展示会の報告書の書き方 事前準備からポイントまで徹底解説

展示会や見本市などのイベントに行ったら、報告書を書かなくてはいけません。仕事の時間を使って展示会に行くなら、会社への報告は、当然必要です。

「展示会の報告書の書き方は、ほかの報告書とはどう違うのだろう」
「展示会の報告書には何を書けばいいのだろう」

そのようなあなたの疑問を解決するために、展示会の報告書を「わかりやすく」「スムーズに」書く方法をまとめました。

展示会の報告書とほかの報告書の違いとは

展示会の報告書は、あなたが業務中に書く、そのほかの報告書と異なります。その違いとは、上司が報告書を読む目的にあります。

たとえば、業務報告書は、あなたの業務に関して、上司に報告するものです。上司は、あなたがしっかりとその業務を行なっているかを、「理解するため」ではなく、「確認するため」に業務報告書の提出を義務付けています。

展示会の報告書の場合、上司は、あなたが展示会に参加したかどうかを「確認するため」に報告書を読むというよりも、展示会の内容を「理解するため」に報告書の提出を求めます。また、上司は、展示されている内容について、あまり詳しく知りません。そのため、展示会の報告書には、展示会で収集した情報を、抜け漏れなく記載しなければなりません。

その際、「これは上司にとって必要な情報だろうか」ということを意識しましょう。不要な情報までも事細かに記載してしまうと、上司の時間を奪ってしまうことになります。

展示会の報告書を書くためには事前準備が必要

よい報告書を書くためには、展示会参加前に十分な事前準備をしておく必要があります。

1.展示会の見学目的を明確にしておく

事前に、展示会見学の目的を明確にしておくことで、展示会の報告書を書く作業がスムーズになります。

目的達成のために情報収集を行うと、無駄な情報を集めなくて済みます。その結果、展示会の報告書を書くときに、情報の取捨選択をする必要がなくなります。

上記のような、いきなり情報収集をせず、現状持っている情報から仮説を立て、仮説を証明するために必要な情報だけを集めるという考え方を仮説思考と呼びます。

仮説思考に関してさらに詳しい情報は
仮説思考のプロセスやメリット、トレーニング方法は「仮説思考とは?仮説思考の実践方法からトレーニング方法までを徹底解説」にまとめてございます。あわせてごらんくださいませ。

展示会の報告書をスムーズに書くためには、情報収集という目的をより具体的にすることをおすすめします。情報収集は、3つに細分化できます。それは「特定市場製品の調査」「自社の競合に関する情報収集」「業務に役立つ製品情報の収集」です。

また、自社がいずれ展示会に出展するときのために、展示会そのものを視察することが目的になる場合もあります。

2.展示会で立ち寄るブースをチェックしておく

展示会場に到着する前に、立ち寄る展示ブースをチェックしておきましょう。すべてのブースに立ち寄る時間はありません。事前に立ち寄るブースをチェックしておくことで、限られた時間の中で効率良く回れます。

展示会の出展ブースは、事前に取得できるパンフレットや、展示会のWebページに、掲載されています。

展示会で立ち寄るブース、見学の前日、もしくは展示会への移動時間で、お手持ちのスマートフォンなどを使って調べられます。

もし、「どうしても時間がなくて、事前にチェックできなかった」という場合は、会場で展示会の全体図を受け取り、どこか腰を落ち着けられるところで回るべきブースを選定しましょう。

3.展示会の報告書に書く項目のチェックリストを作っておく

展示会見学の目的に合わせて、チェックリストを作っておきましょう。チェックリストにはブースで情報収集するべき項目をまとめておきます。

チェックリストを作るメリットは2つです。収集する情報のバラツキを抑えられることと、スムーズに展示会報告書を作成できることです。

チェックリストにある情報を収集しながらブースを回れば、あとはチェックリストをまとめるだけで、展示会の報告書がほとんど完成します。

展示会のチェックリストの項目を考える際には、回るブースの数とのバランスに注意することが重要です。数多くのブースに立ち寄るつもりなのに、項目が10個以上のチェックリストを用意してはいけません。チェックリストの項目が増えると、1つのブースに割く時間が増えてしまい、時間内に回ることが難しくなってしまいます。

展示会の報告書に書くチェックリストの項目が、あまりにも増えてしまった場合は、チェックリストを同僚と分担するのもひとつの方法です。

また、展示会そのものを視察することが目的の場合は、以下のような点をチェックすることを心がけて見学しましょう。

展示会の報告書の書き方

前の章では、展示会に来場する前の事前準備についてお話ししました。この章では、展示会の報告書を書くときのポイントをご説明します。

展示会の報告書にあるとよい項目

展示会見の報告書には、以下の項目があるとよいでしょう。

  • 展示会名・展示会会場・見学日
  • 報告者・報告日
  • 展示会見学の目的
  • 見学内容:チェックリストに基づいて発見した事実
  • 所感:あなたの感想
  • 展示会の報告書は5W2Hを意識して書く

    展示会の報告書は、読む人にとってわかりやすいように、5W2Hを意識して書きましょう。
    5W2Hとは、「いつ(When)」「どこで(Where)」「誰が(Who)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どのようにして(How)」「いくらで(How much)」です。

    前述の「展示会の報告書にあるとよい項目」の中では、見学日は「いつ」、展示会会場は「どこで」、報告者は「誰が」、展示会名は「何を」、展示会見学の目的は「なぜ」にあたります。

    2Hの「どのようにして」や「いくらで」は見学内容の項目で意識すると、よい展示会の報告書が書けます。

    展示会の報告書には写真も入れる

    写真撮影が可能であれば、会場で写真を撮影し展示会の報告書に加えましょう。

    イベント・ブースの全景写真や展示している風景写真、展示物の写真を載せると、視覚的なわかりやすさが加わり、説得力のある報告書になります。

    特に、「競合他社のブース設計が知りたい」「出展に向けて参考になるブースのデザイン」を報告したい場合は、報告書に写真をかならず載せましょう。

    展示会の報告書を書くときの注意点

    展示会見学の報告書を書くときは、以下のことに気をつけましょう。

    展示会の報告書は、見学後できるだけ早く書く

    展示会の報告書作成は、見学後できるだけ素早く取り掛かりましょう。なぜなら、人は忘れてしまう生き物だからです。

    展示会の報告書は事実と意見・所感(感想)は区別して書く

    展示会の報告書には、事実と意見・所感(感想)を区別して書きましょう。展示会の報告書は、「発見した事実」を先に書き、「事実に対する意見・所感(感想)」を続けて述べる、という流れで書くと綺麗にまとまります。

    展示会の報告書のサンプル(例文)

    展示会の報告書の書き方のサンプル(例文)です。展示会の報告書は、一般的にA4の用紙1枚程度です。それぞれの項目の文量は以下の図を参考にしてください。

    「特定市場製品の市場調査(情報収集)を目的にした報告書の場合」

    展示会名・展示会会場・日付     報告者・報告日

    ○○展示会 △△会場・XX/XX 田中太郎・XX/XX

    見学目的:□□ソリューションの市場調査
         XXソリューションを自社導入する際の検討事項を把握するため

    見学内容 
        A社製品:多機能で、A社にしかない機能は○○、△□、××など数多くある。
              導入コスト:XXXXXXX円〜 ランニングコスト:平均XXXXX円
              カスタマイズありの導入コストの平均はXXXXXXXX円程度とのこと
              サポートは無償・有償が存在
        B社製品:……
        C社製品:……
        D社製品:……

    所感  
    XXソリューションに最低限共通する機能は○△、□×のようです。
    A社はこれらの機能に加え様々な機能がありますが、A社の独自機能が自社において必要であるかは検証が必要です。B社は、独自の機能は特になく、○△、□×のみのシンプルな設計です。導入コストは安価ですが、ランニングコストが比較的高価です。サポートの料金を含むとのことなので、追加でサポートに費用はかかりません。……
    以上のことよりXXソリューションの自社導入を検討する際には、○△、□×機能の充実と、コスト、サポート体制を勘案する必要があると考えます。
    XXソリューションは日夜進歩している製品で、今後も新規の参入があると考えられます。いずれ、導入を検討する際には市場動向が急激に変化しているということも考えられます。導入の際にも再度、市場調査が必要だと思います。

    おわりに

    展示会の報告書の書き方はいかがだったでしょうか。 展示会に関して、以下のような記事もございます。よろしければご覧ください。

    展示会見学の目的に関してさらに詳しい情報は
    展示会の見学目的の分析、お礼メールの書き方は「展示会のお礼メールの書き方と活用法〜営業案件につなげるために〜」にまとめてございます。あわせてごらんくださいませ。