営業のビジネスマナー|企業に訪問するときのマナー

初めての営業や大事な取引先との面談は緊張しますよね。「よい印象を与えなければ」「失敗したくない」と、プレッシャーを感じてしまいます。

本記事では「失礼なことをしてしまうのではないだろうか」と不安な営業担当者のために、企業に訪問する際のマナーについて、詳しくご説明します。

営業先の企業に訪問するまでのマナー

企業訪問のマナーは「訪問するまで」も重要です。この章では、企業へ訪問するまでのマナーについて、ご紹介します。

訪問先に到着する時間の目安

訪問先へは、約束した時間の15分前を目安に到着しておきましょう。最寄り駅から道に迷ったりすることを考慮に入れて、15分前の到着を目安にします。早めに到着することで気持ちに余裕が生まれ、身だしなみを整えることもできます。

ただし、早すぎる受付はマナー違反になるので、気をつけましょう。1~2分前に受付するとちょうどよいでしょう。

やむおえず時間に遅れる場合は、メールではなく、電話で連絡を入れるほうがよいでしょう。メールは、お客さまがすぐに確認するとは限らないからです。遅刻の連絡は、アポイントの時間が近づいてからするのではなく遅刻が分かった時点で伝えます。どの程度遅れるかだけでなく、どんな理由で遅れるのかも忘れずに伝えましょう。

都内の午前中のアポイントの場合は、電車の遅延も考慮して20分〜30分前に訪問先に到着することを目指すと遅刻を防げます。

訪問先へ入る前のマナー

コートやマフラー、手袋などの防寒具は訪問先に入る前に脱ぐのがマナーです。室内で脱ぐと埃が舞ってしまい、お客さまに対して失礼になるからです。

傘は、傘立てがあればそこに入れましょう。傘から水滴が落ちて、訪問先の床を汚してしまう可能性があるからです。傘立てがない場合は、外で水滴をしっかりと落とした後に訪問先に持ち込みます。

携帯をマナーモードにしておくことも忘れてはいけません。

訪問時のマナー

訪問先に到着してからのマナーについて、順を追ってご説明します。

受付でのマナー

受付に着いたら、「自分の所属と名前」「約束したお客さまの名前」「約束の時間」を伝えます。

受付での挨拶の例
お世話になっております。株式会社ABCの田中と申します。営業部部長の山田さまと14時からお約束しており、受付にまいりました。

受付担当者と接する態度が悪いと、面談するお客さまにもかならず伝わります。訪問先に入ったときから、気を引き締めるようにしましょう。

会議室に通されてからのマナー

会議室に通されたら下座に向かいましょう。下座とは、入り口から一番近い席のことを指します。一般的に訪問者は入り口から一番遠い上座に座ることにはなっていますが、自ら座るのではなく、お客さまに勧められてから上座に座るのがマナーです。

通常は、お通しいただく際に上座を案内されます。案内された場合は、そのまま着座しましょう。

席に着いたら、カバンは床に置き、コートは椅子の背もたれにかけます。お客さまに「隣の席をお使いください」と勧められた場合は、遠慮なく使うようにしましょう。

お茶を出していただけた場合、勧められるまで口にしないのがマナーです。細かい点ですが、中には気にするお客さまもいますので注意しておくに越したことはありません。

手土産がある場合は、手提げ袋から出して、机の上や隣の席に置きます。手土産は床の上には置かないようにしましょう。

お客さまを待っている間に、名刺や資料は出して準備しておきましょう。スムーズに名刺交換や面談を進められます。

お客さまが入室してからのマナー

お客さまが入室したら、すぐに立ち上がります。お客さまが入室したのにもかかわらず、いつまでも座っているのはマナー違反です。

初対面のお客さまと対面したら、名刺交換をします。

初対面のお客さまが複数人いる場合は、役職が上のお客さまから名刺交換するのがマナーです。また、名刺を渡すときは、文字やロゴを指で隠さないように気をつけましょう。

手土産を渡すタイミングは、お客さまが席に座る前か、座った直後です。手土産は紙袋から出して渡すのがマナーです。相手に正面を向けて両手で渡します。お客さまが複数の場合は、下座の人に渡します。

もしもあなたが上司と同行する場合は、会社の代表として、手土産は上司が渡します。紙袋は畳んで持ち帰りましょう。

面談中の名刺の取り扱いついてのマナー

面談が始まったら、いただいた名刺は名刺入れの上に乗せてテーブルの左上側に置きます。

お客さまが複数人いる場合は、座る順番に名刺の置く順番を合わせると、面談中にお客さまの名前や肩書きを確認しながらお話できます。役職が一番上の名刺は名刺入れの上に置きます。全ての名刺を名刺入れの上に重ねて置くことはマナー違反です。

加えて、いただいた名刺を面談中にしまうこともマナー違反です。もしも机上の資料が多くあり、やりとりに不都合が生じる場合は、ひとこと断りを入れて名刺入れにしまいましょう。

退室の際のマナー

退室する際には、訪問した側から話を切り上げるのが基本です。「本日はお忙しいところありがとうございました」と切り出しましょう。

資料や名刺をカバンにしまい、「失礼いたします」と言って立ち上がり、ドア前で再度一礼します。上司も同行している場合は、上司から応接室を出ます。退室の際、当然ですが、ゴミは持ち帰ります。

お客さまが見送りに申し出てくださることもあるでしょう。その際は、応接室の入り口や、エレベーターの前で、「こちらで結構です」と申し出ます。

退室後も注意が必要です。同行した人と、面談についての話はしないようにしましょう。誰が聞いているか分かりません。

帰る際にも受付に軽い会釈や挨拶を行うと、良い印象を残すことができます。

面談のマナーで一番大事なことは、相手への思いやりを持つこと

ここまで、マナーについて説明してきましたが、過剰にマナーを気にしすぎて、面談が上手くいなくなってしてしまうのは本末転倒です。

たとえマナー上のミスをしても、すぐ丁寧に謝罪すれば問題ありません。それがあなたの誠実さとしてお客さまにも伝わります。

マナーの本質は「相手を思いやること」です。「相手を尊重し、相手に配慮する」、そうすれば自然と面談もスムーズに進みます。