メルマガ運用者が知っておくべき法律〜「個人情報保護法」と「特定電子メール法」

メルマガは一般的な販促方法の一つですが、法律の遵守には気をつけなければなりません。メルマガ運用者が特に知っておきたい法律は、「個人情報保護法」と「特定電子メール法」です。

「個人情報保護法」と「特定電子メール法」を理解して、法律を遵守したメルマガ運用するための要点をまとめました。メルマガを運用される皆さまの参考になれば幸いです。

メルマガ運用者が知っておくべき2つの法律「個人情報保護法」「特定電子メール法」

メルマガの運用で特に知っておきたい法律は「個人情報保護法」と「特定電子メール法」です。メルマガ担当者のために、2つの法律の概要をまとめました。

メルマガの基礎と概要について
メルマガの基礎やメルマガ運用の概要について「メルマガとは?読めば全てがわかる徹底解説」でまとめました。みなさまの業務のご参考になれば幸いです。

個人情報保護法は個人情報の取扱いを定める

個人情報保護法は、2017年の5月30日に改定されました。個人情報保護法改定以前は、一部の中小企業は免除されていました。改定以降は、全ての企業が法律の対象となりました。

個人情報保護法は、個人情報を取り扱うすべての企業や団体に対して、個人情報の取扱に関するルールを定めています。

個人情報とは、「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの (他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することがで きることとなるものを含む。)」 という定義になっています。個人情報保護法の第二条第一項から抜粋しました。

メルマガで取り扱うメルマガ読者の情報は、上記の個人情報にあたります。

特定電子メール法は迷惑メールを規制する目的

特定電子メール法は俗称であり、正式名称は「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」といいます。場合によっては、別俗称の「迷惑メール防止法」と呼ばれることがあります。

特定電子メール法は、迷惑メールを規制することを目的として、2002年に施行された法律です。メールの送信対象、送信時のルールなどを定めています。

メルマガ運用で知っておきたい法律の5つの要点

メルマガを運用する担当者であれば、個人情報保護法と特定電子メール法の5つの概要を理解しておきましょう。

1.個人情報保護法はメルマガ運用する全ての事業者が対象に

個人情報保護法の改正前は、個人情報の取扱量が5,000件を超えない事業者は個人情報保護法の規制対象外でしたが、2017年の改正後は個人情報を取り扱う全ての事業者が、個人情報保護法の対象となりました。

メルマガでは、読者の情報(氏名、会社名、メールアドレス等の組み合わせ)を取り扱うため、個人情報を取り扱っています。そのためメルマガの運営は、個人情報保護法の対象範囲になります。

2.個人情報は本人の許可なく第三者に開示してはならない

メルマガ配信でとりあつかう個人情報は、事前に本人から承諾を得ることなく第三者に提供してはなりません。

メルマガや、各種メールマーケティングの運営でよくあるミスは、個人のメールアドレスをToリストに列挙してしまい、Toリストにある読者同士がお互いに個人情報を知り得てしまうことです。メール配信ツールやマーケティングオートメーションを使ってメルマガ配信をすれば、このようなミスを避けることができます。

メールマーケティングのおもな手法について
メールマーケティングの概要、手法、メリットやよく使う用語については「メールマーケティングとは?一番わかりやすい入門編」でまとめました。ご参考になれば幸いです。

3.メルマガ配信前に承諾が必要

メルマガの運用では、特定電子メール法で、メルマガを含む広告宣伝メールの送信は、原則として受信者の事前承諾が必要とされていることを留意しましょう。

メルマガでは、事前に承諾を得た場メルマガなどを配信することを、一般的に「オプトイン(方式)」といいます。

4.メルマガ送信者の問い合わせ先や配信解除方法を表示

メルマガでは、読者の同意を得てメルマガを届ける場合でも、メルマガの本文中に、メルマガ送信者の氏名・名称、メルマガ送信者の住所・問い合わせ先、メルマガの配信停止方法を、受信者が理解しやすいように表示する義務があります。

メルマガにおける表示方法
送信者の問い合わせ先や名称、メルマガの配信停止方法は、メルマガの文末にくわしく記載しておきましょう。メルマガの書き方は「メルマガの書き方の3つの秘密を教えます!」でまとめました。あわせてごらんくださいませ。

5.メルマガ受信者の同意記録を保存する

メルマガ運用では、あなたのメルマガ読者がメルマガを受信することを承諾した記録を、残す必要があります。

特定電子メール法によると、該当メルマガを運用している間は、メルマガ読者がメルマガ配信を登録した、もしくは承諾した記録を残しておかなくてはなりません。

メルマガに関する法律を違反の罰則とは?

メルマガの運用で、法律を違反した場合には罰則の対象となります。

個人情報保護法の場合

個人情報取扱事業者は個人情報保護法の定める義務に違反し、個人情報保護委員会の改善命令にも違反した場合、「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」の刑事罰が課せられます。

また、漏えいした個人情報の本人から、漏えいによる被害や、実被害が無くても漏えいしたという事実による損害賠償民事訴訟のリスクも発生するので注意が必要です。

個人情報保護法の改定内容の全文について
個人情報保護法の改正内容については、個人情報保護法の改定内容のわかりやすいガイド(PDF)があります。参考にして下さい。

特定電子メール法の場合

特定電子メール法では、メルマガを含む広告宣伝メールについて、「原則としてあらかじめ送信の同意を得た者以外の者への送信禁止」「一定の事項に関する表示義務」「送信者情報を偽った送信の禁止」「送信を拒否した者への送信の禁止」などが定められています。

特定電子メール法の規定を守らずにメルマガ配信すると、「1年以下の懲役又は100万円以下の罰金」の罰則・罰金が設けられています。法人の場合は、行為者を罰則するほかに、法人に対して3000万円以下の罰金があります。

特定電子メール法については、総務省によるガイドライン(PDF)があります。

メルマガ配信で法律違反をしないために

メルマガ運用者のために、メルマガで法律違反を避けるための必要な項目をまとめました。

メルマガのオプトインをする

メルマガには意図的に登録していただき、メルマガ配信の承諾を得るようにしましょう。

メルマガの運用では、メルマガ登録フォームに登録していただく際に、「個人情報の取扱い」の一部として、いただいた個人情報を取り扱う目的を明示して、メルマガ配信の承諾を得ておきます。

オプトアウトをメルマガ本文に挿入する

メルマガには、メルマガの配信停止(オプトアウト)方法を明記しておきましょう。今でもオプトアウトのないメルマガを見かけることがありますが、これはメルマガの法律違反の対象となります。メルマガの書き方はしっかりと学んでおきたいところです。

メルマガの書き方のまとめ
メルマガの書き方については、「メルマガの書き方の3つの秘密を教えます!」でまとめました。当社のメルマガ担当者が6年間のメルマガ配信でつちかったノウハウをまとめています。

メルマガの読者が増えるにつれて、メルマガのオプトアウトの申請を読者からいただいても、メルマガ配信停止をし忘れることがあります。メルマガの法律面だけでなく、読者との信頼の観点からも、オプトアウトは自動処理できるような仕組みを整えましょう。

個人情報の漏洩を避けるための工夫をする

個人のメールアドレスからメルマガを配信することもできますが、個人情報漏洩や、オプトアウトの処理し忘れを避けるためにも、メルマガ配信ツールを活用しましょう。

さいごに

メルマガには、メールアドレスなどの受信者の個人情報を含みますので、個人情報保護法や特定メール方などの法律面での運用にも十分な注意が必要です。メルマガ担当者であれば、少なくとも定められている法律の基本事項を十分に理解しておきましょう。