Boxの使い方を解説。つまずきやすい権限設定やファイルの更新方法をご紹介

boxは、権限設定した上でのファイルのやりとりや、サイズが大きいファイルの共有にもってこいの無料ツールです。

boxの使い方でつまずきやすい点は、ファイルの共有と更新の2つです。

この記事では、日頃boxを利用してファイルを共有している私たちが、わかりやすくboxの使い方を説明します。みなさまのお役に立てば幸いです。

なお、この記事は2020年4月24日に執筆しております。閲覧時には情報が一部古くなっている可能性がありますので、ご了承ください。

boxの使い方:ファイルのアップロード

boxにおけるファイルのアップロードは、直感的でかんたんです。ファイルをドラッグ&ドロップするか、左側のアップロードボタンから、ファイルを選択するだけです。

boxの使い方:ファイルの共有

boxの利点は、何と言ってもスムーズなファイル共有にあります。boxにおけるファイル共有の方法には、2通りあります。この章では、boxのファイル共有の方法についてご紹介します。

なお、ファイル共有の方法や権限設定については、GoogleドライブやGoogleドキュメントとほぼ同じです。GoogleドライブやGoogleドキュメントをすでに利用しているみなさまは、すんなりと理解できるはずです。

ファイル共有の方法1:メールアドレスでユーザーを招待する

1つ目のファイル共有の方法は、メールアドレスを利用して、共有したいユーザーを招待する方法です。メールアドレスを利用したファイル共有は、一人ひとりに権限設定できる点が便利です。

boxの無料版でファイル共有する際の権限は、編集者とビューアーの2つです。有料版であれば、さらに細かく、7段階に分けて権限設定できます。

編集者は、ファイルのアップロード、ダウンロード、プレビュー、共有、編集が可能です。

ビューアーは、ダウンロード、プレビュー、共有が可能です。

編集者とビューアーの権限を使い分けることで、社内担当者へのファイル共有は編集者権限を付与し、お客さまへのファイル共有はビューアー権限を付与する、といった運用ができます。

ファイル共有の方法2:共有リンクを利用する

2つ目のファイル共有の方法は、共有リンクを利用する方法です。共有リンクとは、その名の通り、ファイルを共有するためのリンクです。共有リンクには、1度でたくさんの人にファイルを共有できる利点があります。

共有リンクは、発行する際に以下2つの権限を設定できます。

  • 表示およびダウンロード可能
  • 表示のみ可能

共有リンクは、多くの人に、かんたんにファイル共有できるというメリットがある一方で、個別に権限を付与できないので注意しましょう。リンクを知っている人には、すべて同じ権限が設定されます。個別で権限設定したい場合は、メールアドレスによるファイル共有を利用してください。

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boxの使い方:ファイルの更新

boxを利用するなら、ファイルの更新方法はかならず押さえておきましょう。ファイルを新しくする度に共有リンクを発行していると、リンクを送り直したり、自動返信メール等のリンクを修正する必要が出てきたりします。この作業は、あまりに手間です。

ファイルの更新は、共有リンクのURLはそのままで、既存のファイルを上書きできる機能です。

更新したいファイルを選択し、新しいバージョンをアップロードを選択します。フォルダから上書きしたいファイルを選べば、更新完了です。

ファイルを更新すると、共有リンクで発行したURLの遷移先が、新しいバージョンのファイルに書き換わります。

boxの便利な使い方

当社は、社内のファイル共有サービスとして、Googleドライブを利用しています。boxは、基本的にお客さま向けの資料共有サービスとして利用しています。このように、boxはメインで利用しているファイル共有サービスのサブドライブとしても利用できます。

営業やカスタマーサクセスの提案資料の共有

boxは、営業カスタマーサクセス(サポート)の、提案資料の共有に利用できます。提案資料は、メールに添付して配布することが多いですが、ファイルサイズが大きいとメールに添付できないこともありますよね。

そんなときは、boxを活用してみましょう。boxを活用すれば、ファイルサイズが大きな資料でも、スムーズにやりとりできます。

クライアントや外注先とのファイル共有

クライアントが絡む業務では、ファイルのやりとりが頻繁に発生します。「それぞれのファイルサイズは小さく、有料のツールを契約するまででもない」というケースもあるでしょう。

そんなときは、boxの出番です。boxなら、ファイルを整理して共有できますし、先方のAさんには編集権限で共有し、Bさんには閲覧権限で共有する、といった運用も可能になります。

セミナー(ウェビナー)の資料共有

当社は、ウェビナーの資料共有にboxを利用しています。当社では、ウェビナー終了後、アンケートにお答えいただいた方に当日の資料を配布する運用をしています。ウェビナーの資料はファイルサイズが大きいため、アンケートフォームの自動返信メールにboxの共有リンクを添付し、資料を共有しています。

ウェビナー資料は、内容をアップデートすることが多いため、boxのファイル更新機能も役立っています。

box利用時の注意点

お客さまによっては、社内のセキュリティポリシーによってboxにアクセスできないことがあります。私たちはboxを利用してウェビナー運営をしていますが、数十名に1名程度、「boxが開けません」というお問い合わせをいただきます。

お客さまがboxを利用できない場合、ファイルを圧縮してメールで別途送付したり、別のサービスの利用を検討したりしなければなりません。boxは、誰でも使えるわけではないことを覚えておきましょう。