営業支援を活用することで「売上や利益・生産性の向上」「営業活動の効率化」「営業担当者のストレスや負担の軽減」を実現できます。とはいえ、営業支援にはどのような方法があるのか、わからない方もいるかも知れません。
本記事では、そもそも営業支援とは何か、その方法や導入する際の注意点などをわかりやすく解説します。おすすめの営業支援についても紹介しますので「営業支援とはどのような方法があるのか知りたい」「営業支援を活用して営業活動を効率化したい」という方は、ぜひ最後までお読みください。
この記事のもくじ
営業支援とは
営業支援とは、営業担当者が担う業務を他のメンバーが代行して支援することや、SFAと呼ばれる営業支援システムの導入により業務を自動化することです。営業支援の活用により、営業担当者は商談や顧客とのコミュニケーションなどの、収益や業績の向上に直結する営業活動のコア業務に集中できるようになります。
営業支援が可能な業務として、たとえば以下の作業があります。
- 見込み顧客のアポイント取得
- 関心度の薄い見込み顧客の購買意欲を高める（リードナーチャリング）
- 注文書受領・顧客への納品対応
- クレームの対応・アフターサポート
これらの業務を１人の営業担当者がすべて行い、営業担当者が営業のコア業務に集中できないケースが散見されます。
他部署の従業員や営業支援システムの活用により、営業担当者がコア業務にリソースを割くことで、売上の最大化を実現しやすくなります。
営業支援の目的・役割
営業支援を業務に導入する目的や、果たせる役割には以下のようなものがあります。
- 売上や利益・生産性の向上
- 営業活動の効率化・担当者のモチベーション向上
- 営業担当者の負担軽減
それぞれくわしく解説します。
売上や利益・生産性の向上
営業支援を活用することで、売上や利益・生産性の向上につながります。
営業活動に時間がかかり過ぎてしまうと人件費が増加し、利益を圧迫する可能性もあります。営業支援を導入すれば、「顧客のニーズを反映させた商品やサービスの開発」や「市場の最新情報や競合の分析」などに時間を割けるようになります。また、新規顧客開拓だけでなく既存顧客のリピート率を高め、顧客との関係を強化する効果も期待できます。
営業活動の効率化・担当者のモチベーション向上
営業支援を導入することで、営業活動の効率化や営業担当者のモチベーション向上につながります。
営業活動において、営業担当者は、収益や業績の向上に直結するコア業務以外のさまざまな業務を行わなければなりません。たとえば、案件全体の原価や人件費の積算、見積書の作成や請求書の発行など、企業によっては多くの事務的な作業が求められるケースもあるでしょう。
営業支援を導入することで、以下のような業務の効率化を図れます。
- 一連の営業活動におけるプロセスの改善
- 新たな営業スキルの研修
新たな営業スキル習得のための研修や、向上心を持って業務に取り組める環境づくりが担当者のモチベーションを向上させ、営業チームにおける成績の底上げにもつながります。
営業担当者の負担軽減
営業支援の導入は、営業担当者の負担軽減につながります。
営業成績は営業担当者自身の給与やボーナスなどの報酬に直接関わるため、少しでも売上を向上させたいと思うでしょう。そのためコア業務以外の作業にリソースを取られると、ストレスを感じる担当者もいます。
営業支援により「営業目標の達成へ向けた作業負担の軽減」「コア業務に必要な資料や情報を手間なく入手できる」などのメリットを享受できます。
営業支援システムやアシスタントによる営業支援によって、営業担当者がコア業務にリソースを割けるようになれば、効率的な営業活動が叶うでしょう。
営業支援を行う方法
営業支援は、以下のステップに沿って行いましょう。
- 営業プロセスを可視化する
- 営業活動の課題を特定する
- 課題への対応策を検討する
1.営業プロセスを可視化する
営業支援のステップの１つめは、営業の業務プロセスを可視化し、課題を把握することです。
営業プロセスにまつわる業務を、あらゆる角度から抽出しましょう。一連の営業プロセスは「商談に関する業務」「事務的な作業」「その他の業務」などに分けることができます。ここから、さらに細かく分解していきます。
たとえば、商談に関する業務の流れは一般的に「顧客リスト作成→アポイント取得→初回訪問→提案→クロージング→成約」の6つの業務に分解できます。
こうして細かく分解した業務を「営業担当者しか対応できない業務」「他のメンバー・委託企業・営業支援システムで代行できる業務」に分類します。このときに「明確な業務としては存在していないが、間接的に営業活動へ影響を与えている作業」は「その他の業務」として分類しておきましょう。
2.営業活動の課題を特定する
営業プロセスを可視化したら、営業活動のなかで課題となっている業務を特定していきます。たとえば、以下のような課題が見つかるかもしれません。
- 既存顧客のサポートにリソースが取られて新規開拓に手が回らない
- 提案資料を一から作っているため時間がかかる
- 事務作業や報告業務が多く、1日で営業活動に専念できる企業数が少ない
営業プロセスをなるべく細かく分解することで、それまで気づかなかった課題を見つけられる可能性があります。また、「なんとなく認識はしていたものの、時間がなくて手が回らなかった課題」を改善するよい機会にもなるでしょう。
3.課題への対応策を検討する
課題が特定できたら、解決に向けた営業支援の方法を検討していきます。
たとえば、「資料請求のあった見込み顧客へは、営業担当者がアポイント取得の架電をしているが、その段階では情報収集中の顧客ばかりで案件化しない場合が多い」という課題が見つかったとします。
営業プロセスを分類した表に基づくと、アポイント取得は「他のメンバー・委託企業・営業支援システムで代行できる業務」になるため、他のメンバーや委託企業へ依頼することを検討します。
また、資料請求してくる見込み顧客のほとんどが情報収集中の段階なのであれば、すべての顧客へ電話をかけるのは非効率です。営業支援システムを活用して、「まずはサンキューメールをシステムから送信し、その開封率やクリック状況を見て営業アシスタントが電話する」というフローを検討できるでしょう。
営業活動全体を最適化するには、現在の業務分担を自社の営業担当者、営業支援ツール、営業アシスタントに振り分け、最適な課題解決方法を模索していきましょう。
営業支援の導入における注意点
営業支援の導入における注意点は、現場の十分な理解が必要なことと、現場の意見も取り入れて導入することです。
実際に作業する現場の十分な理解を得られないまま、上層部やIT部門の判断だけで営業支援システムを導入すると、見積書の承認フローなどが現場とマッチせず、担当者の負担がかえって増えてしまうことがあります。現場担当者から「以前よりも作業が大変になった」「このやり方では継続できない」など反発が起こるかもしれません。
これでは、営業支援導入の本来の目的「売上や利益・生産性の向上」「営業活動の効率化・担当者のモチベーション向上」「担当者の負担軽減」を達成できません。
営業支援を導入する際は、現状の課題や要望を現場の営業担当者と十分に確認し、組織全体に良い効果をもたらせるようにしましょう。
営業支援システム（SFA）を活用するメリット
営業支援を成功させるには、営業支援システム（SFA）の活用が効果的です。SFAにより事務的な作業を削減することで、担当者はコア業務に専念できるようになります。
顧客情報や提案資料、見積もり承認フロー、商談における折衝記録などの膨大な営業情報を、Excelや紙で管理すると多くの手間と時間がかかります。SFAの活用で、これらの情報管理の効率が圧倒的に向上します。
あくまでExcelは「表計算用ソフト」です。営業情報の管理や見積もりなどの承認フロー利用には特化していません。またExcelや紙ベースの運用では、どうしても人的ミスが発生しやすく、修正の時間と手間がかかります。SFAはアラート機能があり、情報の入力漏れやミスを防げます。
スコアリング機能を持つSFAであれば、自動的に確度の高い見込み顧客をリストアップしてくれます。そのリストを基に、成約の可能性が高い顧客に集中してアプローチすれば、営業の効率化と売り上げ向上が見込めます。
営業支援を始めるなら「Kairos3 Sales」がおすすめ
営業支援には「Kairos3 Sales」の導入がおすすめです。
「Kairos3 Sales」は、「営業プロセスの型」を作り、次にやるべき「タスクを見える化」する営業支援システムです。
営業プロセスをステップにわけて定義することで、営業チーム内のすべてのメンバーに「売れる営業手法」を標準プロセスとして共有できます。
また、タスクを見える化することで「次にやることが何かわからない」事態の発生を防止できます。自身だけでなく他メンバーのタスクも可視化されるため、担当者の急な欠員があっても、顧客の問い合わせなどに誰でも対応できます。
マネージャーはメンバーの状況をリアルタイムで把握できるため、トラブル発生時にもすぐに解決策の指示ができ、営業における機会損失を未然に防ぐことができます。