ホールパート法とは?説明が上手になりたい人必見

ホールパート法は、話をわかりやすく説明するためのモデルです。

もしあなたが先輩や上司から、

「結局何が言いたいの?」
「もう一度説明して」

と言われた経験があるなら、ぜひホールパート法を身につけて、説明上手になりましょう。

この記事では、ホールパート法の概要や具体例に加えて、さらに説明上手になるためのモデル「PREP法」もご紹介します。

あなたのお役に立てば、幸いです。

ホールパート法の概要

この章では、ホールパート法の概要について説明します。

「ホールパート法ってどんなもの?」
「どんなときにホールパート法は使えるの?」
「なぜホールパート法はわかりやすいの?」

という疑問にお答えする内容です。

ホールパート法とは

ホールパート法とは、

Whole:全体像
Part :部分
Whole:全体像

の順に伝達することで、話をわかりやすく説明するためのモデルです。

ホールパート法を一言で説明すると、

全体像を伝えたのち、全体を構成する各々の要素を説明し、もう一度全体像を伝える構成

と言えます。

ホールパート法を用いた説明は、以下のような構成になります。

ホールパート法の活用シーン

ホールパート法を活用する場面は、説明したい内容が複数の要素を持っており、かつ要素1つひとつに説明すべき内容があるときです。

ホールパート法を活用する具体的な場面は、

セールスポイントが複数ある商品のプレゼン
伝えたいポイントが複数ある上司への報告

などが挙げられます。

ホールパート法のポイントは、全体を構成する要素の「数」をはじめに示すことです。

はじめに全体を構成する要素の「数」を示すことで、聞き手は「話のボリューム感」がわかり、安心して説明を聞けます。

ホールパート法の3つのメリット

ホールパート法の3つのメリットをご紹介します。

ホールパート法の1つ目のメリットは、「話し手が説明内容を整理できること」です。

あなたは上司から、

「ちゃんと整理してから話して。わかりにくいよ」

なんて言われた経験はありませんか。

説明の前にホールパート法を意識すれば、「これから説明すべき内容は3つで、それぞれの内容はこうで…」と、頭の中を整理できます。後述する2つのメリット「聞き手の理解度向上」「報告・提案時間の短縮」も、すべては話し手があらかじめ説明内容を整理できるために生じるメリットです。

ホールパート法の2つ目のメリットは、「聞き手の理解度向上」です。

ホールパート法が聞き手の理解度向上に繋がる理由は、話の内容が整理されていることに加えて、最初と最後に「全体像」を説明する構成にあります。

はじめに全体像を説明すると、聞き手は、説明の大枠を掴んだ上で、全体を構成するそれぞれの要素の説明を聞けます。すると、ただそれぞれの要素のみを聞くよりも、内容の理解が深まるのです。また、最後に「全体像」を説明する構成が復習の役割を果たし、より内容の理解を深められます。

ホールパート法の3つ目のメリットは、「報告や提案の時間短縮」です。

ホールパート法を用いた説明は要点が整理されているので、

「ごめん、もう一度説明してもらえる?」
「今なんの話をしてるんだっけ?」
「結局言いたいことはなんだったの?」

などと言われにくくなります。

上記のような無駄なやりとりが減ることで、あなたが報告や提案にかける時間の短縮に繋がります。

ホールパート法の具体例

この章では、ホールパート法の具体例を紹介します。ビジネスパーソンの基本「報連相」を、ホールパート法を用いて説明してみましょう。

全体像:
「報連相」とは、仕事を円滑に進める上で、重要なコミュニケーションの1種である「報告」「連絡」「相談」の3つを略した概念です。「報連相」の3要素「報告」「連絡」「相談」について、それぞれ説明します。

部分1:
1つ目は「報告」です。「報告」は、上司やメンバー間で事実を共有し、認識を合わせるために行います。報告の特徴は、「〜が完了しました」「〜まで進みました」といったように、完了形になることです。

部分2:
2つ目は「連絡」です。「連絡」は、現在、または未来の予定について、上司に知らせるために行います。連絡の特徴は、「今から〜に着手します」「交通機関の遅延で遅刻します」といったように、現在形か未来形になることです。

部分3:
3つ目は「相談」です。「相談」は、自分の意見を上司やメンバーと認識合わせるために行います。相談の注意点は、自分の意見がない「相談」は行うべきではない、という点です。「どうすればいいですか?」ではなく、「自分は〜だと思うのですが、どう思われますか?」のように相談しましょう。

全体像:
ビジネスパーソンに大切な「報連相」の3要素「報告」「連絡」「相談」について説明しました。「報連相」を心がけ、円滑に業務を進めましょう。

PREP法を使うと、さらに説明上手になれる

ここからは、もっと説明上手になるために知っておきたい「PREP法」をご紹介します。PREP法も、ホールパート法と同じく、わかりやすい説明をするためのモデルです。ホールパート法とPREP法は、使う目的(シーン)によって使い分けたり、組み合わせたりできます。

PREP法とは

PREP法とは、

Point   :要点(結論・主張)
Reason  :理由(結論にいたった理由・そう主張する理由)
Example :具体例(理由に説得力を持たせるための事例・データ・状況)
Point   :要点(結論・主張)

の順に伝えることで、話をわかりやすく説明するモデルです。

PREP法を一言で説明すると、

要点を伝えたのち、要点にいたる理由と具体例を示し、もう一度要点を伝える構成

と言えます。

PREP法について詳しく知りたいなら
PREP法とは?相手に伝わる『わかりやすい』説明の構成」は、ビジネスシーンの具体例をたくさん盛り込み、PREP法をビジネスに活用しやすいようにまとめました。あわせてごらんくださいませ。

ホールパート法とPREP法を組み合わせた具体例

ホールパート法の「部分」を詳細に説明したいときには、ホールパート法とPREP法の組み合わせが効果を発揮します。この章では、ホールパート法とPREP法を組み合わせた具体例を紹介します。

ホールパート法とPREP法を組み合わせた説明の構成は以下です。

たとえば、ホールパート法とPREP法を組み合わせて、「社会人として最低限気をつけたい3つのこと」の説明をすると以下のようになります。

【全体像】

  • 社会人として最低限気をつけるべきことは3つあります。その3つは、「時間(期限)を厳守すること」「発言に注意すること」「身だしなみを整えること」です。

【部分1】

  • [要点]1つ目は、時間(期限)を厳守することです。
  • [理由]なぜなら、時間を守らないと、信頼を失うからです。
  • [具体例]たとえ、事前に遅刻連絡をしたとしても、あなたが5分遅れたせいで、大事な商談が成約にいたらないことだってありえます。社外だけでなく社内でも、遅刻の常習犯は信頼されません。信頼されないと、重要な仕事を任せてもらえません。
  • [要点]社会人として最低限、時間(期限)は厳守しましょう。

【部分2】

  • [要点]2つ目は、発言に注意することです。
  • [理由]なぜなら、不用意な発言・言葉遣いで、相手との関係に溝が入ることがあるからです。
  • [具体例]たとえば、同期に話した上司の愚痴が、たまたま上司の耳に入ってしまい、上司との関係性が悪化してしまうこともありえます。上司との関係性が悪化してしまうと、適切な評価を受けられなくなったり、仕事を振ってもらえなくなったり、あなたの業務に支障をきたします。
  • [要点]社会人として、発言には注意しましょう。

【部分3】

  • [要点]3つ目は、身だしなみを整えることです。
  • [理由]なぜなら、身だしなみを整えるだけで、あなたの評価が上がることがあるからです。
  • [具体例]「ハロー効果」という心理効果があります。ハロー効果とは、ある際立った特徴が他の要素の評価にも影響を与える、という心理効果です。つまり、あなたが身だしなみを整えているだけで、「丁寧な仕事をしてくれそう」「しっかりした人なんだろうな」と、身だしなみとは関係がない評価まで上がるのです。
  • [要点]社会人として、身だしなみは整えておきましょう。

【全体像】

  • 社会人として、「時間(期限)を厳守すること」「言葉に注意すること」「身だしなみを整えること」の3つは最低限気をつけましょう。

まとめ

今回は、話をわかりやすく説明するモデル「ホールパート法」についてご説明しました。ホールパート法は、報告やプレゼンに限らず、ビジネスの幅広いコミュニケーションで活用できます。

ホールパート法をしっかり理解し、PREP法と共に使いこなせるようにしましょう。

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