予測を立てることが可能です。売上予測をもとに経営判断ができれば、営業戦略を立てやすくなり、目標達成に近づきます。
属人化の防止
業務の進捗状況が担当者しか把握されていない場合、担当者が退職すると業務が円滑に進まなくなります。顧客からの問い合わせ対応が遅れ、顧客満足度が低下するかもしれません。
案件管理で業務の進捗状況をいつでも確認できる状態にしておくと、担当者が退職しても業務を円滑に進められます。マネージャーが目標達成に必要な指示を出しやすくなり、顧客満足度も向上するでしょう。
案件管理をおこなう上で必要な項目例
案件管理で管理する項目をご紹介します。
取り扱う商品・サービスによって、案件管理に必要な項目は異なります。上記で紹介した項目は必要最低限のもので、適宜項目を追加してください。
案件管理の方法
案件管理の方法として、ここでは以下の2つをご紹介します。
- Excelで管理する
- SFAツールで管理する
Excelで管理する
Excelによる案件管理は、無料で実施でき、操作方法を覚え直す必要がないなどのメリットがあります。ただし、同時編集ができない、データが大きくなると動作が遅くなるといったデメリットがあるため、扱いには注意が必要です。案件管理の費用を抑えたい企業は、Excelによる案件管理をおこなうとよいでしょう。
Excelによる案件管理は、以下の流れでおこないます。
- 管理項目の決定
- Excelフォーマットの作成
- ルールの周知
管理する項目を決めたら、Excelでフォーマットを作成します。縦軸に「案件NO.」を記載し、横軸に「案件名」や「担当者名」「顧客情報」と項目を記載する形式が一般的です。
フォーマットを作成したら、営業担当者に入力ルールを周知しましょう。入力ルールを十分に周知できていないと、担当者によって異なる形式で入力してしまい、管理が難しくなります。顧客情報を重複して入力すると、売上予測が不正確になるため、入力ルールの周知を徹底してください。
なお、下記で案件管理に役立つExcelのテンプレートをダウンロードできます。フォーマットを作成する手間を省けるため、ぜひお役立てください。
テンプレートをダウンロードする
ここから始める営業管理用 Excelテンプレート
SFAツールで管理する
SFA（Sales Force Automation）ツールは、営業活動を効率化できるツールです。案件管理のほかにも、顧客管理や行動管理、商談管理、予算実績管理など、多くの機能が備わっています。
CRMや名刺管理ツールと連携すれば、顧客情報を手動で入力する必要はなく、表記揺れを軽減できる点がSFAのメリットです。SFAの中にはアラート機能が付いているものもあり、更新していない案件があると担当者に通知され、失注を防止できます。
ただし、導入には初期費用と月額費用がかかり、操作に慣れるまでに時間がかかる点がデメリットです。そのため、営業活動全体を効率化したいという企業の利用に向いています。
SFAツールを利用して案件管理をおこなう場合は、Excelのようなフォーマットの手間を削減できます。あらかじめ設定された項目の欄に情報を入力するだけで案件管理ができます。
関連記事：
SFAとは？メリットや機能、MA・CRMとの違い｜基礎知識を解説
SFAとExcel、営業管理に向いているのは？メリットや特徴をまとめました
案件管理をスムーズにおこなうためのポイント
案件管理をスムーズにおこなうためのポイントをご紹介します。
- 自社に必要な項目を選定する
- 案件管理のためのルールを設定する
自社に必要な項目を選定する
案件管理をおこなう際は、自社に必要な項目を明確にしましょう。項目が不明確なまま案件管理を始めた場合、営業担当者は何を入力すればよいのかわからなくなります。また、担当者ごとに管理する項目が異なると、案件管理の効果を得られないでしょう。
必要性が明確でない項目を設けて案件管理を始めてしまうと、営業担当者に負担がかかるうえに、必要な情報がどれかわかりにくくなります。自社に必要な項目を過不足なく選定し、営業担当者に周知してください。
案件管理のためのルールを設定する
案件管理の表は複数人の営業担当者が入力するものであり、入力ミスを減らすために、入力ルールを設定しておくことが重要です。たとえば、担当者Aは英数字を全角で入力し、担当者Bは英数字を半角で入力する可能性があります。営業担当者に案件管理の表に記入してもらう前に、入力ルールを設定して周知しておきましょう。
ある程度入力内容が決まっている項目はブルダウン化しておくと、入力ミスを減らせる上、営業担当者にかかる負担を軽減できます。また、記入例を用意しておくのもおすすめです。
案件管理をおこなう際の注意点
営業担当者は日常の業務をこなしながら、案件管理をおこないます。案件管理表への入力作業に手間がかかる場合、営業担当者に大きな負担がかかるでしょう。できるだけ手間のかからない工夫をしておく必要があります。
SFAを利用すれば、少ない手間で案件管理が可能です。先述した通り、あらかじめ設定された項目の欄に情報を入力するだけで完了するため、営業担当者にかかる負担を軽減できます。また、外部ツールと連携すれば、顧客情報などを入力する手間も省けます。
まとめ
案件管理には、業務の効率化や受注確度の向上、属人化の防止、売上予測の精度向上という効果があります。これらの効果を得るためには、必要な項目を設定し、きちんとルールに従って入力することが重要です。
代表的な案件管理の方法には、Excelで管理する方法とSFAツールで管理する方法があります。それぞれメリット・デメリットが異なるため、特徴を理解した上で自社に合った方法を選択しましょう。これから案件管理をおこなう方は、ぜひ本記事の内容を参考に案件管理を成功させてください。
関連記事：
営業プロセスとは？自社の課題を見つけて改善する方法
営業のスケジュール管理方法と５つの工夫
営業効率を上げる！仕事の優先順位のつけ方とは？