Kairos3のファイルストレージとは？資料管理を効率化するMA/SFAの便利機能

マーケや営業の現場では、提案資料、製品紹介PDF、セミナー用スライドなど日々たくさんの資料が行き交っています。

• 「最新版の提案資料がどれかわからない…」
• 「お客さまからいただいたファイルを見つけるのに時間がかかる…」
• 「『この資料送って』という社内依頼が毎日のように来て手間がかかる」

こんな経験、ありませんか？

管理ルールが定まっておらず、担当者がバラバラに資料を管理していると、探す時間も手間もかかってしまいます。なにより、「これで合ってるかな？」と、不安を抱えながら資料を使うことになります。

「営業やマーケ活動で使う資料をもっと正確に・早く・安全に使える方法はないの？」

この記事では、そんなお悩みに答える「Kairos3」の「ファイルストレージ」機能を紹介します。

Kairos3のファイルストレージって、どんな機能？

「Kairos3」のファイルストレージは、資料のアップロード・共有・管理を「Kairos3」上で完結できる機能です。アップロードした資料は、「Kairos3」から発行されたURLを開くだけで閲覧でき、最新版への更新もURL変更不要でできます。

ファイルストレージで解決できる課題

ファイルストレージを使うと、ファイル共有における２つの課題を解決できます。

１つ目は、「ファイルを含めた顧客管理の徹底」です。

ファイルストレージを使えば、リードや会社、案件に紐づけて手軽にファイルを管理できます。お客さまにどんな資料を送ったか、誰が・いつ開いたかが記録として残るため、あとからの確認もスムーズです。

２つ目は、「ファイルアップロードやファイル管理の時間的・心理的コスト削減」です。

ファイルストレージを使えば、ユーザーが直接｢Kairos3｣にファイルをアップロードできます。これにより、ファイルのアップロード業務をサーバー管理者に依頼する、外部ストレージにログインして共有リンクを探す、などの作業がなくなり、「Kairos3」上でシームレスにファイル共有可能となります。

ファイルストレージの使い方

ファイルストレージは３ステップで使えます。

1. 共有したいファイルを選んで、「Kairos3」にアップロード
2. 自動で発行されるURLを取得
3. URLを、メルマガやWebページに差し込む

ファイルストレージ管理画面では、資料のダウンロードやURLコピー、ファイルの差し替え、パスワード設定、資料削除が１クリックでできます。

アップロードしたファイルのURLは、メール作成画面にも挿入できます。メール作成画面に挿入するには、コンテンツ作成ページの上部にあるバーからリンクボタンを選び、URLを貼り付けます。

同じように、アンケートのお礼ページなどに資料を埋め込むこともできます。

ファイルは同じURLにいつでも差し替えできるため、ファイルを更新してもお客さまへのメールの再送やお礼ページなどの修正の手間はかかりません。

他にも、お問い合わせフォーム作成時、お客さまにファイルを添付してもらう項目をつけることも可能です。「登録フォーム作成ページ」を開き、入力項目に「添付ファイル」作成ボタンを追加するだけで必要項目を加えられます。

ファイルストレージの活躍場面

ファイルストレージは、たとえばこのような営業場面で活躍します。

URLを送るだけで共有できるので、メールに資料を添付するときのようにファイルサイズを気にする必要はありません。

たとえば、お問い合わせフォームに「仕様書つき見積依頼」の問い合わせがあった場合、その仕様書が自動でお客さまのリード情報に紐づきます。SFAではその他、自社から送った資料の閲覧履歴やダウンロード履歴などの行動履歴もまとめて記録されるので、リード獲得の経緯からお客さまの興味関心までまとめて確認可能です。商談準備のための情報収集を「Kairos3」上で完結できます。

そのほか、以下のような社内外での情報共有にも役立ちます。

ファイルストレージに保存した資料は、同じURLのまま内容を更新できます。たとえばチラシのQRコードやセミナー案内メールに設定したURL先の資料をファイルストレージ内で差し替えるだけで、常に最新版を共有可能です。これにより、チラシの再印刷やメールの再送信などの手間が省けます。

ファイルストレージに資料を保管すれば、過去の資料や、当時の担当者が異動してしまい詳細のわからなくなった企画資料も完成版がすぐに見つかるため、社内での情報共有に役立ちます。

ファイルストレージの活用メリット

「Kairos3」のファイルストレージは、ただの「資料置き場」ではありません。

MAとSFAとを連携して使うことで、営業やマーケティングの活動効率を大きく引き上げてくれる仕組みです。

リードや案件に紐づけた資料管理（SFA）

アップロードしたファイルはリード情報や案件情報と直接紐づけて管理できます。

「誰に、どんな資料を、いつ送ったか」が自動で記録されるので、あとから営業活動を振り返るのもスムーズです。

また、資料を開封したかどうかをSFAの顧客情報ページで確認できるため、営業アプローチの優先度付けにも活用できます。「開封されたら追客、開封されていなければシナリオでフォロー」など、次の一手が組み立てやすくなります。

社内外でのスムーズな資料共有

ファイルストレージにアップロードした資料は、URLを共有するだけで展開可能です。

一般的なクラウドストレージサービスのように、フォルダ権限の設定や、命名規則を作ったフォルダ管理の必要はありません。

ファイルストレージ内の資料を差し替えてもURLは変わらないため、「古いリンクを使ってしまったので、最新版の案内を送り直す」といった対応も不要になります。

セキュリティ強化で安心の共有

「お客さまに資料を送るとき、社外に公開されるのがちょっと不安……」というお声もあります。

ファイルストレージでは必要に応じてファイルにパスワードをかけられるため、安全に社外への資料共有も可能です。

また、誤送付への対応もスムーズです。

たとえば宛先を間違えて添付ファイルをメールで送信してしまうと、To、Cc、Bccの宛先全員のメールフォルダからファイルを削除してもらう必要があり、その確認にも手間がかかります。ファイルストレージのURLを使った場合、ファイルストレージから資料を削除するだけで送ったURLからはファイルへアクセスできなくなり、外部への流出を防ぐことができます。

私たちのファイルストレージ活用事例

私たち自身の営業・マーケティング活動でも「Kairos3」のファイルストレージは日々使われています。この章では、いくつか代表的な使い方をご紹介します。

セミナー資料やeBookの配信に

セミナー参加後のフォローメールや、eBookダウンロード時にファイルストレージのURLを使用しています。

資料の閲覧履歴が可視化されるので、その後のシナリオメールや営業アプローチを「開封あり／なし」で分岐でき、フォローの優先度の判定に役立てています。

さらには、資料を更新してもURLが変わらないため、ファイルストレージ上で資料を変更しても、過去のメールからURLをクリックしたお客さまも常に最新の資料を閲覧できます。

お客さまから預かった資料の管理に

ご契約時や商談中に、お客さまからいただく仕様書・参考資料などを「Kairos3」で管理しています。

SFAの顧客情報に資料が紐づけされ、いつでも資料を閲覧できるため探す手間がなくなり、情報の紛失リスクも軽減されています。

営業提案書と案件の紐づけ

提案書を案件に紐づけておけば、「誰に何を送ったか」「どこまで話が進んでいたか」がすぐに確認できます。担当が変わった場合の引き継ぎもスムーズです。

「このお客さまのニーズは去年商談した〇〇さまに近いから、提案資料を参考にしよう」と思ったとき、すぐに当時の資料を確認できます。営業資料を使い捨てにしないで、資産として活用するための基盤として、ファイルストレージは欠かせません。

一般的なクラウドストレージとの違いとは？

この章では、一般的なクラウドストレージサービスと「Kairos3」のファイルストレージ機能の違いをご紹介します。

Kairos3のファイルストレージで資料探しをかんたんに

ファイルストレージの管理画面では、ファイル名とファイル説明を一覧で見れるため、似たようなタイトルのファイルがあってもひとつひとつ中身を確認する必要がありません。常に完成版や最新版を閲覧できるのがメリットです。

私たちは、資料の旧版やセミナー台本用など一般公開しないものはクラウドストレージに、最新版やお客さま配布用をファイルストレージに保管する、と使い分けています。