名刺を活用するためには?名刺活用で商談を増やす3ステップや名刺活用のメリット、より活用するためのツールについてご紹介

名刺は、お客さまの情報が詰まった資産です。名刺をうまく活用できれば、商談を生み出したり、仕事を効率化したりできます。

しかし、「名刺を何十枚、何百枚と眠らせている」「営業担当者ごとに属人的な管理をしているため、どのくらいの名刺を放置しているのかすら把握できていない」とお悩みの会社もいらっしゃるかもしれません。

名刺活用で商談を増やす3つのステップや名刺を活用するメリット、より活用するためのツールについて、この記事では解説します。

あなたのお役に立てば幸いです。

名刺活用で商談を増やす3つのステップ

名刺活用の主なメリットは、商談を増やせることです。名刺を活用して商談を増やすには、3つのステップを踏みましょう。

1:名刺をデジタル化し、リストにする


名刺を最大限活用するためには、名刺をデジタル化し、リストをデータ化する必要があります。

名刺をデジタル化し、リストをデータ化できれば、お客さま情報の検索や整理が容易になり、メールマーケティングといったデジタルマーケティング施策を打ちやすくなります。

名刺活用の第一歩は、名刺のデジタル化だと覚えておきましょう。

2:メールマーケティングを用いて名刺リストにアプローチする

名刺をデジタル化できたら、そのリストに対して、メールマーケティングを実施しましょう。メールマーケティングとは、メールを活用して定期的にお客さまと接点を持つことで、自社商品に対するお客さまの興味関心を高める施策です。

なぜ、電話ではなくメールマーケティングなのでしょう。その理由は、名刺リストに対していきなり電話や飛び込み営業をかけても、ほとんどの場合商談に繋がらないからです。商談に繋がらないならまだしも、「この会社うっとうしいな」とお客さまに思われてしまうこともあります。

自社の顧客リストにいる顧客のうち、「今すぐあなたの会社の商品を購入したい」と考えている、いわゆる「今すぐ客」は、1%もいないと言われています。商品の購入検討段階にいないお客さまに対してテレアポを実施しても、商談に繋がらないのは当然です。

そのため、まずはメールでお客さまを育成、啓蒙するという考え方が重要です。お客さまを育成、啓蒙することを「リードナーチャリング」と言います。

リードナーチャリングについて
リードナーチャリングの手法や、リードナーチャリングの成功事例については、「5分でわかるリードナーチャリング。どこよりも分かりやすい徹底解説」でまとめております。あわせてごらんくださいませ。

3:十分に育成したお客さまを、適切なタイミングでフォローする

お客さまを十分に育成できていれば、お客さまの方からお問い合わせいただけることもあるでしょう。しかし、お客さまのお問い合わせを待つだけでは、商談数を増やすことは難しいでしょう。そこで、お客さまが発している「購入のシグナル」をキャッチし、こちらからアプローチをかけることで、積極的に商談を創出します。

お客さまの「購入のシグナル」は、お客さまのWeb上の行動履歴からわかります。Webが発達した現代、ほとんどのお客さまは、購入の前にWebで情報収集します。そのため、購入を検討しているお客さまのほとんどは、あなたの会社のWebサイトを訪れています。

マーケティングオートメーションというツールを活用すれば、お客さまのWeb上の行動履歴を計測できます。

マーケティングオートメーションは、成約の見込み度を高めるために、見込み客(リード)の情報を管理し、見込み客と効率的にコミュニケーションを取るためのツールです。

マーケティングオートメーションについては、「名刺をより活用するために使いたい3つのツール」の章でもご紹介しています。

名刺活用の、商談を増やす以外のメリット

この章では、商談を増やす以外の、名刺を活用する3つのメリットをご説明します。

1:お客さまの名刺情報を社内で共有できる

名刺を活用する1つ目のメリットは、お客さまの名刺情報を社内で共有できることです。

社内でお客さまの名刺情報を共有するメリットは、全社員が持っているお客さまとのコネクションを可視化できることです。すると、他部署などが持っているお客さまとのコネクションを活用した営業活動を展開できます。

たとえば、あなたが営業を仕掛けたいお客さまがいるとします。社内で共有している名刺情報を確認したところ、他部署の社員が、あなたが営業を仕掛けたいお客さまの上司と交流があることが判明しました。そんなとき、他部署が持っている、お客さまの上司とのコネクションを活用することで、初めから決裁権のある上司に営業を仕掛けられます。

社内でお客さまの名刺を共有するもう1つのメリットは、前任者が担当していたお客さまの情報をすぐに検索できるため、後任者への引き継ぎがかんたんになることです。

名刺をアナログ管理していると、営業担当者の名刺管理が属人化してしまうため、引き継ぎがかんたんにはいきません。すべての名刺が引き継がれずに、連絡を取れなくなってしまうお客さまが出てしまうことが多くあります。

2:紛失を防止できる

名刺を活用する2つ目のメリットは、名刺の紛失を防止できることです。

名刺をアナログ管理していると、うっかり名刺を紛失してしまうことがあります。もし見込み度の高いお客さまの名刺を紛失してしまったら、連絡が取れなくなってしまい、そのまま見込み度の高いお客さまを失いかねません。それどころか、名刺の紛失は、個人情報の漏えいに当たります。

名刺をデジタル管理すると、多くの場合、名刺交換したその日のうちに名刺をデータ化し、紙の名刺はシュレッダーにかけます。名刺情報はデータベース上に保存されるため、名刺情報を失ってしまうリスクはほとんどありません。

3:お客さまの情報の鮮度が保てる

名刺を活用する3つ目のメリットは、お客さまの情報の鮮度を保てることです。

名刺管理ツールによっては、公開された人事異動情報や他部署で交換された名刺、名刺管理ツール内で更新された情報をもとに、名刺管理ツール内のお客さま情報を自動的に更新します。

お客さまの情報が古いままだと、肩書きの変更や部署の異動に気付けません。その結果、お客さまに誤ったアプローチをしてしまうこともあります。お客さまに適したアプローチをするためにも、お客さまの名刺情報の鮮度を保つ、名刺のデジタル管理をオススメします。

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名刺をより活用するための3つのツール

この章では、名刺をより活用するための3つのツールをご紹介します。

名刺をより活用するための3つのツールは、「名刺管理ツール」「SFA(営業支援システム)」「マーケティングオートメーション」です。

1:名刺管理ツール

名刺をより活用するための1つ目のツールは、名刺管理ツールです。

名刺管理ツールは、名刺をデジタル管理するためのツールです。

名刺管理ツールでもっとも基本的な機能は、名刺情報をデータ化する機能です。名刺管理ツールは、OCR(文字を認識してデータ化する技術)によって自動で名刺のテキストをデータ化したり、名刺管理ツール側のオペレーターが手動で名刺をデータ化したりします。

名刺情報をデータ化する機能以外にも、名刺管理ツールには、下記のような機能があります。

  • 名刺の自動更新や組織ツリーの作成、タグ付けによるグルーピングなどの、名刺情報を整理する機能
  • メール配信や商談管理、タスク管理などの、名刺情報を活用する機能
  • SFAやマーケティングオートメーションなどの、名刺情報をより活用するツールと連携する機能
  • スマホの連絡先と連携して、着信時に名刺情報を表示してくれる機能

名刺管理ツールごとに、保有している機能はさまざまです。名刺管理ツールを選ぶ際は、自社に必要な機能を見極めて選びましょう。

なお、名刺をデジタル管理するツールとして、エクセルを使うケースもあるでしょう。しかし、エクセルでは結局手動で名刺情報を入力しなければならないため、名刺情報の入力がおろそかになったり、名刺情報の入力ミスが発生したりすることがあります。そのため、エクセルでの名刺管理は、オススメできません。

2:SFA

名刺をより活用するための2つ目のツールは、SFAです。

SFAは、Sales Force Automationの略で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。

SFAは、営業活動で管理する情報をデータベース化し、可視化・分析できるツールです。営業活動で管理する情報とは、会社名や名前などの「顧客情報」と、案件の進捗や顧客への面談や電話などのアプローチ履歴などの「案件情報」の2つです。SFAは、情報を可視化・分析することで、営業業務の効率化や、営業の質の均一化に繋げます。

名刺管理ツールとSFAを連携するメリットは、2つあります。

名刺管理ツールとSFAを連携する1つ目のメリットは、会社名などの表記が名刺情報の表記に統一されるため、名寄せする必要がなくなることです。

もし会社名に統一した記載方法がない場合は、名寄せする必要があります。というのも、会社名を〇〇株式会社と表記する営業担当者もいれば、〇〇(株)と表記する営業担当者もいるからです。

名刺管理ツールとSFAを連携すれば、会社名などの基本情報は、名刺情報から転記できるので、営業担当者ごとの表記ゆれが発生しなくなり、名寄せする必要がなくなります。

名刺管理ツールとSFAを連携する2つ目のメリットは、名前などの基本情報を入力する手間が省けることです。

名刺管理ツールとSFAを連携すれば、名前などの基本情報を入力する手間を省けます。営業が案件情報を入力する手間が減ると、案件情報の入力率が向上します。

3:マーケティングオートメーション

名刺をより活用するための3つ目のツールは、マーケティングオートメーションです。

マーケティングオートメーションとは、成約の見込み度を高めるために、見込み客(リード)情報を管理し、見込み客とのコミュニケーションを効率的に取るためのツールです。

名刺管理ツールとマーケティングオートメーションを連携するメリットは、2つあります。

名刺管理ツールとマーケティングオートメーションを連携する1つ目のメリットは、リード情報をかんたんに取り込めることです。

マーケティングオートメーションに新規リード情報を取り込む方法は、お客さまにフォームから登録してもらう方法、もしくは自社の顧客をCSVファイルを活用して取り込む方法の2つです。自社の顧客をCSVファイルを活用して、マーケティングオートメーションにリードとして取り込む場合は、自社の顧客情報をCSVファイルの形に変更するなどの面倒な作業が発生します。

一方で、マーケティングオートメーションと名刺管理ツールを連携させれば、名刺情報が新規リードとしてワンクリックで取り込まれるので、名刺情報を取り込む手間がかかりません。展示会やセミナーにおいても、スキャナーさえあれば、かんたんにマーケティングオートメーションにリードを取り込めます。

名刺管理ツールとマーケティングオートメーションを連携する2つ目のメリットは、顧客情報の鮮度を保てることです。

顧客情報は、何もしなければ古くなっていきます。

名刺管理ツールは、自動で名刺情報を更新してくれます。名刺情報が更新された後に、再度マーケティングオートメーションに名刺情報を取り込めば、マーケティングオートメーション上の顧客情報も自動で更新されます。そのため、マーケティングオートメーション上の顧客情報を入力し直す手間がなく、顧客情報の鮮度をかんたんに保てます。